Control Interno y sus metodos

CONTROL INTERNO, ORIGEN:

CONSECUENCIA DEL CRECIMIENTO DE LAS EMPRESAS MODERNAS.

  • Descentralización y delegación de tareas.
  • Problemas Administrativos, Operativos.
  • Imposibilidad atender directamente los problemas.

NECESIDAD DE ESTABLECER SISTEMAS QUE PREVINIERAN FRAUDES Y ERRORES.

  • Proteger adecuadamente a los activos.
  • Brindarles información para la toma de decisiones.
  • Facilitar el logro de una gestión eficiente

 DEFINICIONES DE CONTROL INTERNO.

“El control interno es una expresión utilizada para describir todas las medidas tomadas por los propietarios y directores de empresas para dirigir y controlar a los empleados”. MAUTZ

Conjunto de elementos, normas y procedimientos a lograr, a través de una efectiva planeación, ejecución y control, el ejercicio eficiente de la gestión, para el logro de los fines de la organización.

 BASES DEL CONTROL INTERNO:

  1. EN RELACIÓN CON LA ORGANIZACIÓN
  2. EN RELACIÓN CON LA AUTORIZACIÓN, EJECUCIÓN Y CONTROL DE LAS OPERACIONES.
  3. EN RELACIÓN CON EL PERSONAL.

 Regla General:

 “El costo de cualquier control debe ser inferior a los beneficios que pueda generar”. (Economicidad del control)

  1. En relación con la organización. 
  2. Deben existir líneas de responsabilidad y autoridad perfectamente definidas por escrito a través de manuales de organización y organigramas.
  3. Debe haber independencia entre sectores.
  4. El trabajo debe estar racionalmente dividido.
  5. Auditoría interna debe depender del más alto nivel.
  1. EN RELACIÓN CON LA ORGANIZACIÓN, EJECUCIÓN Y CONTROL DE LAS OPERACIONES.
  2. Las normas y procedimientos operativos deben encontrase claramente expuestos por escrito a través de manuales de procedimientos y curso gramas.
  3. El sistema debe proveer controles sobre el cumplimiento de las normas y procedimientos establecidos.
  4. El sistema debe proveer mecanismos de evaluación de las normas y procedimientos en vigencia relacionados con la organización o con las operaciones.
  5. Nadie debe tener a su cargo todas las fases inherentes a una operación.
  6. Deben emplearse formularios adecuados.
  7. Deben utilizarse archivos adecuados y seguros.
  8. EN RELACIÓN CON EL PERSONAL.
  9. Debe escogerse personal de calidad y apto para las funciones que debe asumir tanto en el futuro inmediato como en el mediato.
  10. Debe proveerse su capacitación y entrenamiento permanente.
  11. Debe evaluarse su actuación.
  12. Debe aplicarse una política de promociones y remuneraciones que motive su entusiasmo y satisfacción.

Elementos constitutivos del control interno.

 Cuatro elementos que debería incluir un sistema satisfactorio de control interno:

  1. Un plan de organización
  2. Un sistema de autorización y procedimientos
  3. Prácticas sanas a seguirse en la ejecución de los deberes y funciones de cada departamento de la organización.
  4. Un grado de calidad del personal, proporcional a sus responsabilidades.

METODOS DE EVALUACION PARA EL CONTROL INTERNO

La evaluación del sistema de control interno implica el uso de ciertos medios que faciliten y que a la vez le sirvan como constancia de haber efectuado tal evaluación. De acuerdo con los medios utilizados, pueden diferenciarse varios métodos de relevamiento.

  1. MÉTODOS DESCRIPTIVOS.
  2. MÉTODOS DE CUESTIONARIOS.
  3. MÉTODOS DE GRÁFICOS
  4. MÉTODOS CUANTITATIVO, etc
  1. MÉTODO DESCRIPTIVO.

Este método consiste en la descripción de las actividades y procedimientos utilizados por el personal en las diversas unidades administrativas que conforman la entidad, haciendo referencia a los sistemas o registros contables relacionados con esas actividades y procedimientos.

La descripción debe hacerse de manera tal que siga el curso de las operaciones en todas las unidades administrativas que intervienen, nunca se practicará en forma aislada o con subjetividad. Detallar amplia mente por escrito los métodos contables y administrativos en vigor, mencionando los registros y formas contables utilizadas por la empresa, los empleados que los manejan, quienes son las personas que custodian bienes, cuanto perciben por sueldos, etc.

La información se obtiene y se prepara según lo juzgue conveniente el Contador Público, por funciones por departamentos, por algún proceso que sea adecuado a las circunstancias.

Desventajas:

  1. Muchas personas no tienen la habilidad de expresar sus ideas por escrito en forma clara, concisa y sintética.
  2. El eventual uso de palabras o expresiones incorrectas o inadecuadas puede dar como resultado impresiones con las mismas características, sobre todo cuando se trabaja en equipo y las anotaciones efectuadas se convierten en medios de comunicación entre los integrantes del mismo.
  3. Lo descripto puede quedar librada al cuidado que ponga en su lectura el siguiente usuario de la información.
  1. METODO DE CUESTIONARIOS.

Método de Cuestionarios.

Consiste en el empleo de cuestionarios previamente elaborados por el auditor, los cuales incluyen preguntas respecto a cómo se efectúa el manejo de las operaciones y quién tiene a su cargo las funciones.

Los cuestionarios son formulados de tal manera que las respuestas afirmativas indican la existencia de una adecuada medida de control, mientras que las respuestas negativas señalan una falla o debilidad en el sistema establecido. El auditor mediante el uso de sencillos cuestionarios, detectará funciones incompatibles del personal involucrado en la operación, administración, control y marcha de la entidad sujeta a auditoria.

Se presenta como una hoja de cuestionario, que en la parte superior derecha, se menciona la función clave y ahí mismo se anotan los nombres de los ejecutantes, a continuación, sobre el lado izquierdo de la hoja, están consignadas otras funciones donde se anotarán los nombres de los ejecutantes, si el nombre de la persona que realiza la función clave se repite en las otras funciones, se constituye así una función incompatible que será anotada a continuación en la columna de observaciones y en consecuencia habremos descubierto una falla en el control interno.

Las pruebas de cumplimiento.

Una prueba de cumplimiento es una prueba que reúne evidencia de auditoria para indicar si un control funciona efectivamente y logra sus objetivos.

El auditor entonces solo debe aplicar pruebas de cumplimiento a aquellos controles sobre los cuales depositará confianza para modificar la naturaleza, alcance y oportunidad de los procedimientos sobre saldos, los cuales siempre deben ser probados, dado que aseguran la integridad de la información.

Tipos de prueba de cumplimiento

Detalles: las cuales entendemos que se refieren a la verificación de constancia de un control realizado por los funcionarios del ente sobre todo atributos como fecha, parte, descripción, etc. Contenido en un documento o soporte magnético.

Mediante:

  • Comparación de igual tributos entre distintos documentos
  • Comparación entre los números de los comprobantes
  • Verificaciones matemáticas
  • Cumplimiento con autorización general o particular

Observación:

El tipo de prueba que se selecciona depende del control identificado y del objetivo de la prueba. Ejemplo Control de integridad de población en la captura de información, tienen como objetivo asegurarse que los datos que revelan el intercambio se ingresan en el sistema de procesamiento. Lo que preocupa a la auditoria es que algunos de esos intercambios, no sean registrados.

Por lo tanto tomar una muestra para detectar que se registraron los atributos, no descubrirá las omisiones. Por lo tanto se tiene que recurrir a la prueba de indagación y observación.

Desviaciones de cumplimiento

Las desviaciones nos permiten soportarnos para determinar si se deposita confianza en los controles internos.

Antes de comenzar a probar los controles en los cuales se depositará confianza, debemos definir aquello que se constituirá una desviación de cumplimiento.

Se entiende por desviación de cumplimiento a todo procedimiento que de acuerdo con las normas establecidas debe efectuarse y no se efectúa.

Ejemplo. Pude existir entonces que no se ha realizado un asiento contable o que el mismo este mal hecho, el cual el mismo debería estar bajo a supervisión del encargado del departamento contable.

La determinación del desvío nada tiene que ver con el valor monetario dado que el propósito de la prueba de cumplimiento es reunir evidencia respecto del cumplimiento de un control y no sobre el intercambio en particular.

Este método se basa en la utilización de las listas de preguntas referidas a aspectos básicos del sistema.

  • Los cuestionarios usados suelen ser estándares.
  • Los cuestionarios suelen estar divididos en secciones o áreas operativas.

 Existen diversos tipos de cuestionarios:

  1. Algunos llevan a que las preguntas se contesten en forma narrativa.
  2. Otros a que las respuestas consistan en sí, no, o no aplicable. Las respuestas negativas representan una debilidad.
  3. Otros una combinación de ambos.

 Ventajas:

  1. Disminución de los datos.
  2. Facilita la administración del trabajo. Sistematización de los exámenes.

Desventajas:

  1. Formulación apropiada de las preguntas (no implica debilidad)
  2. Omisión de aspectos importantes (estándares)
  1. MÉTODO DE GRÁFICOS.

Señala por medio de cuadros y gráficas el flujo de las operaciones a través de los puestos o lugares donde se encuentran establecidas las medidas de control para el ejercicio de las operaciones. Este método permite detectar con mayor facilidad los puntos o aspectos donde se encuentran debilidades de control, aún cuando hay que reconocer que se requiere de mayor inversión de tiempo por parte del auditor en la elaboración de los flujogramas y habilidad para hacerlos. Se recomienda el uso de la carta o gráfica de organización que según el autor George R. Terry, dichas cartas son cuadros sintéticos que indican los aspectos más importantes de una estructura de organización, incluyendo las principales funciones y sus relaciones, los canales de supervision y la autoridad relativa de cada empleado encargado de su función respectiva.

  1. MÉTODO CUANTITATIVO

Tiene por objeto limitar la subjetividad de las preguntas, para así permitir al auditor interno o externo contar con conclusiones más precisas que le permiten respaldar más firmemente la extensión dada a sus pruebas o el contenido de sus informes.

Este método se sienta sobre las siguientes bases:

  1. Se emplean cuestionarios cuya estructuración implica el uso de sí, no, o no aplicables como respuestas a las preguntas.
  2. Se asigna a cada pregunta contenida en el cuestionario una ponderación dada por su importancia relativa.

COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO.

El control consta de cinco componentes interrelacionados que se derivan de la forma cómo la administración maneja el negocio (estilo de la dirección), y están integrados a los procesos administrativos. Los componentes son:

  1. Ambiente de control
  2. Evaluación de riesgos
  3. Actividades de control
  4. Información y comunicación
  5. Supervisión y seguimiento del sistema de control.

 El control interno, no consiste en un proceso secuencial, en donde algunos de los componentes afectan sólo al siguiente, sino en un proceso multidireccional repetitivo y permanente, en el cual más de un componente influye en los otros.

Los cinco componentes forman un sistema integrado que reacciona dinámicamente a las condiciones cambiantes.

 Control interno en el riesgo de auditoria

El propósito de la auditoria es brindar seguridad razonable de la información en los estados contables y estén libres estos de errores sustánciales y aseveraciones erróneas.

Al expresar una opinión el auditor puede tener los siguientes riesgos:

  • Que exista error sustancia y en el proceso de preparación de los EECC.
  • Que los controles internos fallen y no se detecte error.
  • Que el proceso de auditoria falle y no se detecte error.

Tareas del auditor interno

  • La auditoria interna debe efectuar el relevamiento y evaluación del sistema de control interno a fin de evaluar la efectividad del mismo en distintos ámbitos.
  • El auditor interno debe enfatizarse en el examen de los siguientes aspectos :
  • a) Confiabilidad integridad y oportunidad de la información.
  • b) Cumplimiento de las disposiciones legales vigentes.
  • c) Protección de activos, revisando los mecanismos de control.
  • d) Uso eficiente y económico de los recursos.
  • e) Logro de objetos y metas operacionales.

Clasificación de los controles  internos

 Controles Generales: No tienen un impacto sobre la calidad de las aseveraciones en los estados contables, dado que no se relacionan con la info. Contable.

Controles Específicos: Se relacionan con la info. Contable y por lo tanto con las aseveraciones de los saldos de los estados contables. Este tipo de controles están desde el origen de la información hasta los saldos finales.

Tipos de controles generales

La gerencia es responsable del establecimiento de una conciencia favorable de control interno de la organización. Es importante que la gerencia no viole los controles establecidos porque el sistema es ineficaz.

La Gerencia se podría motivar a violarlos por las siguientes causas:

  • Cuando el ente esta experimentando numerosos fracasos.
  • Cuando le falte capacidad de capital de trabajo o crédito.
  • Cuando la remuneración de los Administradores este ligada al resultado.
  • Cuando se obtienen beneficios en exponer resultados mas bajos.

 El auditor externo y el control circundante

El auditor externo deberá relevar y evaluar el control interno con el objeto de depositar confianza o no en los controles de los flujos de información que genera los saldos a ser auditados y de esta manera modificar o no la naturaleza, alcance y oportunidad de su procedimiento.

Dentro de este relevamiento y evaluación se encuentra el control circundante. Si alguno de los factores adoleciera de falencias importantes. La conclusión es que no se podrá confiar en los controles internos para modificar la naturaleza y alcance y oportunidad de los procedimiento de auditoria.

Categorías de controles específicos

Población y exactitud: Son los que previenen o detectan, en la captura y proceso de información los errores de población y exactitud.

Controles de captura y de procesamiento: La información se de los intercambios del ente con el exterior, se vuelcan en medios magnéticos o documentales y constituyen los datos inherentes al intercambio. Dichos datos son procesados por el sistema contable y los resultados de dichos procesamientos se transforman en saldos contables. Entonces Tal control asegura que no se produzcan errores de población o exactitud en cada una de las etapas.

Controles de custodia: Tienen que ver con el mantenimiento de la custodia de los bienes recibidos como consecuencia de los intercambios o con los fabricantes. Tales controles abarcan bienes de cambio, dinero, valores.

Controles preventivos: Son referidos a la oportunidad en donde se aplica mientras ocurre el control.

La estructura del control interno Consta de los siguientes elementos:

  • Ambiente de control.
  • Sistema Contable.
  • Procedimientos de Control

Objetivo de un sistema de control interno

Tiene varios objetivoscomo:

  • Evitar o reducir fraudes.
  • Salvaguarda contra el desperdicio.
  • Salvaguarda contra la insuficiencia.
  • Cumplimiento de las políticas de operación sobre bases más seguras.
  • Comprobar la corrección y veracidad de los informes
  • Salvaguardar los activos de la empresa.
  • Promover la eficiencia en operación y fortalecer la adherencia a las normas fijadas por la administración.

El Control Interno en la Auditoria de los Estados Financieros

La comisión de Procedimientos de Auditoria del IMCP, al estudiar las normas de auditoria concluye que el Contador Público debe efectuar un estudio y evaluación adecuados del control interno existente en la empresa que examina, con el fin básico de determinar la confianza que puede asignar a cada fase y actividad del negocio, para precisar la naturaleza, alcance y oportunidad que ha de dar a sus pruebas de auditoria. El estudio de la evaluación del control interno, tienen como objeto primario la formulación de un programa de auditoria, que al ejecutarse permite al Contador Público emitir un dictamen sobre los estados financieros. El fin de la revisión de los procedimientos de contabilidad y de control interno, es averiguar cuales son los procedimientos empleados y la eficiencia del sistema de control interno existente, como base para determinar el alcance del examen. La revisión no termina con las investigaciones realizadas al principio de la auditoria sino que continúan en el transcurso de ella. Otro objetivo es el de tomar nota sobre cualquier modificación que pueda recomendarse para reforzar, mejorar o simplificar el sistema existente. Estos aspectos se deben comunicar por medio de memorándums de sugerencias, conteniendo las deficiencias localizadas en la organización del negocio.