Principios de organización

Existen nueve principios que proporcionan la pauta para establecer una organización racional, se encuentran íntimamente relacionados, y son:

1.- Del objetivo: Todas y cada una de las actividades establecidas en la organización deben relacionarse con los objetivos y propósitos de la empresa. La existencia de un puesto solo es justificable si sirve para alcanzar realmente los objetivos, sin embargo, la realidad muestra que muchas veces se crean puestos con la consecuente implicación de costos y esfuerzos inútiles.

2.- Especialización: El trabajo de una persona debe limitarse, hasta donde sea posible, a la ejecución de una sola actividad. El trabajo se realizara más fácilmente si se subdivide en actividades claramente relacionadas y delimitadas, mientras más específico y menor sea el campo de acción de un individuo, mayor será su eficiencia y destreza.

3.- Jerarquía: Es necesario establecer centros de autoridad de los que emane la comunicación necesaria para lograr los planes, en los cuales la autoridad y la responsabilidad fluyan en una línea clara e ininterrumpida, desde el más alto ejecutivo hasta el nivel más bajo.

4.- Paridad de autoridad y responsabilidad: A cada grado de responsabilidad conferido, debe corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad. No tiene objeto hacer responsable a una persona por determinado trabajo si no se le otorga la autoridad necesaria para poder realizarlo.

5.- Unidad de mando: Al determinar un centro de autoridad y decisión para cada función, debe asignarse un solo jefe, y que los subordinados no deberán reportar a más de un superior.

6.- Difusión: Las obligaciones de cada puesto que cubren responsabilidad y autoridad, deben publicarse y ponerse, por escrito a disposición de todos aquellos miembros de la empresa que tengan relación con las mismas.

7.- Amplitud o tramo de control: Hay un límite en cuanto al número de subordinados que deben reportar a un ejecutivo, de tal manera que éste pueda realizar todas sus funciones eficientemente. Un gerente no debe ejercer autoridad directa a más de cinco o seis subordinados, a fin de asegurar que no esté sobrecargado, y que esté en la posibilidad de atender otras funciones más importantes.

8.- De la coordinación: Las unidades de una organización siempre deberán mantenerse en equilibrio. Todas las funciones deben apoyarse completamente y combinarse, a fin de lograr un objetivo común; en esta forma, la organización funcionara con un sistema armónico en el que todas sus partes actuaran oportunamente y eficazmente, sin ningún antagonismo.

Organismos estructurados

División de trabajo: Para ser eficiente la producción se debe basar en la división de trabajo, que es nada más que la manera por lo cual un proceso complejo puede descomponerse en una serie de pequeñas tareas. El procedimiento de dividir el trabajo comenzó a ser practicado más intensamente con la llegada de la revolución industrial provocando un cambio radical en el concepto de producción, principalmente por la fabricación compacta de grandes cantidades a través del uso de las máquinas, en sustitución de la artesanía.

Especialización: Como consecuencia de la división de trabajo, cada órgano o cargo pasa a tener funciones específicas y especializadas. La especialización del trabajo propuesta por la administración científica constituye una manera de incrementar la eficiencia es disminuir los costos de producción. Simplificando las tareas, atribuyéndole a cada puesto de trabajo tareas simples y respectivas que requieren poca experiencia del ejecutor y escasos conocimientos previos, se reducen los periodos de aprendizaje, se facilitan las sustituciones de unos individuos por otros, permite mejorar en los métodos de incentivación de trabajo y, dedicadamente, se aumenta el rendimiento de la producción.

Jerarquía: Una de las consecuencias del principio de la división del trabajo es la intensa diversificación funcional dentro de la organización. Sin embargo una pluralidad de funciones desarticuladas entre si no forma una organización eficiente. Una estructura jerárquica, cuya misión es dirigir las operaciones de los niveles que le están subordinados. A medida que se sube en la escala jerárquica aumenta el volumen de autoridad del ocupante del cargo.

Distribución de la autoridad y de la responsabilidad: Esta representa la distribución de la autoridad entre los diversos niveles de la estructura. Cada nivel jerárquico que está por encima de los demás niveles de la estructura. Cada nivel jerárquico que esta por encima de los demás niveles tiene mayor peso en las decisiones.

Racionalismo de la organización formal: Esta es una de sus características básicas en la organización. El principio básico de esta forma de concebir una organización es que, dentro de límites tolerables, sus miembros se comportaran racionalmente, esto es, de acuerdo con las normas lógicas de comportamiento prescritas para cada uno de ellos.

La teoría clásica dio exagerado énfasis a la organización formal. Mientras que para Taylor y los seguidores de la administración científica, la organización se debe basar en una división de trabajo, y la consecuente especialización de operarios, para Fayol y los seguidores de la escuela anatómica la organización debe preservar su todo, su integridad global. Taylor abogaba por la organización funcional y superespecialización, mientras que Fayol defendía la organización lineal y centralizada.

Organización lineal: Esta constituye la forma estructural más simple y más antigua. Tiene su origen en la organización de los antiguos ejércitos y en la organización eclesiástica de los tiempos medievales. Es una organización simple y de conformación piramidal donde cada jefe recibe y transmite todo lo que pasa en su área, toda vez que las líneas de comunicaciones son rígidamente establecidas.

PROCESO DE FUNCIONAMIENTO

Funcionamiento de la organización.

Existen cinco formas de funcionar en la organización (flujos o interrelaciones).
Teorías clásicas

1.- organización como sistema de autoridad formal
2.- organización como sistema de flujos regulados
Teorías de las relaciones humanas
3.- organización como sistema de comunicación informal
Teorías de sistemas
4.- organización como sistema de la constelación de trabajo.
5.- organización como sistema de procesos de decisión.

1.- Organización como sistema de autoridad formal:

El mecanismo de coordinación por el que se organizan la empresa es el de supervisión directa.

2.- Organización como sistema de flujos regulados:

Es lo mismo que hablar de trabajos estandarizados, por tanto el mecanismo que funciona es la normalización de procesos. Hay tres tipos de sistema de flujos:

Flujo de trabajo operativo: se centra en el núcleo de operaciones. Se da tanto un flujo de materiales como de información (como trabajar), que se transforma en un producto final.

Flujo de control y resultados de anomalías: es un flujo vertical y tiene un flujo ascendente y descendente. Recoge información del núcleo de operaciones (de las anomalías), y que llega a través de los distintos escalafones hasta el ápice estratégico (flujo ascendente). El ápice toma una serie de decisiones que luego traslada hacia abajo a través de los escalafones hasta llegar al núcleo de operaciones (flujo descendente).

El flujo ascendente y descendente se lleva a cabo hasta llegar a un escalafón en el que se lleve a cabo el proceso de toma de decisiones.

Flujo de información del staff: asesoramiento e información que los miembros del staff de apoyo prestan a los directivos que se encuentran en la línea media (flujo horizontal).

Hasta aquí hemos visto la empresa como un sistema cerrado y como algo totalmente formalizado y regulado.

3.- Organización como sistema de comunicación informal.

El mecanismo de coordinación que se usa es la adaptación mutua. Frente el concepto de organigrama, está el sociograma (que representa las vías informales de comunicación entre los elementos de la empresa). Estas vías aparecen, bien por razones técnicas bien por razones humanas. (Es decir por necesitar consultas algo o por cuestiones de amistad).

4.- Organización como sistema de constelaciones de trabajo.

Se considera aquí a las personas que trabajan colaborando estrechamente y compartiendo una serie de intereses comunes ligados a los problemas de sus puestos de trabajo. Estos grupos de compañeros están fundamentados en relaciones horizontales (no jerárquicas), aunque no necesariamente situadas en el mismo nivel jerárquico.

5.- Organización como sistema de procesos de decisión. “Ad hoc”.

En este último caso tenemos flujos de comunicación muy flexibles, en los que aspectos formales e informales (la autoridad formal, los flujos regulados y los flujos de comunicación informal) se combinan para determinar el comportamiento organizativo. La comprensión de cómo atraviesan la organización los flujos de los procesos de decisión y, más concretamente, tenemos que entender cómo están vinculados entre sí los diferentes tipos de decisiones (operativas o estratégicas) y qué papeles juegan los distintos participantes (operarios, directivos de línea superior y media, y también los miembros del staff tecnocrático y de apoyo), en cada una de las etapas de cada proceso de decisión.

BIBLIOGRAFIA

CHIAVENATO, Idalberto (Tercera Edición 1989). Editorial McGraw-Hill / Internamericana de México, S.A. Traducción de: La Segunda edición en portugués de Introducao a Teoría Geral Da’ Administracao. Titulo Original: Introducción a la teoría general de la Administración.

GILBERT, Daniel, SFREEMAN, Edward y STONER, James (Cuarta edición 1996) Administración. Editorial Prentice Hall Hispanoamericana, S.A. México D.F. Titulo original: Administración.