Clasificación de los activos

Los activos se clasifican en el balance general atendiendo a su liquidez, es decir, a la facilidad con la que puedan convertirse en efectivo, quedando de esta manera agrupados en dos categorías: activos circulantes y activos no circulantes.

Activos circulantes

Son aquellos activos de los cuales se espera que se conviertan en efectivo, se vendan o se consuman en el transcurso del ciclo normal de operaciones en la empresa. Recordando lo visto en el capítulo 3, el ciclo normal de operaciones es el lapso dentro del cual la compañía utiliza efectivo para adquirir bienes, estos se venden a los clientes y el negocio recupera el efectivo; para la mayoría de las empresas, este ciclo es de unos cuantos meses, pero para otras puede abarcar más de un año.

Dentro de este grupo de activos se incluyen:

  • Efectivo: está constituido por las monedas en curso o sus equivalentes que están disponibles para la operación, tales como: billetes y monedas en caja, depósitos bancarios en cuentas de cheques, giros bancarios, telegráficos o postales a favor de la empresa, monedas extranjeras y metales preciosos amonedados.
  • Inversiones temporales: las empresas deben mantener en la cuenta de cheques un mínimo de efectivo suficiente para cubrir los gastos normales de operación y cualquier imprevisto que se presente y el resto, llamado excedente, se invierte en instrumentos que le generen mayores rendimientos que lo que ofrece la cuenta de cheques, que es casi nulo. Si se quiere ser eficiente en la administración de los recursos no se debe tener el dinero ocioso. Por lo tanto, las inversiones temporales representan lo que la empresa tiene invertido en algún instrumento que le permite obtener un mayor rendimiento en el corto plazo, como pueden ser las inversiones en Cetes, acciones o bonos.
  • Cuentas por cobrar: representan un derecho a favor de la empresa que se originó por la venta de productos o la prestación de servicios a crédito, el otorgamiento de préstamos o cualquier otro concepto análogo. El rubro de cuentas por cobrar incluye cuentas o documentos por cobrar a favor de la empresa, los cuáles dependiendo desu origen, se pueden clasificar en dos grupos:
    A cargo de clientes: documentos o cuentas por cobrar que se originaron por la prestación de un servicio o la venta de un producto a los clientes, los cual representa la actividad normal de la empresa.
    – A cargo de otros deudores: documentos o cuentas por cobrar originados por actividades distintas de aquéllas para las cuales fue constituida la empresa, como por ejemplo préstamos a empleados o accionistas y ventas de activos fijos, impuestos por cobrar, entre otros.

Las empresas deben ser cautelosas a la hora de otorgar crédito a sus clientes; si bien es cierto que para poder incrementar el volumen de ventas es necesario ofrecer a sus clientes plazos para el pago, si no se estudia bien el historial crediticio de los mismos, puede traer como consecuencia un alto número de cuentas incobrables, lo que se reflejaría en problemas de liquidez.

Dentro de las cuentas por cobrar a cargo de otros deudores están los impuestos por cobrar, que representan los impuestos a favor de la empresa, como pueden ser saldos a favor de IVA (impuesto al valor agregado), de ISR ( impuesto sobre la renta) o cualquier otro impuesto que se tenga a favor. En caso de que una empresa tenga al mismo tiempo impuestos por cobrar y por pagar, se presenta en el balance el neto de los dos, ya sea como activo o pasivo según sea el caso.

Inventarios: todos los bienes de la empresa que están destinados a la venta o a la producción para su posterior venta, tales como

Como se explicó en el módulo 2, la decisión del nivel de inventarios que se desea mantener en existencia repercute directamente en la liquidez de la empresa. No es una decisión sencilla de tomar; por una parte, debe mantener un nivel de inventarios suficiente para satisfacer la demanda de sus clientes, pero por otra, tener niveles excesivos de inventarios no habla de una buena administración de los recursos de la empresa, pues ese dinero podría estar generando rendimientos en una inversión temporal. El inventario ocupa espacio en la bodegas y puede volverse obsoleto, por lo que las empresas deben programar su producción o su compra de tal manera que mantengan los niveles de inventario en el mínimo posible.

  • Pagos anticipados: representan una erogación efectuada por servicios que se van a recibir en el futuro o por bienes que se van a consumir en el negocio y cuyo propósito no es venderlos ni utilizarlos en el proceso productivo. Algunos ejemplos de estos activos son:
  • Rentas pagadas por anticipado
  • Mantenimiento pagado por anticipado
  • Primas de seguros y fianzas liquidadas por períodos que aún no se cumplen
  • Materiales de oficina

En muchas ocasiones, por la naturaleza del servicio que se espera recibir -por ejemplo un servicio de consultoría- se debe dar un anticipo o pagar el valor total del mismo antes de empezar a recibir el servicio; en otros casos, pagar por anticipado un servicio genera un ahorro para la empresa. Tomemos como ejemplo una póliza de seguro; es más barata si se cubre en un solo pago, en lugar de estar pagándola mensualmente, además de que cualquier demora en el pago de la póliza ocasionaría que ésta no fuera de utilidad en caso de un siniestro. En el caso de los materiales de oficina, existe un ahorro al comprarlos por mayoreo en lugar de estar adquiriendo lo que se necesita cada mes, siempre y cuando no se llegue a niveles excesivos de materiales, porque entonces habría un costo de oportunidad ya que ese dinero podría estar generando intereses en otro tipo de inversión.

Los pagos anticipados son considerados por las compañías como una inversión (activo), debido a que le generan beneficios por más de un periodo, y se va considerando una parte proporcional de su costo como un gasto en el estado de resultados, de lo contrario, no se lograría un enfrentamiento adecuado de ingresos y gastos.

Activos no circulantes

Son aquellos activos que no se convertirán a efectivo en el ciclo normal de operaciones. Este tipo de activos, se subdivide a su vez en tres grupos:

  • Otros activos no circulantes: es una categoría utilizada por las empresas para agrupar aquellos activos que no empatan con ninguna otra categoría, por ejemplo los documentos o cuentas por cobrar a largo plazo y las inversiones en activos fijos que no se están utilizando actualmente, como un terreno para futuras expansiones, o las inversiones en acciones de una subsidiaria.
  • Inmuebles, maquinaria y equipo: a estos activos también se les conoce comúnmente con el nombre de activo fijo, debido a que es una inversión permanente, es decir que permanece constante a lo largo del tiempo, por lo que ambos términos son utilizados indistintamente.

Loa activos fijos son bienes tangibles que tienen por objeto:

  • El uso o usufructo de los mismos para beneficio de la entidad
  • La producción de artículos para su venta o para el uso de la propia entidad
  • La prestación de servicios a la entidad, a los clientes o al público en general

Las características básicas que deben reunir los activos para considerarse activos fijos son:

  • Que tengan naturaleza corpórea, es decir que sean bienes tangibles.
  • Que sean utilizados dentro de la operación de la empresa, ya sea en la producción o suministro de bienes o servicios, para rentar a otros o para propósitos administrativos.
  • Que no se adquieran con el propósito de venderlos.
  • Que sean empleados sobre una base continua.

Como ejemplos de este tipo de activos tenemos:

  • Terrenos
  • Edificios
  • Equipo de oficina
  • Equipo de cómputo
  • Equipo de transporte
  • Maquinaria y equipo de fábrica
  • Herramientas

La decisión de las empresas de cuánto invertir en activos fijos es una de las más importantes que se toman en los negocios; antes de invertir en maquinaria y equipo deben estudiar bien sus pronósticos de ventas en el largo plazo, porque difícilmente pueden dar marcha atrás a esas decisiones sin comprometer una gran cantidad de recursos.

Por ejemplo, si se invierte en un hotel de cinco pisos, y sólo se estuvieran rentando dos, estarían tres pisos desperdiciados, lo que representaría recursos que no estarían generando ningún beneficio para la empresa, además de ocasionar gastos por mantenimiento y limpieza, entre otros; una vez hecha la inversión, la empresa no podría dar marcha atrás ni podría mantener la operación del hotel con esos niveles de ocupación por mucho tiempo, lo que ocasionaría que tarde o temprano tuviera que cerrar.

Asimismo en caso de requerir financiamiento para la compra de un activo fijo, las compañías deben recurrir a financiamientos a largo plazo, debido a que el activo no proporciona beneficios de inmediato, sino en el mediano y largo plazo.

Activos intangibles: son aquellos activos no circulantes que no poseen una sustancia física, es decir, que no se pueden tocar; sin embargo son utilizados para la producción o abastecimiento de bienes, prestación de servicios o para propósitos administrativos, y generarán beneficios económicos futuros que serán controlados por la empresa.

Algunos ejemplos de este tipo de activos son:

  • Patentes: Representan derechos exclusivos para la producción y venta de bienes que poseen una o más características singulares. Es el caso de los inventos que se patentan para que nadie los copie, por ejemplo la fórmula secreta del Coronel Sanders de KFC.
  • Marcas registradas: Es un nombre, palabra, frase, término o símbolo utilizado para identificar una empresa y sus productos o servicios y diferenciarlos de cualquier otro que intente apropiársela o imitarla.
  • Por ejemplo, la frase de Sabritas “A que no puedes comer sólo una”. Una marca registrada de servicios es lo mismo que una marca registrada de productos, con la excepción de que identifica y distingue la fuente de un servicio en vez de un producto. Normalmente, una marca de un producto aparece en el mismo o en su envoltura con el símbolo ®, mientras que una marca registrada de un servicio aparece en sus promociones.
  • Licencias y permisos: Son derechos y privilegios que otorgan el gobierno o los particulares para realizar la venta de algún producto o la prestación de un servicio, por ejemplo, el permiso de explotación de una mina.
  • Franquicias: Es un contrato que hace una empresa con otra, para utilizar su marca comercial y su saber hacer por un tiempo y en un territorio determinado, mediante el pago de una remuneración económica. Algunos ejemplos de franquiciasson McDonald´s, Gorditas de Doña Tota, El Pollo Loco y Grease Monkey.
  • Derechos de autor: Las leyes de los derechos de autor garantizan que su dueño tiene el derecho exclusivo para reproducir una obra (libro, película, canción, etc.) así protegida, así como para preparar obras derivadas de la misma, distribuir copias, exhibirla públicamente o autorizar a otros para llevar a cabo cualquiera de estas actividades.
  • Crédito mercantil: Cuando una empresa es adquirida por otra se le asignan valores de mercado a los activos de la empresa que está siendo vendida, a ese importe se le restan los valores de mercado de sus pasivos y cualquier cantidad pagada de más se registra por la empresa compradora como crédito mercantil.

Anexo 1