Capitulo # 13 Proceso para el Registro de las Operaciones Contables

El registro de las operaciones o transacciones que genera una empresa requiere que los datos sean recolectados, clasificados, y codificados para luego, ser registrados. Una de las principales herramientas para el Registro de las Operaciones, es la cuenta, que es el medio de registro para cualquier tipo de operación que pueda afectar los Activos, Pasivos o el Patrimonio de una entidad.

El objetivo del Proceso para el Registro de las Operaciones Contables es analizarlo y seguir todos los métodos aplicables en estas circunstancias.

Importancia de los Registros

Toda entidad económica necesita controlar las transacciones que afectan su posición financiera o los resultados del periodo. Los registros son la memoria permanente de toda empresa. Cuando un cliente al cual le vendemos mercancía nos requiere el saldo de su cuenta, normalmente se le entrega un Estado de cuenta que es donde se detalla los movimientos que tuvo la cuenta para un periodo determinado y el saldo final de la misma.

Los registros de la contabilidad son importantes por las siguientes razones:

A) Permiten efectuar un seguimiento preciso a grupos operacionales o alguna operación especifica.

B) Son la base para la elaboración de los Estados Financieros.

C) Ayudan a tomar las decisiones en diferentes áreas de la empresa.

Tipos de Cuentas

Para registrar las operaciones, existen varios tipos de cuentas bajo las cuales se ordenan y se clasifican las operaciones. Las cuentas podemos clasificarlas en tres tipos dentro de un sistema contable:

Cuentas Reales: que son aquellas que se utiliza para el registro de todas las transacciones que afectan directamente al Balance General. Ejemplo de esta cuenta son el efectivo, las cuentas por cobrar, los activos fijos, las cuentas por pagar, el capital social y los rubros del Superávit.

Las cuentas reales por ser utilizadas, para elaborar el balance general, reflejan la posición financiera de una entidad de forma detallada.

Las cuentas reales de una empresa no sufren el proceso de cierre periódico que tienen las cuentas nominales, ya que las cuentas reales representan los bienes o derechos u obligaciones contractuales de la empresa. Por pertenecer al Balance General, las cuentas reales pueden ser:

Cuentas de Activos

Son los bienes y derechos que la empresa posee. Entendiéndose por Bienes, aquellos elementos que son factibles de medición como por ejemplo, Efectivo en Caja y Banco, Mobiliario, también son aquellos elementos que pertenecen a la empresa y sobre las cuales se puede ejercer acción legal.

Corrientes: Es el efectivo y todas aquellas partidas que se hayan de convertir en efectivo o que se consuman en el ciclo normal de operaciones.

Inversiones: Se clasifican en este grupo todas aquellas partidas que no se usen directamente en las actividades de un negocio, cuyo objetivo sea obtener algún beneficio futuro.

Cuentas de Valuación de Activos

Son aquellos que representan una disminución al saldo de las cuentas de activos a las cuales Valúan.

Propiedad, planta y equipo: Se consideran en este grupo todos los activos que posean una vida relativamente permanente, cuyo fin consista en utilizar en las operaciones de una entidad y no se tenga como política generalmente regulado por ley.

Diferidos: Son aquellos activos que posee una empresa, los cuales suelen amortizarse en varios periodos y que su conversión en gasto esta generalmente regulado por ley.

Otros activos: Se clasifican en este grupo, aquellos bienes que posee una entidad los cuales generalmente son estático o de movimientos muy lentos.

Cuentas de Pasivo

Están constituidos por todas las obligaciones vencidas o por vencer que haya contraído un negocio.

Corrientes

Se suelen clasificar en este grupo todas las obligaciones vencidas o que vencen dentro del ciclo normal de operaciones.

Largo Plazo: Son todas las obligaciones con vencimiento mayor a un año o fuera del ciclo normal de operaciones.

Diferidos: Se incluyen en este grupo todas las obligaciones contraídas por ingresos recibidos por adelantado, cuya cancelación es a cambio de entrega futura de mercancías o algún servicio.

Cuentas de Patrimonio

Está constituido por todos los recursos financieros aportados a la empresa por los inversionistas, así como los dividendos, pérdidas o ganancia que se generen de sus operaciones o actividades.

Capital autorizado: Esta representado por la cantidad de acciones que la ley le autoriza a una empresa vender en acciones ya que sea en numerarios o bienes de naturaleza.

Acciones no emitidas: Son las acciones que una empresa posee según autorización, pero que aun no han sido emitidas (vendidas).

Capital social: Esta constituido por las acciones emitidas y en circulación.

Reservas: Son todas las separaciones del capital realizada por una empresa para fines especiales.

Reservas Generales: Son separaciones realizadas en base a políticas de la empresa.

Reserva Legal: Separación del 5% de las ganancias de cada periodo hasta alcanzar un 10% del capital pagado, según lo establece el Código de Comercio de la Rep. DOM.

Superávit: Ganancias retenidas que a un momento dado no han sido declaradas ni pagadas por concepto de dividendos.

Cuentas Nominales: que son aquellas que registran las modificaciones al Patrimonio de la empresa por concepto de aumentos o disminuciones a este durante el periodo económico. Las cuentas nominales pueden clasificarse  de la siguiente forma:

Cuentas de Ingresos

Son aquellas que se utilizan para el registro de los aumentos que se generan en el patrimonio o capital contable. Un aumento en el patrimonio esta asociado a un incremento e la riqueza o participación de los accionistas.

Las Cuentas de Ingresos Operacionales se originan por operaciones relacionadas con el giro normal de los negocios y las no Operaciones son los ingresos no relacionados con el giro normal de los negocios.

Cuentas de Costos

Son aquellas que representan los activos aplicados para la generación de los ingresos que constituyen el giro principal de los negocios de una empresa.

En el caso de una entidad comercial, las cuentas de costos estarán representadas por los inventarios comprados y vendidos en el ejercicio económico. Para una empresa manufacturera, el costo relacionado a los ingresos, estará representado por los inventarios de productos fabricados y vendidos en un periodo o ejercicio económico.

Cuentas de egresos (Gasto)

Se usan para el registro de las disminuciones al patrimonio contable. Una de las diferencias entre los costos y los gastos es que los costos son directamente identificables con los ingresos que estos generan, mientras que los gastos, si bien son necesarios para generar los ingresos, no son directamente identificables o relacionables con ellos.

Las Cuentas de Egresos Operacionales esta formado por los gastos de administración y los gastos de ventas y los Otros Egresos están constituidas por cualquier gasto que no se encuentre relacionado con las operaciones del negocio.

Cuentas de Orden

Son aquellas cuentas que controlan ciertas operaciones o transacciones que no afectan el activo, el pasivo, el patrimonio o las operaciones del periodo, pero de que de una u otra forma, las operaciones que las generan significan alguna responsabilidad para la empresa y en consecuencia, es necesario establecer cierto tipo de control de ellas. Las cuentas de orden son presentadas al pie del balance general, las deudoras debajo del total del activo y las acreedoras debajo del pasivo y el capital.

Algunas cuentas de orden de uso común son las siguientes:

  • Avales y Fianzas Otorgadas
  • Avales y Fianzas recibidas
  • Mercancías recibidas en Consignación
  • Giros enviados al cobro
  • Cuentas por Cobrar Condonadas
  • Valores Recibidos en Garantía
  •  Valores Entregados en Garantía

Registros de las Operaciones

Debemos de distinguir las siguientes etapas en el proceso de registrar las operaciones:

Recolección de Registros: es el proceso de recopilación de información susceptible de registro para una entidad. Una vez que hayan sido recolectados hay que clasificarlos.

Clasificación de los registros: consiste en la separación de las operaciones de acuerdo con criterios previamente establecidos. Puede ser clasificada en base:

Al tipo de operación:

  • Compras de Materia Prima
  • Facturación
  • Pagos y Cobranzas
  • Traspaso de Producción
  • Capitalizaciones de Activos Fijos
  • Acumulaciones
  • Notas de Debito y Crédito.

Por Ciclos:

  • Ciclo de compras y pagos
  • Ciclo de facturación y cuentas por cobrar
  • Ciclo de producción
  • Ciclo de Nomina

 Codificación de los Registros

Consiste en la asignación de una identificación a cada uno de los elementos del Catalogo de cuenta, pueden ser clasificados:

  • Secuencial
  • Por Bloques
  • Por Grupo
  • Alfabético Numérico
  • Nemotécnico:
  • Con código de verificación
  • De Consonantes
  • Fonético
  • De barras

Registros de las Operaciones: consiste en guardar la información en algún medio de almacenamiento, todos los datos, de tal forma que se pueda acceder posteriormente a la información.

Ecuación Fundamental

Para evaluar el proceso de registro de las operaciones, la contabilidad creo la ecuación fundamenta o ecuación Contable, la cual mide los cambios para cada uno de los elementos :(Activos, Pasivos y Capital) que son afectados por el registro de las operaciones. La ecuación Contable expresa la igualdad entre los activos que poseen la empresa y los derechos relacionados con esos activos:

Activo =  Pasivo + Capital

Libros Contables

Son los instrumentos donde se asientan o se registran todas las operaciones contables. Los libros principales para llevar una contabilidad son:

Libro Diario: es aquel en el cual se van registrando en forma totalmente cronológico todas las operaciones referentes al negocio. El registro de los movimientos puede ser resumido de tal forma que haga práctico el uso de las hojas. Un libro diario debe reflejar operaciones soportadas por documentos que revelen o evidencien la operación susceptible del registro.

Antes de ser utilizados, los libros deben ser foliados, es decir inicializados por la autoridad mercantil competente para que sirvan como documentos legales de la empresa a la cual pertenecen.

Partes que se pueden identificar en un libro diario:

  • Código de la cuenta
  • Nombre de la cuenta
  • Numero de Asiento
  • Descripción del Asiento
  • Referencia al Libro Mayor
  • Columna de Subtotales
  • Total Debe
  • Total Haber
  • Foliación (Numero de la hoja del Diario)
  • Titulo (Diario General)

Del mismo podemos distinguir los siguientes sistemas Manuales:

El sistema Clásico de Diario es un sistema de registros que se basa en un diario a dos columnas, exceptuando la columna de totales parciales.

El sistema de Diario Tabular o Americano era un sistema que consistía en disponer de dos columnas para cada una de las cuentas que eran utilizadas, de tal forma que el diario pasaba a ser una gran hoja columnada, en la cual al cierre de un periodo, se traspasaba el resumen de los cargos y los abonos a las cuentas del mayor en una sola operación.

El sistema de diario de hojas sueltas o de pólizas que consistía en la elaboración de asientos de diario que resume las operaciones en hojas sueltas.

Libro Mayor: es aquel en el cual son pasadas todas las cuentas y los movimientos que son registrados en el Libro diario. A nivel de un sistema manual, un libro mayor debe tener al menos una hoja o folio para cada cuenta del código contable.

Libro de Inventarios y de Balances: refleja los inventarios al inicio y al final del ejercicio o periodo económico de la empresa, la situación financiera: Balance general a una fecha determinada y el resultado de las operaciones (Estados de Ganancias y Perdidas) para un periodo.

Existen otro Libros que son también complementarios e importantes para un sistema contable, como son los siguientes:

  • Accionistas,
  •  Actas de Asamblea de Accionistas y de justa Directiva,
  • Compras,
  • Ventas
  •  Auxiliares:
  • De Ingresos de cajas
  •  Pago de Nomina, Caja Chica y los cheques emitidos.

COMENTARIO DE ESTE TEMA

El capitulo 13 nos explico sobre el registro de las operaciones o transacciones que genera una empresa y son muy importantes por las siguientes razones: Permiten efectuar un seguimiento preciso a grupos operacionales o alguna operación específica y Ayudan a tomar las decisiones en diferentes áreas de la empresa.

También nos habla de los diferentes de cuentas que se utilizan en las empresas para el registro de las diferentes operaciones que tienen lugar en la misma, estas  son las siguientes:

Cuentas Reales: que son aquellas que se utiliza para el registro de todas las transacciones que afectan directamente al Balance General.

Las cuentas reales por ser utilizadas, para elaborar el balance general, reflejan la posición financiera de una entidad de forma detallada.

Cuentas de Activos

Son los bienes y derechos que la empresa posee. Entendiéndose por Bienes, aquellos elementos que son factibles de medición como por ejemplo, Efectivo en Caja y Banco, Mobiliario, también son aquellos elementos que pertenecen a la empresa y sobre las cuales se puede ejercer acción legal.

Corrientes: Es el efectivo y todas aquellas partidas que se hayan de convertir en efectivo o que se consuman en el ciclo normal de operaciones, que las

Inversiones: Se clasifican en este grupo todas aquellas partidas que no se usen directamente en las actividades de un negocio, cuyo objetivo sea obtener algún beneficio futuro.

 Cuentas de Valuación de Activos

Son aquellos que representan una disminución al saldo de las cuentas de activos a las cuales Valúan.

Propiedad, planta y equipo: Se consideran en este grupo todos los activos que posean una vida relativamente permanente, cuyo fin consista en utilizar en las operaciones de una entidad y no se tenga como política generalmente regulado por ley.

Diferidos: Son aquellos activos que posee una empresa, los cuales suelen amortizarse en varios periodos y que su conversión en gasto esta generalmente regulado por ley.

Otros activos: Se clasifican en este grupo, aquellos bienes que posee una entidad los cuales generalmente son estático o de movimientos muy lentos.

Cuentas de Pasivo

Están constituidos por todas las obligaciones vencidas o por vencer que haya contraído un negocio.

Estas pueden ser corrientes, a largo plazo o diferidos.

Cuentas de Patrimonio

Está constituido por todos los recursos financieros aportados a la empresa por los inversionistas, así como los dividendos, pérdidas o ganancia que se generen de sus operaciones o actividades.

La clasificación de la cuenta de capital es la siguiente:

Capital autorizado, Acciones no emitidas, Capital social

Reservas, Reservas Generales, Reserva Legal, Superávit:

Cuentas Nominales: que son aquellas que registran las modificaciones al Patrimonio de la empresa por concepto de aumentos o disminuciones a este durante el periodo económico. Las cuentas nominales pueden clasificarse  de la siguiente forma:

Cuentas de Ingresos: Son aquellas que se utilizan para el registro de los aumentos que se generan en el patrimonio o capital contable. Un aumento en el patrimonio esta asociado a un incremento e la riqueza o participación de los accionistas.

Cuentas de Costos

Son aquellas que representan los activos aplicados para la generación de los ingresos que constituyen el giro principal de los negocios de una empresa.

Cuentas de egresos (Gasto)

Se usan para el registro de las disminuciones al patrimonio contable. Una de las diferencias entre los costos y los gastos es que los costos son directamente identificables con los ingresos que estos generan, mientras que los gastos, si bien son necesarios para generar los ingresos, no son directamente identificables o relacionables con ellos.

Cuentas de Orden

Son aquellas cuentas que controlan ciertas operaciones o transacciones que no afectan el activo, el pasivo, el patrimonio o las operaciones del periodo, pero de que de una u otra forma, las operaciones que las generan significan alguna responsabilidad para la empresa y en consecuencia, es necesario establecer cierto tipo de control de ellas.

También este capitulo nos da a conocer el registro de operaciones para lo cual debemos de distinguir las siguientes etapas en el proceso de registrar las operaciones:

Recolección de Registros: es el proceso de recopilación de información susceptible de registro para una entidad. Una vez que hayan sido recolectados hay que clasificarlos.

Clasificación de los registros: consiste en la separación de las operaciones de acuerdo con criterios previamente establecidos.

Registros de las Operaciones: consiste en guardar la información en algún medio de almacenamiento, todos los datos, de tal forma que se pueda acceder posteriormente a la información.

Cuestionario

Proceso para el registro de las operaciones contables

1.)  ¿Qué significa el término “Llevar Libros”?

Se refiere a que se están efectuando registros en los libros

2.)  ¿Cuál es la importancia que tiene los registros, para una empresa?

Su importancia radica en que deben llevar el control de las transacciones que afectan su posición financiera o los resultados del periodo.

3.)  ¿Qué es la Cuenta?

Son los registros detallados que reflejan los cambios en los activos, pasivos y el patrimonio de una empresa

4.)  ¿Cuáles son los tipos de cuentas que podemos identificar en los Estados Financieros?

Activo, Pasivo, Capital, Ingresos, Costos y Gastos

 5.)  Defina y explique los siguientes tipos de cuenta:

  • Cuentas de activos: Representan todos los bienes y derechos que la empresa posee, entendiéndose por bienes, aquellos elementos que son factibles de medición
  • Cuentas de Valuación de activo: Representa una disminución al saldo de las cuentas de activo a las cuales valúan.
  • Cuentas de Pasivo: Representa todas las obligaciones reales o contingentes, las cuales exigen que en una fecha futura se pague una suma de dinero, se preste un servicio o se entregue un bien
  • Cuentas de Patrimonio: Muestra la cantidad aportada por los accionistas y las ganancias o perdida ocurridas por operaciones con los accionistas, con terceros o causadas por las actividades normales del negocio.

 6.)  ¿Cómo se pueden clasificar las cuentas nominales?

  • Cuentas de Ingresos
  • Cuentas de Costos
  • Cuentas de Egresos

7.)  ¿Qué diferencia hay entre una cuenta de gastos y una cuenta de costos?

La diferencia entre costos y gastos es que los costos son directamente identificables con los ingresos que esto genera mientras que los gastos, sin bien son necesarios para generar los ingresos no son directamente identificables o relacionados con ellos

8.)   ¿Qué son cuentas de Orden?

Son aquellas cuentas que controlan ciertas operaciones o transacciones que no afectan el activo, el pasivo, el patrimonio o las operaciones del periodo, pero que de una u otra forma, las operaciones que las generan significan alguna responsabilidad para la empresa y en consecuencia, es necesario establecer cierto tipo de control sobre ellas

9.)  Nombre y explique las etapas que se pueden identificar en el proceso de registro de las operaciones

  • Recolección de Registro: Corresponde a toda la recopilación de información susceptible de registro para una entidad.
  • Clasificación de Registro: Consiste en la separación de las operaciones de acuerdo con criterio previamente establecido.
  • Codificación de Registro: En la asignación de una identificación a cada uno de los elementos de una lista de elementos
  • Registro de las Operaciones: Consiste en grabar o reflejar en algún medio de almacenamiento, todos los datos, de tal forma que se puede acceder posteriormente la información

10.)  ¿Cómo se expresa la ecuación fundamental?

Activo = Pasivo  + Capital

11.)   Nombre al menos tres operaciones que incremente el:

  • Activo: un aumento en el activo puede generarse por un aumento en el pasivo o en el patrimonio
  • Pasivo: un aumento de pasivo puede generar un aumento en las partidas de activo, o una disminución del capital contable o patrimonio.
  • Patrimonio: un registro contable de aumento del patrimonio puede generar un aumento del activo, o disminución del pasivo.

13.)  ¿Cuáles son los libros básicos de contabilidad que debe llevar toda empresa?

  • Libro Diario
  • Libro Mayor
  • Libro de Inventario y Balance

 14.)  ¿Cuáles son las partes de un libro diario?

  • Año
  • Mes
  • Día
  • Código de Cuenta
  • Nombre de la Cuenta
  • Numero de Asiento
  • Descripción de Asiento
  • Referencia al libro Mayor
  • Columna de Subtotal
  • Total Debe

 15.)  ¿Qué es un libro mayor y que información muestra?

Es aquel en el cual son pasadas todas las cuentas y los movimientos que son registrados en el libro diario.

 16.)  ¿Cuántos sistemas manuales pueden emplearse para llevar el libro de diario?  Explíquelos

  • Clásico o Continental
  • Diario Tabular o Americano
  • Diario de Hojas Sueltas o pólizas

 17.)  Haga un resumen de las disposiciones legales aplicables a los libros contables, y que son señaladas por los países mencionarlos en el capitulo

En distintos países las disposiciones legales difieren, pero no sustancialmente respecto a los aspectos de forma y de fondo en la presentación de los libros de contabilidad

México: El comerciante esta obligado a llevar cuenta y razón de todas sus operaciones en tres libros por lo menos:

  • Libro de Inventario y de Balance
  • Libro de Diario
  • Libro Mayor o de Cuentas Corrientes

Colombia: En Colombia, el artículo 49 del código de comercio establece que los libros obligatorios para un comerciante son:

  • Libro de Inventario y Balance
  • Libro Diario
  • Libro Mayor

Perú: los libros principales y obligatorios, para tener validez, deben ser legalizados, y la legalización debe ser realizada en la primera página de cada libro.  Estos son:

  • Libro de Inventario y Balance
  • Libro Caja
  • Libro Mayor
  • Libro Planificación de Sueldos y Salarios
  • Libro de Actas
  • Libro de Ventas

 España: De acuerdo con el artículo 25 del código de comercio, todo empresario llevara necesariamente, sin perjuicio de lo establecido en las leyes o disposiciones especiales

  • Libro de Inventario y Cuentas anuales
  • Libro Diario

Venezuela: En Venezuela, el código de comercio en su articulo 32, establece que “todo comerciante debe llevar en idioma castellano su contabilidad, la cual comprenderá obligatoriamente.

  • Libro de Inventario
  • Libro Diario
  • Libro Mayor