Almacenamiento e inventarios, generalidades

Inventario

Según Díaz (1999), los inventarios o stocks son la cantidad de bienes que una empresa tiene en existencia en un determinado momento. Los inventarios son activos que posee la empresa para ser vendidos en el curso normal de la operación, en el proceso de producción con vistas a esa venta o en forma de materiales o suministros para ser consumidos en el proceso de producción o en la prestación de servicios (NIIF2,s.f.).

El inventario puede clasificarse de muchas maneras: materias primas, materiales en proceso, producto terminado, mantenimiento, reparación y operaciones(MRO), mercancías para reventa, bienes de capital, materiales de construcción, Componentes obsoletos, artículos/materiales defectuosos, entre otros. El stockdepende de la clasificación y cultura interna de cada industria. (Gestión Logística Integral .Luis Aníbal Mora García pag.97).

Las principales funciones de los inventarios son:

  • Equilibrar la oferta y la demanda.
  • Permitir la especialización de la producción.
  • Proteger la compañía ante la inseguridad de la demanda y el abastecimiento.
  • Actuar como recurso disponible en los diferentes niveles de la cadena de distribución.
  • La función básica del stock es desglose. En una empresa manufacturera los inventarios desglosan o separan las actividades de producción, distribución y comercialización.
  • Los inventarios de materias primas posibilitan tomar decisiones de producción a corto plazo, independientemente del mercadeo de materias primas (materiales).
  • Los inventarios de materiales en proceso permiten el desglose de las etapas de manufactura. Es decir, estas existencias garantizan que los departamentos de producción operen sin una dependencia directa de programas de manufactura anteriores.
  • Los inventarios de artículos terminados posibilitan separar la función fabril y la demanda de los clientes.
  • La función de los inventarios no se limita a la manufactura; también se aplica a las ventas al detalle. Un comprador espera que el comerciante tenga el artículo que desea. Si el bien no está disponible en el momento en que el cliente lo solicita, entonces el comerciante pierde al comprador esa vez e inclusive para futuras compras. Para absorber las fluctuaciones en la demanda y, de esta manera, dar un mejor servicio a los clientes, se necesita que el comerciante conserve existencias.
  • Aprovechar economías de escala. La producción y transporte de mercancías en altos volúmenes es menos costosa.
  • Servir a los clientes. La demanda de los compradores no es 100% predecible, por lo que se requiere inventario para cubrir las variaciones de los pedidos.
  • Suavizar manufactura y desacoplar procesos. La demanda estacional se satisface con stocks, en lugar de un alto nivel de capacidad.
  • Se requiere tiempo para procesar y mover artículos; inventario de producto en proceso es el resultado.

Almacén 

El almacén se puede definir como el espacio físico ubicado generalmente dentro de las instalaciones de una empresa, en el que se depositan productos terminados, en  proceso o materias primas (Arrieta,2010).

 Tipos de Almacenes 

Los almacenes pueden clasificarse de diversas maneras, ya sea según sus objetivos comerciales, según el sector industrial al cual pertenece, según el tipo de artículos que almacena, entre otras clasificaciones. Sin embargo, según Anaya (s.f.), existen dos grandes grupos de almacenes:

  • Almacenes industriales o fabriles

Tienen como misión depositar materias primas, componentes o semi-terminados de los productos necesarios para atender a un determinado proceso de producción.

  • Almacenes comerciales

También llamados de productos terminados. Depositan artículos con destino al mercado. Dentro de los almacenes comerciales son frecuentes en las empresas tres tipos de almacenes: de picking o menudeo, de rack y de volumen o cantidades.

Almacenamiento

El almacenamiento es el proceso en el que se producen tres funciones principales: la recepción de los productos, el depósito de los productos y el retiro de los mismos luego de su solicitud. El almacenamiento es uno de los niveles más importantes en la cadena de abastecimiento, razón por la cual resulta una actividad costosa para las empresas, ya que de los costos totales de las mismas, generalmente constituye entre el 2% y el 5% (Frazelle, 2002).

El almacenamiento es la permanencia física de la mercancía en el almacén mientras no han sido solicitados por los clientes para su despacho, es decir, son productos en espera. Este procedimiento depende del tipo, el tamaño, la cantidad y las cualidades del manejo de la mercancía o del almacén.

Razones para el almacenamiento.

Hay cuatro razones básicas para usar un espacio de almacenamiento:                1: reducir los costos de producción-transportación;

2: coordinar la oferta y la demanda;

3: ayudar en el proceso de producción, y

4: ayudar en el proceso de marketing. (Logística administración de la cadena de suministro 5ta edición Ronald H. Ballou.).

Actividades de Almacenamiento

Las operaciones básicas que se llevan a cabo en cualquier almacén son (Frazelle, 2002):

  • Recepción de la Mercancía

Es aquella operación que incluye todos los procedimientos establecidos dentro de tres fases principales:

  • La entrada física en el sistema a todos los productos que se reciben en el almacén,
  • La verificación del tipo, la calidad y cantidad de los productos y,
  • Por último, el re direccionamiento a áreas específicas de los productos acabado.
  • Pre-embalaje

Es la actividad que se lleva a cabo en los almacenes, mediante la cual se agrupa en paquetes individuales más pequeños del mismo producto o paquetes surtidos con otros. Esta actividades  opcional y, además, es posible pre-embalar toda la mercancía o sólo una parte de ella, decisión que depende de la disponibilidad de espacio en el almacén.

  • Put-away

“Put-away” es el término técnico que refiere a la ubicación de los artículos en una posición determinada de almacenamiento. Durante este proceso se incluye el manejo de materiales, el control de la posición del almacenamiento y la ubicación física del producto en la posición de almacenamiento.

  • Order picking

Es el proceso inverso al put-away. “Order picking” es el término técnico que hace referencia a la selección y recopilación de los artículos en el almacén una vez que han sido solicitados para ser enviados posteriormente a los consumidores.

  • Embalar y/o Etiquetar

Operación en la que se agrupan y empacan los productos en envases individuales con fines comerciales.

  • División y agregación

Es la distribución y reagrupación de los productos de acuerdo a los pedidos individuales  de cada cliente. Este proceso puede llevarse a cabo solamente cuando las órdenes contienen más de un producto diferente y la agregación de elementos no fue realizada al mismo tiempo que el “picking”.

  • Despacho

Es el proceso de transporte de los productos a los puntos de venta. Antes del traslado, debe observarse que las órdenes estén completas y que la mercancía tiene los requerimientos de calidad necesarios.

Además, se deben preparar los documentos necesarios para el transporte de la mercancía, como la información del envío, direcciones, destinatarios, lista de artículos, peso de los artículos, entre otros.

  • Cross-docking

No se clasifica dentro de las funciones básicas. Es el proceso de creación relativamente nuevo mediante el cual los productos pasan directamente desde la recepción hasta el depósito sin ser almacenados. Las instalaciones se usan sólo para coordinar la transferencia de la mercancía,  permaneciendo éstas por un período corto en el lugar.

Gestión de Almacén

La gestión de almacén es el proceso logístico que trata la recepción, almacenamiento, el movimiento dentro de un mismo almacén y el movimiento hasta un punto de consumo de cualquier producto, así como el tratamiento e información de los datos generados (Price Waterhouse Coopers,s.f.).

Las cuatro fases de la gestión de almacén son, más específicamente, las siguientes (Heizer & Render,2008):

  • Recepción del material: En esta fase el almacén recibe e introduce toda la mercancía en el sistema.
  • Ubicación del material: Una vez recibida, la mercancía es ubicada en los almacenes.
  • Preparación de los pedidos: Es la fase en la que se genera el pedido de compra de la mercancía almacenada. La gerencia debe conocer la cantidad de mercancía que posee para evitar errores como la venta de mercancía inexistente.
  • Envío de la mercancía: En esta fase se despacha el material solicitado por los clientes.

Los objetivos principales de la gestión de almacenes se reducen al aumento de la eficiencia de la empresa reduciendo los errores, el tiempo y los costos de las operaciones, para así satisfacer de manera íntegra las necesidades de los clientes. La gestión de almacenes puede mejorarse mediante la evaluación de los siguientes factores básicos internos y externos:

  • Servicio al cliente

Es la inquietud fundamental de la gerencia. La gestión de almacenes intentará satisfacer de la mejor manera al mayor número de clientes (Tompkins&Smith, 1998).

Un buen servicio al cliente comprende rapidez en la atención, disponibilidad de material y fiabilidad en la fecha prometida de entrega (Anaya,s.f).

  • Sistemas de Control

Es la gestión de almacén debe evaluar el almacenamiento de la información y el cómo responde el sistema a las peticiones (Tompkins & Smith, 1998).

  • Exactitud de Inventario

El inventario debe ser el necesario y estar registrado de manera correcta, con el menor número de errores posibles, para el buen funcionamiento de la cadena entera de suministro (Tompkins & Smith, 1998).

  • Utilización de Espacio

Una parte importante de la gestión de almacenes es el uso eficiente de los espacios dispuestos para el depósito de los materiales (Tompkins & Smith, 1998).

  • Productividad del proyecto

Es esencial el análisis del desempeño de los trabajadores, así como del tiempo invertido en el proyecto (Tompkins & Smith, 1998).

  • Diseño de las instalaciones

Es importante para el análisis de la distribución del inventario y su efecto sobre el rendimiento de los trabajadores del almacén (Tompkins & Smith, 1998).

  • Métodos de usos para los Equipos

La gerencia debe procurar el uso correcto de los equipos para así asegurar su duración en el tiempo y operaciones más sencillas y seguras (Tompkins & Smith, 1998).

  • Construcción de las instalaciones

Deben evaluarse factores como la ventilación, iluminación, servicios  personales (baños, áreas de descanso, etc.), capacidad de carga, catering, equipamiento contra incendios, etc. (Tompkins & Smith, 1998).

  • Utilización de Equipos

Debe calcularse la utilización de cada tipo de equipo para así saber la relevancia decada máquina (Tompkins & Smith,1998).

  • Mantenimiento, Limpieza y seguridad

La limpieza y el mantenimiento del almacén, éste debe establecer las medidas de seguridad internas, las cuales deben compararse con las normas establecidas por la empresa y aquellas establecidas por el Estado (Tompkins & Smith, 1998).

Introducción a la Logística de Almacén

La actividad de manipulación y almacenamiento de las cargas es tan antigua como la humanidad misma, y surge desde que el hombre necesita conservar los granos hasta la próxima cosecha (ver Comas Pullés 1996). En la prehistoria de la humanidad, en el período neolítico en Egipto, hace unos 7000 años, se considera por los descubrimientos arqueológicos que en las riberas del río Nilo fue uno de los lugares donde se inició la agricultura.

El primitivo egipcio, que por primera vez en su vida se hizo agricultor, se encuentra con la necesidad de ahorrar, pues los granos de trigo debían economizarse de modo tal que durasen hasta la próxima cosecha. Además, era necesario apartar una porción para la siembra. Esto implica la previsión, economía, control, distribución, algún medio de transporte y receptáculos donde almacenar el trigo, de esta manera garantizar la conservación del grano y su alimentación entre las cosechas. Fue así como el primitivo egipcio se encuentra con el primer problema práctico de logística. Sobre este asunto Gordon Childe (1966, pág. 106) en su libro “Los orígenes de la civilización” escribe: “Estos receptáculos para almacenar granos son tan esenciales como las viviendas y en realidad deben haber sido construido con más cuidado que ellas.  En los poblados neolíticos de Fayum, tal vez los más antiguos de su especie, las construcciones que han sobrevivido son los silos excavados forrados con paja o esteras.”

La primera referencia escrita sobre un problema logístico de envergadura aparece en la Biblia, en el Génesis o libro primero del Antiguo Testamento. Es la famosa leyenda de los sueños de un faraón sobre siete vacas gordas comidas por siete vacas flacas y siete espigas abundantes y hermosas devoradas por siete espigas flacas nacidas de la misma caña. El faraón manda a buscar a todos los magos, sabios y adivinos del reino y ninguno supo interpretarle los sueños. José un esclavo hebreo que estaba preso por una falsa acusación de violación y que era conocido por su habilidad para interpretar sueños, fue llevado ante el faraón. José escuchó los sueños y dijo: “Es un sólo sueño. Vendrán siete años de abundancia y siete años de terrible escasez, nombre el faraón un hombre sabio e inteligente y póngale a cargo de la tierra y envíe intendentes que recojan el trigo en los años de abundancia y lo guarden para los años de hambre que están por venir.” El faraón nombró a José, Gran Visir y éste salió a recorrer Egipto en esos años de alta fertilidad para acopiar y almacenar el trigo. Pasados los siete años de abundancia cuando sobrevino la escasez, José abrió al pueblo egipcio.

Egipto en los años de hambruna vendió trigo a los cananeos, a los fenicios, a los hebreos y a otros pueblos cercanos. Esta referencia bíblica es una de las primeras, si no la primera, a un problema logístico entre diferentes regiones. La fertilidad del valle del Nilo era proverbial Con el desarrollo del barco de vela y la rueda, Egipto fue convirtiéndose en un importante país exportador de trigo. Para lograr esto, debían existir almacenes que conformaran la red logística necesaria para la distribución y exportación.

En la Biblia, en el Éxodo aparece la primera referencia escrita sobre una red logística nacional. Está relacionada con los inicios de la esclavitud hebrea en Egipto. Gobernaba el país un nuevo faraón que no conocía a José, pues hacía muchos años que había muerto y del establecimiento en Egipto del padre de José – llamado por el dios Jehová con el nombre de Israel – y sus once hermanos, los cuales dieron origen al pueblo israelita. Este nuevo faraón, según el Éxodo I dijo a su pueblo: “He aquí que el pueblo de Israel es más numeroso y fuerte que nosotros, obremos astutamente para impedir que siga creciendo y si sobreviene una guerra se una al enemigo contra nosotros. Pusieron pues, sobre ellos capataces que los oprimiesen con onerosos trabajos en la edificaciones de Pitón y Ramsés, ciudades almacenes del faraón”. En estas dos últimas líneas de la cita bíblica se muestra la primera referencia sobre la construcción de almacenes de una red logística de distribución.

Los hechos bíblicos tienen posible verosimilitud. La leyenda de José coincide con la invasión de Egipto por los Hicsos alrededor de los años 1680 antes de nuestra era. El dominio hicso duró cien años hasta que fueron derrotados por los tebanos que instauraron su monarquía.

La influencia de la antigua logística árabe ha llegado a nosotros por medio del idioma español, quizás debido a la dominación que durante casi ocho siglos mantuvieron los árabes sobre parte de España. Son palabras de origen árabe relacionadas con la logística las siguientes:

Aljibe: Recipiente para almacenar agua

Aljaba: Caja para flechas

Alacena: Estante para colocar alimentos

Almacén: Lugar donde se guarda lo ahorrado o atesorado.

Estas palabras aparecen en las traducciones de antiguos jeroglíficos egipcios. En la antigua Grecia, los filósofos asociaron el concepto de logística a la Lógica (lo lógico) y llamaron logística al arte de calcular. En la misma Grecia, cuando la supremacía de Atenas, ciudad que creó un Estado, unida a otras islas griegas del mar Egeo, “La liga de Delos” llamaron logísticos a los funcionarios atenienses que calculaban las necesidades del Estado. En el imperio romano, con el desarrollo del comercio se crearon sofisticados métodos de almacenamiento y distribución. De ese período se conservan las ruinas de un enorme almacén en Ostia, centro principal de distribución y almacenamiento de todo el imperio romano, el Hórreo Epagatiana.

Del desarrollo del almacenamiento en la antigüedad, quedan como mudos e irrebatibles testigos, entre otros, las pirámides de Egipto, los monolitos de Stonehenge en el sur de Gran Bretaña, las estatuas gigantes de la Isla de Pascua y los silos del período neolítico encontrados en Fayum, Egipto, así como las ciudades almacenes de Pitom y Remeses construidas por los hebreos bajo el dominio egipcio.

La Logística asociada al ciclo abastecimiento-producción-distribución no aparece en la literatura económica de los primeros siglos y surge en la historia asociada a las actividades militares.

Cuando el sitio de Troya hace 3250 años, los griegos en menos de un año reunieron un gran ejército para tomar la ciudad y rescatar a la bella Helena. En la Ilíada, poema épico de Homero, se relata el último año de esta confrontación que duró diez años. En el canto segundo, se hace un recuento de los caudillos, ciudades, islas y regiones de Grecia que intervinieron en el sitio y la cantidad de naves en que se transportaron a Troya las tropas aqueas. La persona que haya tenido la curiosidad de sumar las naves y los hombres puede obtener la cifra de 1041 naves y 110 000 hombres aproximadamente, con vituallas, armas, armaduras, corceles, carros de guerra, trípodes, calderos y animales domésticos. Si se considera que en aquellos tiempos los medios de comunicación eran “los heraldos de voz sonora” y las señales con antorchas, en realidad, lo que se describe en el canto segundo es una proeza de la logística militar griega de la antigüedad. Una de las primeras referencias sobre la logística militar se encuentra en el imperio bizantino con el rey Leo VI o León VI de la familia de los macedonios, el que llamó así, al procedimiento de abastecer las tropas en la confrontación.

El general francés A.W. Jomini (1779-1869) amplió el concepto a una de las funciones del Estado Mayor y al movimiento de las tropas.

Almacén, Definición y Alcance

Un almacén es una unidad de servicio en una empresa comercial o industrial, que tiene la función de resguardar, custodiar y controlar, así como de abastecer de materiales y productos.

En la una empresa comercial, es un local donde se depositan mercancías para guardarlas o venderlas al por mayor.

En una empresa de fabricación, se define como el lugar destinado a guardar materias primas, productos  semi-elaborados o mercancías acabadas de una empresa industrial.

En una empresa logística, es un edificio especialmente proyectado para recibir, guardar, manipular, reacondicionar y expedir los productos que son vendidos.

Según Ferrín (2003) almacenamiento se puede definir, como aquel proceso organizacional que consiste en tomar las medidas necesarias para la custodia de stock, evitar su deterioro, ya sean estos, insumos o productos terminados necesarios para ventas, producción o servicios. Esta necesidad surge para poder equilibrar la producción con la demanda, puesto que esta última suele, en muchos casos, presentar una curva irregular y en otros casos puede ser estacional, mientras que la producción suele efectuarse atendiendo a los ritmos de grandes series. El almacenamiento tiene lugar, primordialmente, en los nodos de la red de distribución. Así, a veces se hace referencia al almacenamiento como un transporte a 0 millas por hora (Ballou, 1991).

Creación de Valor en un Almacén

A diferencia de las empresas productoras que crean valor transformando un material, los almacenes crean valor sin necesidad de hacer algún cambio sobre el producto. Según Cálamo (2004) las principales actividades de creación de valor en un almacén son las siguientes:

Rotación de mercadería: Esto se refiere a evitar que los productos se vuelvan inservibles por razones de perecibilidad u obsolescencia. Un almacén que tiene una gestión adecuada del mismo, está organizado para que, en la medida de lo posible, siempre despache la mercadería más próxima a vencerse.

Minimizar pérdidas: Este tema es muy importante ya que es lo que se muestra, directamente, a ojos de los clientes, es decir a los dueños  de la mercadería que se almacena. Todo almacén debe poner el máximo cuidado cuando manipula lo que se le ha confiado para así evitar cualquier pérdida, ya sea por deterioro debido a manipuleo interno o, peor aún, por robo. Un almacén que no puede controlar este aspecto está condenado a desaparecer.

Mantener un buen nivel de stocks: Todo almacén tiene una capacidad, la cual no puede superar, ya que el hacerlo podría implicar  posibles pérdidas, debido a que la mercadería se agruparía en espacios más estrechos de lo recomendable, impidiendo que se mantenga la calidad de la misma. De igual manera que existe una máxima capacidad, que no debe superarse, es importante, también, tomar en cuenta que se conservará un mínimo de stock de mercadería almacenada y, en la variedad adecuada, de modo que no se tenga problemas con satisfacer algún pedido repentino.

Objetivo Básico del Almacén

El almacén es un elemento vivo, cuya gestión repercute decisivamente en el desarrollo de la actividad comercial.

Su objetivo básico es “Proporcionar el nivel de servicio deseado a un coste aceptable.”

Importancia

  • Aumentar y mejorar el control del inventario.
  • Recepción de materiales en el almacén.
  • Almacenamiento de materiales y producto terminado.
  • Coordinar los movimientos de materia prima y producto terminado

Funciones

Para Ballou (1991), en un sistema de almacenamiento o manejo de mercancías distingue tres actividades principales, estas son:

  • Carga y descarga:

Para que un almacén funcione, de manera adecuada, es necesario que tenga un buen control sobre todo lo que en él se ingresa y despacha. Esto se refiere a mantener las ubicaciones físicas bien definidas: qué clase de mercadería se podrá almacenar en cada una, así como, también, conocer su capacidad y cualquier otra característica necesaria. En el proceso de carga muchas veces, está incluido el proceso de ubicación de la mercadería dentro del almacén, aunque en otros almacenes ambos procesos se encuentran separados, como en los que se requieren de un equipo especial para la descarga y otro para la ubicación. El proceso de carga puede llegar a ser un poco más complicado que el de la descarga, pues, en algunos almacenes, se realiza una inspección  previa a los materiales que se están retirando, además, según sea la naturaleza de la mercancía, en ciertas ocasiones, se deberá pasar por un proceso de empaquetado.

  • Programación efectiva:

Como en todo sistema bien organizado un almacén debe saber, de antemano, que actividades va a realizar para, de esta manera, preparar los recursos necesarios, calcular el tiempo que necesitará para realizarlas y prevenir cualquier eventualidad. Las actividades que se deben programar, con la debida anticipación, son las de compras, despachos e inventariados.

  • Traslación dentro del almacén:

 Esta función se ubica entre la carga y la descarga, se refiere a lo que es el traslado físico de la mercadería dentro de las instalaciones del almacén, es decir de una ubicación a otra. Esta es la función en que más cuidado se debe tener, ya que es en la que se generan la mayor cantidad de pérdidas, sea por manipuleo interno, un mal ingreso no verificado o ubicación errada.  Esta actividad suele ser realizada con ayuda de los equipos de los cuales el almacén dispone como: carretillas, montacargas, etc.

Estructura del Almacén

Cada almacén es diferente, no hay un esquema fijo, sí que hay una serie de pautas a seguir a la hora de diseñar un almacén, puntos clave:

  1. Aprovechamiento del espacio, tanto horizontal como vertical (estanterías, etc.).
  2. Recorridos mínimos, ejemplo: colocar la mercancía que más se vende más cerca de la zona de salida, método ABC.
  3. Toda la mercancía tiene que estar accesible Facilidad de recuento.
  4. Respetar las zonas de un almacén: zona de descarga, zona de carga, zona de almacenamiento, zona de devoluciones, etc.
  5. Gestión del espacio y rendimiento, análisis, conclusiones y posibles soluciones.
  6. Gestión de stocks, pedidos, obsoletos, etc.
  7. Gestión de devoluciones.
  8. Planificación, organización, anticipación, quizás sea el punto más importante.

Descripción de las tres zonas básicas:

  • Recepción.

Área de recepción

Es la zona de descarga, ha de tener el espacio adecuado para las maniobras. La zona de recepción tiene que tener las dimensiones adecuadas al volumen de mercancía que se recepciona y al tiempo que ha de permanecer allí. La permanencia de dicha mercancía en esta área será la mínima posible.
Deben estudiarse los medios que sean más prácticos para facilitar y acelerar las maniobras de descarga de vehículos según las instalaciones en el área de recepción.

En esta área se realiza la verificación de la mercancía que entra. La descarga ha de ser de la forma más rápida y eficiente posible.

La verificación de la mercancía es una actividad de suma importancia, hay que cotejar el albarán de entrada con la mercancía física, es necesario asegurarse que la mercancía no presente anomalías roturas, embalajes deteriorados. Hay que marcar al personal de nuestro almacén unas pautas a seguir ante cada una de estas circunstancias. En muchos casos el proveedor una vez que hemos aceptado la recepción ya no se hace responsable del estado de la mercancía, así como si las cantidades son correctas o no.

  • Área de almacenamiento.

Es el espacio físico dedicado a guardar la mercancía., hay dos tipos de sistemas de almacenaje, cada uno de los cuales tienen diferentes necesidades de espacio:

Ubicación fija: Con un sistema de ubicación fija cada unidad de almacenaje tiene un determinado lugar en el almacén donde sólo ese ítem puede ser almacenado, es decir, cuando una ubicación fija quede vacía en ella sólo se puede colocar otra unidad de carga del mismo ítem. El número de ubicaciones necesarias será equivalente al stock máximo de cada ítem. El inconveniente que tiene este sistema es que el grado de utilización del espacio del almacén es bastante bajo, ya que el número medio de unidades almacenadas estará por debajo del nivel máximo durante la mayor parte del tiempo.

Ubicación aleatoria: Este sistema nos permite mejorar el grado de utilización del almacén. Las unidades de carga pueden ser ubicadas en cualquier espacio vacante. Debido a que el ritmo de entrada y salida de los diferentes bienes suele ser diferente.

Principios a tener en cuenta a la hora de distribuir el espacio:

  • Primera entrada primera salida.
  • Ultima entrada primera salida.
  • Colocar los artículos de mayor demanda más a la mano cerda de las puertas de recepción y entrega, clasificando la mercancía en tres grados de mayor rotación media y baja (A, B, C). La regla 80-20 dice que el 80% de la demanda debe ser satisfecha con el 20% de los artículos.
  • Reducir movimientos y maniobras.
  • Anchura de los pasillos apropiados a los medios necesarios para la manipulación.

Área de entrega.

Es la zona donde se prepara la mercancía para la carga, y se realiza la verificación de la mercancía que sale, un buen control en las entradas y salidas de mercancía es básico para que no se produzcan diferencias de inventario.

Clasificación de los Almacenes por Tipos de Inventarios

Existen diferentes tipos de almacén, los más comunes son los de materias primas y productos terminados. Sin embargo, hoy en día, todas las empresas los utilizan, puede ser una empresa manufacturera, una distribuidora, una tienda de productos de consumo, etcétera. El almacén tiene como finalidad resguardar la materia prima, o los productos terminados hasta su utilización o venta. Los almacenes pueden ser centralizados o descentralizados.

La función del almacén debe garantizar que los productos estén disponibles cuando los clientes se encuentren listos para adquirirlos, o bien que la materia prima esté a la mano en el momento que se necesite producir más.

Las empresas deben decidir cuántas bodegas necesita, de qué tipo y dónde las ubicarán, éstas pueden ser bodegas de almacenamiento o centros de distribución.

Producto Terminado

Es el producto final en espera de ser vendido o distribuido. El producto final es el que más interesa dentro del campo de la logística de distribución y es el que se está estudiando.

Los productos almacenados están destinados para ser vendidos. El almacén de productos terminados está destinado para alojar productos que serán suministrados o entregados a los clientes.

Productos en Proceso

Almacén para el alojamiento de los materiales que han tenido algunas transformaciones en el proceso productivo. Suelen, comúnmente, situarse en medio de dos departamentos de producción, y tiene como función resguardar la primera parte del proceso de producción de una producto, hasta que se programa la segunda etapa de producción.

Materia prima directa e indirecta

Este almacén tiene como función primordial, alojar las materias primas que se ocupan directamente en la composición de los productos terminados y de los insumos que intervienen de modo indirecto en la fabricación.

Por ejemplo, los combustibles, aceites o lubricantes necesarios para echar a andar las máquinas que elaboran el producto terminado.

Códigos de barra.

El primer sistema de código de barras fue patentado en 1949 por Norman Woodland y Bernard Silver. Pero, no fue hasta 1967 cuando la cadena de supermercados Kroger comenzó a utilizarlos en su establecimiento de Cincinnati (Ohio, EEUU). Fue a comienzo de los 70 cuando aparecieron las primeras aplicaciones industriales del código de barras. La compañía automovilística Buick se convirtió en una de las pioneras al utilizarlos para la identificación automática de las operaciones de ensamble de transmisiones que se realizaba diariamente.

Hoy en día cualquier ciudadano está habituado a ver códigos de barra en la mayoría de productos que utiliza diariamente. Las aplicaciones del código de barras cubren prácticamente cualquier tipo de actividad humana. No sólo aparecen en productos industriales y de consumo, sino que también son utilizados por las instituciones educativas para la matriculación de alumnos, por las Administraciones públicas para la recaudación de impuestos, por los hospitales para el control de la sangre extraída a los pacientes y donantes, etc. Sus beneficios para la correcta gestión de la cadena de suministros son indudables.

Pallet

El Pallet, también conocido como Tarima y Paleta, es una estructura o plataforma generalmente de madera, que permite ser manejada y movida por medios mecánicos como una unidad única, se utiliza para colocar (estibar) sobre ella los embalajes con los productos , o bien mercancías no embaladas o sueltas.

Qué es pale tizar

Paletizar  (estibar) es agrupar sobre una superficie (pallet, tarima, paleta) una cierta cantidad de objetos que en forma individual son poco manejables, pesados y/o voluminosos; o bien objetos fáciles de desplazar pero numerosos, cuya manipulación y transporte requerirían de mucho tiempo y trabajo; con la finalidad de conformar una unidad de manejo que pueda ser transportada y almacenada con el mínimo esfuerzo y en una sola operación y en un tiempo muy corto.

Por qué pale tizar

En la cadena logística interactúan las empresas industriales, los comerciantes y las “EPSL” (Empresas Prestadoras de Servicios Logísticos), entre los cuales existe un continuo flujo de materiales e información. Sin duda alguna, una de las operaciones más repetitivas en la cadena de distribución es la manipulación física de mercaderías. Siempre antes y después de un almacenamiento y de un transporte, por corto que este sea, existe una manipulación. La forma más lógica de reducir este costo es mecanizar las operaciones. Bajo estas condiciones, la mejor forma de reducir la manipulación es lograr mover de una sola vez el mayor número de cajas o productos en general. Esta es la razón de porque pale tizar, ya que se logra una unidad de carga superior.

La paletización ha sido considerada como una de las mejores prácticas dentro de los procesos logísticos, ya que permite un mejor desempeño de las actividades de cargue, transporte, descargue y almacenamiento de mercancías; optimizando el uso de los recursos y la eficiencia de los procesos que se realizan entre los integrantes de la cadena de abastecimiento.

Beneficios de pale tizar

  • Aumento en la productividad
  • Disminución de los tiempos de carga, descarga y almacenamiento
  • Menor cantidad de mano de obra en las operaciones
  • Disminución en los costos de carga y descarga
  • Mejor aprovechamiento del espacio para almacenamiento sea en piso o en estantería (racks)
  • Almacenamiento vertical con el uso de estantes o “racks”
  • Mejora los procesos de clasificación de productos en bodega
  • Disminuye los daños de los productos al reducirse la manipulación
  • Mejora la presentación de los productos favoreciendo la imagen de la marca en el punto de venta
  • Hace más eficiente el uso de la flota de transporte
  • Racionalización y normalización de los envases y embalajes, mejorando el uso al 100% de la superficie del pallet
  • Simplificación en el manejo de los inventarios
  • Disminución de los costos de manipulación, almacenamiento y transporte
  • Mayor rentabilidad por metro cuadrado de almacenamiento
  • Optimización en general de la logística de almacenamiento y distribución Logística de Paletización
  • Permite desarrollar programas de reabastecimiento continuo, como el “CROSS DOCKING”
  • Estrecha relaciones entre clientes y proveedores a lo largo de la cadena.

Dimensiones y Características del Pallet

  • Largo: 1.200 mm Tolerancia: +/- 3mm
  • Ancho: 1.000 mm Tolerancia: +/- 3mm
  • Altura: 145 mm Tolerancia: +/- 7mm
  • 1 Piso – (No Reversible)
  • 4 Entradas

Anexo 1

La adopción de este estándar de pallet, es fundamental para obtener los beneficios de la automatización de cargas y optimizar en general los diferentes procesos de la cadena de abastecimiento, ya que, mantener pallets de variados tamaños es antieconómico para el sistema como un todo1.

Por que un pallet usado

Con estas dimensiones de 1.000 X 1.200 mm estándar del pallet, se determina:

  • • Las dimensiones más apropiadas para la carrocería de los vehículos de carga cuyo objetivo sea el transporte eficiente de dichas unidades de carga, manteniendo su integridad, calidad y aprovechando al máximo del espacio de carga del vehículo de transporte.
    • Tamaño y diseño para la fabricación de las unidades de despacho y almacenamiento
    (Embalajes, cajas, etc.), y unidades de consumo, con el fin de utilizar a un 100% el espacio lineal del pallet, sin que la carga quede adentrada o salida del mismo.
  • Diseño de bodegas, centros de distribución y sus estanterías o “Racks”. (Ver Punto 16)Naturalmente para lograr una estandarización completa y lograr obtener importantes ahorros y mejoras en los procesos logísticos, se debe de tomar en cuenta la estandarización de la altura de los pallets, con el fin de reducir la manipulación que se hace sobre los productos que se transportan y se aumente la eficiencia en el uso del pallet, mejor utilización de los espacios de almacenaje, mejor utilización de los vehículos de carga, construcción más adecuada de los centros de distribución y otros. Además, la estandarización de las alturas de los pallets es esencial para la integración de la Cadena de Abastecimiento.

Normas Técnicas del Pallet

Norma de Dimensiones:

En 1997 el Instituto de Normas Técnicas “INTECO” definió la norma # 08-01-01-97 ”Dimensiones y Tolerancias”, tomando como referencia la norma internacional ISO 3676, y se define para Costa Rica que las dimensiones del pallet es de 1.000 X 1.200 mm.

Norma de Calidad:

También en 1997 INTECO definió la norma # 08-01-02-97: “Especificaciones Técnicas de Calidad de Tarimas de Madera”, en la cual se brindan las diferentes especificaciones de los tipos y calidades de la madera, los clavos, el armado.

Estandarización de la altura de la Mercadería Pale tizada

Estandarizar la altura de los pallets es uno de los objetivos más difíciles de lograr en lo que a paletización se refiere, sin embargo, sus beneficios son múltiples. Esto permite mantener la misma altura para el pallet desde que el Proveedor despacha sus productos, se transportan y finalmente se almacenan en el Centro de

Distribución de los Supermercados, proporcionando los siguientes beneficios:

  • Reducción al máximo de la manipulación sobre los productos que se transportan
  • Disminución de pérdidas por daños a la mercadería
  • Aprovechamiento máximo del espacio de almacenamiento
  • Aprovechamiento máximo del espacio en la unidad de transporte

En el mercado encontramos que las alturas de los pallets se distribuyen en diferentes rangos, no existiendo un comportamiento único. Esa falta de estandarización entre uno y otro sector se debe a que las alturas satisfacen en general solamente los requerimientos de cada empresa, y los vehículo sutilizados para su transporte.

Como medio para estandarizar las alturas de los pallets se debe tener en cuenta el nexo entre los proveedores y los compradores, es decir, el transporte. Bajo esta consideración es posible afirmar que las alturas finales estándar de la mercadería paletizada es decir “pallet + mercadería, son las siguientes:

  • 0.8 m, permite la superposición de hasta 3 pallets de igual altura al interior de un camión de 2.6 mde altura interior. Su uso se recomienda para productos de baja rotación.
  • 1.2 m “RECOMENDACIÓN DEL CCL”, permite la superposición de hasta 2 pallets de igual altura al interior de un camión de 2.6 m de altura interior. Su uso se recomienda para productos con rotación media. Con este formato se reducen los costos de transporte y manipulación de origen, siendo útil para el almacenaje en racks con poca altura de nicho. Podría haber un aumento de costos en el almacenaje en racks de gran altura de nicho(salvo que se almacene un pallet sobre otro).
  • 1.6 m, permite la superposición de un pallet de 0.8 m dando un total de 2.4 m al igual que los dos casos anteriores. Su uso se recomienda para productos de alta rotación. En el caso de nichos pequeños pudiera ser necesario despaletizar las capas superiores para colocar el pallet en el nicho. Tiene como ventaja la reducción de los costos de transporte y manipulación de origen.
  • 2.4 m, que permite llevar un sólo pallet mezcla consolidado ocupando al máximo la capacidad del camión, es decir, permite llevar un pallet formado por distintos productos ocupando al máximo la capacidad del transporte. En todos los formatos anteriores es posible llevar pallets mezcla. Recalcamos nuevamente que ellos deben formarse a partir de camadas o capas completas de productos, lo cual, finalmente redunda en un mejor aprovechamiento de los espacios.

El pallet de2.4 m de altura es útil además en el caso de la paletización de papeles livianos, donde la tendencia de los proveedores de tales papeles es hacia el almacenamiento precisamente en nichos que permiten tal altura. Finalmente es importante decir que la aplicación de un pallet de 2.4m está restringida por las consideraciones de peso resultante así como las características de los productos a ser transportados.

El argumento que respalda la estandarización anterior radica en que la elección de una altura en particular satisface criterios de rotación de productos, peso máximo, prácticas actuales, superposición de pallets al interior de los vehículos de carga, maniobrabilidad y seguridad del operador de pallets.

De la exposición anterior resulta concordante las soluciones dadas por ambos mecanismos lo cual reafirma la validez de las propuestas formuladas.

En vista de tales antecedentes, El Comité Costarricense de Logística formula el siguiente estándar para las alturas aceptadas del pallet 1.000 X 1.200 mm:

Alturas:
• 800 mm
• 1.200 mm
• 1.600 mm
• 2.400 mm.

Otra recomendación importante es la sectorización de las Bodegas de los Fabricantes y de los Centros de Distribución sobre la base de nichos adecuados para el almacenamiento de pallets con las alturas estándares recomendadas.
Se establece que todos los pallets mezclados con diferentes tipos de mercancías, deben estar en alguna de las alturas estándares especificadas (0.8, 1.2, 1.6 ó 2.4 metros), debiendo estar siempre formados por camadas completas de producto.
Para escoger la altura del pallet optimo, se debe de considerar la resistencia al peso de los productos de consumo y sus empaques, con el fin de que estos no se dañen.

Con el objeto de hacer posible una cadena de abastecimiento integrada como la filosofía de Respuesta Eficiente al Consumidor “ECR” requiere, es necesaria la colaboración de los distintos agentes de la cadena, para lo cual es requisito la flexibilidad tanto de los proveedores como de los compradores al momento de hacer sus compras por pallets. Estamos conscientes que la altura requerida para el pallet proviene de la demanda que tenga cada comprador sobre el producto en particular, sin embargo, nuestros estudios avalan que en el peor de los casos es posible utilizar las alturas propuestas ya sea aumentando o disminuyendo en 1 camada la altura original del pallet, pero siempre en camadas completas, es decir, se debe fomentar la compra por camadas y no en parcialidades de estas, con el consiguiente beneficio para la optimización de la cadena global.

Como se ha dicho anteriormente, el contar sólo con 4 alturas permitirá:

• Mejor diseño de los centros de distribución
• Vehículos de carga más apropiados para la distribución de los productos
• La eliminación del cambio de altura de los pallets entre el proveedor y el centro de distribución, facilitar la compra paletizada al no tener que calcular cada vez qué altura delpallet es necesario comprar por cada producto
• Beneficios potenciales en el diseño de nuevos productos, cada vez más adecuados a la logística de la cadena de abastecimiento global.

Anexo 2Fijación de la Carga

Mantener una carga estable es requisito indispensable en el proceso de paletización. Para esto existen varios métodos de fijar (amarrar) la carga al pallet y las tres principales son:

  • “Stretch Film”: es un producto plástico estirable y adherente que se aplica de forma mecanizada o manual envolviendo los pallets, creando paredes laterales de sujeción y tiene como objetivo contener y mantener firme las mercaderías palatizadas, facilitar y asegurar su movimiento, almacenaje o transporte. La tensión se consigue al utilizar plásticos de alta elasticidad. Su costo es mínimo y es de fácil aplicación. De ser posible se recomienda utilizar colores distintos para cada altura de pallet, con el fin de hacer más fácil su manejo e identificación.
  • Fleje (cinta) de acero, PVC o Polipropileno: cuando este se tensa, se aumenta el

Coeficiente de rozamiento de la carga sujetada y se produce una mayor estabilidad.

  • Funda de Plástico Retráctil: Consiste en recubrir la mercadería paletizada con una bolsa de plástico especial a la que posteriormente se le aplica calor en un túnel o con llama manual. El calor produce una contracción permanente que aprisiona la mercancía.

Peso Máximo de Carga en un Pallet

El pallet debe soportar una carga de 1.000 kilos sin sufrir cambios en su estructura

Anexo 3

Estructura y Cohesión de la Carga

Una perfecta estructura de la carga, se consigue mediante:

  • Una cohesión natural, es decir, el cruzamiento de paquetes. En algunos casos se pueden disponer los paquetes en pilas mejorando la resistencia de los paquetes más que la cohesión de la carga. La colocación de caja sobre caja garantiza una mejor resistencia a la compresión.
  • Una cohesión artificial, es decir, la utilización de dispositivos especiales de mantenimiento (stretch film y otros). La utilización de envases con superficies no deslizantes ayuda a la cohesión.

La principal ventaja que proporciona una buena estructura es el aumento de la estabilidad, lo que se traduce en un menor riesgo de rotura y pérdida de la carga.

La carga perfectamente mantenida durante las operaciones de manipulación, almacenaje y transporte permite una ocupación óptima de los racks y de los vehículos.

Una estructura que no proporcione suficiente cohesión a las cargas, producirá abanicos y dislocaciones en las mismas durante su manipulación y transporte, aumentando el riesgo de hundimiento y rotura.

El cruzamiento insuficiente, las fisuras, bolsas y chimeneas, cavernas, escaleras, fuerte adentramiento y desbordamiento afectan a la calidad de la carga.

En las ilustraciones siguientes se presentan algunas configuraciones incorrectas de estructura y cohesión de las cargas.

Anexo 4

Cada vez que una carga es levantada por las horquillas, el pallet que la soporta se curva ligeramente bajo el peso de las mercaderías. Si los paquetes no se mantienen por cohesión natural o artificial son susceptibles de formar “abanicos”. Esto se acusa en cada manipulación y en las transferencias de transporte.

Anexo 5

Recomendaciones para una correcta estiba (acomodo) de la carga en el pallet:

  • Método # 1: Acomode los primeros tres o cuatro tendidos de cajas en columnas, haciendo coincidir verticalmente las esquinas de las cajas. Para finalizar la carga, trabe el último o los dos últimos tendidos de cajas.

Anexo 6

  • Método # 2:

Acomode las cajas en columnas haciendo coincidir las esquinas e intercale cada dos tendidos (filas) una hoja de cartón corrugado y así sucesivamente cada dos filas.

Anexo 7Diseño y Elaboración de las Unidades de Distribución.

A partir de la medida estándar del pallet de 1 X 1.2 metros, es que los ingenieros de diseño de las imprentas, agencias de publicidad, industria de empaque de cartón y otras, deben tomar como referencia para definir el tamaño óptimo de los empaques de los productos de consumo y sus unidades de almacenamiento / distribución.

Este aspecto es muy importante de tener en cuenta, ya que la costumbre ha sido hacer el proceso a la inversa, lo que ocasiona grandes pérdidas económicas y entorpece las operaciones logísticas de manipuleo de la carga en su almacenamiento y transporte. Esto ocurre por cuanto el embalaje una vez estibado en el pallet no ocupa el 100% de su superficie, quedando la mercadería adentrada ocasionando pérdidas económicas por el no uso del espacio disponible, o bien ocurre lo contrario que es más delicado que el anterior, quedando la mercadería salida o desbordada del pallet, ocasionando grandes pérdidas por daños de la mercadería e importantes desperdicios de los espacios de almacenamiento y transporte, con el consecuente trastorno en estos procesos logísticos.

Dimensión de los Embalajes

Las dimensiones de la base de los embalajes deben ser medidas divisoras exactas de las dimensiones del pallet estándar de 1×1.2 metros, para evitar que “sobre” o “falte” espacio en el pallet según los embalajes que lo ocupan.

  • Sistema de almacenamiento dinámico:

Este sistema permite aprovechar al máximo el área de almacenamiento ya que la estantería se encuentra junta conformando un solo bloque, ya que en este sistema no es necesario los pasillos dado que la mercadería se deposita por el extremo superior y se retira por el extremo inferior ya que las mercancías se mueven por gravedad, deslizándose sobre rodillos. Permite manejar sus diferentes líneas de productos bajo el concepto de “Primero en Entrar – Primero en Salir”.

Con este sistema se manejan ubicaciones fijas para la mercadería, razón por la cual se recomienda para la industria, la cual controla adecuadamente la rotación de cada una de sus líneas de productos.

Anexo 8

  • Sistema de almacenamiento estático:

Este sistema se recomienda para los detallistas, distribuidores y operadores logísticos con una variabilidad muy alta de productos y con rotación constante, ya que no se manejan ubicaciones fijas, dado que el sistema de gestión de almacén controla todas las ubicaciones, maximizando el uso del espacio.

Anexo 9Características de la estructura de almacenamiento “racks”:

  • Medidas de los Nichos: (estos son recomendaciones con base en las medidas de los pallets y su carga, pero se tendrán que modificar de acuerdo al ancho de los pasillos y al sistema de montacargas que se utilice, ya que algunos de estos equipos requieren de mucho espacio libre para maniobrar).
  1. Altura # 1: 2.500 mm (distancia libre entre larguero superior y larguero inferior)

Capacidad para dos pallets de 1.200 de altura cada uno. En esta recomendación se establece 100 mm para maniobra del montacargas

  1. Altura # 2: 1.300 mm (distancia libre entre larguero superior y larguero inferior)

Capacidad para un pallets de 1.200 de alto. En esta recomendación se establece 100 mm para maniobra del montacargas

  1. Ancho: 2.100 mm (distancia libre entre viga y viga)

Capacidad para dos pallets de 1.000 de ancho cada uno. Esta medida variara de acuerdo al tipo de maquinaria (montacargas) que utilice el almacén y el ancho de los pasillos. En esta recomendación se establece 100 mm para maniobra del montacargas.

  1. Profundidad: 1.200 mm (distancia NO libre ya que esta toma en cuenta el ancho del larguero externo y larguero interno).

En este punto se considera un freno en el larguero interno que le indique al operario del montacargas el sitio idóneo para sentar la carga.

Característica de los pasillos en la estructura de almacenamiento.

Estas medidas variarán de acuerdo con el tipo de maquinaria (montacargas) que utilice el almacén.

Equipos muy modernos no requieren área de maniobra, ya que el mismo solo se traslada en un sentido (para adelante y para atrás) y para recoger o depositar la mercadería paletizada extienden sus brazos, transversalmente, por tal razón se establece que el ancho mínimo que debe tener un pasillo es de 1.600 mm. (Recordemos que el pallet mide 1.200 de fondo), sin embargo esto es solo una recomendación y se deberá definir esta medida exacta según la marca, modelo y tipo de montacargas que se adquiera y el diseño final del almacén.

Sin embargo, en la mayoría de los casos utilizando el equipo tradicional de montacargas que requieren grandes áreas de maniobra, el pasillo requiere un ancho de 2.000 mm o 2.600 mm como máximo. Es importante mencionar que algunos equipos ya no muy comunes, requieren de hasta 4 metros libres para poder maniobrar.

Herramientas para la solución de  problemas

La evolución del concepto de calidad aplicado a la industria, y ahora a los servicios, muestra claramente que se ha pasado de una etapa, en donde la calidad era aplicada totalmente al control realizado al final de las líneas de producción, a otra donde aplicamos calidad total a todo dentro de la organización. Por ende, ya se habla de calidad de vida en el trabajo, calidad de vida en los servicios y calidad ambiental.

Recordemos que el concepto de calidad hoy en día, es aplicado en el ámbito industrial, como el logro de hacer las cosas bien la primera vez. Y se aplica control de calidad sobre las operaciones desde el diseño. Hasta que se obtiene el producto final e inclusive se habla de la calidad en la atención al cliente.

El camino que nos lleva hacia la Calidad Total crea una nueva cultura, establece y mantiene un liderazgo, desarrolla al personal y lo hace trabajar en equipo, además de enfocar los esfuerzos de calidad total hacia el cliente y a planificar cada uno de los pasos para lograr la excelencia en sus operaciones.

El hacer esto exige vencer obstáculos que se irán presentando a lo largo del camino. Estos obstáculos traducidos en problemas se deben resolver conforme se presentan evitando con esto las variaciones del proceso. Para esto es necesario basarse en hechos y no dejarse guiar solamente por el sentido común, la experiencia o la audacia. Basarse en estos tres elementos puede ocasionar que al momento de obtener un resultado contrario al esperado nadie quiera asumir responsabilidades

De allí la importancia de basarse en hechos reales y objetivos, además de que surge la necesidad de aplicar herramientas de solución de problemas adecuadas y de fácil comprensión.

Entre las herramientas y técnicas utilizadas para la solución  de problemas, están:

  1. Recolección de datos.
  2. Lluvia/Tormenta de ideas (Brainstorming).
  3. Diagrama de Pareto.
  4. Diagrama de Ishikawa.
  5. Diagrama de flujo
  6. Diagrama de recorrido
  7. Los 5 por que’s.
  8. Las 5 w + 1 H

La experiencia de los especialistas en la aplicación de estas herramientas señala que bien utilizadas y aplicadas, con la firme idea de estandarizar la solución de problemas, los equipos pueden ser capaces de resolver hasta el 95% de los problemas.

Recolección De Datos

Es una recolección de datos para reunir y clasificar las informaciones según determinadas categorías de un evento o problema que se desee estudiar. Es importante recalcar que este instrumento se utiliza tanto para la identificación y análisis de problemas como de causas.

Hace fácil la recopilación de datos y su realización de forma que puedan ser usadas fácilmente y ser analizadas automáticamente. Una vez establecido el fenómeno que se requiere estudiar e identificadas las categorías que lo caracterizan, se registran los datos en una hoja indicando sus principales características observables.

Lluvia De Ideas

Técnica que consiste en dar oportunidad, a todos los miembros de un grupo reunido, de opinar o sugerir sobre un determinado asunto que se estudia, ya sea un problema, un plan de mejoramiento u otra cosa, y así se aprovecha la capacidad creativa de los participantes.

Se pueden tener dos situaciones ante la solución de un problema:

  1. Que la solución sea tan evidente que sólo tengamos que dar los pasos necesarios para implementarla, y
  2. Que no tengamos idea de cuáles pueden ser las causas, ni las soluciones.

Es aquí donde la sesión de tormenta de ideas es de gran utilidad. Cuando se requiere preseleccionar las mejores ideas.

Herramientas de Análisis de las Operaciones

Diagrama De Pareto

Gráfico cuyas barras verticales están ordenadas de mayor a menor importancia, estas barras representan datos específicos correspondientes a un problema determinado, la barra más alta está del lado izquierdo y la más pequeña, según va disminuyendo de tamaño, se encuentra hacia la derecha.

Esta herramienta de análisis ayuda a dirigir mayor atención y esfuerzo a problemas realmente importantes, o bien determina las principales causas que contribuyen a un problema determinado y así convertir las cosas difíciles en sencillas. Este principio es aplicable en cualquier campo, en la investigación y eliminación de causas de un problema, organización de tiempo, de tareas, visualización del antes y después de resuelto un problema, o en todos los casos en que el efecto final sea el resultado de la contribución de varias causas o factores.

El procedimiento para realizar un diagrama de Pareto es el siguiente:

  1. Decidir qué problemas se van a investigar y cómo recoger los datos.
  2. Diseñar una tabla de conteo de datos (totales).
  3. Elaborar una tabla de datos.
  4. Lista de ítems
  5. Totales individuales
  6. Totales acumulados
  7. Composición porcentual
  8. Porcentajes acumulados
  9. Organizar los ítems de mayor a menor.
  10. Dibujar dos ejes verticales y uno horizontal

La siguiente tabla muestra un ejemplo de una tabla de datos.

Anexo 10

Seguridad en Almacenes

En los almacenes debe prestársele atención no sólo al problema de la protección contra incendios, sino especialmente a los hurtos, ya que junto a la obsolescencia, representan el principal elemento en los costos de almacenamiento (Díaz, 1999).

Díaz (1999) propone algunas reglas simples que ayudan a la reducción del problema de la seguridad en el almacén:

  • Asegurarse de que las áreas de almacenes estén cercadas o protegidas; iluminar adecuadamente las áreas de almacenes; colocarlos estacionamientos de los trabajadores en áreas separadas a los almacenes; prohibir la entrada de usuarios y empleados que no tengan que ver con las actividades del almacén.
  • Crear controles de acceso: conformar un cuerpo de vigilantes, verificar los vehículos que entran y salen, inspeccionar de manera no anunciada casilleros, escritorios y vehículos personales.
  • Hacer inventarios periódicos y/o permanentes para verificar si hay pérdida de material.
  • Involucrar al personal en el control de los materiales a través de charlas, concursos, aceptación de sugerencias, entre otros.

Almacenamiento Aleatorio

Los sistemas de identificación automática (AIS, Automatic identification systems), generalmente en forma de códigos de barras, permiten una identificación rápida y precisa de los artículos. Cuando se combinan los sistemas de identificación automática con sistemas de información de gestión eficaces, los directores de operaciones saben la cantidad y la ubicación de cada unidad. (Heizer & Render, 2008)

Esta información puede ser gestionada por operarios o por sistemas automáticos de almacenamiento y recuperación para colocar los artículos en cualquier ubicación del almacén, y aleatoriamente. El conocer exactamente las cantidades de inventario y las ubicaciones, implica el aprovechamiento potencial de toda la instalación porque no se necesita reservar un espacio concreto para determinadas unidades o familias de piezas a almacenar (SKU,Stock-keeping units).

Los sistemas informáticos de almacenamiento aleatorio realizan habitualmente, entre otras, las siguientes tareas:

  1. Mantener una lista de ubicaciones de almacén “abiertas”.
  2. Mantener registros exactos del inventario existente y sus ubicaciones
  3. Secuenciar los artículos de los pedidos para minimizar el tiempo necesario para recogerlo
  4. Combinar los pedidos para minimizar los tiempos de recogida.
  5. Asignar a algunos artículos, como aquellos de gran demanda, a áreas específicas del almacén con el fin de que la distancia recorrida durante el despacho sea mínima.

Producción por Lote

Es el sistema utilizado por empresas que producen una cantidad limitada de un tipo de producto cada vez. Esa cantidad limitada se denomina lote de producción. Cada lote de producción se calcula para atender a un determinado volumen de ventas previstos para un cierto periodo. Terminado un lote de producción, le empresa inicia inmediatamente la producción de otro lote, y así sucesivamente. Cada lote recibe una identificación, como número o código. Además, cada lote exige un plan de producción específico.

En la producción por lotes, el plan de producción se hace anticipadamente y la empresa puede aprovechar mejor sus recursos con mayor grado de libertad. En algunas industrias, son procesados simultánea y paralelamente varios lotes de producción, algunos en el inicio, otros en el medio, mientras otros se concluyen. Los operarios trabajan generalmente en líneas de montaje u operan máquinas que pueden desempeñar una o más operaciones sobre el producto. Es el caso de la producción que requiere máquinas operadas por el hombre y líneas de producción o de montaje estandarizadas.

El sistema de producción por lotes se utiliza por una infinidad de industrias: textiles, cerámica, de electrodomésticos, de motores eléctricos, de juguetes, entre otros.

Gaither, Norman; Administración de Producción y Operaciones; 8va. Edición; página 121.

Análisis ABC

El análisis ABC tiene como objetivo aumentar la eficiencia de las políticas adaptadas porque permite concentrar recursos en las aéreas donde se produce un mayor efecto deseado. Con ello, el efecto marginal de cada unidad de los recursos es máximo. (García, Cardós,  Albarracín, & Carcía, 2004)

El análisis ABC está basado en la regla de Pareto, según la cual cuando se analizan grandes cantidades de datos la distribución de la mayor parte de los parámetros está distribuida de manera irregular. El análisis ABC se basa en clasificar los artículos del inventario según su importancia relativa (consumo o existencias fundamentalmente).

Análisis de Layout

El objetivo de este análisis es maximizar la utilización del volumen total del almacén, es decir, aprovechar todo su volumen al mismo tiempo que se mantienen bajos los costes de manipulación de los materiales (Heizer & Render, 2008).

Herramientas 5’s

La herramienta 5S se corresponde con la aplicación sistemática de los principios de orden y limpieza en el puesto de trabajo que, de una manera menos formal y metodológica, ya existían dentro de los conceptos clásicos de organización de los medios de producción

El concepto 5S no debería resultar nada nuevo para ninguna empresa pero, desafortunadamente, si lo es. Es una técnica que se aplica en todo el mundo con excelentes resultados por su sencillez y efectividad por lo que es la primera herramienta a implantar en toda empresa que aborde el Lean Manufacturing. Produce resultados tangibles y cuantificables para todos, con gran componente visual y de alto impacto en un corto tiempo plazo de tiempo. Es una forma indirecta de que el personal perciba la importancia de las cosas pequeñas, de que su entorno depende de él mismo, que la calidad empieza por cosas muy inmediatas, de manera que se logra una actitud positiva ante el puesto de trabajo.

El acrónimo corresponde a las iniciales en japonés de las cinco palabras que definen las herramienta y cuya fonética empieza por “S”: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu y Shitsuke, que significan, respectivamente: eliminar lo innecesario, ordenar, limpiar e inspeccionar, estandarizar y crear hábito, las cuales se desglosan a continuación:

  • Eliminar (Seiri)

La primera de las 5S significa clasificar y eliminar del área de trabajo todos los elementos innecesarios o inútiles para la tarea que se realiza. La pregunta clave es: “¿es esto es útil o inútil?”. Consiste en separar lo que se necesita de lo que no y controlar el flujo de cosas para evitar estorbos y elementos prescindibles que originen despilfarros como el incremento de manipulaciones y transportes, pérdida de tiempo en localizar cosas, elementos o materiales obsoletos, falta de espacio, etc. En la práctica, el procedimiento es muy simple ya que consiste en usar unas tarjetas rojas para identificar elementos susceptibles de ser prescindibles y se decide si hay que considerarlos como un desecho.

  • Ordenar (Seiton)

Consiste en organizar los elementos clasificados como necesarios, de manera que se encuentren con facilidad, definir su lugar de ubicación identificándolo para facilitar su búsqueda y el retorno a su posición inicial. La actitud que más se opone a lo que representa Seiton, es la de “ya lo ordenaré mañana”, que acostumbra a convertirse en “dejar cualquier cosa en cualquier sitio”. La implantación del seiton compone:

  • Marcar los límites de las áreas de trabajo, almacenaje y zonas de paso.
  • Disponer de un lugar adecuado, evitando duplicidades; cada cosa en su lugar y un lugar para cada cosa.

Para su puesta en práctica hay que decidir dónde colocar las cosas y cómo ordenarlas teniendo en cuenta la frecuencia de uso y bajo criterios de seguridad, calidad y eficacia. Se trata de alcanzar el nivel de orden preciso para producir con calidad y eficiencia, dotando a los empleados de un ambiente laboral que favorezca la correcta ejecución del trabajo.

  • Limpieza e inspección (Seiso)

Seiso significa limpiar, inspeccionar el entorno para identificar los defectos y eliminarlos, es decir anticiparse para prevenir defectos. Su aplicación comporta:

  • Integrar la limpieza como parte del trabajo diario.
  • Asumir la limpieza como una tarea de inspección necesaria.
  • Centrarse tanto o más en la eliminación de los focos de suciedad que en sus consecuencias.
  • Conservar los elementos en condiciones óptimas, lo que supone reponer los elementos que faltan (tapas de máquinas, técnicas, documentos, etc.), adecuarlos para su uso más eficiente (empalmes rápidos, reubicaciones, etc.), y recuperar aquellos que no funcionan (relojes, utillajes, etc.) o que están reparados “provisionalmente”. Se trata de dejar las cosas como “el primer día”. La limpieza es el primer tipo de inspección que se hace de los equipos, de ahí su gran importancia.
  • Estandarizar (Seiketsu)

La fase de seiketsu permite consolidar las metas una vez asumidas las tres primeras “S”, porque sistematizar lo conseguido asegura unos efectos perdurables. Estandarizar supone seguir un método para ejecutar un determinado procedimiento de manera que la organización y el orden sean factores fundamentales. Un estándar es la mejor manera, la más práctica y fácil de trabajar para todos, ya sea con un documento, un papel, una fotografía o un dibujo. El principal enemigo del seiketsu es una conducta errática, cuando se hace “hoy sí y mañana no”, lo más probable es que los días de incumplimiento se multipliquen. Su aplicación comporta las siguientes ventajas:

  • Mantener los niveles conseguidos con las tres primeras “S”.
  • Elaborar y cumplir estándares de limpieza y comprobar que éstos se aplican correctamente.
  • Transmitir a todo el personal la idea de la importancia de aplicar los estándares.
  • Crear los hábitos de la organización, el orden y la limpieza.
  • Evitar errores en la limpieza que a veces pueden provocar accidentes.

Para implantar una limpieza estandarizada, el procediendo puede basarse en tres pasos:

  • Asignar responsabilidades sobre las 3S primeras. Los operarios deben saber qué hacer, cuándo, dónde y cómo hacerlo.
  • Integrar las actividades de las 5S dentro de los trabajos regulares.
  • Chequear el nivel de mantenimiento de los tres pilares. Una vez se han aplicado las 3S y se han definido las responsabilidades y las tareas a hacer, hay que evaluar la eficiencia y el rigor con que se aplican.
  • Disciplina (Shitsuke)

Shitsuke se puede traducir por disciplina y su objetivo es convertir en hábito la utilización de los métodos estandarizados y aceptar la aplicación normalizada. Su aplicación está ligada al desarrollo de una cultura de autodisciplina para hacer perdurable el proyecto de las 5S. Este objetivo la convierte en la fase más fácil y más difícil a la vez. La más fácil porque consiste en aplicar regularmente las formas establecidas y mantener el estado de las cosas. La más difícil porque su aplicación depende del grado de asunción del espíritu de las 5S a lo largo del proyecto de implantación. El líder de la implantación lean establecerá diversos sistemas o mecanismos que permitan el control visual, como, por ejemplo: flechas de dirección, rótulos de ubicación, luces y alarmas para detectar fallos, tapas transparentes en las máquinas para ver su interior, utillajes de colores según el producto o la máquina, etc.