Capitulo # 14 El Control Interno y las Operaciones Contables

El control interno es la base sobre la cual descansa la confiabilidad de un sistema contable, el grado de fortaleza del control interno determinara si existe una seguridad razonable de que las operaciones reflejadas en los estados financieros son confiables, o no. Una debilidad importante del control interno, o un sistema de control interno poco confiable, representa un aspecto negativo dentro de la estructura de un sistema contables.

El mantener una adecuada estructura de control interno es responsabilidad de una gerencia la cual debe realizar las estimaciones necesarias para asegurarse de que los beneficios esperados por la implantación de los procedimientos de control, son superiores a los costos de estos respectivos procedimientos. Los objetivos del control internos es proveer a la gerencia de una seguridad razonable, pero no absoluta de que los activos, y especialmente los valiosos y móviles, están protegidos contra perdida por el uso o disposición no autorizado, y que las operaciones son realizadas con autorización de la gerencia, y registrada adecuadamente para permitir la elaboración de estados financieros de conformidad con principios de contabilidad de aceptación general.

Las transacciones de una empresa son reflejadas en los estados financieros, a través del sistema contable registra estas transacciones de acuerdo con ciertas normas y procedimientos contables. En todo el proceso de capturar, validar, procesar y emitir la información contable, esta inherente la necesidad de establecer controles internos de tal forma, que los estados financieros tengan el grado de confianza necesario sobre lo que reflejan las cifras.

Un sistema de control interno se establece bajo la premisa del concepto de costo/beneficio. El postulado principal al establecer controles internos, cosiste en diseñar pautas de control cuyo beneficio supere el costo de los mismos.

Importancia y objetivos del control internos

El control interno contable representa el soporte bajo el cual descansa la confiabilidad de un sistema contable. Un sistema de control interno es importante por cuanto no se limita únicamente a la confiabilidad en la manifestación de las cifras que son reflejadas en los estados financieros, sino también evalúa el nivel de eficiencia operacional en procesos contables y administración.

El control interno en una entidad esta orientado a prevenir o detectar errores e irregularidades es la intencionalidad del hecho, el termino errores se refiere a errores u omisiones no intencionales, las irregularidades se refieren a errores u omisiones intencionales.

El sistema de control interno  debe brindar una confianza razonable de que los estados financieros has sido elaborados bajo un esquema de controles que disminuyan la posibilidad de tener errores sustanciales en años estados financieros. Con respecto a las irregularidades, el sistema de control interno debe estar preparado para descubrir o evitar cualquier irregularidad que se relacione con falsificación, fraude o conclusión y aunque posiblemente los montos no sean significativos con respecto a los estados financieros, es importante que se eviten o estos sean significativos con respecto a los estados financieros, es importante que se eviten o estos sean descubiertos oportunamente, debido a que tienen implicaciones sobre la correcta conducción del negocio.

El procesamiento de transacciones.

Es una función de los sistemas contables que consiste en capturar, procesar, validar y emitir la información financiera. El procesamiento de las transacciones dentro de las corrientes de información contable incluye procesos y controles.

Los procesos: son actividades que originan, cambian o trasforman la información, los controles sirven para verificar la exactitud de un proceso, los procesos se diferencian de los controles porque los primeros no nos dejan evidencia de que se han ejecutad correctamente.

Los controles pueden ser preventivos o de detención, esta clasificación de los controles depende del momento en el cual se ejecutan antes de la ejecución de un proceso.

Ejemplos de controles preventivos:

  • El inventario que ingresa al almacén de recibe solamente con base en autorizaciones y son contados e inspeccionados antes de ser ingresados al sistema.
  • Revisión y aprobación de los comprobantes de diario.

Los controles de detección, se aplican durante o después de un proceso; ka eficiencia de los controles defectivo dependerán principalmente del intervalo de tiempo transcurrido entre la ejecución del proceso y la ejecución del control.

Algunos ejemplos de controles de detección son los siguientes:

  • Reconciliaciones de cuentas de auxiliares vs. Mayor.
  • Emisión de listado de excepciones.
  • Cuadre de totales débitos y créditos al grabar comprobantes contables.

Los objetivos generales del control internos son los siguientes:

Integridad: permiten asegurar que se registran todas las transacciones en el periodo al cual corresponden. Las violaciones al objetivo de integridad existen cuando en el inicio de las transacciones o en el procesamiento no se incluye todas las informaciones. Los controles internos de prenumeración de formularios o controles de totales de lotes apoyan el objetivo de integridad.

Existencia: permiten asegurar que solo se registren operaciones que afecten la entidad. El objetivo de existencia de los controles internos minimizan el registro contables contengan información que no corresponde a transacciones reales de la entidad. Los estados financieros deben reflejar solamente las operaciones o intercambios que realmente hayan afectado una entidad.

Ejemplos:

  • Las cuentas por cobrar comerciales deben ser resultado de transacciones de ventas efectivamente realizadas, de acuerdo con los principios de contabilidad aplicables a las operaciones correspondiente.
  • Los cargos periódicos por depreciación deben corresponder a activos que realmente existan y de hayan capitalizado adecuadamente, de acuerdo con pilóricas y procedimientos adoptados por la gerencia.
  • Los costos de ventas cargados a un periodo corresponderán a mercancías que efectivamente se hayan transferido a los clientes, bajo los principios de la realización de un ingreso.
  • Los ingresos no operacionales corresponden a operaciones diferentes a las del giro principal de los negocios.

Exactitud: establece que las operaciones deben registrarse al valor que realmente se derivan de ella, este objetivo es sumamente importante ya que exige que las cifras sean registradas en forma exacta. Debemos recordar que los estados financieros no reflejan necesariamente una exactitud total de las cifras; por el contrario el término aplicable es el de racionabilidad de cifras. La exactitud es indispensable que sea establecida en el momento en que se captura la información fuente o se genere la transaccion.

Un control de doble chequeo de cantidades y precios, por ejemplo, puede ayudar a verificar la exactitud de una factura de un proveedor, a fin de registrar el inventario y el pasivo correctamente. Todas las transacciones llevadas a acabo en una empresa tienen implícita una autorización.

Un sistema contable no puede procesar transacciones que no se encuentren autorizadas por algún funcionario competente. Para el procesamiento de la información, pueden existir distintos niveles de autorización. Desde el punto de vista de un sistema manual, un objetivo de autorización debe establecer límites al inicio, continuación o finalización de una operación contable con base en políticas y procedimientos establecidos.

Autorización: deben establecerse como una necesidad para sentar las bases de la confiabilidad del sistema como un todo.

Custodia: establecen para tratar de controlar el uso o disposición no autorizada de los activos de la empresa. Este objetivo se cumple a través de dos tipos de controles.

  • Controles sobre custodia física
  • Controles de existencia física

Los controles sobre la existencia física están diseñados para detectar se las cantidades o valores mantenidos en custodia coincides con los registro.

El control interno comprende el plan de organización y todos los métodos y procedimientos que en forma coordinada de adoptan en un negocio para salvaguardar sus activos, verificar la racionabilidad y confiabilidad de la información financiera, promover la eficiencia operacional y cumplir la adherencia a las políticas previstas por la administración.

 *COMENTARIO DE ESTE TEMA

El capitulo 14 nos explico sobre el control interno que representa el soporte bajo el cual descansa la confiabilidad de un sistema contable. Un sistema de control interno es importante por cuanto no se limita únicamente a la confiabilidad en la manifestación de las cifras que son reflejadas en los estados financieros, sino también evalúa el nivel de eficiencia operacional en procesos contables y administración.

Los objetivos generales del control internos son los siguientes:

Integridad: permiten asegurar que se registran todas las transacciones en el periodo al cual corresponden. Las violaciones al objetivo de integridad existen cuando en el inicio de las transacciones o en el procesamiento no se incluye todas las informaciones. Los controles internos de prenumeración de formularios o controles de totales de lotes apoyan el objetivo de integridad.

Existencia: permiten asegurar que solo se registren operaciones que afecten la entidad. El objetivo de existencia de los controles internos minimizan el registro contables contengan información que no corresponde a transacciones reales de la entidad. Los estados financieros deben reflejar solamente las operaciones o intercambios que realmente hayan afectado una entidad.

Exactitud: establece que las operaciones deben registrarse al valor que realmente se derivan de ella, este objetivo es sumamente importante ya que exige que las cifras sean registradas en forma exacta. Debemos recordar que los estados financieros no reflejan necesariamente una exactitud total de las cifras; por el contrario el término aplicable es el de racionabilidad de cifras. La exactitud es indispensable que sea establecida en el momento en que se captura la información fuente o se genere la transacción.

Un control de doble chequeo de cantidades y precios, por ejemplo, puede ayudar a verificar la exactitud de una factura de un proveedor, a fin de registrar el inventario y el pasivo correctamente. Todas las transacciones llevadas a acabo en una empresa tienen implícita una autorización.

Un sistema contable no puede procesar transacciones que no se encuentren autorizadas por algún funcionario competente.

Autorización: deben establecerse como una necesidad para sentar las bases de la confiabilidad del sistema como un todo.

Custodia: establecen para tratar de controlar el uso o disposición no autorizada de los activos de la empresa. Este objetivo se cumple a través de dos tipos de controles.

  • Controles sobre custodia física
  • Controles de existencia física

El control interno es un componente sumamente importante en la administración ya que esta orientado a proteger y salvaguardar los activos de la empresa.

 1.)  ¿Cuál es la importancia del control interno? , ¿Por qué se afirma que el control es la base sobre la cual descansa la confiabilidad de un sistema de contabilidad?

El control interno es la base sobre la cual descansas la confiabilidad de unos sistemas contable.  Todas las operaciones contables necesariamente están sujetas al sistema de control interno que establece una entidad

2.)  ¿Cuáles son los objetivos que debe cubrir el control interno para el adecuado registro de los datos?,  ¿Qué indican o establecen cada uno de esos objetivos?

Los objetivos es el control interno son proveer a la gerencia una seguridad razonable, pero no absoluta de que los activos valiosos y movibles están protegidos  contra perdidas por uso o disposición  no autorizadas, y que las operaciones son realizadas  de la gerencia, y registradas de acuerdo con principios de contabilidad de aceptación general.

3.)  Defina formalmente el control interno.  De acuerdo con su definición,  ¿cuáles son los tipos de  control interno que pueden identificarse?

Este se encuentra dirigido a proteger activos, asegurar la exactitud de los registros contables, fomentar la eficiencia operacional y estimular el cumplimiento de las políticas de la entidad.

4.)  ¿Qué significa que se tenga un plan de organización?,  ¿Cómo se puede clasificar el plan de organización desde el punto de vista de los tipos de control interno?

  • Protege los activos
  • Asegurar registros contables completos y exactos
  • Fomentar la eficiencia operacional
  • Estimular el cumplimiento de las políticas

 5.)  ¿Qué condiciones son básicas para que se tenga un sistema de control interno aceptable?

Las condiciones para un control interno adecuado son las siguientes: competencia del personal, delimitación de responsabilidades, establecimiento de niveles de autorización, segregación de funciones, conciencia de control y canales de comunicación.

7.)  Como se mencionó en el capítulo, la segregación de funciones es en muchos casos, una de las condiciones que mas se nombran al evaluar los controles internos de un sistema contable.  Explique en que consiste tal condición

Establece que un empleado o departamento no puede realizar funciones que por su naturaleza sean incompatibles de ser llevadas a cabo por una sola persona o unidad.

9.) ¿Cuántos tipos de control se pueden identificar en un sistema contable?

  • De existencia
  • De exactitud
  • De autorización
  • De custodia

 11.)  ¿Qué tipo de control interno está en funcionamiento cuando se está conformado telefónicamente un cheque?  ¿Cuáles son las validaciones que se realizan en las operaciones?

Esta es la de controles de autorización… La emisión de cheques es autorizada por el tesorero para asegurar la adecuación provisión de fondos

13.)  ¿Cuáles métodos para documentar controles internos son utilizados con mayor frecuencia?

  • Cuestionarios
  • Narrativos
  • Flujogramas

15.)  Explique en qué consiste un cuestionario de control interno  ¿De qué forma pueden plantearse los cuestionarios?

Son la técnica más antigua para documentar y evaluar el control interno y consiste en la formulación de preguntas en una de las siguientes formas:

  • Por cuentas principales de los estados financieros
  • Por departamento de las empresa
  • Por ciclos del negocio
  • Generales

16.) ¿Cuáles son los tipos de flujo gramas que pueden ser utilizados para documentar el control internos?

  • Secuenciales
  • Columnares
  • Analíticos

17.)  ¿Qué es un informe  de control interno?  ¿Cuáles son las distintas denominaciones que pueden recibir los informes de control interno?

Es un informe dirigido a la alta gerencia de una entidad, en el cual se detallan todas las situaciones o debilidades encontradas en la evaluación de los sistemas, métodos y procedimientos de contabilidad usados

18.)  ¿Qué tipo de observaciones contiene un informe de control interno o carta de gerencia?

Los puntos de observación varían en el grado de importancia, es decir, habrá observación que desde  el punto de vista del control interno, deberán ser subsanadas con mayor rapidez que otras

19.)  ¿Por qué un contador público, debe conocer la importancia que tiene los controles internos para un sistemas contable?

Para un mejor manejo de la información que ofrece a los diferentes interesados de la entidad comercial.