PLAN DE NEGOCIOS PARA UNA MICROEMPRESA, ASPECTOS FUNDAMENTALES

Concepto de plan de negocios

De la Vega G.P. I, (2008): El Plan de Negocio ha pasado a convertirse en un documento indispensable de análisis, planificación, control y venta del proceso emprendedor, tanto a nivel de nuevas iniciativas empresariales como en proyectos de consolidación de PYMES y por supuesto en desarrollos internos de proyectos corporativos en medianas y grandes empresas.

En el ámbito de la enseñanza en programas de Universidades y Escuelas de Dirección, el Plan de Negocio se ha convertido también en elemento central en el diseño de los planes de enseñanza en materia de Emprendurismo, no sólo por su relevancia inherente al análisis de la viabilidad de proyectos emprendedores, sino también por su papel aglutinador de las diferentes áreas funcionales (marketing, recursos humanos, operaciones, finanzas, etc.) que forman parte del currículo académico de las principales escuelas en todo el mundo.

En este sentido, el plan de negocios en su papel principal es un documento que identifica, describe y analiza una oportunidad de negocio, examina su viabilidad técnica, económica y financiera, desarrolla todos los procedimientos y estrategias necesarias para convertir la citada oportunidad en un proyecto empresarial concreto. En el ámbito corporativo el plan de negocios constituye un instrumento fundamental en el análisis corporativo de una nueva oportunidad de negocio, un plan de diversificación, un proyecto de internacionalización, la adquisición de una empresa o una unidad de negocio externa, o incluso el lanzamiento de un nuevo producto o servicio en un entorno corporativo. En resumen, es una herramienta  indispensable para el desarrollo o lanzamiento de una empresa.

El autor en esta nota técnica, cita que un buen Plan de Negocios tiene por definición un carácter dinámico. Un Plan de Negocios no está “nunca” terminado: los modelos de negocio cambian y se adaptan; las circunstancias del mercado y la industria nunca permanecen invariables; las necesidades y deseos de los equipos gestores evolucionan; los recursos a disposición del proyecto aumentan o disminuyen…..este piensa el en Plan de Negocios más como un estado estratégico, en vez de un documento inamovible.

Importancia del plan de negocios para las microempresas

En las pymes, donde las decisiones suelen estar fuertemente concentradas en pocas personas, la elaboración de un plan de negocios tiene una ventaja adicional: permite establecer una distancia entre el humor cambiante (o los caprichos) de los empresarios y las decisiones de negocios tomadas sobre la base de información y análisis.

Borrego D, (2009): Destaca que dentro de los principales propósitos que tiene el elaborar un plan de negocios para una pyme o un emprendedor se pueden destacar dos:

  1. Obtener financiamiento externo. Este objetivo es muy importante en la medida en que se necesiten recursos financieros para poder operar la empresa o hacerla crecer. Es de vital importancia contar con un plan de negocios para lograr obtener financiamiento ya sea con un banco o un inversionista, puesto que brinda una noción de cómo se encuentra la empresa, en cuanto al personal que labora dentro de la misma, la experiencia con la que se cuenta para operarla, y sobre todo la más importante es el estado de salud financiera con la cual cuenta la empresa. La cual consiste en los pasivos o deudas adquiridas.
  2. Proporcionar un plan estratégico. Sirve para establecer el camino a seguir por la empresa para alcanzar las metas fijadas por la alta gerencia. Manteniendo a la empresa y a su personal en la dirección previamente establecida.

En este mismo orden la mayoría de los empresarios no le dan la importancia que tienen los planes en la fase inicial de un negocio, pero es trascendente no pasarla por alto si se quiere tener éxito.

Por lo común, los planes aplicados durante la etapa inicial determinan el fracaso o el éxito. Es una oportunidad muy valiosa para elaborar un análisis tranquilo del modo en que se piensa administrar y operar y cómo cumplir con el plan maestro relacionado con la misión de la empresa.

Planear puede significar el éxito y la tranquilidad de los empresarios. Hay que ser fanáticos de la planeación, precisamente porque nadie puede anticiparse a todas las posibles contingencias que se presenten.

De ahí que contar con una herramienta de gestión como un Plan de Negocios es de suma importancia para las organizaciones, debido a que verifica que un negocio sea viable desde el punto de vista económico y financiero, así como también ayuda a detectar y prevenir problemas antes de que ocurran, ahorrando tiempo y dinero; también determina necesidades de recursos con anticipación, se obtiene importante información acerca de la industria y el mercado, permite expandirse hacia nuevas y rentables actividades, examina el desempeño de un negocio en marcha y respalda la solicitud de crédito a una entidad financiera.

Por lo tanto, es importante organizar la información teniendo en cuenta a quién va dirigido y tratar que sea lo más completa posible para que cumpla el objetivo propuesto, siendo de esta manera que un Plan de Negocios bien pensado y completo es quizás la mejor herramienta con que se puede contar para ayudar a lograr las metas.

El Plan de Negocios debe prepararse cuidadosamente y con realismo, tanto por razones internas como externas.

Las razones internas más importantes que justifican su elaboración son:

  1. Permite hacer una evaluación real y potencial de la oportunidad de negocio.
  2. Determina las variables críticas del negocio, aquellas cuyas fluctuaciones podrían afectar sustancialmente el proyecto.
  3. Permite identificar supuestos precisos para el éxito del negocio.
  4. Permite evaluar varios escenarios y varias estrategias de operación del proyecto.
  5. Brinda la posibilidad de explicar, justificar, proyectar y evaluar los supuestos de base del negocio.
  6. Permite reducir los riesgos del proyecto, al tomar decisiones con más información y de mejor calidad (es importante entender que el plan de negocios reduce el riesgo, pero nunca lo elimina totalmente, pues el riesgo es inherente al proceso de inversión).
  7. Entrega al empresario el primer presupuesto y con ello la primer herramienta administrativa de su empresa.
  8. Da posibles soluciones a potenciales dificultades que la empresa pueda enfrentar.
  9. Permite conocer en detalle todas las facetas del negocio y en muchos casos entrenarse en esas áreas.
  10. Evalúa el estado actual, futuro de la empresa y del entorno en que opera u operará.
  11. Establece objetivos y metas de corto y largo plazo.
  12. Define los requerimientos de recurso de todo tipo, en un panorama de tiempo y las formas de consecución de ellos.
  13. Muestra la capacidad empresarial del emprendedor.

Origen y evolución del plan de negocios

Valera R: (2001). Plantea que los planes de negocios tienen su origen en Estados Unidos. Que empezaron como una propuesta de dos estudiantes de un MBA (Master in Business Administration) de la Universidad de Texas, Austin, quienes diseñaron una actividad que fuera tan desafiante y prestigiosa como los debates organizados por las escuelas de derecho. La actividad consistía en agrupar a los alumnos en varios equipos para concebir una idea de negocio, desarrollarla mediante un plan de negocios y presentarla a emprendedores, inversionistas, contadores, abogados y asesores gerenciales.

La primera gran competencia de planes de negocio se realizó en 1984 y solamente participaron estudiantes de la MBA; posteriormente, en 1989, se realizó la primera competencia abierta con equipos de otras universidades (Havard, Wharton, Carnegie Mellon, entre otros). En 1990 la competencia de planes de negocios se internacionalizó y empezaron a participar universidades inglesas, francesas y australianas. Durante los últimos años los planes de negocios se han popularizado a lo largo del mundo mediante concursos y competencias, apoyados por los sectores públicos y privados con el fin de motivar la creación de empresas.

En la actualidad las universidades han adoptado los modelos de planes de negocio como una estrategia fundamental dentro del desarrollo de un país. Así mismo, existen instituciones que se han especializado en la elaboración de planes de negocio y algunas otras que centran su interés en la promoción y el apoyo de las nuevas iniciativas empresariales.

Con la llegada de Internet los planes de negocios también se han popularizado en la red, a tal punto que hoy día existen cientos de páginas en todos los idiomas, que se encargan de guiar y capacitar al usuario para la creación de planes de negocios y/o facilitar el software libre para la elaboración de estos.

Los planes de negocios también son conocidos como Business Plan, y a pesar de que algunos se diferencian de otros cumplen con la condición de ser un documento formal y estructurado que sirve para diseñar en el papel el modelo de negocio que se va a poner en marcha, un seguimiento periódico donde se puede ver reflejada una actividad, producto o evento en un tiempo determinado.

El primer gran paso para iniciar una empresa es generar un plan de negocios, ya que es la hoja de ruta que la empresa planifica recorrer en un rango de tiempo determinado. En el plan de negocios se incluye quién es, cuáles son nuestros objetivos generales y qué resultados esperan obtener, de la misma manera que se analiza cómo llegar a la meta, cuando se hace un plan de negocios se analiza en qué lugar esta y de qué medios se dispone para llegar al punto final.

Al transcurrir el tiempo, el plan de negocios va quedando obsoleto en algunas partes, ya sea porque ha sido superado, o por factores externos que  impiden continuar o hacen inservibles algunos aspectos del mapa. Lo anterior propicia la enorme oportunidad de crear nuevos factores.

Durante el nacimiento de una empresa, se diseña un mapa por escrito con pasos determinados a alcanzar los objetivos o metas, para ir madurando, hasta fortalecerse como un negocio sustentable y con impacto en el mercado.

El problema viene cuando este plan se ha concretado y existe  la posibilidad de seguir creciendo, es en ese momento cuando se forman dos soluciones: seguir y repetir el plan de negocios; o evolucionarlo conforme a las necesidades que el mercado y la empresa misma exijan.

La forma en que evoluciona el plan de negocios, va de la mano con el crecimiento del negocio; se entiende una evolución como un proceso de mejoría y maduración de algo.

 

Tipos de planes de negocios

  • Plan de negocios para empresa en marcha: El plan de negocios para una empresa en marcha debe evaluar la nueva unidad de negocio de manera independiente y además deberá distribuir los costos fijos de toda la empresa, entre todas las unidades de negocios, incluida la nueva.
  • Plan de negocios para nuevas empresas: Para las nuevas empresas el desarrollo del plan de negocios se convierte en una herramienta de diseño y parte de una idea inicial a la cual se le va dando forma y estructura para su puesta en marcha.
  • Plan de negocios para inversionistas: El plan de negocios debe estar redactado para atraer el interés de los inversionistas. Por ello, es importante que el documento incorpore toda la información necesaria sobre la idea o la empresa en marcha y sobretodo, datos relevantes que determinen la factibilidad financiera del negocio y el retorno de la inversión, que el inversionista puede obtener al apostar por la idea propuesta.
  • Plan de negocios para administradores: El plan de negocios para los administradores debe contener el nivel de detalle necesario para guiar las operaciones de la empresa. Este plan suele contener mayor nivel de detalle, pues muestra los objetivos, las estrategias, las políticas, los procesos, los programas y los presupuestos de todas las áreas funcionales de la empresa.

Etapas de un plan de negocios

Para elaborar un plan de negocios no existe una estructura definida, sino que uno puede adoptar la que crea conveniente de acuerdo a sus objetivos, pero siempre asegurándose de que ésta le otorgue orden al plan y lo haga fácilmente entendible para cualquiera que lo lea.

La siguiente es una estructura común, que cuenta con todas las partes con que debería contar un plan de negocios:

  1. Resumen Ejecutivo: Es un resumen (presentación breve) de los aspectos más relevantes del Plan de Negocios, éste muestra el perfil de la empresa, descripción del negocio, las razones que justifican el proyecto, las características diferenciadoras, las ventajas competitivas, la inversión requerida y la rentabilidad del proyecto. Si bien se ubica al comienzo del plan, es conveniente realizarlo al final, después de haber analizado todos los puntos. Su extensión es clave: no más de dos páginas, preferentemente sólo una.

El objetivo de este resumen es captar la atención del lector y facilitar la comprensión de la información que el plan contiene, por lo que se debe prestar especial atención a su redacción y presentación.

  1. La Empresa e Idea de Negocio: Se describirá cómo surgió la idea de negocio, así como los factores motivantes y cómo se está encaminando dicha idea. Se describirá brevemente el propósito, los objetivos del negocio o proyecto, las principales estrategias que permitirán alcanzar dichos objetivos, y sobre todo el producto o servicio que se prestará.
  1. Análisis del Entorno: Aquí el empresario detecta la oportunidad que tiene su idea de negocio. Para ello se analizan diversos factores como:
  1. Factores económicos (ingreso promedio familiar, capacidad de ahorro, etc.)
  2. Factores Socio-económicos (Tamaño de mercado, nivel de educación-cultura, porcentaje de pobreza, hábitos de consumo, entre otros.)
  3. Factores Políticos-Legales (Impuestos, leyes de mercado monopolio, oligopolio, entre otros.)
  4. Factores Tecnológicos (nivel de inversión en investigación, disponibilidad de tecnología, entre otros.)
  5. Factores Medioambientales (Impacto ambiental de la producción del negocio).
  1. Sondeo de mercado: Aquí se aplican técnicas de investigación de mercado, investigaremos, analizaremos, estudiaremos y señalaremos lo relacionado al mercado, comúnmente se realizan entrevistas a expertos para conocer aspectos de la industria, o encuestas para saber la disponibilidad de compra de los potenciales clientes, todo ello para estimar la demanda, ya que es importante conocer cómo se comportan los clientes, competidores y proveedores.
  1. Análisis de la Industria: Implica el estudio de aquellas fuerzas que podrían afectar el desarrollo del negocio en marcha, aquí analizamos a los Competidores Actuales, Competidores Potenciales, Productos sustitutos, Clientes y Proveedores.
  1. Plan estratégico de la Empresa: Aquí se aclara lo que pretendemos conseguir y cómo nos proponemos conseguirlo.
  • Visión: Es una declaración concisa de lo que aspira alcanzar una organización en el largo plazo. Es lo que la empresa quiere ser en el futuro.
  • Misión: Describe el papel o rol que pretende desempeñar la organización, en el sector en que participa, para el logro de su Visión.
  • Objetivos: Aquí se define claramente lo que se quiere lograr con su negocio.

Estos deben cumplir tres condiciones:

  1. Debe ser establecido para toda la organización.
  2. Debe establecerse de manera permanente.
  3. Debe establecerse en términos cuantitativos, es decir deben ser cuantificables.
  1. Análisis FODA: Significa analizar nuestras Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas, esto nos ayudara a tener un profundo análisis de su negocio y se da cuando se cruzan las variables FODA. La evaluación de su FODA le ayudará a: reforzar sus puntos Fortalezas, resolver sus Debilidades, aprovechar las Oportunidades y evitar las Amenazas.
  1. Plan de Marketing: Aquí se describen los objetivos, las estrategias y las actividades de marketing que facilitarán y posibilitarán el cumplimiento de las estrategias construidas en el Plan de Negocios.

Los puntos a tratar son los siguientes:

  • Objetivos del Marketing
  • Descripción del Producto o servicio
  • Estrategia de Precio
  • Estrategia de Distribución
  • Estrategia de Promoción
  • Estrategia del Servicio al Cliente
  • Estrategia de Posicionamiento
  1. Plan de Operaciones: Aquí se describen todos los aspectos técnicos y organizativos que conciernen a la elaboración de los productos o prestación de servicios.

Los puntos a tratar son los siguientes:

  • Objetivos de Operaciones
  • Proceso de Producción del bien o servicio
  • Gestión del Inventario
  • Estrategia de Procesos
  • Gestión de Calidad
  • Gestión del Aprovisionamiento
  • Estrategia de Localización
  • Estrategia de Organización
  1. Plan de Recursos Humanos: Este contiene tanto el Programa para el Recurso Humano interno como externo, así como el procedimiento de identificación del personal interno está dividido en tres etapas: Reclutamiento, Selección y Capacitación.

Los puntos a tratar son los siguientes:

  • Estructura Organizacional: funciones, responsabilidades, personal a cargo.
  • Estrategia de reclutamiento, selección y contratación de personal
  • Estrategia de inducción, capacitación y evaluación del personal
  • Estrategia de motivación y desarrollo del personal
  • Políticas de remuneraciones y compensaciones
  1. Plan Financiero: Este Plan le permite tener una versión cuantificada de su idea negocio, trazar objetivos, encontrar la manera más adecuada de llevar lo planeado a la realidad y generar credibilidad ante los inversionistas. Una vez se elabore el presupuesto, se establezcan las metas financieras y se defina una estrategia, es importante mantener la ruta, revisar periódicamente el plan y realizar las correcciones necesarias en las metas o la situación financiera para el mejoramiento continuo de los procesos.

Los puntos a tratar son los siguientes:

  • Datos, supuestos y políticas económicas y financieras
  • Análisis de Costos
  • Adquisición de materiales e insumos para la producción
  • Programa de inversiones y fuentes de financiamiento
  • Inversión inicial
  • Capital de trabajo
  • Proyección de flujo de caja
  • Análisis de rentabilidad
  • Estado de Ganancias y pérdidas proyectado para la empresa
  • Balance General proyectado para la empresa en su conjunto.

Algunos alcances finales: El Plan de Negocios debe de ser:

  1. Concreto no debe ser mayor de 30 páginas
  2. El Resumen ejecutivo es la parte más importante dentro del Plan pues es lo primero que se lee.
  3. El Plan debe ser de fácil lectura, es decir didáctico, con gráficos, tablas, etc. para su fácil comprensión.
  4. Información precisa y confiable, es importante dar referencias bibliográficas.

Objetivos del plan de negocios

La elaboración de un plan de negocios cubre varios objetivos principales:

  1. Permite a las partes interesadas de una oportunidad de negocio realizar un exhaustivo estudio de mercado que le aporte la información requerida para diseñar el mejor modelo de negocio posible en un momento determinado para su proyecto, respondiendo a sus necesidades de posicionamiento y segmentación y para hacer una primera aproximación a la viabilidad de mercado del mismo. Además, el plan de negocios desarrollará las medidas estratégicas necesarias en cada área funcional concreta para lograr la consecución de los objetivos que el propio plan habrá previsto en función del modelo de negocio y los recursos disponibles.
  2. Una vez en marcha, el plan de negocio servirá como herramienta interna que permita evaluar la marcha de la empresa y sus desviaciones sobre el escenario previsto, proponiendo si fuese necesario adaptaciones del modelo de negocio inicial y permitiendo obtener información actualizada para la gestión diaria de la empresa y la realización de presupuestos e informes.
  3. Por otro lado, generalmente a través de su versión reducida (sumario ejecutivo), un plan de negocios sirve como tarjeta de presentación de los emprendedores y del proyecto ante terceras personas, bancos, inversores institucionales y privados (venture-capitalist o business angels), organismos públicos y otros agentes implicados cuando haya que recabar cualquier tipo de colaboración, ayuda y apoyo financiero.
  4. Finalmente y como un aspecto no siempre entendido y valorado de manera conveniente, el análisis de viabilidad permite en mucho supuesto descartar la viabilidad, o el interés inversor, o el encaje estratégico del proyecto propuesto. Un porcentaje elevado de los análisis realizados nos debería llevar a una conclusión negativa sobre la viabilidad del proyecto analizado, en muchas ocasiones, descartándolo de manera definitiva y en otras conduciéndonos a una remodelación del modelo de negocio propuesto. En esta utilidad, el Plan de Negocios permite no comprometernos en oportunidades “dudosas”, mejorando sin duda la rentabilidad de nuestro portafolio emprendedor o inversor.

Las finalidades múltiples a las que sirve un plan de negocios se configuran como una de las principales razones que dificultan sobremanera su elaboración. La dualidad de usos genera un constante conflicto entre el uso “interno o estratégico” y el uso como “documento de marketing” de que es susceptible un análisis de viabilidad. Cuando se trata de elaborarlo como guía para la puesta en marcha de un proyecto empresarial, el emprendedor suele tender a minimizar de alguna manera el riesgo inherente a la actividad empresarial situando el proyecto en un escenario ligeramente más pesimista al que sería razonablemente real. Asimismo, al responder el plan de negocios al objetivo de captar recursos financieros para la puesta en marcha del proyecto empresarial, el emprendedor se suele ver ante la tentación de “retocar” las hipótesis financiera y operativas sobre las que se sustenta su Plan de Negocios para que los resultados de la inversión y la viabilidad misma del proyecto parezcan superiores a lo que sería razonable.

Aspectos financieros y económicos de un plan de negocios

Los aspectos financieros y económicos son fundamentales, un plan de negocios no debe limitarse sólo a cálculos económicos y números. La información cuantitativa debe estar sustentada en propuestas estratégicas, comerciales, de operaciones y de recursos humanos.

Está comprobado que los negocios con planes escritos tienen mayores probabilidades de éxito. Este hecho solamente justifica el gasto y el trabajo de dibujar este mapa.

Plan económico-financiero debe recoger toda la información de carácter económico y financiero referente al proyecto, para determinar su viabilidad económica. Se trata de analizar, partiendo del estudio realizado en el resto de los planes específicos de este documento empresarial, si el proyecto reúne la rentabilidad, solvencia y liquidez necesarias para llevarlo a cabo.

Se trata en definitiva de establecer un posible modelo de desarrollo económico-financiero. Para ello, se ha optado por utilizar la estructura formal de la legislación contable vigente. Esto facilitará la lectura por parte de cualquier lector, así como el posterior contraste de dicho Plan con la contabilidad del proyecto.

El Plan económico-financiero es de vital importancia a la hora de pedir financiación, ya que deberá demostrar que el negocio es viable y que generará fondos suficientes para reintegrar la deuda y satisfacer los intereses de la financiación.

El proceso de planificación

El proceso de planificación económica-financiera permitirá elaborar las cuentas previsionales de la empresa. Se ha fijado un marco temporal de cinco años para dicho estudio, ya que un período menor ofrecería una visión temporal demasiado reducida, y un período mayor no daría datos demasiado fiables para períodos posteriores al quinto año.

El presupuesto de ventas es el origen de todo el proceso de planificación económica financiera, ya que reflejará los objetivos de ventas fijados en el plan de marketing, expresados en unidades vendidas y precio de venta.

Todo el proceso de planificación económica financiera descansará sobre las previsiones de ventas. Según las previsiones de ventas que se realicen para los primeros años del negocio, variarán los ingresos, los gastos y será necesario dimensionar la capacidad productiva del negocio.

Por eso, es importante ser prudentes en las previsiones y hasta un poco pesimistas, ya que una de las principales causas de fracaso de los emprendedores es realizar estimaciones de ventas excesivamente optimistas.

Dada su notable influencia en el proceso de planificación financiera es recomendable que la previsión de ventas se realice durante el primer año de actividad mes a mes. Seguidamente se elaboran los presupuestos para los distintos departamentos de la empresa.

Ventajas y desventajas de un plan de negocios

Ventajas de un plan de negocios

Chalate H. (2010), En su trabajo Plan de Negocios las ventajas y desventajas del plan de negocios son como se describe a continuación:

El Plan de Negocios le ayuda al emprendedor a:

  • Comprometerse con la idea.
  • Desarrollarse como un excelente Administrador.
  • Salvar el dinero y el tiempo invertido, mediante un correcto enfoque de las actividades y control de las mismas.
  • Convencer a otras compañías con las cuales desea formar alianzas estratégicas.
  • Mejorar la habilidad de tomar decisiones con mayor solidez informativa de manera inteligente, ágil y correcta.

Desventajas de un plan de negocios

Algo que no se puede desconocer es que si los emprendedores realmente investigarán a conciencia las ideas concernientes a su proyecto empresarial y redactarán adecuados Planes de Negocios antes de comenzarlo, no se habrían fundado empresas que posteriormente fracasaron o cerraron.

En el desarrollo del Plan de Negocios, pueden presentarse algunas situaciones que impiden el éxito en su ejecución, ellas pueden ser identificación errónea de:

  • Investigación de mercados
  • Los clientes potenciales
  • El precio adecuado
  • Los canales de distribución
  • La promoción y publicidad requerida
  • La proyección en ventas
  • Los recursos necesarios

La mala proyección del presupuesto de inversión y de las fuentes de financiamiento

El cronograma proyectado no se ajusta con el uso del factor humano, los recursos técnicos, tecnológicos y económicos.

Por otra parte es necesario señalar que siempre está presente en todo negocio el riesgo y la incertidumbre asociados con el éxito o fracaso del mismo.

La planificación contribuye a resolver un número importante de problemas que tienen las pequeñas y medianas empresas, como por ejemplo:

  1. Falta de capital de inversión y acceso a las fuentes de financiamiento.
  2. Prever situaciones que afectan la rentabilidad.
  3. Introducir en forma eficaz nuevos productos y servicios al mercado.
  4. Establecer y aplicar normas de producción y control de calidad.
  5. Falta de estrategias de marketing.