Las cuentas contables y su clasificación

INTRODUCCIÓN

La cuenta es el elemento básico y central en la contabilidad y en los servicios de pagos. La cuenta contable es la representación valorada en unidades monetarias, de cada uno de los elementos que componen el patrimonio de una empresa (bienes, derechos y obligaciones) y del resultado de la misma (ingresos y gastos), permite el seguimiento de la evolución de los elementos en el tiempo. Por lo tanto hay tantas cuentas como elementos patrimoniales tenga la empresa. y en consecuencia el conjunto de cuentas de una empresa supone una representación completa del patrimonio y del resultado (beneficios o pérdidas) de la empresa.

Las transacciones económicas se recogen en la contabilidad a través de las variaciones en el valor de las distintas cuentas, facilitando el registro de las operaciones contables en los libros de contabilidad. Cada cuenta se configura por un título que hace referencia al elemento que representa, un código numérico que la identifica y un valor de la misma, gráficamente se representan como una T, que recoge las anotaciones o movimientos de la cuenta, donde a la parte izquierda de la T, se llama “Debito” o “Debe” y a la parte derecha “crédito” o “haber”, sin que estos términos tengan ningún otro significado más que el indicar una mera situación física dentro de la cuenta

MARCO TEÓRICO

LAS CUENTAS CONTABLES Y SU CLASIFICACIÓN

Se le llama cuentas contables al conjunto de registros donde se detallan de forma cronológica todas las transacciones que ocurren en un ente económico. Estas operaciones se registran en asientos de débito o crédito dependiendo del origen de la transacción.

Así por ejemplo, una empresa tendrá una cuenta de efectivo en donde registrará todos los movimientos que involucren dinero en efectivo. Si la empresa compra bienes al contado, eso significa que tendrá que dar un crédito a la cuenta de efectivo; si la empresa vende mercancías al contado, entonces deberá de dar un débito a la cuenta de efectivo.

Las cuentas en la contabilidad financiera se clasifican por su función y por su estructura

Clasificación por su función:

a) Cuentas reales o de balance

b) Cuentas nominales o de resultado

c) Cuentas de orden

CLASIFICACIÓN POR LA ESTRUCTURA DE LAS CUENTAS

Cuentas principales o de mayor

Son las cuentas que se registran en el libro Mayor y Balances

Cuentas auxiliares

Son las cuentas que se derivan de las cuentas principales y que sirven para sumarizar o totalizar el saldo de las cuentas de Mayor o Principales

Cuentas reales o de balance

Son aquellas que representan los recursos y las obligaciones que en un momento dado tiene la empresa o negocio (a una fecha dada), entendiendo por recursos todos aquellos bienes que tiene la empresa y que le permiten desarrollar su objeto social, es decir, la producción de bienes o servicios.

En terminología contable los recursos se denominan Activos. Las obligaciones que la empresa tiene con terceros se denomina en la misma terminología Patrimonio es decir, obligaciones internas.

Estas cuentas son las que conforman el estado financiero de propósito general, denominado Balance General o Estado de Posición Financiera porque muestra lo que la empresa tiene o debe en un momento determinado es semejante a una fotografía instantánea tomada a la empresa cuando pasó por un punto del continnum espacio-tiempo en el cual se mueve hacia el futuro. Esta fotografía muestra lo que tiene y debe la empresa en el momento en el cual se confeccionó el Estado. Es entonces un Estado  Financiero estático.

Cuentas nominales o de resultado

Son aquellas cuentas que representan los ingresos y los egresos producto de las operaciones que la empresa ha tenido entre un periodo determinado comprendido entre dos fechas. Estas cuentas tienen un carácter transitorio o temporal, su duración es la misma del periodo contable. Las cuentas de resultado nacen o se originan a partir del 1º de enero de cada año y se deben cancelar obligatoriamente al 31 de diciembre. Este grupo de cuentas conforma el Estado Financiero denominado Estado de Resultados o Estado de Pérdidas y Ganancias. Se puede considerar el Estado de Resultados con una vídeo grabación del resultado de la explotación económica del objeto social de la empresa durante un período contable. Es por tanto un estado dinámico pues muestra el movimiento entre dos fechas. Las cuentas de resultado representan una utilidad (Ingreso) o una pérdida (Egreso) para la empresa originada en el desarrollo del objeto social de la misma.

Cuentas de orden

Son aquellas cuentas que representan valores que no pertenecen a la empresa, ni son obligaciones de la misma, pero que pueden en un futuro representar un recurso o una obligación para el ente económico y por lo tanto deben ser registradas y reveladas en los Estados Financieros por control. Estas cuentas controlan los hechos económicos que no afectan los recursos del ente (Activos), sus obligaciones externas o internas (Pasivo y Patrimonio), pero que las operaciones que las generan representan algún tipo de responsabilidad para la empresa o pueden en el futuro convertirse en un recurso o una obligación para ella. Pueden ser de naturaleza débito o crédito. También se denominan cuentas de memorando.

Las cuentas de orden se presentan dentro del Estado de Posición Financiera o Balance General, sin formar parte de él. Su ubicación es al pie del mismo, después de las sumas iguales, las de naturaleza débito debajo del total del activo y las de naturaleza crédito debajo del total de Pasivo y Patrimonio. Estas cuentas tienen como característica de que no requieren de la partida doble, por ser una anotación de control, pero para ser coherentes con este paradigma, se utiliza la partida doble registrando dos cuentas que llevan las misma denominación pero se diferencian porque a una de ellas se le adiciona el sufijo “por contra”.

El  Activo

En contabilidad, un activo es un bien tangible o intangible que posee una empresa. Por extensión, se denomina también activo al conjunto de los activos de una empresa. Se considera activo a aquellos bienes que tienen un beneficio económico a futuro y se pueda gozar de los beneficios económicos que otorgue. Eso no significa que sea necesaria la propiedad ni la tenencia ni el dinero.

Los activos son un recurso o bien económico propiedad de una empresa, con el cual se obtienen beneficios. Los activos de las empresas varían de acuerdo con la naturaleza de la actividad desarrollada y a cobrar

El Pasivo

En contabilidad, un pasivo es una deuda o un compromiso que ha adquirido una empresa, institución o individuo. Por extensión, se denomina también pasivo al conjunto de los pasivos de una empresa.

Mientras el activo comprende los bienes y derechos que tiene la persona o empresa, el pasivo recoge sus obligaciones: es el financiamiento provisto por un acreedor y representa lo que la persona o empresa debe a terceros, como el pago a bancos, proveedores, impuestos, salarios a empleados, etc

El Patrimonio

Se considera “patrimonio” el conjunto de los bienes y derechos pertenecientes a una persona, física o jurídica. Históricamente la idea de patrimonio estaba ligada a la de Herencia. Así, por ejemplo, la RAE da como primera acepción del término «Hacienda que alguien ha heredado de sus ascendientes».

La palabra es también utilizada para referirse a la propiedad de un individuo, independientemente como sea que la haya adquirid.

Desde este punto de vista, el individuo puede ser ya sea una persona natural o jurídica. Así se habla de Patrimonio empresarial: El conjunto de bienes, derechos y obligaciones, pertenecientes a una empresa -como persona jurídica- y que constituyen los medios económicos y financieros a través de los cuales ésta puede cumplir sus objetivos.

En referencia a personas reales -y desde un punto de vista de uso amplio, menos preciso del término- “lo heredado” generalmente se refiere a los bienes y derechos a los que los individuos acceden como miembros de alguna comunidad. Así por ejemplo, se suele hablar del patrimonio como la herencia debido a la pertenencia a una familia. Pero también hay “patrimonios” a los cuales los individuos tienen acceso como miembros de comunidades más amplias, tales como los patrimonios regionales y/o nacionales

En el ámbito legal el concepto significa algo así como “el conjunto de relaciones jurídicas pertenecientes a una persona, que tienen una utilidad económica y por ello son susceptibles de estimación pecuniaria, y cuya relaciones jurídicas están constituidas por deberes y derechos” (activos y pasivos). Desde este punto de vista la consideración del valor de un bien patrimonial se descontará del mismo el valor de las cargas que se hallen gravando los bienes patrimoniales.

Ingresos

Comprende los valores recibidos y/o causados como resultado de las actividades desarrolladas en cumplimiento de su objeto social mediante la entrega de bienes o servicios, así como los dividendos, participaciones y demás ingresos por concepto de intermediación financiera, siempre y cuando se identifique con el objeto social principal del ente económico.

Gastos

Agrupa las cuentas que representan los cargos operativos y financieros en que incurre el ente económico en el desarrollo del giro normal de su actividad en un ejercicio económico determinado.

Mediante el sistema de causación se registrará con cargo a las cuentas del estado de resultados los gastos causados pendientes de pago. Se entiende causado un gasto cuando nace la obligación de pagarlo aunque no se haya hecho efectivo el pago.

Los gastos se registrarán en moneda nacional, es decir en pesos, de suerte que las transacciones en moneda extranjera u otra unidad de medida deben ser reconocidos en moneda funcional, utilizando la tasa de conversión, tasa de cambio UPAC (hoy UVR) (aplicable en la fecha de su ocurrencia, de acuerdo con el origen de la operación que los genera.

Los gastos se clasifican en operacionales y no operacionales

Costo de ventas

Agrupa las cuentas que representan la acumulación de los costos directos e indirectos necesarios en la elaboración de productos y/o prestación de los servicios vendidos, de acuerdo con la actividad social desarrollada por el ente económico, en un período determinado.

Al final del ejercicio económico, los saldos de las cuentas de costo de ventas se cancelarán con cargo a la cuenta 5905 -ganancias y pérdidas

Costo de producción y operación

Agrupa el conjunto de las cuentas que representan las erogaciones y cargos asociados clara y directamente con la elaboración o la producción de los bienes o la prestación de servicios, de los cuales un ente económico obtiene sus ingresos. Comprende los siguientes grupos: materia prima, mano de obra directa, costos indirectos y contratos de servicios.

Las cuentas que integran esta clase tendrán siempre saldo de naturaleza débito, los cuales al finalizar el período (mes), deberán cancelarse contra las cuentas del grupo 14 -inventarios-, tanto en proceso como en producto terminado, según sea el caso, para aquellos entes que utilizan como método de contabilización el sistema de inventario permanente.

PARTES QUE COMPONEN UNA CUENTA CONTABLE

El titular o nombre de la cuenta: como su nombre lo indica, el titular se refiere a la cuenta en la que estamos registrando. Por ejemplo, si un negocio compra mercancías a crédito, deberá de dar un débito a la cuenta “Compra de mercancías” (este es el titular) y un crédito a “Proveedores”(otro titular).

Debe o Débito: Él Debe, también llamado débito, se coloca en la parte izquierda de la cuenta y representa todo lo que “entra” al negocio o el motivo de por qué salió algo.

Haber o Crédito: Es la parte derecha de la cuenta y representa todo lo que “sale” de la empresa o bien el motivo de por qué entró algo.

Saldo: Es la diferencia entre el debe y el haber. Si la suma de los débitos de una cuenta son mayores que la suma de los créditos, entonces se dice que dicha cuenta tiene un saldo deudor. Si por el contrario el total de los créditos es mayor que los débitos el saldo será acreedor.

En la siguiente imagen puedes verlo de forma más ilustrada.

  • Titular, Débito, Crédito y Saldo
  • Titular, Débito, Crédito y Saldo

LAS CUENTAS BÁSICAS DE LA CONTABILIDAD

En un negocio es importante conocer dos cosas fundamentales: cómo entra o sale el dinero y cómo se deben de registrar las operaciones. Las 6 cuentas básicas de la contabilidad en la que se registran los diferentes tipos de transacciones son:

Las 6 cuentas básicas de la contabilidad

  1. Activos: Los activos representan todos los bienes y derechos que posee una empresa. Estos pueden ser físicos (tangibles), como el dinero, un terreno, un edificio, etc. También pueden ser activos intangibles como la propiedad intelectual, una marca, entre otros.
  1. Pasivos: Los pasivos son todas las obligaciones que tiene un negocio con alguna entidad. Así por ejemplo: si una empresa decide solicitar un préstamo para poder continuar con sus actividades, esta se compromete a pagar dicho préstamo en un tiempo determinado. Esa obligación que tiene el negocio de pagar el préstamo es a lo que se le llama pasivo.
  1. Capital: El capital contable representa las aportaciones de los propios dueños del negocio, las aportaciones que hacen los inversores externos o el propio capital ganado. Al invertir en un negocio los inversores adquieren derecho sobre los activos de una empresa.

¿QUÉ SON LOS ASIENTOS CONTABLES?

Algunas de las cuentas de capital más usadas son:

Capital contribuido – que es el monto de dinero que aportan los dueños del negocio.

Ganancias retenidas – las ganancias de una empresa desde el momento de su creación.

Dividendos – el dinero pagado a los accionistas. Estos se consideran como un valor negativo y disminuyen el capital de una empresa.

  1. Ingresos: Los ingresos representan el dinero que entra a una empresa debido a las actividades económicas de la misma. Si una empresa comercial vende mercancías al contado se contabiliza la operación dándole un débito a efectivo (activo) y un crédito a Venta de mercancías (el ingreso).
  1. Costos: Un costo es todo desembolso de dinero que se hace con el objetivo de adquirir un activo que generará beneficios económicos al negocio. Además del precio del activo que se adquiere, también se considera un costo a todo el proceso que conlleva poner dicho activo en funcionamiento. Así por ejemplo, si una empresa decide comprar mercancías, las cuales deben de ser transportadas hasta el local, se deberá de registrar la compra de mercancías como un costo y también el flete (el costo del transporte).
  1. Gastos: Un gasto es un egreso o salida de dinero que está destinado a la distribución de un producto o bien podría ser un desembolso causado por la administración de una empresa. Un gasto financia una actividad específica en beneficio de la empresa, pero se diferencia del costo porque queda consumido al instante. Son ejemplo de gastos: los salarios administrativos, el pago de la energía eléctrica, el pago de transporte para la venta de un producto (ojo, no confundir con el flete, que es el transporte que se paga cuando se adquiere un producto).

CUENTAS T

Podemos definir la cuenta T como la representación gráfica de la cuenta contable con sus diferentes elementos.

La cuenta T nos permite hacer registros contables y es la forma más utilizada para registrar los diferentes hechos económicos.

Aquí vemos cada uno de los elementos de la cuenta como son:

  1. Concepto o nombre de la cuenta
  2. Código de la cuenta
  3. Su lado debito
  4. Su lado crédito
  5. Sus movimientos débitos y crédito
  6. Su saldo

El saldo de la cuenta es el resultado de restar a los débitos el valor de los créditos. En el caso de la cuenta de ejemplo, que es una cuenta del activo, en la cual su naturaleza es débito, el saldo debe ser débito. Caso contrario sucede en una cuenta de naturaleza crédito como el pasivo o el patrimonio, donde el saldo de la cuenta debe ser también crédito.

La cuenta T nos permite visualizar perfectamente que cada cuenta tiene un lado débito y un lado crédito, o un debe y un haber, que cada cuenta tiene la capacidad de dar y recibir, cumpliéndose así el principio de la partida doble, según el cual, en toda contabilización, en todo registro contable, siempre hay como mínimo una cuenta que entrega y una cuenta que recibe y que cada cuenta está en condiciones tanto de recibir como de dar.

CONCLUSIÓN

Conocer las cuentas contables y los dos grandes grupos en los que se clasifican, cuentas reales y cuentas nominales, le ayudará en la consolidación de los estados financieros. En este documento se realiza una descripción conceptual de las cuentas que conforman el activo, el pasivo y el capital, instrumentos éstos de importancia para cualquier ente público o privado ya que hacen posible llevar un control financiero y permiten la realización de un balance general, un balance del estado de ganancias y pérdidas, un análisis contable y financiero y otros medios que ayudarán a mantener dicho control.

Las cuentas no son otra cosa que medios contables con instrumentos de operación, mediante los cuales podemos subdividir el activo, el pasivo y el capital y agruparlos de acuerdo a ciertas características de afinidad, las cuales nos permiten graficar todos los aumentos y disminuciones que ocurren en los diversos elementos de la ecuación.

RECOMENDACIONES

Luego de llegar a las conclusiones de lugar considero pertinente realizar las siguientes recomendaciones a las personas involucradas en el área contable de cualquier empresa pública o privada:

La documentación es evidencia, todos los registros deben estar respaldado con algún tipo de documento fehaciente.

Se  debe ser muy exigente y estricto con todo esto de recibir y organizar la documentación. Lo ideal es organizar, codificar y archivar diariamente.

Una vez terminado el mes y hecho el cierre, los documentos deben ser retirados de los ampos y trasladados a carpetas debidamente rotulados.  Se deben utilizar cordones para evitar que se rompan al manipular los documentos cuando se hacen consultas o se sacan fotocopias.

Los documentos se deben archivar por mes.  Es decir, aunque de algún mes haya pocos documentos, no deben mezclarse con documentos del mes siguiente ni anterior.

Luego cada una de estas carpetas o en grupos POR MES se archiva en bolsas plásticas para evitar la humedad y el extravío.

Cuando termina el cierre fiscal estos documentos se deben archivar en cajas de cartón debidamente rotuladas.  En una misma caja no debe haber documentos de otras empresas.