Las Fuerzas de Ventas

Estructura y Funcionamiento de las Fuerzas de Ventas:

Las ventas conducen a un negocio, por lo que no puedes permitirte el lujo de llevar a tu departamento de ventas a la ligera. Tener en cuenta la forma de estructurar una fuerza de ventas tiene que funcionar tanto para tu modelo de negocio y ayudar a los vendedores a alcanzar el éxito. Para hacer esto, tienes que considerar tu producto, tu clientela y cómo los vendedores piensa y funcionan. Una vez que tengas un sistema y el talento adecuado, es posible que tengas que hacer algunos ajustes antes de que realmente funcione de manera óptima. Pero todo comienza con la estructura.

La fuerza de ventas actúa como punto de enlace entre una empresa y sus clientes actuales y potenciales. Por un lado representa a la empresa ante los clientes, brindándoles a éstos últimos información, asesorándolos y aclarando sus dudas.

Mientras que por otro lado, representa a los clientes ante la empresa, comunicándole o transmitiéndole a esta última las necesidades, preferencias, gustos, dudas y preocupaciones de los clientes.

Para que una fuerza de ventas funcione eficazmente y cumpla así con los objetivos de ventas de la empresa, es necesario gestionarla o administrarla adecuadamente.

Visión General de Desempeño:

Visión general

El desempeño de un vendedor es una función de factores internos y externos.

Entre los internos se cuenta

  • la motivación (los individuos actúan de una u otra manera, porque se encuentran motivados a hacerlo así)
  • la aptitud o capacidad especial (físicas, mentales, rasgos de personalidad)
  • las habilidades (en el sentido a qué tan bien puede el individuo aprender y realizar tareas necesarias)
  • la satisfacción en el trabajo (el desempeño de un vendedor puede variar en relación directa a esta variable. Entre los factores identificados en el trabajo de ventas mencionamos: el trabajo de ventas, los compañeros de trabajo, la supervisión, las políticas y el apoyo de la empresa, la paga, la promoción, como las oportunidades de progreso)
  • la percepción de las funciones (es el entendimiento individual de las demandas, expectativas y presiones que se le comunican a un vendedor departe de quienes los rodean)
  • otros factores personales (características personales del vendedor, extras a la anteriores citadas, por ejemplo edad, estatura, educación, situación familiar).

Entre los factores externos que afectan el desempeño, se cuentan

  • los circunstanciales: influencia de factores circunstanciales que con frecuencia están más allá de su control.

(Factores económicos, sociales, culturales, legales, políticos, competencia, tecnológicos),

  • la organización: las variables organizacionales pueden tener impacto directo en el desempeño de los vendedores.

(Cultura corporativa, recursos humanos, recursos financieros, posición en el mercado, otras variables en la mezcla de marketing)

  • la administración de ventas: la comprensión de muchos factores que influyen en el desempeño de la fuerza de ventas es crítica para una administración exitosa de ventas, puesto que casi todo lo que hace un gerente de ventas puede afectar la actuación de sus vendedores.

(Planeación, organización, reclutamiento, selección, capacitación, recompensas, gerencia de ventas, liderazgo, motivación, cuotas, evaluación).

Determinantes de Desempeño de fuerzas de Ventas:

  1. A) Factores internos determinantes del desempeño

    -Motivación: La motivación es el fundamento detrás de toda conducta: los individuos actúan de determinada manera porque se encuentran motivados. Desde la perspectiva de la administración de ventas es considerar a la motivación como la cantidad de tiempo y esfuerzo que los vendedores dedican a su trabajo, incluyendo actividades tales como desarrollo de presentaciones de venta, visitar nuevas cuentas, encargarse del papeleo etc.

    2.- Aptitud: El desempeño en el trabajo de un vendedor definitivamente será una función de su aptitud o capacidad especial.

    3.-Nivel de habilidad: La habilidad se refiere a que tan bien puede el individuo aprender y realizar tareas necesarias, por lo tanto los niveles de aptitud y habilidades son conceptos relacionados. La principal diferencia de ambos es que la primera consiste en capacidades personales duraderas mientras que las habilidades pueden modificarse con el aprendizaje y la experiencia.

    4.-Satisfacción en el trabajo: El desempeño de la fuerza de ventas puede modificarse según lo satisfechos que estén los individuos con sus trabajos. El nivel de satisfacción puede depender de tantas recompensas, satisfacciones, retos o frustraciones encuentre el vendedor en su trabajo.

    5.-Factores personales: Los factores personales pueden considerarse características individuales que pueden estar relacionadas con el desempeño de la fuerza de venta pero que no son parte de la aptitud, el nivel de habilidad, motivación y la percepción de las funciones.

    B) Factores externos determinantes del desempeño

    a) Economía:
    1.-Desarrollo en la sociedad.- Las circunstancias sociales pueden afectar en el desempeño de la fuerza de ventas de diversas formas, a medida que la sociedad y los individuos cambian a través del tiempo, lo mismo sucede con las oportunidades de mercado. Los cambios en los valores y estilos de vida sociales afectarán los que la gente compra y su manera de reaccionar a diversas actividades de marketing.

    2.-En la cultura.- es otra tendencia social que puede afectar en el desempeño de las ventas se refiere a las preocupaciones sociales en torno a los asuntos éticos. Los consumidores y compradores no se encuentran cómodos en situaciones en las cuales existan prácticas no éticas. Los vendedores en la actualidad exigen lineamientos explícitos que les ayuden a resolver dichos asuntos éticos.

    B) Tecnología

    Los cambios tecnológicos pueden llevar al desarrollo de nuevos productos y a nuevas oportunidades de venta. En nuevas empresas representa la mayor parte del crecimiento y de las ganancias. Cada vez más la tecnología impacta en el desarrollo de la fuerza de ventas haciéndolo cada vez más productiva.

Comunicación y Desempeño de las Fuerzas de Ventas:

Administración del tiempo y del territorio:

Administración del tiempo y territorio de ventas es un curso activo donde los vendedores analizan sus costumbres respecto a su manejo del tiempo y la manera en que atienden sus carteras de clientes y prospectos. Sus reflexiones les ayuden a identificar alternativas para mejorar su efectividad personal.

En Administración del tiempo y territorio de ventas, los participantes aprenden cómo crear más tiempo de ventas para las actividades más productivas. Es un curso para capacitación en ventas y desarrollo de técnicas de ventas.

Antes de finalizar el programa, los participantes analizan sus carteras o territorios y elaboran un conjunto de objetivos específicos que les ayudarán a alcanzar sus metas de ventas por medio de una serie de acciones prácticas y bien enfocadas. Sus planes se convierten en lineamientos que los llevarán a trabajar de manera más ordenada, con un enfoque más “estratégico” y más centrado en la conservación de sus negocios actuales y el desarrollo de nuevos negocios.

Establecimientos del Territorio de Ventas:

El territorio de ventas es el grupo de clientes o zona geográfica de la que un vendedor individual o un grupo de vendedores son responsables. Los territorios pueden ser definidos sobre la base de la geografía, el potencial de ventas, historia, o por una combinación de factores. Las empresas se esfuerzan por equilibrar sus territorios ya que esto puede reducir costos y aumentar las ventas.

El propósito de la cobertura de la fuerza de ventas (o territorio de ventas) métrica es crear un territorio de ventas equilibrado. Hay diversas formas de analizar los territorios. “Por lo general, los territorios son comparados sobre la base de su potencial o medida. Esta es un ejercicio importante. Si los territorios difieren drásticamente o están fuera de balance, el personal de ventas puede tener demasiado o muy poco trabajo. Esto puede llevar al sub- o sobre-mantenimiento del servicio al cliente.

“Cuándo al personal de ventas se le exige de más, el resultado puede ser un bajo servicio al cliente. Esto puede costar un negocio ya que las personas de ventas que están sobrecargadas con cosas que hacer y se vuelven parte de los niveles sub-óptimos de las actividades en una serie de áreas. Buscan a muy pocos clientes potenciales, identifican muy pocos prospectos, y pasan muy poco tiempo con los clientes actuales. Por lo que esos clientes pueden llevar su negocio a los proveedores alternativos. .

“Por el contrario, el sobre-servicio al cliente, puede elevar los costos y precios y con esto reducir indirectamente ventas. El exceso de servicio en algunos territorios también puede conducir a menor servicio al cliente en otros.

“Los territorios desequilibrados también son parte del problema de la distribución injusta del potencial de ventas entre los miembros de una fuerza de ventas. Esto puede provocar que haya una compensación distorsionada y puede causar que los vendedores talentosos dejen la compañía en busca de un equilibrio superior y una mejor compensación.

“Lograr tener un equilibrio apropiado entre los territorios es un factor importante en el mantenimiento de la satisfacción entre los clientes, los vendedores, y la empresa en general.

Revisión del Territorio de Ventas:

Establecer o revisar territorios de ventas y procurar una cobertura eficaz y eficiente de la misma forma parte esencial de la tarea de planificación estratégica de la administración. La organización de territorios de ventas permite a la administración hacer descender algunos aspectos de la planificación -como la previsión de las ventas y la elaboración de presupuestos para las mismas- hasta el nivel de áreas geográficas limitadas. De ordinario, no es práctico planificar, dirigir y valorar el rendimiento del personal de venias fuera del contexto de sus territorios de ventas.

Para muchas empresas, el mercado total es tan gran- de que no puede ser manejado con eficiencia si neos en base a una estructura territorial. Una vez establecida esta estructura, la administración está ya en condiciones desorganizar un sistema de ventas que cubra todos los territorios. Esta etapa de la planificación territorial incluye la tarea de elaborar la ruta que cada representante de ventas deberá seguir para atender a su territorio. En esta etapa hay que programar también la cobertura territorial del representante, es decir, hay que determinar qué cuentas se visitarán, en qué orden y con qué frecuencia.

Uso de las Computadoras en Ventas:

Las computadoras son utilizadas en todos los aspectos de gestión de un negocio. La computadora se usa para mejorar la productividad y proporciona resultados que de otra forma no podrían ser posibles. En los negocios se usa la computadora para mantener registros, desarrollar presupuestos y proyecciones, preparar documentos de mercadotecnia, buscar y mantener contacto con otros empleados y clientes. Las empresas deben ver su operación y asegurarse de que están usando las computadoras al máximo.

Mantener registros

Los programas de las computadoras como QuickBooks y otros programas contables permiten a las empresas mantener sus registros detallados. Estos programas dan seguimiento a las cuentas por cobrar, cuentas por pagar y ventas. Estos programas también proporcionan una manera fácil de enviar facturas a clientes y manejar las funciones de la nómina. La productividad y precisión de la oficina puede incrementarse en gran medida cuando se utiliza un programa de contabilidad.

Presupuestos y pronósticos

Las computadoras pueden ser utilizadas para preparar con detalle los presupuestos y pronósticos empresariales. Los programas de contabilidad de bajo costo permiten inclusive a personas con limitados conocimientos en computación desarrollar presupuestos con detalle que mantendrán a la compañía por buen camino. También pueden usarse para pronosticar futuras ventas y negocios en expansión. Las hojas de cálculo como Excel pueden también utilizarse para presupuestos y pronósticos.

Preparación de los documentos de mercadotecnia

Hay una amplia variedad de programas que permiten a los negocios preparar fácil y dinámicamente los documentos de mercadotecnia. Adobe Photoshop proporciona muchas plantillas que los usuarios pueden manipular para producir llamativos materiales personalizados de marketing. Estos programas hacen que sea fácil para las personas que no tienen un fondo creativo para preparar documentos de aspecto profesional y documentos rápidos y con facilidad.

Investigación

El internet ofrece una tremenda cantidad de información que los negocios pueden usar para mantener una ventaja. Las empresas pueden usar el internet para investigar los productos y precios de sus competidores estudiándolos por medio de sitios web. Ellas también pueden echar un vistazo en como los clientes ven sus propios productos mediante la lectura de comentarios de los clientes en sitios como Amazon. Cuando se lanza un nuevo producto la compañía puede realizar estudios de mercado a través de cuestionarios y encuestas en línea.

Comunicación

Uno de los más grandes beneficios de la computadora en el lugar de trabajo es la mejora de la comunicación que ofrece. Los compañeros de trabajo pueden comunicarse fácilmente entre ellos a través de correo electrónico. Los departamentos de servicio al cliente pueden utilizar los servicios de correo electrónico y mensajería instantánea para comunicarse efectivamente con los clientes. La conferencia web es una alternativa barata para las reuniones de las empresas. En lugar de viajar a una reunión, los asistentes pueden participar en una junta desde su oficina. Las empresas también pueden utilizar el correo electrónico y sitios Web para anunciar sus productos y servicios.

Consejo

La actualización de los equipos con regularidad es vital para un negocio. Las computadoras obsoletas pueden causar serios problemas, bloquearse con frecuencia y reducen la productividad de los trabajadores. Como la tecnología evoluciona, la potencia de la computación necesaria para ejecutar programas de vanguardia aumenta. Estos nuevos programas se ejecutarán a menudo con deficiencia en los equipos obsoletos. Como resultado, en el largo plazo de la estrategia costo-efectiva es mantener los equipos de su negocio actualizados.