SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS

Concepto

Un sistema de gestión de documentos es un agregado de actividades que hace posible gestionar y tener un manejo de forma eficiente de la recepción, creación, mantenimiento y uso de los documentos dentro de una entidad.

Funciones y características

Entre las diversas funciones y características del sistema de gestión de documentos están:

  • Mostrar la evidencia de las actividades
  • Documentar la toma de decisiones
  • Permitir la rendición de cuentas y la transparencia administrativa
  • Cumplir los requisitos legislativos y normativos
  • Ofrecer protección y soporte en caso de conflicto o litigio
  • Ofrecer continuidad en caso de siniestro
  • Interrelacionarse con los administrados y otra administración
  • Mantener la memoria colectiva

Ventajas y desventajas

Ventajas de los Sistemas de Gestión de Documentos:

  • Premura y acceso inmediato
  • Acceso rápido a la documentación.
  • Aminoración del tiempo de consultas y faenas de archivo.
  • Resolución de los inconvenientes de la localización.
  • Vigilancia optima sobre la documentación e información.
  • Información participativa entre los diferentes usuarios.
  • Cómodo y rápida distribución de archivos.
  • Conservación material
  • Prudencia en la impresión de documentos (fotocopias, copias impresas).
  • Supresión de desplazamientos.
  • Conservación de espacio físico.
  • Seguridad y fiabilidad
  • Resguardo de alta seguridad a los documentos de gran valor o confidencialidad.
  • Renovación de documentos impresos por réplicas electrónicas.
  • Impide la duplicidad de documentos.

Desventajas de los Sistemas de Gestión de Documentos:

  • Componente económico, la puesta en marcha de este tipo de sistemas lleva consigo una inversión monetaria importante.
  • Los individuos no autorizados consiguen acceder ilícitamente a los datos sensibles en una PC o un servidor si los protocolos de seguridad se encuentran por debajo del nivel aceptable.
  • Es necesario definir estrategias de redundancia (en otras palabras, permanentemente hay que almacenar la información en servidor de respaldo secundario que esté ubicado a distancia) para lograr recuperar los datos en caso de robo, incendio o inundación.
  • Inseguridad de quebrantar alguna ley u otras reglas de rastreabilidad y resguardo de la información.

Alcance de los sistemas de gestión de documentos

Los sistemas de gestión de documentos se enfocan en ciertos elementos que es en donde juega su rol central, a continuación se muestran los principales puntos en donde se desenvuelven:

  1. Planes de gestión documental que establecen los objetivos y el camino por el que una administración debe avanzar para su implantación y seguimiento.
  2. Política documental, en la que se explicita el compromiso y respaldo al sistema de gestión documental por parte de las instancias políticas y técnicas de las administraciones públicas.
  3. Soporte a la gestión documental: recursos económicos y técnicos y humanos destinados a la misma, y documentos de referencia en los que quede constancia de las nuevas reglas, procedimientos, actividades y forma de trabajar con documentos electrónicos.
  4. Operativa documental, o aplicación de los procesos documentales propiamente dichos en el contexto de la ejecución de los procedimientos administrativos y/o procesos de trabajo.
  5. Evaluación y mejora como un factor crítico del éxito en la implantación efectiva de un sistema de gestión documental que de soporte a una verdadera administración electrónica. (García 2013).