Contabilidad, generalidades

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Evolución de la contabilidad

Guajardo Cantú (2006), refiere que si bien la contabilidad tiene una historia que va aparejada a la de la civilización misma, es necesario hacer un esfuerzo para resumir en unas cuantas hojas sus rasgos más evidentes, y resaltar los momentos más importantes que han influenciado los 5.000 años de su historia.

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La técnica de la contabilidad es tan antigua como la necesidad que tiene una persona de disponer de información para cuantificar los beneficios obtenidos de la realización de actividades comerciales. Como es bien sabido, la historia consigna que en la antigüedad existieron pueblos que se distinguieron por ser excelentes mercaderes, tal es el caso de los fenicios en Asia y de los venecianos en Europa. Pueblos comerciantes que desarrollaron, por necesidad, formas primitivas de contabilización de sus operaciones, basadas en los instrumentos y formas de escritura de la época en que les correspondió vivir. De tal forma que se han encontrado vestigios de este tipo de registro, correspondientes a épocas tan lejanas como 3 000 años antes de nuestra era.

Sin embargo, no fue sino hasta el siglo XV, y como consecuencia del fuerte desarrollo que se vivió durante esa época y que impactó prácticamente a todas las esferas del conocimiento, que el registro de operaciones comerciales vivió uno de sus periodos más trascendentes, quizá tan sólo comparable a los que viviría intensamente hasta el siglo XX en dos momentos marcadamente importantes: la crisis financiera generalizada que se dio en la década de los treinta y la marcada tendencia de globalización de los negocios que se ha estado viviendo en la década de los noventa.

Antes de efectuar algunas importantes reflexiones sobre estos dos momentos cruciales en la evolución de la contabilidad vividos en el presente siglo, habremos de referirnos primero a los acontecimientos que marcaron para siempre la historia de la contabilidad y que tuvieron lugar en el siglo XV.

Siglo XV. Nacimiento oficial de la contabilidad: Durante el siglo XV ocurrieron acontecimientos que impactaron fuertemente a la técnica contable como para considerarse que en ese periodo se gestaron las bases de lo que se conoce hoy como contabilidad. Efectivamente, en esa época se le atribuyó la “paternidad” de la contabilidad a un monje llamado Luca Paccioli, quien formalizó un esquema muy rudimentario para registrar las escasas operaciones mercantiles que realizaba la congregación de la cual él formaba parte. A ese primitivo y sencillo sistema de registro o contabilización de mercaderías, se le consideró, con el paso del tiempo, como la base de la contabilidad.

Por esos años, una de las aplicaciones más conocidas del esquema para el registro de las operaciones comerciales y para la cuantificación de los beneficios netos obtenidos de dichas actividades, fueron sin duda las travesías emprendidas entre Europa y el Nuevo Mundo: América.

En efecto, con el descubrimiento de un nuevo continente, se establecieron rutas comerciales para explotar los atractivos productos y mercaderías que se ofrecían a ambos extremos del Atlántico. Los navegantes iniciaban empresas mediante las cuales se aventuraban en búsqueda de nuevas tierras que ofrecían productos, especias y metales preciosos. Algunas de esas empresas eran patrocinadas por personajes poderosos de la época, quienes ponían a disposición del dirigente importantes cantidades de recursos, por lo que este último, estaba obligado a rendir cuentas claras acerca del resultado de dichas travesías.

En este contexto nació el concepto original de empresa al que estamos acostumbrados hoy en día. En cierto sentido, empresa significa aventura. La aventura en que se embarcaban aquellos valientes empresarios para realizar operaciones comerciales entre el viejo y el nuevo continente. Pero tanto ayer como hoy, la mejor forma para medir los beneficios netos de la operación de una empresa es el mecanismo de la contabilización.

En la antigüedad, se cuantificaban los recursos aportados en la empresa, se realizaban las operaciones comerciales para las cuales había sido constituida la misma, se esperaba a que terminara la travesía, se vendían las mercaderías adquiridas en uno u otro extremo del Atlántico, se pagaba a la tripulación del navío, ya sea en especie (mercaderías) o en el circulante de la época (normalmente monedas de oro), se resarcían los recursos inicialmente aportados y, si después de todo existía aún algún remanente, a este beneficio neto se le denominaba utilidad. Como se puede ver, cualquier parecido con la realidad 500 años después no es mera coincidencia (Guajardo Cantú, Gerardo y Andrade de Guajardo, Nora E.Contabilidad Financiera. Quinta ed. México, D.F. : McGraw-Hill Interamericana Editores, S.A., 2006. págs. 2-6. ISBN: 978-970-10-6621-8.).

Siglo XX. La crisis mundial de los treinta: Otro de los momentos en los que la contabilidad ha jugado un papel protagónico es la década de los treinta en el presente siglo. Durante esa década, y específicamente en 1933, ocurrió lo que se conoce como la Gran Depresión de los treinta, periodo caracterizado por una crisis financiera de las grandes empresas norteamericanas, que trajo consigo fuertes problemas financieros en empresas más pequeñas, así como en individuos, ocasionando una crisis generalizada que se originó en Estados Unidos y tuvo repercusiones a nivel mundial.

Una de las consecuencias de dicha crisis fue estandarizar, reforzar y redefinir el rol de la contabilidad para evitar, en el futuro, la generación de nuevos problemas con tales dimensiones. De ese episodio, la contabilidad salió con una personalidad más sólida y con una vocación más claramente definida.

En el mundo de nuestros días, la contabilidad no es una disciplina aislada de un contexto o marginada de otras materias afines. Por el contrario, está incrustada en la forma misma de hacer negocios y se retroalimenta de los retos y los cambios que deben hacer las organizaciones para lograr su misión.

Por eso, en este primer capítulo, previo al estudio y asimilación de todo lo que implica el conocimiento, la estructuración y la implementación de un sistema contable en una organización, es preciso conocer, al menos superficialmente, las variables e influencias que definen el entorno donde se gestan, operan y crecen o cierran las entidades económicas de finales del siglo XX.

En vísperas del siglo XXI, los conceptos de fenómenos como globalización, competitividad, calidad, productividad, alianzas estratégicas, empresas de clase mundial, libre comercio, valor agregado y reingeniería de procesos administrativos, son términos que han venido a enriquecer el vocabulario normal de un hombre de negocios y a incrementar el grado de dificultad en la operación de las empresas.

Contabilidad

Fowler Newton Enrique (2011), dice que la Contabilidad se puede definir como el conjunto de técnicas establecidas arbitrariamente para registrar todas las operaciones que afectan al patrimonio de la empresa y a sus resultados.

No obstante, existen otras definiciones de Contabilidad, unas más simples y otras más complejas, de entre las cuales se pueden destacar las dos siguientes:

  • “Ciencia o técnica económico administrativa que enseña a llevar cuenta o razón de las operaciones realizadas por una entidad cualquiera, de forma que tales anotaciones permitan conocer la exacta situación económica de la entidad y el camino para llegar a ella”.
  • “Ciencia que tiene por objeto el establecimiento de métodos aplicables a la gestión de la empresa para que, mediante anotaciones sistemáticas y ordenadas, pueda obtenerse la información suficiente para la toma de decisiones”.

La presente propuesta para la implementación de un sistema de gestión contable en la empresa Moto Préstamos Los Primos, S.R.L., en la provincia de santo domingo norte, en el año 2013, es un “ejercicio” teórico-práctico del que se espera surjan importantes mejorar que puedan ser aplicadas en la mencionada empresa; dada una realidad que empresas medianas y pequeñas suelen tercerizar la contabilidad y sólo se interesan por la presentación de los estados mensualmente, limitando la posibilidad de que sirva como un instrumento de consulta diaria que apoye las tomas de decisiones idóneas en cualquier momento que sea necesario.

Tipos de contabilidad

Martínez Carrasco, Rafael Domingo (2009), refiere numerosos criterios que pueden emplearse para dividir la contabilidad en parcelas de estudio. Consideramos aquí una de las definiciones más clásicas:

  • Contabilidad Financiera: Registra los movimientos y analiza la información relativa a la captación de los recursos y a su materialización en los factores productivos, así como a la comercialización y cobro de los productos o servicios prestados.
  • Contabilidad Administrativa: Se centra en información para los tomadores de decisiones internos, como los altos directivos, los jefes de departamentos, los rectores de universidades y los directivos de hospitales.
  • Contabilidad Analítica: se ocupa del proceso de producción en sí mismo, no ya en su relación con el exterior (de lo cual se ocupa la Contabilidad Financiera) sino de la repercusión que tienen los movimientos de la empresa en sus costes.

Otra forma de clasificar la contabilidad, esta vez atendiendo a las unidades económicas a las que se dedica, sería:

  • Contabilidad de empresas: Estudia el patrimonio de las unidades económicas de producción.
  • Contabilidad del Estado o Pública: Ocupada de la valoración de la actividad pública.
  • Contabilidad Nacional: Encargada de la determinación de magnitudes macroeconómicas como la renta, el consumo, el P1B, etc (Martínez Carrasco, Rafael Domingo.Manual de Contabilidad para Pymes. España : Editorial Club Universitario, 2009. pág. 9 y 10. ISBN: 978-84-8454-807-2).

Normas internacionales de contabilidad NIC

Son reglas que se utilizan para el registro, ajuste y presentación de las operaciones e informaciones financieras generadas por el sistema contable de la empresa y la misma tiene n su alcance internacional.

La Norma de Contabilidad, se refiere a los procedimientos contables que con el tiempo, se han encontrado muy útiles y aunque no necesariamente sean el tratamiento preferido en cada caso, al usarlos en forma combinada si presentan una imagen satisfactoria de la situación y progreso de la empresa de la cual se informa.

La Accounting Principales Board Statement No. 4 APBS Declaración de la Junta de principios de Contabilidad 1970 describe los principios de contabilidad como siguen.

Las normas de contabilidad incorporan el consenso a un momento dado acerca de que recursos y obligaciones económicos se deben registrar como activo y pasivo en la contabilidad financiera.

El termino normas de contabilidad generalmente aceptados, se requieren por dos razones.

A para guiar a quienes preparan estados financieros a fin d que sepan cual es el consenso acerca de la contabilización correcta de las transacciones y los suceso, segunda para asegurar cierto grado de uniformidad y comparabilidad en los datos recibidos y a los cuales se obtendrán quienes no tienen influencia directa sobre la acumulación y presentación de los datos contables en que confían

Sistema

En el diccionario de la Real Academia de la Lengua, la definición de sistema esta enunciada como:

  • Conjunto de reglas o principios sobre una materia racionalmente enlazados entre sí.
  • Conjunto de cosas que relacionadas entre sí ordenadamente contribuyen a determinado objeto (Real Academia Española. Definición de Sistema. 2012. [Citado el: 12 de septiembre de 2013).

Por otra parte, Alexander Guzmán Vásquez, en su obra: “Contabilidad financiera” define sistema como un conjunto de principios, leyes y normas que conllevan a un fin particular, o como un conjunto de elementos que se encuentran relacionados funcionalmente.

Teniendo como base dichas definiciones, se puede entender la condición de sistema que tiene la contabilidad; puesto que por un lado tiene un fin específico y cuenta con un conjunto de funciones, principios y normas, y por otro lado está conformada por una serie de elementos que interactúan de manera funcional.

Mireya Bernal Niño, citando a varios autores, respecto al concepto de sistema, expresa que existen muchas y variadas definiciones de los sistemas. Algunas se concentran en la estructura, como la de B. Randel, para quien un sistema “es un todo integrado por componentes, es un arreglo ordenado, conforme a un esquema o plan”; o la de Strafford Beer, quien pone el énfasis en la conexión entre las partes dentro de un conjunto. Otras definiciones están orientadas hacia los procedimientos, como la de A.T. Spaulding: “El sistema es un conjunto de procedimientos interrelacionados que señalan el plan de acción para alcanzar objetivos básicos de una organización”.

Por su parte, la contabilidad es el sistema formal que permite identificar, evaluar y comunicar la información financiera relacionada con una entidad económica particular. Estos autores distinguen entre auditoría, contabilidad financiera, contabilidad administrativa y contabilidad de impuestos. Pero, reconocen que con frecuencia los distintos tipos de contabilidad utilizan las mismas fuentes, sus funciones pueden ser realizadas por el mismo personal y entre ellas existe una interrelación natural. Desde una perspectiva sistémica, la contabilidad es un sistema que produce información, con diferentes formas y períodos dependiendo de las necesidades de los usuarios. Los administradores requieren permanentemente informes parciales, los usuarios externos esperan la publicación de los estados financieros una vez al año y las oficinas del gobierno encargadas de los impuestos, al igual que los auditores, verifican su información en los registros.

Concepto de sistema

Según Antonio S. Rodríguez en su libro Sistema de contabilidad y guía práctica para su instalación, define sistema como: El conjunto de cosas organizadas cronológica y funcionalmente para el desarrollo, con formación o realización de una actividad, acción u objeto (Rodríguez, Antonio S. .Sistema de contabilidad y guía práctica para su instalación. México : Editorial McGraw-Hill, 2005. pág. 3.).

Carmen de Pablos y otros definen sistema como El término sistema lo utilizamos hoy en día de manera muy habitual y para referirse a muchas, variadas y distintas cuestiones: sistemas políticos, sistemas monetarios, sistemas empresariales, sistemas eléctricos, sistemas de seguridad, sistema planetario, sistemas de apuestas, etc. Lo empleamos para designar un concepto o como una herramienta para explicar cómo es y/o que ocurre en una determinada área como la económica, la social, la tecnológica, la física, etc.

La Real Academia de la Lengua Española define el vocablo sistema como “un conjunto de cosas que ordenadamente relacionadas entre sí contribuyen a un determinado objetivo”. Por su parte, la Teoría General de Sistemas o enfoque sistémico, por sistema entiende “un conjunto de elementos en interacción dinámica organizados para la consecución de un objetivo”.

A partir de aquí se puede establecer que los principales elementos integrantes de o intervinientes en un sistema son: sus componentes, sus interrelaciones (la estructura del sistema), su objetivo, su entorno y sus límites (De Pablos Heredero, Carmen, y otros. Informática y comunicaciones en la empresa. Madrid: ESIL Editorial, 2005. págs. 33, 34.).

Sistema de contabilidad

Antonio S. Rodríguez (2009) define sistema de contabilidad como el conjunto de normas, pautas y procedimientos trazados con la finalidad de controlar las operaciones financieras y suministrar información sobre la misma por medio de organización, clasificación y cuantificación de las informaciones administrativas y financieras que se son suministradas.

Es una estructura organizada mediante la cual se recogen las informaciones de una empresa como resultado de sus operaciones, valiéndose de recursos como formularios, reportes, libros, etcétera, y que presentando a la gerencia le permiten a la misma tomar decisiones financieras.

José J. Alcarria Jaime, expresa que un sistema contable es Un sistema contable consiste en el conjunto de métodos, procedimientos y recursos materiales y humanos que una entidad utiliza pata llevar a cabo el registro de sus actividades económicas y para poder elaborar información, detallada o sintetizada, de manera que sea útil a aquellos que tienen que tomar decisiones.

Así, en todo sistema de información contable se precisará tanto de elementos humanos, los profesionales de la contabilidad y personal administrativo, como de elementos materiales tales como las instalaciones y el equipo utilizados (despachos, ordenadores, impresoras etc.). También se precisarán documentos físicos justificativos de las operaciones {facturas, recibos, extractos bancarios, etc.) y disponer de métodos y procedimientos para su captación, análisis, registro y archivo (Alcarria Jaime, José J. Contabilidad financiera I. España: Publicaciones de la Universidad Jaume I, 2009. ISBN: 978-84-691-1809-2).

Por último, Mireya Bernal Niño en su libro Contabilidad, Sistema y Gerencia: Un sistema de información contable está formado por un conjunto de elementos que se interrelacionan para transformar los datos proporcionados por las transacciones y otros eventos económicos que afectan a una organización, y producir información de carácter financiero dirigida a todas las personas que tienen interés en la organización, se encuentren fuera o dentro de ella. No es posible visualizar la contabilidad como un sistema de información fuera del contexto de la teoría de sistemas. Siendo la organización el principal campo de acción de la contabilidad, es necesario observarla desde el punto de vista sistémico. En tal sentido, se puede distinguir una serie de sistemas operativos, tales como: producción, ventas y administración. Superpuesto a ellos se encuentra el sistema de información que abarca toda la organización; en él están representadas las vías de comunicación que permiten su funcionamiento coordinado (Bernal Niño, Mirey. Contabilidad, Sistema y Gerencia: Nuevo enfoque teórico-práctico para la gestión y aplicación de la contabilidad como sistema de información. Venezuela: Editorial CEC, S.A., 2005. pág. 27. ISBN: 980-388-116-7)

Sistema de gestión contable

Un sistema de gestión contable es la combinación del personal, de los registros y de los procedimientos que un negocio utiliza para satisfacer sus necesidades de información financiera. Se distinguen dos tipos básicos de sistemas de información contable: integrados, que comparten información para eliminar redundancia y facilitar el acceso a la información y la elaboración de informes; y no integrados, que realizan la transferencia de información mediante movimientos resumidos al final de períodos previamente definidos. Además, merecen destacar- se los sistemas auxiliares diferentes del sistema contable, que manejan en forma operativa y detallada todas las transacciones de un negocio: producción, ventas, compras (Catacora Carpio, Fernando. Sistemas y procedimientos contables. Venezuela: McGraw-Hill Interamericana de Venezuela, S.A., 1997).

Un sistema de información contable está formado por un conjunto de elementos que se interrelacionan para transformar los datos proporcionados por las transacciones y otros eventos económicos que afectan a una organización, y producir información de carácter financiero dirigida a todas las personas que tienen interés en la organización, se encuentren fuera o dentro de ella. No es posible visualizar la contabilidad como un sistema de información fuera del contexto de la teoría de sistemas. Siendo la organización el principal campo de acción de la contabilidad, es necesario observarla desde el punto de vista sistémico. En tal sentido, se puede distinguir una serie de sistemas operativos, tales como: producción, ventas y administración. Superpuesto a ellos se encuentra el sistema de información que abarca toda la organización; en él están representadas las vías de comunicación que permiten su funcionamiento coordinado (Bernal Niño, Mireya.Contabilidad, Sistema y Gerencia: Nueno enfoque teórico-práctico para la gestión y aplicación de la contabilidad como sistema de información. Venezuela : Editorial CEC, S.A., 2004. pág. 14. ISBN: 980-388-116-7).

Un sistema contable deberá garantizar la relevancia y fiabilidad de la información que elabora y transmite, empleando métodos precisos de medición, organización y distribución de la información, usando para ello un lenguaje técnico específico. El proceso de transformación de datos en información útil para la toma de decisiones, se puede esquematizar en las etapas recogidas en la siguiente ilustración:

Anexo 1
Ilustración 2. Proceso de transformación de datos en información
Fuente: (Muñoz Jiménez, 2008). Diseño propio

La contabilidad tiene una función específica de control y se ha convertido en la base fundamental de los sistemas de información que proporcionan a los gerentes los datos necesarios para tomar las mejores decisiones en forma oportuna. La contabilidad constituye una fuente de información para terceros que tengan interés en el desenvolvimiento de las empresas. Además, sus resultados permiten a los propietarios evaluar el desempeño de los gerentes en quienes han delegado la dirección de la empresa (Stoner, James Arthur Finch y Wankel, Charles .Administración. [trad.] Rosa María Rosas Sánchez. Tercera. México: Editora Prentice Hall Hispanoamericana, S.A., 1989. ISBN: 968-880-155-0).

  • Recogida y selección de los datos relevantes para el sistema: Implica la identificación y selección de los acontecimientos económicos que tengan interés para el sistema contable. Estos datos generalmente están materializados en una serie de documentos tales como facturas, recibos, cuentas bancarias, escrituras de propiedad.
  • Medición y valoración: Es decir, la cuantificación en unidades monetarias de los datos que entran en el sistema. A veces para efectuar esta valoración es necesario el establecimiento de una serie de estimaciones e hipótesis, no exentas de cierta subjetividad.
  • Registro: Esto es, la representación sistemática de los hechos contables ya cuantificados. El registro puede realizarse por medios manuales, mecánicos o electrónicos. El método de registro universalmente aceptado es el denominado partida doble.

En las últimas décadas del siglo XX, la contabilidad ha ampliado notablemente su campo de actuación, habiendo abandonado el registro manual de los datos para formar parte de un sistema integrado de información empresarial, aunque el soporte informático de los datos no ha supuesto alteración en los fundamentos conceptuales, que básicamente siguen siendo los mismos.

  • Resumen y comunicación de la información procesada. Al final de cada periodo se resumirá la información registrada, elaborándose unos documentos denominados estados contables, de los que se informará a los interesados en dicha información. La periodicidad de estos informes puede ser mensual, trimestral, anual… La normativa legal vigente exige que anualmente se elaboren y publiquen los estados contables, denominados en este caso cuentas anuales.
  • Toma de decisiones: La información cuantitativa y cualitativa sintetizada en los estados contables o estados financieros, que se obtiene al final del proceso contable, tiene como destinatarios finales a unos usuarios potenciales que la utilizarán para permitirles juicios y toma de decisiones documentadas. De esta forma, la información procedente de la empresa puede ser utilizada, por ejemplo, por los gestores, los inversores o los acreedores, para tomar decisiones de gestión, inversión o financiación.

En línea con lo expuesto se encuentran los informes emitidos por la American Accounting Association, que en la obra A Statement of Basic Accounting Theory, publicada en 1966, define a la contabilidad como “el sistema de información encargado de identificar, medir y comunicar información económica para permitir decisiones y juicios documentados a los usuarios de la información”.

Tipos de Sistema de gestión contable

Antonio S. Rodríguez (2009), respecto a los tipos de sistemas de gestión contable expresa:

  • Sistemas de contabilidad por partida simple (manual)
  • Sistema de contabilidad por partida doble (manual)
  • Sistema de contabilidad computarizado

Sistema de contabilidad por partida simple: Es aquel sistema que se le prepara a un negocio de escaso capital y cuya solvencia no le permite contar con los servicios de un contador para los registros de sus operaciones financieras. En estos sistemas no se utilizan los libros que la Ley exige como obligatorios (Diario general, de inventario y balances, mayor general) sino que se les preparan algunos libros que le permitan al negocio controlar los ingresos, los gastos, el efectivo o la mercancía si se trata de una empresa o negocio que compra y vende mercancías.

Sistema de contabilidad por partida doble: La contabilidad por partida doble debe su nombre, principalmente, al hecho de que cada asiento de diario da lugar a la inscripción en el libro mayor de dos anotaciones: una se registra en él debe y la otra en el haber. Ello requiere que los cargos sean siempre iguales a los créditos correspondientes y que todas las partidas se expresen siempre en la misma unidad monetaria.

El funcionamiento de las cuentas en la partida doble se debe establecer de forma tal que se cumpla el principio de invariabilidad de la igualdad patrimonial.

Las variaciones de los elementos de la ecuación se registran en las cuentas, que subdividen los elementos principales y reflejan los aumentos, disminuciones y saldos. Se han dividido las cuentas en dos partes denominadas “debe” (lado izquierdo) y “haber” (lado derecho), y se utiliza una para los aumentos y otra para las disminuciones. Los registros hechos en las cuentas se denominan “cargos” cuando se hacen por él debe y “abonos” cuando se hacen por el haber (Bernal Niño, Mireya .Contabilidad, Sistema y Gerencia: Nuevo enfoque teórico-pníctico para la gestión y aplicación de la contabilidad como sistema de información. Venezuela: Editorial CEC, S.A., 2005. pág. 74. ISBN: 980-388-116-7).

Sistema de contabilidad computarizada: Son sistemas que se auxilian de los equipos informáticos (hardware y software) para servir de apoyo a los procesos contables, con la ventaja de que estos brindan información instantánea de la situación financiera de la empresa. Se debe aclarar que para que los sistemas contables computarizados sean efectivos deben ser administrados correctamente por las personas que los operan.

Control Interno

Genaro Soriano G. dice que el Control Interno de una empresa es su sistema de organización, los procedimientos que tiene implantado y el personar con que cuenta, estructurado como un todo, para lograr tres objetivos fundamentales:

a) Obtener información financiera veraz, confiable y oportuna.
b) Proteger los activos de la empresa.
c) Promover la eficiencia en la operación del negocio.

Cuentas por cobrar

Son derechos a favor de la entidad que provienen de las operaciones normales que realiza la empresa.

De acuerdo a la NIF C-3, representan derechos exigibles originados por ventas, servicios prestados, otorgamiento de préstamos o cualquier otro concepto análogo.

Procesos de Cuentas Por Cobrar

1. Facturación
2. Pagos
3. Notas de Créditos
4. Cuentas Incobrables

Facturación: Se inicia cuando se envía un pedido o cuando se completa la prestación de un servicio.

Pagos: Es una actividad constante e importante en el proceso de la cuentas por cobrar. Al final de las actividades de cobranza de cada día, el departamento de crédito y cobranza determinara si ha llegado o no al objetivo diario, planteado por la garantía.

Notas de créditos: Documento que se utiliza para anular facturas, transacciones d compra y venta donde interviene un descuento, una anulación total, un cobro de un gasto incurrido de más.

Cuentas Incobrables: Son aquellas que por alguna razón se estima de cobro difícil. Normalmente se refiere a las de clientes.

Cuenta por pagar

Son obligaciones de pago que deben hacerse en el futuro y que se originan en la compra de bienes y servicios a crédito, obtención de préstamos, retenciones etc.

Representan los importes pendientes de pago a proveedores por operaciones corrientes a corto plazo.

Actualmente la compañía mantiene buenas relaciones con sus proveedores. A medida que incremente sus inventarios, el saldo de sus cuentas por pagar aumentará en proporción al incremento en las ventas (Moyer, Mc Gruigan, Kretlow. (2005). Administración fiananciera Contemporánea, 9na. Edición. Thomson.).

ANÁLISIS DE LOS CONCEPTOS

Es indudable que el concepto de la contabilidad como técnica de información a logrado predominio absoluto y se ha eliminado el perjuicio de considerarlo solo un registro de hechos históricos. Por fin, ha sido colocada en el sitio que le corresponde: El de herramienta informativa, que se utiliza para facilitar el proceso administrativo y la toma de decisiones internas y externas por parte de los diferentes usuarios.

En la actualidad, la gran mayoría de la pequeñas empresas creen que no es necesario la integración de un sistema de gestión contable, ya que estos se limitan a un pequeño informes realizados a través de igualas y así pueden realizar los pagos necesario sin la necesidad de pagos de más personar.

Es importante destacar que muchas pequeñas y medianas empresas entienden que implantar un Sistema de Gestión Contable consiste tan solo en introducir datos en un programa de contabilidad cualquiera, sin detenerse en analizar las peculiaridades de su empresa y actividad. Esta concepción lleva a no pocos problemas a todos nivel: dificultades en la captación de datos (los papeles no se sabe donde porque no tienen regulado su proceso en la empresa), ineficiencias del programa de ordenador, (se adquieren programas o módulos que no se precisan), falta de control interno y, en definitiva obtención de una información ineficiente y muchos casos, poco ajustada a la realidad de la entidad.

Un sistema de gestión contable es la combinación del personal, de los registros y de los procedimientos que un negocio utiliza para satisfacer sus necesidades de información financiera. Sin embargo la empresa Moto Prestamos Los Primos, S.R.L., no cuenta con este sistema, más bien se valen de otras técnicas para la realización de reportes, tales como los estados financieros. Los datos obtenidos en este proceso son realizados por terceros lo cual implica muchas precariedades al momento de toma de decisiones.

De esta manera es que opera actualmente la empresa Moto Prestamos Los Primos, S.R.L.

Sistema de gestión contable

Bernal Niño, Mireya (2005), resalta que:

Dirigir una empresa constituye una tarea compleja. En la marcha de la misma inciden múltiples factores que los responsables de su gestión deben considerar.

La empresa compra, vende, realiza cobros y pagos, se relaciona con clientes, proveedores, trabajadores, etc.; y en todas estas relaciones subyace un aspecto económico que es preciso controlar.

En un entorno empresarial donde los cambios tecnológicos son continuos, los hábitos de consumo son cambiantes y la competencia es agresiva, el éxito de una empresa depende de que se tomen las decisiones correctas en cada momento, lo cual exige disponer de una fuente veraz de información.

La Contabilidad proporciona información sobre todos los hechos con trascendencia económica derivados de la actividad de la empresa, facilitando a los responsables de la gestión la adopción de decisiones sobre la marcha de la misma.

La Contabilidad constituye, por tanto, una valiosa herramienta al servicio de la empresa y sus gestores.

Sistema de Contabilidad Por Partida Doble
Constitución del Sistema de Contabilidad Por Partida Doble

El Sistema de Contabilidad por Partida doble está Constituido por:

  • Libros legales y auxiliares para registros.
  • Catálogos de cuentas por cada operación.
  • Documentación (formularios de todo tipo).
  • Fondo de caja chica (para los gastos menores).
  • Cuenta o cuentas corrientes (para el manejo del dinero depositado en el banco).
  • Sistema de control interno, contable y administrativos.
  • Un Departamento de Contabilidad organizado con:
  • Mobiliario y Equipo adecuados.
  • Un personal altamente calificado
  • Manual de Procedimiento.

Libros Legales y Auxiliares

Los libros para el registro de las operaciones financieras de las empresas son: el conjunto de libretas de diferentes tamaños y con diseños adecuados para cada caso que se van a utilizar como medios para las anotaciones de las operaciones financieras.

Libro auxiliare

Son los libros de contabilidad donde se registran en forma analítica y detallada los valores e información registrada en los libros principales. Cada empresa determina el número de auxiliares que necesita de acuerdo con su tamaño y el trabajo que se tenga que realizar.

En ellos se encuentra la información que sustenta los libros mayores y sus aspectos más importantes son:

  • Registro de las operaciones cronológicamente.
  • Detalle de las actividades realizada.
  • Registro del valor del movimiento de cada subcuenta
  • Tipos de libros auxiliares

Cuentas de control: En estos libros se detalla y amplía la información de una cuenta en varias subcuentas, para evitar los inconvenientes que puede ocasionar el manejo de muchos registros individuales de una cuenta

Subcuentas: Este es el que sustenta la información presentada en el libro mayor y diario y contiene los valores correspondientes a las subcuentas y sus auxiliares.
Auxiliar de compras y ventas: Las empresas utilizan auxiliares de compras y ventas donde se registran en forma detallada la información solicitada por la administración de impuestos.

Auxiliar de vencimientos: Este se lleva con el fin de saber las cuentas por pagar que se tiene con terceros y las cuentas por cobrar.

También existen otros libros que tienen el resto de la información financiera de la empresa, como el libro de actas y registro de socios, el libro fiscal, el registro de facturación etc.

Catálogos de cuentas

Es la lista de todas las cuentas y sus números correspondientes en el mayor:

a. Cuenta de Balance: Activo, Pasivo y capital contable.
b. Cuenta de Estado de Resultado: Ingresos y gastos.

El catálogo de cuentas contiene la relación ordenada de las clases, los grupos, las cuentas y las subcuentas de activo, pasivo, patrimonio, ingresos, gastos, costo de ventas, costos de operación o producción, y cuentas de orden, identificadas con un código numérico y su respectiva denominación.

Lista ordenada y codificada de las cuentas empleadas en el sistema contable de una entidad con el fin de identificar sus… Ver definición

1 Activo
1.1 Activo Circulante
1.1.1 Caja
1.1.2 Bancos
1.1.3 Mercancías, Inventarios, Almacén
1.1.4 Clientes
1.1.5 Descuentos por cobrar
1.1.6 Deudores diversos
1.1.7 ITBIs acreditable
1.1.8 ITBIs por acreditar
1.1.9 Mercancías en transito
1.1.10 Mercancías por consignación
1.1.11 Documentos protestados
1.1.12 Comisionistas
1.2 Activo Fijo
1.2.1 Terrenos
1.2.2 Edificios o construcciones
1.2.3 Mobiliario y equipo
1.2.4 Equipo de computo electrónico
1.2.5 Equipo de reparto o de entrega
1.2.6 Depósitos en garantía
1.2.7 Acciones y valores
1.3 Activo Deferido
1.3.1 Gastos de Organización
1.3.2 Gastos de instalación
1.3.3 Papelerías y útiles
1.3.4 Propaganda y publicidad
1.3.5 Primas de seguros
1.3.6 Rentas pagadas por anticipados
1.3.7 Intereses pagados por anticipados
1.4 Cuentas complementarias de Activo
1.4.1 Provisión para créditos incobrables
1.4.2 Superávit por revaluación de terrenos
1.4.3 Depreciación acumulada de edificios o construcciones
1.4.4 Depreciaciones acumuladas mobiliario y equipo
1.4.5 Depreciaciones acumulado por equipos de cómputo electrónico
1.4.6 Depreciación acumulada de equipo de reparto o entrega
1.4.7 Amortización acumulada de gastos de organización
1.4.8 Amortización acumulada de gastos de instalación
1.4.9 Diferencia por aumento de precios
Ilustración 3. Catálogo de Cuentas

Documentación (formularios de todo tipo)

Es el conjunto de formularios que utilizan las empresas, instituciones y negocios, para el soporte de sus operaciones financieras, cada institución o empresa utiliza formularios diferentes, aunque hay varios de ellos que son de uso común.

Entre los formularios más comunes están los siguientes:

1. Volante de caja chica.
2. Formulario de solicitud de reposición de fondo de caja chica.
3. Recibo de ingreso.
4. Factura de venta a crédito.
5. Factura de venta al contado.
6. Formulario de cuadre de caja.
7. Comprobante de egreso.
8. Formulario de requisición de compra.
9. Orden de compra.
10. Reporte de recepción.
11. Conduce
12. Conocimiento de despacho.
13. Entrada de almacén.
14. Salida de almacén.
15. Nota de pedido.
16. Cotización.
17. Nota de entrega.
18. Nota de debito.
19. Nómina de pagos.
20. Hojas de costos.
21. Pagare.
22. Nota de crédito.
23. Orden de despacho.

Fondo de Caja Chica (Para los gastos menores)

La caja chica se utiliza como protección contra pérdida o robo de efectivo, un buen sistema de control exige que todos los pagos se hagan con cheque de pequeñas cantidades con (papeles, periódicos, mensajeros, etc.), por lo que la mayor parte de las compañías tienes disponibles un fondo de efectivos para efectuar dichos pagos, este fondo se reconoce como caja chica.

Cuenta o cuentas Corrientes (para el manejo del dinero depositado en el banco)

Es una cantidad de dinero depositada en un banco, la cual para el retiro de sumas parciales o el total, debe ser a través de cheques firmados por las personas autorizadas por la empresa propietaria. A esta cuenta corriente se le debe abrir un libro para llevar un record del movimiento bancario y la misma debe conciliarse cada mes después que el banco envié el estado del movimiento efectuados por la empresa.

La importancia de la caja chica, es que no tramita a nadie, paga al contado en una empresa grande en que a veces se producen emergencias, en vez de tramitar una compra con cotización gerencia y cuanto jefe existe, tu acudes a la caja chica y compras y ya solucionasteis el problema, lo malo es que a veces te gastas la plata en asuntos particulares y eso te puede costar la pega.

Sistemas de Control Internos, contables y administrativos

El sistema del control es conjunto de normas y disposiciones establecida por las empresas o instituciones para el control y manejo eficiente de sus actividades internas.

Sistemas de Control Contable es el conjunto de normas, medidas y disposiciones establecidas por las empresas o instituciones para el control y el manejo de sus operaciones contables y financieras.

Sistema de control administrativo es el conjunto de medidas y disposiciones tomadas por la administración, dirección o alta gerencia para el control y manejo eficiente de las actividades de la empresa, negocio o institución.

Control interno: que no es más que un plan de organización de todos los métodos coordinados con la finalidad de:

1. Proteger los activos
2. Verificar la exactitud y confiabilidad de la información financiera
3. Promover la eficiencia de las operaciones.

El control interno se clasifica en: Control interno administrativo y Control interno contable.

Control interno administrativo: métodos, medidas y procedimientos que tienen que ver fundamentalmente con la eficiencia de las operaciones y con el cumplimiento de las medidas administrativas impuestas por la gerencia.

Control interno contable: métodos, medidas y procedimientos que tienen que ver principalmente con la protección de los activos y a la confiabilidad de los datos de contabilidad.

Entre las áreas que debemos establecer un control interno tenemos:

1. Activos
2. Caja chica
3. Efectivo
4. Inventarios
5. Ventas

Todo sistema de control interno debe contener las siguientes características:

Organización de manera tal que se pueda diferenciar la autoridad y la responsabilidad relativas a las actividades de la empresa.

Autorización y registro operacional de manera que sea de la atribución del departamento de contabilidad el hacer los registros de las informaciones y de mantener el control.

Eficiencia para evitar que en determinado tipo de operaciones intervengan cuando menos tres (3) persona para evitar fraude.

Control Interno del Efectivo.

El efectivo es el dinero que mantiene toda empresa en su cuenta de caja o en forma de depósito en un banco comercial. Valores en moneda curso legal o su equivalente contenido por:

1. Efectivo en caja
2. Cuentas bancarias
3. Todo aquello disponible para pagos sin restricción.

Las medidas de control interno de efectivo están orientadas a reducir los errores y pérdidas.

  • La recepción del efectivo, puede hacerse por tres vías:
  • Operaciones en el mostrador (ventas)
  • Ingresos ejecutados por cobradores
  • Remesas por correos

Las operaciones en el mostrador son realizadas por las empresas en la tienda. Entre las medidas de control podemos citar:

1. Uso de máquinas registradoras y facturas de manera que se facilite el cuadre diario de estos ingresos.
2. La conciliación debe ser realizada por un solo empleado que no pertenezca al área de caja.
3. Toda recepción debe ser respaldada por un recibo de ingreso.
4. El cajero no debe tener acceso a los libros de contabilidad.
5. Los ingresos realizados por cobradores se controlan manteniendo una vigilancia estricta a todos los cobradores de manera que:
1. Diariamente sea preparada una relación de todas las facturas o documentos al cobro.
2. Que al final del día, estos entreguen el dinero cobrado junto con la relación antes mencionada.
3. Que estos documentos estén bajo la responsabilidad de una sola persona o preferiblemente por el departamento de cobros y créditos.
4. Las remesas recibidas por correo se le encomienda a una persona de confianza que los reciba y prepare una relación la cual se mandará posteriormente al departamento de contabilidad.
5. Podemos establecer que el área de efectivo comprende:
6. Caja y Banco

La caja se divide en dos:

1. Caja chica
2. Caja general

La caja chica es el fondo que la empresa emplea para los gastos menores dentro de la misma que no requiere uso de un cheque.

La caja general es aquella donde se guarda todo el dinero diario recibido por diferentes conceptos.

Entre las medidas de control están:

1. Tener volantes, ya sean de ingreso a caja o desembolso.
2. Que estos volantes estén numerados
3. Manejados por una sola persona
4. La caja general no debe utilizarse para propósitos y retiros operacionales, para esto fue creada la caja chica.
5. Depositar el dinero de la caja general
6. Todo depósito debe tener anexo los recibos de caja.

Control Interno de las Ventas.

Sobre el departamento de ventas podemos decir que este ocupa un papel importante en la instalación de un sistema de contabilidad.

El control interno de las ventas comprende procedimientos y métodos con fines de lograr las políticas establecidas por la empresa.

Cuando se realiza una venta, al cliente debe elaborársele una factura. Al realizarse el pago el cajero deberá elaborar un recibo de ingreso a caja. Sin embargo para del almacén despachar la mercancía estos deben hacerlo mediante un conduce.

Los formularios que podemos utilizar para un buen control de las ventas son:
Facturas (las cuales entre otras cosas deben especificar los términos de pago – al contado o crédito), Nota de despacho o conduce, Recibo de ingreso a caja.

Cada uno de estos formularios debe tener copias suficientes para ser distribuidas en los diferentes departamentos/clientes.

La factura pro-forma es utilizada en gestiones bancarias, sirviendo de base para la solicitud de divisas (por ej.) por medio de la carta de crédito, crédito de suplidor, cobranzas, etc. Consta de precios y condiciones de venta de los productos.

Carta de crédito: es un documento expedido por un banco comercial a solicitud de un cliente autorizando a una firma extranjera para que envíe mercancías, según términos, y que será pagada por el banco de acuerdo al crédito otorgado por el vendedor. El valor de la misma debe ser igual al de la factura comercial.

Crédito de suplidor: llamada línea de crédito es ofrecida por bancos comerciales a sus mejores y solventes clientes; mediante este la empresa puede firmar pagarés hasta el monto de este crédito para comprar sus mercancías. Puede renovarse anualmente.

Sobre el control interno de las ventas podemos decir:

1. Que estas se realicen acompañadas del comprobante correspondiente.
2. Que al salir mercancía sea revisada por la persona encargada.
3. Que los comprobantes sean revisados y contabilizados.

Clasificación y Control de los Activos Fijos.

Los activos fijos están formados por las propiedades de naturaleza relativamente permanente, que se emplean en una empresa para sus operaciones sin la intención de venderlos.

Los activos fijos pueden ser: Tangibles o Intangibles

Tangibles: si tiene sustancia corpórea, es decir físicos. Como por ejemplo:

Edificios- sujetos a depreciación; Bosques- sujetos a agotamiento

Intangibles: como las patentes, derecho de autor, su valor reside en los derechos que posee el propietario.

Los activos están sujetos a depreciación lo cual no es más que la distribución equitativa del costo adquirido de un bien más las inversiones realizada en este para usarse entre un período estimado de vida.

La depreciación puede realizarse por tres métodos:

Línea recta, Unidades producida, Horas trabajadas.
Entre las medidas de control tenemos: (Indicar forma de control)
Establecer su identidad, estableciendo grupos homogéneos y describiéndolos.

1. Poseer una relación detallada y actualizada
2. Ubicarlos para efectuar inventarios, realizar reparaciones, calcular depreciación.
3. Hacer chequeo periódico de los mismos.
4. Establecer responsabilidad a la persona que utiliza los activos fijos.

Los inventarios.

Los inventarios constituyen las partidas del activo corriente que están listas para la venta. Mercancía que posee una empresa en el almacén valorada al costo de adquisición, para la venta o actividades productivas.

El control interno de los inventarios se inicia con el establecimiento de un departamento de compras, que deberá gestionar las compras de los inventarios siguiendo el proceso de compras.

Existen varios métodos para llevar el manejo y control de inventarios, los cuales son:

  • PEPS (Primero en Entrar Primero en Salir)
  • UEPS (Ultimo en Entrar Primero en Salir)
  • Tomar en cuenta lo que dice el Código Tributario sobre la depreciación.

Método PEPS: tipo de inventario perpetuo que detalla por medio de la Tarjeta de Control de inventario, las salidas y entradas de las mercancías. Establece que la primera mercancía que se compra es la primera en venderse o salir.

Método UEPS: tipo de inventario perpetuo que estable que las últimas mercancías que se comprar son las que primero se venden o salen.

Entre las medidas de control interno tenemos:

1. Hacer conteos físicos periódicamente.
2. Confrontar los inventarios físicos con los registros contables.
3. Proteger los inventarios en un almacén techado y con puertas de manera que se eviten los robos.
4. Realizar entrega de mercancías únicamente con requisiciones autorizadas.
5. Proteger los inventarios con una póliza de seguro.
6. Hacer verificaciones al azar para comparar con los libros contables.

Los ingresos: son partidas de origen acreedor y forman parte de las cuentas nominales y del estado de resultado.

Un departamento de contabilidad organizada con: mobiliarios y equipos adecuados

La organización del aria o departamento de contabilidad consiste en dotar lo siguiente:

a. Equipos y mobiliarios.

  • Archivos
  • Escritorios
  • Sillones
  • Grapadoras
  • Perforadoras
  • Saca grapas
  • Caja fuerte con combinación

b. Materiales

  • Papel timbrado
  • Hojas en blanco
  • Grapas
  • Papel carbón
  • Clips
  • Sello
  • Lápiz lapicero

c. Recursos Humanos

  • Una persona para que lleve la contabilidad y le dé seguimiento a las actividades y controles de la empresa.
  • Una persona para que lleve la cuenta corriente y la concilie.
  • Una persona para que lleve la caja chica
  • Una persona para que se encargue de los cobros (cajeros).
  • Un tesorero (a)
  • Un agente financiero (si la empresa es solvente).
  • Un auditor (a)
  • Auxiliares en cada una aérea importantes de registros.

Manual de Procedimientos

Consiste en definir en forma detallada cada una de las funciones que van a desarrollar los departamentos y gerencias del área financiera, tales como:

Encargado de Caja chica

Se deberá anotar en cada factura el número de la cuenta a la cual debe cargarse su importe, con lapicero rojo u otro color diferente al detalle de la factura. Cuando el vendedor sea una persona jurídica la factura debe estar debidamente membretada, especificándose en ella el número de la cédula de identidad. Las facturas deben estar hechas a nombre de CATIE identificando la fecha en que se hizo la transacción. Todos los datos deben ser claros y no se admitirán borrones o tachaduras.

Es obligación del encargado de Caja Chica la utilización del “Vale Provisional de Caja Chica” para cualquier adelanto de dinero. Estos vales deben ser cancelados a más tardar 48 (cuarenta y ocho) horas después de haber sido entregados los fondos.

Cajero (a)

La función del cajero, cobro en efectivo y entrega de cambio, recibir los pagos de los clientes, mantener un registro de esto pagos, preparar el reporte de caja diariamente.

Cobros

Es el encargado de velar por el cobro de las mensualidades de ventas condicionales de inmuebles, ventas, departamentos, parcelas, solares y alquiler.

Tesorero

Coordina las actividades financieras, tales como. Planeación financiera y percepción de fondo, administración del efectivo, desembolso de capital, manejo de crédito etc.

Autorización de giro de cheques, el flujo de caja de dinero, lleva los libros correspondiente a su cargo.

Financiero o Gerencia Financiera

El papel del financiero va desde la presupuestación, la predicción y el manejo del efectivo, hasta la administración crediticia, el análisis de inversiones y el procuramiento de fondos.

Contador (contabilidad)

Este departamento es el centro de la empresa donde se clasifican, se registran e interpreta toda la información financiera para garantizar la exactitud, seguridad y ayuda a promover la eficiencia, eficacia y facilita la fiscalización de sus operaciones.

Departamento de Compra

En departamento que se encarga de realizar las facturas, cotizaciones, pedidos, ordenes de compras, comparación de cotizaciones, etc.

Departamento de ventas

Este departamento se encarga de todo relacionado con las ventas, del despacho de la mercancía a través de facturas ya sea a crédito o al contado. Es quien pone a disposición de los clientes la mercancía que comercializan.

Departamento de Auditoria

Es el que se encarga de inspeccionar cualquier unidad u organismo de la corporación a fin de controlar el cumplimiento de las normas vigentes sobre el régimen del trabajo del personal, administración y manejo de bienes y fondos pudiendo realizar arqueos, revisar documentación y solicitar declaraciones.

Departamento de Almacén

Es el departamento que se encarga de la recepción, conservación y entrega necesaria internas de las mercancías que son comercializadas en la empresa para llevar a cabo las operaciones.

Departamento de créditos

Es un departamento cuya principal función es poner a disposición de las personas físicas, naturales o jurídicas, dedicadas a actividades de comercio y consumo y que a la vez estas personas apliquen para otorgarle la autorización de los créditos.

Departamento de recepción de Compras

Este departamento se responsabiliza de garantizar el buen funcionamiento de las entradas físicas de las mercancías.

Facturación

Es el departamento encargado de codificar el inventario de bienes vendidos durante un año fiscal o algún periodo designado.

Departamento de Inventario

Comprobar que las salidas de almacén sean correctamente autorizadas. Verificación de la práctica de conteos físicos de los inventarios existentes periódicamente. Confirmar que las condiciones de almacenaje de los inventarios sean las óptimas. Verificar la existencia de un manual de funciones del personal encargado del manejo de los inventarios. Al igual que el conocimiento y cumplimiento de este por parte de los empleados.

Departamento de Producción

  • Medición del trabajo.
  • Métodos del trabajo.
  • Ingeniería de producción.
  • Análisis y control de fabricación o manufactura.
  • Planeación y distribución de instalaciones.
  • Administración de salarios.
  • Higiene y seguridad industrial.
  • Control de la producción y de los inventarios.
  • Control de Calidad.

Ventajas del Sistema de Contabilidad Por Partida Doble

  • Permite establecer resultados en cualquier momento del año sin necesidad de esperar al cierre del periodo.
  • La forma de registro facilita detectar posibles errores.
  • Permite incluir en la contabilidad un panorama completo del negocio.

Desventaja del Sistema de Contabilidad Por Partida Doble

Una desventaja de un sistema de contabilidad por partida doble es que exige mayor tiempo al momento de realiza cada uno de sus procedimientos.

Características de un sistema de Contabilidad Por Partida Doble

  • En cada operación interviene las partidas, una que entra (cobro o debito) y otra que sale (haber o crédito)
  • Se lleva una cuenta separada a cada valor.
  • Los valores tienen personalidad.

Objetivos de un Sistema de Contabilidad por Partida Doble

La Contabilidad Por partida Doble tiene como objetivo principal asentar la causa y el efecto del activo, pasivo, capital contable, costos y gastos de la entidad y a su vez medir la acción y la reacción que se obtiene en cada una de las operaciones que se practica, demostrando que los recursos de la empresa se obtuvieron de dos fuentes de financiamiento el endeudamiento y las aportaciones y utilidades generales.

Aspectos a tomar en cuenta para la implementación de un Sistema de Gestión Contable Por Partida Doble

  • Análisis de la empresa y de su entorno.

1. Análisis de la actividad y el sector
2. Análisis del tamaño y el entorno.

  • Número de operaciones económicas diferentes que realiza.
  • Complejidad administrativa de las mismas.
  • Número de veces que se repiten las operaciones.
  • Número de centros de actividad diferentes
  • Número de sucursales
  • Número de actividades diferenciadas

Análisis de la organización

  • Análisis de las operaciones que realiza.
  • Identificación de todas operaciones diferenciadas.
  • Definición de cada operación
  • Modelos contables.
  • Normas de valoración y corte de operaciones.
  • Departamentos que intervienen
  • Procesos administrativos.
  • Normativa legal aplicable
  • Análisis de la información requerida.
  • Diseño e Implantación del Sistema
  • Diseño del Plan de Cuentas.
  • Fijación de los procesos administrativos.
  • Elección del Equipo informático.

a) Implantación y control del sistema

La implementación de un sistema de contabilidad dentro de las empresas es fundamental, ya que esta es la que permite llevar un control de las negociaciones mercantiles y financieras y además de satisfacer la imperante necesidad de información para así obtendrá mayor productividad y aprovechamiento de los recursos

El departamento de contabilidad es el área de la empresa donde se clasifican, se registran e interpreta toda la información financiera, para la toma de decisiones.

En la actualidad la contabilidad es la herramienta que mejor muestra la realidad económica de las empresas, es por ello que su correcta implementación dentro de las organizaciones es de vital importancia para la toma de decisiones en todo lo referente a su actividad productiva.

Funciones de un sistema de contabilidad por partida doble

Para Luca Paccioli dice que La dualidad que se manifiesta en toda transacción u operación de: “dar y recibir” por la misma cantidad y en forma simultánea, es la vía para que funcione el Sistema de la Partida Doble, utilizando para este fin a las cuentas o esquemas representativos del Balance.

El sistema de partida doble consiste en que, en cada hecho contable, se ha de producir al menos un cargo en una cuenta y un abono en otra, y la suma de los cargos debe ser igual a la suma de los abonos efectuados; en otras palabras, todos los recursos que existen en una empresa son el resultado de la aplicación de recursos que tuvieron una fuente definida.

La “partida doble” como técnica contable obedece a los siguientes criterios:

1. Correspondencia: quien recibe es deudor, quien entrega es acreedor;
2. Reciprocidad: no hay deudor sin acreedor y viceversa;
3. Equivalencia: todo valor que ingresa debe ser igual al valor que sale;
4. Consistencia: todo valor que ingresa por una cuenta debe salir por la misma cuenta;
5. Confortabilidad: las pérdidas se debitan, las ganancias se acreditan.

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