El  inventario

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El inventario es una relación detallada, ordenada y valorada de los elementos que componen el patrimonio de una empresa o persona en un momento determinado.

  • -Es detallada porque se especifican las características de cada uno de los elementos que integran el patrimonio.
  • -Es ordenada porque agrupa los elementos patrimoniales en sus cuentas correspondientes y las cuentas en sus masas patrimoniales.
  • -Es valorada porque se expresa el valor de cada elemento patrimonial en unidades monetarias.

El inventario es el conjunto de bienes  propiedad de una empresa que han sido adquiridos con el ánimo de volverlos a vender en el mismo estado en que fueron comprados, o para ser transformados en otro tipo de bienes y vendidos como tales.

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El inventario es, por lo general, el activo mayor en sus balances generales, y los gastos por inventarios, llamados costo de mercancías vendidas, son usualmente el gasto mayor en el estado de resultados.

Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancías, por ser esta su principal función y la que dará origen a todas las restantes operaciones, necesitaran de una constante información resumida y analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga a la apertura de una serie de cuentas principales y auxiliares relacionadas con esos controles.

Tarjetero de Inventario

Es un documento en el cual se registran los datos de entrada, salidas y saldos de la existencia de los distintos tipos de inventarios, anteriormente se utilizaban unas fichas o tarjetas las cuales han sido reemplazadas por los programas o software que facilita su proceso de control.

Es una ficha en la que vas registrando todas las entradas y salidas del almacén de productos, se anota la fecha, la clave del producto, las cantidades, el costo. Es para llevar un adecuado control de los productos, así tienes conocimiento de cuantas unidades hay de cada producto.

Tarjetero de Inventario
Ejemplo de Tarjetero de Inventario

Órdenes de compra

La orden de compra es un documento que emite el comprador para pedir mercaderías al vendedor; indica cantidad, detalle, precio y condiciones de pago, entre otras cosas. El documento original es para el vendedor e implica que debe preparar el pedido. El duplicado es para el comprador y es una constancia de las mercaderías o servicios encargados.

La orden de compras es un formulario comercial que identifica las mercancías y/o productos que desea comprar una compañía.

 Requisitos:

  • Lugar y fecha de emisión.
  • Nombre y número de orden del comprobante.
  • Nombre y domicilio.
  • Datos de la empresa que imprime el documento, habilitación municipal, fecha de impresión y numeración de los documentos impresos.

Formas de emisión:

  • Original: Para el Vendedor.
  • Duplicado: Para el Comprador.

Importancia:

  • Al comprador le sirve como constancia de las mercaderías que solicitó, pero casi no se utiliza de esa forma. Es más utilizado para saber el tipo de gasto y cuanto gasto
  • Al vendedor le sirve para preparar el pedido y dar curso a la facturación en caso de que sea aceptado el pedido.
Órdenes de compra
Ejemplo de ordenes de compra

Conduce de mercancía

Cuando un contribuyente transporte mercancías desde su almacén hacia el local del comprador de las mismas, el vehículo en el cual sean transportadas deberá disponer por lo menos, de un documento de conduce de mercancías con las informaciones concernientes al vendedor, el comprador y las mercancías transportadas.

El conduce es elaborado por el almacén el original y por lo menos dos copias. El original es enviado al cliente junto con la mercancía. Copia a contabilidad/archivo. El propósito de este formulario es detallar la mercancía que se ha despachado del almacén previo a la orden de despacho que recibió el departamento de ventas.

En el documento de conduce de mercancías se consignarán, sin que esta enunciación se considere limitativa, las siguientes informaciones:

  1. a) Datos del vendedor de la mercancía
  2. b) Datos del Almacén de despacho de la mercancía
  3. c) Datos del Destinatario o comprador de la mercancía
  4. d) Datos Propios del Formulario de conduce
  5. e) Datos de las Mercancías

A más tardar 30 días después emitida la presente Norma General todos los contribuyentes que realicen ventas al por mayor deberán remitir una comunicación a esta Dirección General con la información de la ubicación actualizada de sus almacenes de despacho de mercancías (especificando la calle, avenida o carretera, el número, edificio o local sector, municipio y la provincia).

Ejemplo de Conduce de mercancía
Ejemplo de Conduce de mercancía

Devolución de mercancía

Una devolución es el proceso de un cliente que ha comprado una mercancía previamente, la devuelve de nuevo a la tienda, y a cambio, recibe un efectivo por devolución, cambio por otro artículo (igual o diferente), o un crédito de la tienda. Muchos minoristas aceptan devoluciones siempre que el cliente tenga un recibo, tique o factura como prueba de la compra, y que se cumplan ciertas condiciones, que dependen de las políticas del minorista, estos pueden incluir que la mercancía esté en una determinada condición (posiblemente que pueda revenderse), que no haya pasado más de una cierta cantidad de tiempo después de realizado la compra o que se proporcione la identificación. En algunos casos, sólo se ofrecen intercambios o crédito de la tienda.

Mientras que a los minoristas no suele ser necesario que acepten las devoluciones, las leyes en muchos lugares requieren que los distribuidores publiquen su política de devolución en un lugar donde sería visible para el cliente antes de la compra.

Hay varias razones por las que los clientes deseen devolver la mercancía. Estos incluyen un cambio de idea del comprador, deficiencia de la mercancía, insatisfacción personal o una compra equivocada del producto equivocado. Para la ropa, puede ser una talla incorrecta. A veces, puede ser una retirada de productos del fabricante, en la que el fabricante ha solicitado que la mercancía se traiga de vuelta a la tienda.

El documento de devolución de mercancías se utiliza para devolver a los proveedores las mercancías entregadas o para anular, total o parcialmente, la transacción de compra de un artículo.

Ejemplo devolución de mercancía
Ejemplo devolución de mercancía

Informe de recepción

El objetivo que persigue este documento es formalizar la recepción de los productos en los almacenes que procedan de otra entidad, de la propia entidad por concepto de transferencias recibidas o por concepto de producción terminada.

Este modelo se emite por el almacén receptor en cuadruplicado, como es orientado; una vez verificado e inspeccionado el producto recibido se utiliza un modelo por cada factura o documento similar.

Cuando se detecta faltante, sobrantes, averías o cambio en las especificaciones de los productos; se establece la reclamación correspondiente, mediante los modelos legalmente establecidos o el modelo SNC-1-05 Informe de Reclamación-Reparos Bancarios, acompañándolos el original del Informe de Recepción.

Es un documento primario y soporte contable donde se detallan las recepciones en un área de almacenamiento. Debe mostrar el código, la descripción, cantidad y valor de las mercancías recibidas así como la fecha de recepción y la firma de quien recibió.

La recepción de pedido es uno de los procesos de un almacén logístico. Corresponde al punto de transferencia de propiedad entre un proveedor y un cliente. Es una etapa de control importante para garantizar la conformidad de la mercancía antes su integración en las existencias de la empresa.

Las principales etapas del proceso de recepción son:

  • -Control documental
  • -Descarga de la mercancía
  • -Control cuantitativo y cualitativo
  • -Integración de la mercancía recibida en el stock de la empresa
Ejemplo Informe de recepción
Ejemplo Informe de recepción

Solicitud de mercancía

La solicitud de mercancía son los documentos que se van a crear para realizar el  descargue  o  el  ingreso  de  una  mercancía  del  inventario  por  motivos  como:

Hurto,  obsequio  para  un  cliente,  mercancía  en  mal  estado,  mercancía  no contabilizada. Etc. Antes de crear una solicitud de mercancía, se tiene  que  configurar  previamente  los ‘motivos  de  solicitud’.

Una solicitud de mercancía se puede definir también como un documento o carta por la cual un cliente realiza un pedido específico a un proveedor, estipulando las condiciones del mismo. A través de él se puede solicitar mercancía o la prestación de algún servicio, dejando en claro el precio acordado y el pago total de la compra. Asimismo, el proveedor se compromete a satisfacer tal cual las necesidades del cliente. Es importante que un pedido de este tipo sea muy claro para que así se eviten posibles confusiones que, en un futuro, podrían ocasionar problemas incluso legales.

Ejemplo de solicitud de mercancía
Ejemplo de solicitud de mercancía

Método de Valuación

La valuación sirve para establecer el costo de ventas, el costo de producción y la utilidad de un ejercicio operativo, así como también, para determinar la situación financiera de la empresa en un momento determinado. Productos iguales pueden comprarse o producirse a diferentes costos.

Consecuentemente, el administrador financiero, afronta el problema de determinar qué costos deben aplicarse a los artículos que se han vendido y qué costos se deben asignar a los bienes que permanecen en el inventario.

Existen numerosas bases aceptables para la Valuación de los Inventarios; algunas de ellas se consideran aceptables solamente en circunstancias especiales, en tanto que otras son de aplicación general. Entre las cuestiones relativas a la valuación de los inventarios, la de principal importancia es la consistencia:

La información contable Jebe ser obtenida mediante la aplicación de los mismos principios durante todo el Periodo contable y durante diferentes periodos contables de manera que resulte factible comparar los Estados Financieros de diferentes períodos y conocer !a evolución de la entidad económica; así como también comparar con Estados financieros de otras entidades económicas.

Las Principales bases de valuación para los inventarios son las siguientes:

  • Costo
  • Costo o Mercado, el más bajo
  • Precio de Venta

Los diferentes métodos son:

  • Método Primero en Entrar, Primero en Salir o “PEPS”. Este método identificado también como “PEPS”, se basa en el supuesto de que los primeros artículos y/o materias primas en entrar al almacén o a la producción son los primeros en salir de él Se ha considerado conveniente este método porque da lugar a una valuación del inventario concordante con la tendencia de los precios
  • Método último en Entrar, Primero en Salir o “UEPS”: Este método parte de la suposición de que las últimas entradas en el almacén o a la Bodega de re almacenamiento, son los primeros artículos en salir. El método UEPS asigna los costos a los inventarios bajo el supuesto que las mercancías que se adquieren de último son las primeras en utilizarse o venderse.

Orden de despacho

Se entiende como tal los pedidos de mercancía recibidos en el departamento de ventas de una empresa y que deben ser tomados en cuenta en la contabilidad de la misma:

Es el documento que acompaña las mercaderías en el trayecto que existe entre su lugar de venta y el domicilio de quien la adquiere, la emisión obliga en postergar el otorgamiento de la factura y cuando no se trasladen bienes que no importan venta.

La guía de despacho no tiene indicación de impuesto por lo tanto no se registra en el libro de ventas o compras y sirve solo para verificar la existencia de mercancías en una empresa cuando se efectúa el inventario.

Una orden de despacho es un documento que es entregado cuando existen pedidos de mercancía y estos van a ser transportados y recibidos, además son muy necesarios para la contabilidad de la empresa que la emite. El objetivo principal de una orden de despacho es el informar de manera detallada la mercancía que ha sido despachada por almacén, así como también el ordenar al almacén las entregas de mercancías para la venta a los clientes.

Este tipo de orden debe ser elaborado por el encargado del almacén de la empresa, en original y dos copias, de tal modo que el original sea enviado al cliente anexado a la mercancía, una de las copias a contabilidad y otra al archivo.

La orden de despacho debe ser llenada sobre todo teniendo en cuenta los siguientes campos:

– Fecha de emisión.

– Nombre de la entidad

– Nombre y dirección del cliente.

– Lugar y fecha de entrega de los productos.

– Código del producto.

– Descripción del producto.

– Cantidad ordenada del producto.

– Firma del transportista del producto.

– Firma de la persona que recepciona el producto.

– Fecha de recepción del producto.

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