Capítulos 1 y 2 del libro Auditoria para la administración de Genaro Soriano Guzmán, Estudio, resumen y comentario

Capítulo 1

El Control de las Entidades

La auditoría interna es una herramienta de administración que funciona dentro y para la empresa. Basado en el planteamiento precedente, se entenderá que no es posible referirse a la herramienta sin antes hacer una incursión empresarial que facilite el entendimiento del mismo, en cuanto a que son las empresas, como funcionan y mediante cuales reglas son administradas.

Una empresa es un conjunto de intereses que concurren a un determinado punto para alcanzar un fin dentro de ciertas reglas. Es cualquiera actividad comercial, industrial o de otro tipo, realizada por una entidad legalmente constituida donde hay de por medio un interés que hace posible la actividad, un fin que define dicha actividad, uno o varios objetivos relacionados con el fin, un conjunto de reglas relacionadas con los objetivos y un conjunto de recursos humanos y financieros que se ponen de movimiento para hacer concurrir objetivos y fines, de tal manera que se identifiquen con el interés.

Componentes de una Entidad

Una entidad pública o privada, con o sin fines de lucro está integrada por dos grandes medios: un medio interno establecido por la administración y un medio externo integrado por el público, así como por ciertos organismos de control externo.

  1. MEDIO INTERNO. El medio interno de una entidad está integrado por todos aquellos órganos administrativos que de una manera directa o indirecta están ligados al manejo de los recursos de la entidad. Se incluye en este componente: los socios o accionistas, el consejo de administración, la gerencia y el personal.

Como un órgano separado de la administración, pero como mas adelante veremos y trabajan para ella, se encuentran los auditores internos.

  1. MEDIO EXTERNO. El medio externo de un entidad está representado por personas e instituciones que tienen sus intereses dentro de la entidad, pero no están ligados a su manejo ni de una forma directa ni de una manera indirecta. También, por aquellos organismos de control externo que deben velar por el buen manejo de las empresas y organizaciones no lucrativas.

Son partes del ambiente externo: los acreedores, proveedores, las instituciones gubernamentales, la sociedad, los auditores externos y los organismos regulares.

  1. Accionistas o Socios minoritarios. Son personas o instituciones que aportan sus recursos en una entidad, participan en las Asambleas de Accionistas o de Socios, pero su influencia es poco significativa.
  2. Accionistas o Socios importantes. Son personas físicas o morales que debido a la importancia de sus aportes económicos, técnicos o de otra naturaleza, tienen gran preponderancia a nivel de la dirección.
  3. Dirección, Alta gerencia o Consejo Administrativo. Es un cuerpo colegiado en cuya integración generalmente se incluyen accionistas o socios importantes en términos de aporte, conocimientos técnicos o trascendencia social. También puede incluir a asesores y personalidades que nada tienen que ver con el capital social, pero que los Socios o Accionistas consideran que pueden hacer aportes valiosos a la entidad.
  4. La Gerencia y el Personal. La Gerencia y el personal constituyen los órganos ejecutivos, operativos y auxiliares, que actuando por delegación de la Dirección llevan a la práctica los planes trazados, dentro de la política prescrita.
  5. Comité de Auditoría. Constituye el cuerpo especial que asesora al Consejo de Administración en materia de control. Generalmente está integrado con miembros del Consejo de Administración, pudiendo integrar algún asesor externo que no tenga ninguna vinculación con la Gerencia o el Personal ni con los auditores internos o externos.
  6. Auditoría interna. Grupo asesor del Consejo de Administración a través del comité de Auditoría. Mantiene informada a la Dirección y asiste al equipo de gerencia a través de implantar dentro de la organización un sistema de examen, análisis, evaluación y seguimiento que tiene por finalidad que los objetivos gerenciales sean alcanzados a costos razonables.

La auditoría interna constituyes un proceso de examen y evaluación con orientación a los sistemas de controles, contrario a la auditoría externa que tiene su orientación fundamentalmente hacia los registros y balance.

  1. Auditores Externos. Grupos de control externos. Examinan los estados financieros que emite la gerencia de la entidad y emiten una opinión sobre ellos en cuanto a si están elaborados y presentados de acuerdo con los principios de contabilidad de aceptación general.

El dictamen con la opinión del auditor independiente es una especie de visa a la información financiera para que pueda transitar fuera de la Gerencia con cierta credibilidad.

  1. El público o Interesados externos. Las personas físicas o morales que tienen intereses en una entidad, pero no están ligada a la administración de tales intereses, se pueden reconocer como *El publico o Interesados Externos*. Los auditores externos y los organismos reglamentadores velan por los intereses de estas físicas o morales.
  2. Grupos reglamentadores. El estado de un país está compuesto por el conjunto de instituciones que integran la administración pública.

Capitulo 2

Control Interno

Dentro del amplio alcance que hemos establecido para el control de las entidades, hay un concepto que ha sido grandemente difundido. Nos referimos al concepto *Control Interno*. Es el concepto de control desde la óptica del contador. El contador es un profesional que trabaja con las empresas y organizaciones en calidad de contador gerencial, auditor interno, contralor, gerente financiero, planificador, entre otras, y todas esas funciones le han obligado a estudiar el control de las entidades como base para poder servir mejor.

Estudio de 1949

En 1949, una comisión del instituto americano de contadores públicos produjo definición más acabada que sobre control interno existía a la fecha. Esta comisión definió el control interno como *El plan de organización y todos los métodos y procedimientos que en forma coordinada se adoptan en un negocio para la protección de sus activos, la obtención de información correcta y segura, la promoción de la eficiencia de operación y la adhesión a las políticas trazadas por la dirección*.

Un ligero análisis de la definición plantea que el control interno tiene los siguientes objetivos:

Objetivos del Control Interno.

  • La protección de los activos.
  • La obtención de información correcta y segura.
  • La promoción de la eficiencia de operaciones.
  • La adhesión del personal a las políticas.

Para alcanzar los objetivos previamente detallados, el control interno requiere de determinados componentes o elementos:

Elementos de Control Interno

Organización: La organización es el primer elemento de control interno. Se observa en esta fase: el esquema organizacional, el organigrama de la entidad y se desprende de los siguientes sub-elementos.

  1. La dirección
  2. Coordinación
  3. División de deberes
  4. Asignación de Responsabilidades.

Procedimientos: El segundo elemento del sistema de control lo constituyen los procedimientos. Ellos actúan sobre la estructura organizativa, asegurando que los principios y normas se aplican adecuadamente. En los procedimientos se observan los siguientes sub-elementos:

  1. Planeación y sistematización
  2. Registros y formas
  3. Informe.

Personal: El personal es el elemento que actúa en la organización, ocupa los puestos que conforman la organización, dirige, coordina, opera, custodia, registra, y demás. Para que el sistema sea adecuado, el elemento humano debe ser idóneo y, por consiguiente, no deben en el los sub-elementos siguientes:

  • Reclutamiento y selección
  • Entrenamiento
  • Eficiencia
  • Moralidad
  • Retribución
  • Evaluación

Supervisión: Posiblemente una organización puede operar adecuadamente con la existencia de los tres elementos mencionados anteriormente. Pero lo más probable es que se observe un deterioro progresivo en sus aspectos organizativos, en su sistematización en el desempeño de su personal, si no cuenta con una supervisión bien dirigida. La supervisión o auditoría interna debe actuar en todos los niveles de la organización revisando y evaluando las políticas, normas y procedimientos.

Nuevos Elementos de Control Interno

En el año 1987}, la comisión de auditoría del AICPA se refirió al control interno señalando que este era una estructura sentada en tres elementos: el ambiente de control, el sistema contable y los procedimientos de control.

Ambiente de Control.

El ambiente de Control, representa el efecto de varios factores en establecer, realizar o mitigar la efectividad de procedimientos y políticas específicos. Tales factores incluyen:

  1. Filosofía y estilo de operación
  2. Estructura organizativa
  3. Funcionamiento del consejo de administración y sus comités, en particular, el comité de auditoría.
  4. Métodos de control administrativo para supervisar y dar seguimiento al desempeño, incluyendo auditoría interna.
  5. Políticas y prácticas de personal.
  6. Diferentes influencias externas que afectan las operaciones y prácticas de un entidad, tales como exámenes de organismos reguladores y bancarios.

Sistema Contable

El sistema contable incluye los métodos y registros establecidos para identificar, reunir, analizar, clasificar, registrar e informar las transacciones de una entidad, asi como mantener la contabilización del activo y el pasivo que le son relativo.

Procedimiento de Control

Los procedimientos de control  son aquellos procedimientos y políticas adicionales al Ambiente de Control y al Sistema Contable, establecidos por la gerencia para proporcionar una seguridad razonable en el sentido de poder lograr los objetivos específicos de la entidad. Tales procedimientos en términos generales, se refieren a:

  1. Autorización de transacciones
  2. Segregación de funciones
  3. Diseño y uso de documentos y registros apropiados
  4. Dispositivos de seguridad y control de acceso a archivos de datos
  5. Arqueos, conciliaciones, comprobaciones, inspecciones y otras medidas de control independiente.

Definición:

Control interno es un proceso, ejecutado por el consejo de directores, la administración y otro personal de una entidad, diseñado para proporcionar seguridad razonable con miras a la consecución de objetivos en  las siguientes categorías:

  • Efectividad y eficiencia de las operaciones
  • Confiabilidad en la información financiera
  • Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.

Componentes del Control Interno

Los componentes de control interno tal como lo sugiere COSO 1992, son cinco: ambiente de control, valoración de riesgo, actividades de control, información y comunicación y, monitoreo.

Ambiente de Control.

El ambiente de control establece el tono de una organización para influenciar la conciencia de control de su gente. Es el fundamento de todos los demás componentes de control interno, proporcionando disciplina y estructura. Los factores del ambiente de control incluyen la integridad, los valores ético, y la competencia de la gente de la entidad; la filosofía de los administradores y el estilo de operación: la manera como la administración asigna la autoridad y responsabilidad, y como organiza y desarrolla a su gente y, la atención y dirección que le presta el consejo de directores.

Valoración de riesgos.

Conforme al COSO, cada entidad enfrenta una variedad d riesgos, derivados de fuentes externas e internas, los cuales deben valorarse. Una condición previa para valoración de riesgo es el establecimiento de objetivos, enlazados en niveles diferentes y consistentes internamente. La valoración de riesgo es la identificación y análisis de los riesgos relevantes para la consecución de los objetivos, formando una base para determinación de cómo deben administrarse los riesgos. Dado que las condiciones económicas, industriales, reguladoras y de operación continuaran cambiando, se necesitan mecanismos para identificar y tratar los riegos especiales asociados con el cambio.

Actividades de Control.

Conforme la define COSO, las actividades de control: Son las políticas y procedimientos que ayudan a asegurar que se están llevando a cabo las directivas administrativas. Tales actividades ayudan a asegurar que se están tomando las acciones necesarias para mejorar los riesgos hacia la consecución de la entidad. Las actividades de control se dan a todo lo largo y ancho de la organización, en todos los niveles y todas las funciones. Incluyen un rango de actividades tan diversas como aprobaciones, autorizaciones, verificaciones, reconciliaciones, revisión del desempeño de operaciones, seguridad de activos y segregación de responsabilidades.

Información y Comunicación

Según COSO, debe identificarse, capturarse y comunicarse información pertinente en una forma y oportunidad que facilite a la gente cumplir sus responsabilidades. El sistema de información produce documentos que contienen información operacional, financiera y relacionada con el cumplimiento, la cual hace posible operar y controlar el negocio. Ella se relaciona no solamente con los datos generados internamente, sino también con la información sobre sucesos, actividades y condiciones externos necesaria para la toma de decisiones y la información externa de negocios. También debe darse una comunicación efectiva en un sentido amplio, que fluya hacia abajo, a lo largo y hacia arriba de la organización. Todo personal debe recibir un mensaje claro por parte de la alta administración respecto a que las responsabilidades de control deben asumirse seriamente.

Monitoreo

COSO  postula que los sistemas de control interno requieren que sean monitoreados, un proceso que valora la calidad del desempeño del sistema en el tiempo. Ello es realizado mediante acciones de monitoreo ongoing, evaluaciones separadas a una combinación de las dos. El monitoreo ongoing ocurre en el curso de las operaciones. Incluye las actividades regulares de administración y supervisión, así como otras acciones personales, tomadas en el desempeño de las obligaciones.

El control interno y su alcance global

Cuando el comité COSO se refiere al ambiente de control como uno de los componentes de Marco integrado de control interno, con ello quiere señalar que es parte del control de una entidad, cualquiera variable ambiental que en determinado momento pudiera beneficiar o perjudicar las operaciones de una determinada entidad y, por tanto, es parte del control de dicha entidad, cualquier mecanismo estratégico o táctico que dicha entidad utilice para aprovechar ventajas medio ambientales o para esquivar problemas o amenazas actuales o en perspectivas.

 Tema 2. Estudio, resumen y comentario  del capítulo 2 del libro Contraloría, Estructura y Funciones de Frank Carvajal.

Estructura interna

Los departamentos del área financiera se agrupan atendiendo al criterio de segregarla en lo que son control y los que son operativos. Aquellos departamentos que son de control, como Contabilidad, Auditoria, Normas y Procedimientos, se hacen depender de la Contraloría. Los que son de carácter operativo, como Cobros, Cajas, Créditos, se hacen depender de la generación financiera.

Cuando debido al criterio de la Administración se hace depender todos los departamentos del Área Financiera de un mismo órgano, debe segregarse la auditoria colocándola de manera que pueda reportar directamente a la Administración o al consejo de Administración.

División funcional de la entidad.

Como consecuencia de la división y especialización del trabajo podemos distinguir tres áreas fundamentales en la empresa que son:

  1. Área operativa
  2. Área administrativa
  3. Área financiera

Estas áreas generales pueden sud-clasificarse atendiendo a distintos criterios de los departamentos que las conforman en ocasiones pueden ubicarse indistintamente en dos áreas, ya que pueden ser operativas financieras o administrativas financieras. Etc.

  1. área operativa: los departamentos de esta área son aquellos que ejecutan las funciones fundamentales para las cuales creo la entidad, como son: compras, producción y vetas. También se incluyen otros departamentos o unidades que complementan estas actividades, como son: créditos, cobro y pagos. Estos últimos también pueden ubicarse en el área financiera.
  2. área administrativa: en esta área se incluyen los departamentos que dan servicio a toda la organización y servir de apoyo a las labores de la Administración. A este grupo pertenecen: personal. Transporte. Mayordomía, archivos y correspondencia, suministro de oficinas.
  3. área financiera: aquí se ubican los departamentos de contabilidad, auditoria, costos, presupuesto, contraloría, tesorería, gerencia financiera.

El área financiera existen departamentos que son: operativos, de control y de información.

La tesorería y sus dependencias son operativas-financieras. Igualmente a la gerencia financiera generalmente se asignan funciones operativas.

Director financiero

Los principios de organización y sistematización establecen la conveniencia de que las estructuras de las entidades se organicen por funciones.

Existen tres áreas que concretan las funciones básicas de cualquier empresa: operativas, financieras y administrativas. En las entidades complejas por su tamaño y volumen de operaciones estas áreas pueden hacerse depender de un funcionario que las dirija haciendo las veces de Director general o de administrador general de esa área.

Estos directores dirigen las políticas generales en sus respectivas áreas y de ellos dependerán las gerencias operativas y departamentos encargados de la ejecución de las políticas y programas establecidos.

El director financiero dirige los departamentos del área financiera, entre ellos la gerencia financiera, tesorería y contraloría.

Funciones del tesorero

El tesorero es el custodia y encargado del manejo de las disponibilidades de la empresa. Debe mantener informada la administración de las disponibilidades y su manejo así como de los programas de desembolso y de ingresos.

El presupuesto de caja es la herramienta fundamental del tesorero, ya que este instrumento le permite un eficiente manejo del efectivo.

Las funciones el tesorero

En una empresa el tesorero es el ejecutivo financiero esencialmente responsable e todas las funciones que se catalogan bajo el encabezado general de “Administración del dinero”. Como los hemos hecho ver, esto significa que el tesorero actual, fundamentalmente actúan como el custodio de los fondo de una empresa. Guarda el depósito los fondos de que dispone para beneficio de la compañía y los desembolsa solamente cuando se autoriza.

Los deberes asignados al tesorero por los estatutos.

  1. supervisar, teniendo la custodia y asumiendo la responsabilidad de los fondos y valores de la empresa.
  2. mantener cuentas bancarias en los bancos señalados.
  3. tener disponible para cualquiera de los directores los libros y registros de la empresa.
  4. preparar los estados de la situación financiera de la compañía para todas las juntas regulares de los directores y un informe completo para  la junta anual de accionistas.
  5. recibir los dineros que se adeuden a la empresa.
  6. llevar los registros que proporcionen una cuenta completa de los dineros recibidos personalmente y los pagos por cuenta de la sociedad.

Deberes asignados al tesorero por los directores, comités y funcionarios.

Generalmente las estipulaciones de los estatutos son breves, y muchos de los deberes del tesorero se les delegan por acuerdos especiales del consejo o de sus comités y por orden  de los funcionarios ejecutivos de mayor jerarquía, tal como el presidente y el presidente del consejo.

Las funciones típicas delegada por las autorización y asignación especial son la investigación para el desarrollo de planes de pensiones y de planes de seguro de grupo; análisis de la situación financiera de la compañía en las que la sociedad contempla la compra de negocio; arregla el registro de los valores de la compañía en la bolsa de valores; y la investigación de la viabilidad de colocación de acciones.

Las áreas principales de responsabilidad de un tesorero.

  1. provisión de capital: establecer y ejecutar programas para suministrar el capital necesario para el negocio, incluyendo la procuración de capital y el mantenimiento de los arreglos financieros requeridos.
  2. relaciones de los inversionistas: establecer y mantener un mercado adecuado para los valores de la sociedad y conservar los puntos de contactos con banqueros, analistas financieros y accionistas.
  3. financiamiento a corto plazo: mantener los fuertes adecuados para presentamos normales de la compañía, en bancos comerciales y en otras instituciones de préstamos.
  4. bancas y custodia: llevar a cabo los arreglos bancarios para la recepción, custodia y desembolso de los dinero y valores de la compañía, mas la responsabilidad de los aspectos financieros en las transacciones con bienes raíces.
  5. crédito y cobranza: dirigir el otorgamiento de crédito y el cobro de cuentas, supervisar los arreglos para el financiamiento de ventas, como son los pagos a plazo y planes de arrendamiento.
  6. inversiones: invertir los fondos de la compañía según la inversión en fondos de pensiones y fideicomisos similares.
  7. seguro: proveer la cobertura según se requiera.

Deberes asignado por el tesorero a su personal

Muchos tesoreros delegan la mayor parte de los detalles de su trabajo a miembros de su personal y dedican su atención a la supervisión, estudio y la adopción de procedimientos que estén de acuerdo con la política de sociedad.

Su un tesorero está a cargo de los libros de acciones y del pago de dividendos, la mayor parte del trabajo real lo ejecuta su personal. Sin embargo, el tesorero determina personalmente si se dispondrá de fondos líquidos para cumplir con la obligación en la fecha de pago de dividendos.

Tendencia en la estructura de las empresas

Existe una corriente entre los tratadistas de Organización y método a estructurar las empresas de acuerdo a niveles funcionales claramente definidos, que son.

  1. niveles directivo superior (gerencial)
  2. nivel normativo (nivel de accesoria)
  3. nivel ejecutivo superior ( nivel operativo superior)
  4. nivel ejecutivo intermedio ( operativo medio) y
  5. nivel ejecutivo inferior ( operativo inferior)

Esta corriente de pensamiento entre administradores de empresa considera que existen departamentos cuyas funciones corresponden a las clasificaciones arriba señaladas.

Funciones de los órganos dependientes de la contraloría y medidas de control interno aplicable

 Efectivo

Definición: es la disponibilidad inmediata para efectuar pagos. Se considera como efectivo las monedas, los billetes de bancos, los saldos en cuentas bancarias y otros medios de cambios, tales como cheques, giros.

Clasificación: el efectivo es un activo circulante. En el caso de que una parte haya sido separada y asignada para algún fin especial o por cualquier otro motivo, no se tiene inmediatamente disponible para realizar pagos, dicho efectivo debe presentarse por separado en el balance general.

Objetivo: los objetivos de un buen control de efectivo pueden resumirse como sigue:

  1. uso eficaz de la disponibilidades
  2. protección al efectivo.
  3. lograr una contabilidad precisa

Un sistema adecuado de comprobación interna para salvaguardar el efectivo, existe el control, tanto de los cobros como de los pagos. Los métodos para efectuar este control varían notablemente.

Cuentas por cobrar

Definición: las cuentas por cobrar son activos de una entidad económica que están representados por derechos exigibles a terceros que se originan en ventas, prestación de servicios, otorgamiento de préstamos, adelanto.

Clasificación: de acuerdo a su vencimiento, las cuentas a cobrar pueden clasificarse a corto lazo y a largo plazo. Se consideran cuentas a corto plazo aquellas cuya disponibilidad es inmediata dentro de un plazo no mayor de un año posterior a la fecha del balance.

Las cuentas por cobrar a largo plazo deben presentarse en el balance general como un activo circulante inmediatamente después del efectivo.

Objetivos:

  1. determinar corrección, origen, características y clasificación de las cuentas a cobrar.
  2. Determinar si cualquier valor por cobrar ha sido descontado, o puesto en garantía.
  3. Formarse una opción respecto a la recuperabilidad de las cuentas a cobrar.
  4. Detectar fallas de control interno crédito, ventas, cobros, así como en el manejo y contabilización de las cuentas por cobrar.

Principales medidas de control internas relativas a la protección de las cuentas a cobrar.

Que el otorgamiento de crédito a clientes se efectué sobre la base de las políticas establecidas por la empresa, en las cuales se hayan considerado los principales elementos que pueden influir en la misma, como son:

  • Tipos de clientes
  • Seguridad en recuperación de los créditos
  • Necesidades financieras de la empresa.

Inversiones

Definición: las inversiones son recursos que se utilizan en otras  entidades con la finalidad de producir beneficios adicionales de excedentes ociosos o con la finalidad de obtener algunas situaciones ventajosas con relación a la entidad económica en la cual se ha decidido tener participación.

Las inversiones mas frecuentes son el acciones y bonos también pueden ser cedulas hipotecarias, certificados de depósitos.

Por la duración se clasifican en temporales y permanentes.

Las inversiones temporales por lo general son certificados de depósitos y cedulas hipotecarias. Los depósitos pueden ser a plazo fijo o indefinido y devengan interés variable dependiendo del plazo establecido y otras condiciones que requieren las instituciones de financiamiento.

Las inversiones permanentes por lo general son en acciones y dependiendo del % invertido en otra entidad económica se puede ser accionista mayoritario o minutario y establecer relaciones en la entidad dependencia. Esta dependencia puede ser como subsidiaria o sucursal.

Los objetivos generales del control interno de las inversiones son los siguientes:

  1. asegurar que los recursos en inversiones están logrando los objetivos deseados.
  2. optimizar el rendimiento de este renglón.
  3. mantener una valoración objetiva y actualizada de las inversiones.
  4. asegurar la efectividad de los medios de control.
  5. mantener el flujo de información necesario para el adecuado manejo y control de las inversiones.

Inversiones

 Definición: son todos los productos destinados a la venta o que intervienen en el proceso de producción en forma de insumo, tales como: materia prima, productos en proceso, artículos terminados y otros materiales que se utilicen en la terminación, el empaque, envases o los artículos utilizados para mantenimiento que se consuman en ciclo normal de operaciones.

Clasificación: los inventarios en el balance general deben presentarse dentro del activo circulante, detallando las partidas que lo componen.

Cada empresa debe seleccionar el método de valuación mas adecuado a sus características y aplicarlo en forma consistente.

Las bases de valoración son las siguientes:

  1. costos
  2. costos o mancado, el mas bajo
  3. precio de ventas

Consideramos que solo la base del costo debe utilizarse para el registro y valuación de los inventarios.

Objetivo: los objetivos generales del control interno de los inventarios son lo siguientes:

  1. mantener una existencia suficiente para atender los pedidos de los clientes hopo tunantes y mantener un ritmo de producción que logre utilizar al máximo la capacidad de la planta.
  2. asegura de que los medios de control son eficientes.
  3. cerciorarse de que el sistema de costos y métodos usados para su valuación son adecuados conforme a las características de producción de la empresa.

Activo fijo o propiedad, planta y equipo.

Definición: son las propiedades de naturaleza relativamente permanente, que se emplean en la operación del negocio y que no están destinadas para la venta.

Clasificación: el activo fijo puede ser tangible o intangible. Es tangible si tiene sustancia corpórea, como un edificio o una maquina. Es intangible si como una patente o un derecho de autor, su valor reside no en alguna propiedad física, sino en los derechos que su posesión confiere a su propietario.

Depreciación: es la transferencia sistemática a cuenta de gastos o producción del costo de activo fijo tangible no formado por recursos naturales.

Agotamiento: es la trasferencia sistemática a cuenta de gastos o productos del costo de los recursos naturales.

Amortización: es la transferencia sistemática a cuenta de gastos o producción del costo del activo fijo intangible.

Cuentas por pagar

Definición: son obligaciones de pagos que deben hacerse en el futuro y que se originan en la compra de bienes y servicios a crédito, obtención de prestamos, retenciones, leyes, acumulaciones de gastos, derivadas de contrato, fallos legales.

Clasificación: las cuentas por pagar se clasifican atendiendo a diversos criterios, los más usuales son:

  1. por naturaleza de la operación
  • Cuentas por pagar proveedores
  • Prestamos por pagar
  • Acumulaciones por pagar
  • Retenciones por pagar cuantas por pagar accionistas
  1. por el vencimiento

–   A corto plazo

–   A largo plazo

  1. por el respaldo

–   Cuentas por pagar

–   Documentos por pagar.

  1. por la garantía

–   Hipotecarias

–   Prendarías

–   Avaladas

  1. por el lugar

–   Internas

–   Externas

Presentación: las cuentas por pagar por lo general forman parte del pasivo corriente, excepto aquellos préstamos o créditos cuyo vencimiento excede de un año, en cuyo caso se presenta como pasivo a largo plazo.

Proceso de compras

Definición: las operaciones de compra tienen suma importancia tanto en una empresa comercial como en una empresa industrial. Debido a esto, la mayoría de las compañías han preferidos especializar un departamento que se ocupe de ellas, o por lo menos asignar esta responsabilidad a una persona especifica.

Objetivos: el objetivo primordial de un sistema de compras es proveer a tiempo los productos y artículos que requiere la empresa para su normal funcionamiento.

Proceso de nomina

Definición: las nomina es una relación, por nombre de trabajadores a quienes debe cubrirse salario durante cierto periodo de tiempo: semana, quincena, mes. Con la indicación de sus percepciones y de las deducciones aplicables a fin de determinar el importe del salario neto a pagar.

No en todos los casos es igualmente sencillo este problema, aunque, en principio, siempre se siguen los mismos pasos:

  1. Control de asistencia
  2. Calculo de nomina
  3. Obtención de las cuota base
  4. Calculo de la percepción total
  5. Calculo de las deducciones aplicables
  6. Calculo del total neto, a los gastos o a la producción.

Objetivo:

  1. que los empleados que la empresa contrata son realmente necesitados para un trabajo útil.
  2. que se contrate siempre a la persona mas apropiada para llenar las necesidades del cargo vacante de entre los solicitantes.
  3. que el gomal se paga a cambio de un trabajo útil efectivamente realizado.
  4. que el gomal se paga a empleados de la empresa debidamente contratados.