CONTROL INTERNO, ELEMENTOS

CONTROL INTERNO

CONCEPTO.- Es un sistema que incluye todas las medidas adoptadas por una organización con el fin de:

  • Proteger los recursos contra despilfarros, fraudes e ineficiencia
  • Asegurar la exactitud y confiabilidad de los datos contables y operacionales.
  • Asegurar el estricto cumplimiento de las políticas trazadas por la empresa.
  • Evaluar el rendimiento en los diferentes departamentos o divisiones de la empresa.

“Control Interno es aquel sistema de control que comprende el plan de la organización y todos los métodos y medidas coordinadas, adoptadas por la empresa para salvaguardar sus activos, comprobar la exactitud y confiabilidad de sus datos contables, promover la eficiencia operativa y fomentar la adhesión a las políticas administrativas prescritas.”

CONTROL INTERNO CONTABLE

Son aquellas medidas que se relacionan con la protección de los activos y la confiabilidad de la información contable y financiera, ejemplo: los comprobantes contables prenumerados.

CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO

Son aquellas medidas que se relacionan principalmente con la eficiencia operacional y la observación de las políticas establecidas en el área de la organización, ejemplo: las medidas de seguridad, los accesos restringidos.

Una debilidad de control interno no implica necesariamente que los registros sean erróneos pero si existe la posibilidad que los estados financieros puedan contener errores.

ELEMENTOS DE CONTROL

1) PLAN DE LA ORGANIZACIÓN: Debe indicar claramente los departamentos o personas responsables de las diferentes funciones (compras, recepción de mercaderías, aprobación de créditos para clientes), las cuales deben costar por escrito, la asignación de cada función implica la facultad de tomar decisiones y además se debe velar por una adecuada separación de funciones.

2) TRANSACCIONES: Se deben realizar con el cumplimiento de las siguientes etapas:

  • Autorización
  • Aprobación
  • Ejecución
  • Registro

Por ejemplo en una venta al créditos se pueden observar los siguientes pasos:

1. Autorización de la venta por la gerencia, a aquellos clientes que cumplan ciertos requisitos.
2. El gerente de créditos aprueba la venta por un determinado monto.
3. Se ejecuta la transacción y se confecciona la factura y se entrega la mercadería al cliente.
4. Se registra la venta en el departamento de Contabilidad

CUENTAS POR COBRAR VENTAS

Para que cada departamento pueda dar cumplimiento requiere tener la totalidad de la documentación que corresponda.

3) Separación de funciones contables y custodia de los activos crea un fuerte control interno.
4) Separación de responsabilidades para funciones afines.

Ejemplo en la venta de mercadería se da la siguiente funciones afines sobre las cuales se debe efectuar una separación de funciones:

  • Entrega de mercadería
  • Registro de Cuentas por Cobrar
  • Recaudación de la deuda

5) Cuando se permite a un empleado manejar todos los aspectos de una transacción aumentan el peligro de fraude. (robo, retención de pagos a proveedores, pagos por mayor valor a los proveedores, fijar precios más bajos a ciertos clientes)

6) La rotación de empleados, fortalece el control interno ya que cuando las personas saben que otro trabajador va a tomar sus funciones, manejaran los registros con mayor cuidado ciñéndose a los procedimientos establecidos. Exigir a los empleados a hacer uso de sus vacaciones y que otra persona continué con las funciones asignadas.

7) Documentación Prenumerada para ordenes de compra, facturas de venta, cheques, comprobantes de Ingreso, Egreso y Traspaso

8) Personal competente. El mejor sistema de control interno no funcionará si el personal no tiene el suficiente nivel de competencia.

9) Pronósticos Financieros. Si la empresa ha fijado metas para sus áreas estas pueden compararse mes a mes con lo real e identificar e investigarse de inmediato si existe alguna divergencia.

10) Auditoría Interna. El auditor interno tiene la responsabilidad de investigar la eficiencia de las operaciones de cada departamento.

CONSIDERACIONES

1. El control interno debe revisarse continuamente. (actualización)
2. Limitación del control interno. Dos o más empleados que trabajen coludidos pueden burlar el sistema.
3. El control interno en pequeños negocios es más difícil de crear que en una empresa grande.
4. El control interno no se debe plantear solo en términos de prevención de fraudes sino como un medio para aumentar la eficiencia operacional.
5. Al establecer el control interno no se debe perder de vista el costo los que no deben ser mayores que los beneficios.

ELEMENTOS CONSTITUTIVOS DEL CONTROL INTERNO

1. CONTABILIDAD: Plan de cuentas, Manual de cuentas, Comprobante y Formularios, Informes y Estados Financieros.
2. PRESUPUESTOS
3. ESTADÍSTICAS y equipos mecánicos
4. PERSONAL Selección, rotación, fianzas.

CONTROL DEL EFECTIVO

Se entiende por efectivo: monedas, billetes, cheques, giros bancarios, y dinero depositado en bancos.
El efectivo es el más corriente y liquido de todos los activos.

RESPOSABILIDAD DE LA GERENCIA FRENTE AL EFECTIVO

  • Evitar pérdidas por concepto de fraudes o robos,
  • Garantizar la exactitud contable de los ingresos, pagos y saldos del efectivo,
  • Mantener el saldo suficiente para hacer los pagos necesarios y afrontar emergencias,
  • Evitar mantener cifras grandes de dinero ocioso.

CONTROLES SOBRE EL EFECTIVO

  • Custodia de los activos separados del registro de transacciones.
  • La función de registro debe estar subdividida en varios empleados.

CARACTERÍSTICAS

  • Existencia de un Plan de Organización.
  • Existencia de Políticas y Procedimientos integrados
  • Personal adecuado
  • Ejecución adecuada a los procedimientos

OBJETIVOS

1. Que todos los ingresos sean depositados integra y oportunamente. /100% al día siguiente a más tardar)
2. Arqueos sorpresivos. ( por personal ajeno)
3. Que todos los egresos se cancelen con cheque.
4. Asignación de un Fondo Fijo adecuado.
5. Que todos los ingresos que debieran recibirse efectivamente se reciban.
6. Que existan formularios prenumerados para Ingresos y Egresos.
7. Que exista un Plan de Cuentas adecuado que permita contabilizar correctamente los ingresos y egresos.
8. Que exista un sistema de autorización de Egresos.

Situaciones que pueden presentarse para encubrir fondos:

1. Cancelar gastos ficticios

  • Contabilizar y pagar facturas falsas
  • Contabilizar y pagar duplicados de documentos

2. Postergar depósitos.

3. Adulterar documentos corrigiendo cifras.

4. Adulterar la suma de los reembolsos de Fondos Fijos.

5. Cuando se utiliza dinero de cobranzas para efectuar pagos personales, adulterando la suma de los cobro y retirando la diferencia.

6. Adulterar depósitos y alterar posteriormente las conciliaciones bancarias.

7. Adulterar boletas de depósito y notas de debito bancario (cargos) por sumas equivalentes.

Medidas que se deben tomar para evitar estas situaciones:

  • Adecuada separación de funciones entre el que paga y el que registra.
  • Separar las funciones de preparación de pagos y su realización.
  • Emitir cheques nominativos ( borrar “a la orden de” y “al portador”)
  • Aplicar políticas de que todos los comprobantes de fondos fijos indiquen los montos en números y letras.
  • Aplicar políticas de que todos los fondos fijos sean examinados por una persona distinta al cajero.

Otras medidas de separación de funciones:

Personal encargado de caja:

  • Que no lleven o no tengan acceso a los registros indirectos de Cuentas por Cobrar especialmente de Clientes.
  • Que no puedan aprobar descuentos o devoluciones de clientes.
  • Que no tengan la custodia de documentos, acciones u otros valores.
  • Que no tengan la autoridad suficiente para autorizar pagos o preparar comprobantes.
  • Que no aprueben los castigos de deudores.
  • Que no preparen, firmen, o despachen cheques, especialmente de proveedores.
  • Que no preparen nominas de remuneraciones ya que podrían: adulterar su propia remuneración o incluir empleados inexistentes.
  • Que no reciban cheques pagados devueltos por el banco.
  • Que no reciban las cartolas bancarias.
  • Que no sean la misma persona que determina los montos a circularizar.

Reglas con respecto al Fondo Fijo

  • Todo pago debe respaldarse con un comprobante confeccionado a tinta o a máquina registrando en él los montos en números y letras así como también el concepto del pago y fecha del mismo.
  • El cajero no debe hacer pagos cuando no se encuentran autorizados los comprobantes por el funcionario encargado.
  • Los vales y recibos por prestamos temporales, cheques personales, no deben formar parte del fondo fijo.
  • Periódicamente el cajero debe rendir cuenta preparando un listad de los comprobantes pagado. Se reembolsara mediante cheque, los comprobantes se revisaran por funcionarios asignados para esta labor.
  • Los comprobantes se inutilizarán con un sello fechador pagado y se archivaran.
  • Regularmente conviene practicar arqueos por el auditor interno o empleados responsables, ajenos al departamento de Contabilidad o Caja.

CUENTA CAJA

Es una cuneta de Activo Circulante que registra todo el movimiento de efectivo o valores que los representen. La cuenta Caja recibe la información de:

SISTEMA JORNALIZADOR

Comprobantes       ——————                     Diario General

DEBE : Movimientos del mes de Ingresos
HABER : Movimientos del mes de Egresos

SISTEMA CENTRALIZADOR

Comprobantes ———- Diario Auxiliar de Caja ————- Mayor

DIARIO AUXILIAR DE CAJA

DEBE                                                                                HABER

FECHA DETALLE PARCIAL TOTAL FECHA DETALLE PARCIAL TOTAL

CUENTA BANCO
Los principales movimientos de la Cuenta de Mayor Banco son producidos por los siguientes conceptos:

DEBE                                                                      HABER

Depósitos Giro de cheques
Cobranzas Cheques depositados y devueltos
Descuento de letras Letras Descontadas impagas
Prestamos Bancarios Amortización de prestamos
Cargos por comisiones Intereses
Liquidación por operaciones de cambio Comisiones
  Gastos Bancarios
  Traspasos varios

Depósitos: Documentos que la empresa entrega directamente al banco para que sean ingresados a la cuenta corriente, pueden ser en efectivo o documento.

Cobranzas: La empresa puede ingresar letras al banco para que este al fecha de vencimiento efectúe la cobranza del documento.

Descuento de letras: Valores que recibe la empresa y son presentada al banco para que este adelante el dinero que se obtendría a la fecha del vencimiento.

Prestamos bancarios: Son prestamos solicitados por la empresa al banco que este deposita directamente en la cuenta corriente.

Comisiones de confianza: Se pueden originar por cobros a terceros encargados por la empresa al banco.

Liquidación por operaciones de cambio: La empresa puede ejecutar operaciones de comercio exterior y en ese caso debe liquidar sus divisas en la entidad bancaria.

Giro de cheques: Corresponde a los cheques emitidos por la empresa.
Cheques depositados y devueltos: Son aquellos documentos recibidos por la empresa, depositados en su cuenta corriente, enviados en canje por el banco y regresados por disconformidad. (fondos insuficientes, firma girador no corresponde, cuenta corriente cerrada, caducado, etc.)

Letras descontadas impagas: Cuando se produce el descuento el banco carga en la cuenta corriente de la empresa el monto determinado, en caso de no pago del documento el banco procede al cobro a la empresa, por lo que abona la cuenta.

Amortización de prestamos: El banco descuenta directamente de la cuenta corriente de la empresa las cuotas correspondientes al préstamo.
Intereses: corresponde a cobros realizados por el banco por el uso de su capital.(sobregiro)

Comisiones: Cobros del banco por servicios prestados.(Letras en cobranza)

Gastos Bancarios: Son gastos inherentes a la cuenta bancaria.(Impuesto de cheques)

Traspasos: La empresa puede tener otros productos del banco como línea de crédito, depósitos a plazo, otra cuenta corriente etc.

CONTROL INTERNO DEL BANCO

  • Evitar fraudes
  • Registros confiables
  • Las cuentas bancarias deben ser bipersonales
  • Los egresos del banco deben ser debidamente justificados
  • Deben existir normas precisas del manejo físico de cheques y documentación que entrega el banco
  • Los talonarios de cheques deben ser guardados en forma separada de los que están en uso.
  • Las cuentas corrientes deben ser conciliadas periódicamente.

CONCILIACIÓN BANCARIA

Es una comparación que se hace entre los antecedentes que tiene la empresa y los que entrega el banco respecto de la cuenta corriente, con el fin de verificar que no existan omisiones y determinar el saldo real vale decir la disponibilidad en la cuenta bancaria.

Generalmente el saldo entregado por el banco no coincide con el de la empresa por:

  • Depósitos no registrados por el banco
  • Cheques girados y no cobrados
  • Abonos efectuados por el banco no cargados por la empresa
  • Cargos efectuados por el banco no registrados por la empresa