SISTEMA DE GESTIÓN DE CONTENIDOS

Mayormente el Sistema de gestión de contenido tiende a confundirse con un sistema de Gestión documental pero un Sistema de gestión de contenido es utilizado principalmente a nivel web. Si bien es cierto comparten características como administración de información e incluso en alguno de sus formas utilizan bases de datos pero el objeto de administración del gestor documental esta predominantemente orientado a la WEB.

Definición sistema de gestión de contenido

Un sistema de gestión de contenidos por su sigla en inglés (Content Management System)- CMS es una aplicación informática que permite crear un marco de trabajo para creación, edición, gestión y publicación de contenido digital en diversos formatos. El sistema permite manejar de manera independiente el contenido y el diseño. Así por ejemplo, es posible dar a un sitio web un diseño distinto sin tener que dar un formato al contenido. Además permite a múltiples usuarios una fácil y controlada publicación de información en el sitio web.

La idea básica que existe detrás de un sistema de gestión de contenidos es separar la gestión del contenido de su diseño. El diseño de las páginas se almacena en plantillas mientras que el contenido puede almacenarse en bases de datos o ficheros separados. Cuando un usuario solicita una página Web, las partes se combinan para producir una página HTML estándar. La página Web resultante puede incluir contenido de múltiples fuentes.

Debido al continuo avance de Internet y de las nuevas tecnologías que van surgiendo, se impone la necesidad de hacer nuevas webs que incluyan mayor interactividad y dinamismo. Para ello es necesario constar con las herramientas adecuadas que permitan crear y mantener un sitio web de forma sencilla y fiable, con una rápida actualización y modificación de los contenidos y que sean capaces de añadir múltiples funcionalidades sin necesidad de programar ni una sola línea de código. Es así como fue el concepto de sistema de gestión de contenido (Content Management System o CMS). Los gestores de contenidos proporcionan un entorno que posibilita la actualización, mantenimiento y ampliación de contenidos en la web, de forma sencilla y con la colaboración de múltiples usuarios. Actualmente existen muchos sistemas de gestión de contenidos publicados con licencias “libres” (GNU, GPL…).

En la actualidad se impone el uso de CMS gratuitos para elaborar y gestionar las webs personales, obteniendo sitios más dinámicos y llenos de funcionalidades. El resultado que obtienen es superior al de las páginas estáticas, que no aportan ningún valor añadido. Algunos de los puntos más importantes que hace útil y necesaria la utilización de un CMS son:

  • Inclusión de nuevas funcionalidades en las webs.
  • Mantenimiento de gran cantidad de páginas a la vez.
  • Reutilización de objetos o componentes.
  • Paginas interactivas.
  • Cambios del aspecto de la web.
  • Control de acceso a la web.

Lo normal es que un CMS este soportado por una base de datos en la que se aloja el contenido del sitio. Así pues, para instalar una plataforma de CMS es necesario un servicio web, una base de datos, y un lenguaje de programación. Los más comunes utilizan servidores Apache, con bases de datos MySQL y lenguaje de programación PHP. (Ramos y Ramos, 2011).

Funciones y características

Entre las diversas características que poseen los diversos sistemas de gestión de contenido está la posibilidad de hacer las siguientes tareas de una manera increíblemente fácil:

  • Agregar contenido nuevo.
  • Modificar contenidos.
  • Eliminar contenidos antiguos.
  • Conservar una sección de Noticias.
  • Subir multimedia al servidor.
  • Subir ficheros en el servidor (PDFs, DOCs…) y colocarlos al alcance de los interesados para la descarga.
  • Agregar enlaces hacia otras páginas.

El sistema es posible ser mantenido por diversos usuarios que tienen la posibilidad de acceder de manera independiente al Administrador de Contenidos.

Ventajas y desventajas

Entre las diversas ventajas se puede destacar lo siguiente:

  • La gestión de contenidos suministra el acceso a la publicación de contenidos a un rango mayor de interesados. Hace posible que sin conocimientos amplios de programación cualquier persona puede cargar contenido en el portal web.
  • Conjuntamente admite la gestión dinámica de interesados y permisos, la ayuda de diversos usuarios en el mismo trabajo, la interacción a través de herramientas de comunicación.
  • Los costos de gestión de la información son menores en muncho mayor medida, debido a que se elimina un escaño dentro de la cadena de publicación, el maquetador. El prototipo es realizado al inicio del proceso de implantación del gestor de contenidos.
  • La modernización, backup y reestructuración del portal se realizan de forma mucho más simple, por el hecho de contar con todos los datos vitales del portal, los datos, dentro de una plataforma estructurada en el servidor.
  • Brinda flexibilidad y escalabilidad en el esbozo para lo que es actualización, a través de la inclusión de módulos mucho mayor renovados, que hacen posible adaptarse a las diversas necesidades del proyecto. Asiente un control de acceso, trascendental para un registro ideal para los usuarios.
  • Hace posible manejar con practicidad significativa cantidad de información. Añade un manejo correcto de la administración, el mantenimiento y la actualización del sitio en general, por medio de la distribución del trabajo en diversos usuarios, con exenciones explícitos para diversas áreas. Añade un manejo simple de la información dinámica.
  • Admite operar con una relativa facilidad una gran cantidad de información. Añade un manejo integro de la administración, el mantenimiento y la modernización de todo el sitio, por medio de la distribución del trabajo en diversos usuarios, con privilegios evidentes para una gran mayoría de áreas. Anexa un manejo simple de información dinámica.

Entre las diversas desventajas que existen están:

  • Los usuarios deben estar muy pendientes a diversos aspectos tales como el mantenimiento, funcionalidades o las diversas actualizaciones. Y en mucho mayor medida de los inconvenientes de seguridad debido a que los CMS son mucho más vulnerables a sufrir ataques siempre y cuando no sean actualizados con cierta frecuencia.
  • Menor maleabilidad: con el software libre no es posible hacer acciones antojadizas a pesar de su gran flexibilidad, debido a que casi siempre se encuadrado a la estructura propia del CMS, muy al contrario si se hace un desarrollo o medida en lo que sí se puede realizar acciones de manera más espontánea y antojadiza.
  • Un aspecto diferente es el código fuente que se forma o como también es llamado (código sucio), esto indica que el mismo es un tanto más pesado o menos optimizado, posicionamiento web, etc… que un adelanto a medida.

Limites del sistema de contenido

Entre las principales limitaciones que posee el sistema de gestión de contenido está el hecho de mantenerse directamente ligado a inconvenientes de edición lo que hace necesario que se defina un grupo sectorial u organizacional encargado de la edición, es decir, un grupo de personas que decida qué se debe publicar, quienes serán los encargados de corregir, con qué frecuencia se hará entre otros detalles de igual importancia, además de tocar un aspecto fundamental como lo es la definición del reglamento que regirá ese tipo de temas dentro de la organización. Posteriormente se tendrá que formar técnicas de redacción a los que se deberá participar.

En la mayoría de casos estos sistemas de contenido requieren de la intervención de proveedores de servicios especializados los cuales representan cierto costo adicional para la empresa.