CINCO MEDIDAS DE CONTROL INTERNO DE CUENTAS CONTABLES

Efectivo caja y banco

El tener reglas de control interno para manejar el efectivo de la empresa es fundamental. Los principales aspectos del control interno relativos al manejo de los efectivos, cuyo cumplimiento deben vigilarse, son:

  • Separación de labores. Deben ser personas diferentes las que manejen efectivo, expidan cheques, operen auxiliares y registros y efectúen conciliaciones.
  • El personal que maneja los fondos y las cuentas bancarias deben estar afianzados para garantizar posibles desfalcos por malos manejos.
  • Fondos Fijos. Debe estar establecido -dependiendo del tamaño de la empresa- por lo menos un fondo fijo (caja chica) donde se realizaran todos los pagos menores a una cantidad previamente definida.
  • Firmas mancomunadas. Para el caso de las cuentas bancarias los cheques deberán expedirse siempre con dos firmas, definiendo -así se sugiere- una que invariablemente deberá ir.
  • Firmas autorizadas. Se deberá contar con un registro de firmas autorizadas para firmar cheques, así como la forma en que podrán ir mancomunadamente.
  • Límites de pago. Debe existir límite de pago para cada una de las firmas autorizadas.
  • Depósitos diarios. Las cobranzas y otros ingresos deberán depositarse al día siguiente o a más tardar al siguiente día hábil.
  • Arqueos periódicos. Una forma de mantener el control del fondo fijo es practicando periódicamente -y por sorpresa- arqueo de los mismos.
  • Conciliaciones bancarias. Las cuentas bancarias deberán conciliarse -invariablemente- cada mes y mantener debidamente depuradas las partidas en conciliación.

Una forma de detectar procedimientos indebidos en el manejo del dinero de la empresa es manteniendo un estricto control interno en este rubro. Una costumbre muy arraigada en las empresas es poner a una persona de “confianza” en el departamento de tesorería, pero si además se le ponen ciertos controles se evitarían tristes desenlaces.

Cuentas por cobrar

  • Deben segregarse las funciones de recepción de productos o mercancías, de las de autorización de pagos y emisión de cheques.
  • Deben archivarse, en expedientes de pago por cada proveedor, los documentos relativos a cada operación: el original de la factura (que debe cancelarse, con el cuño de pagado, al efectuarse su liquidación), una copia del informe de recepción y el cheque pagado o la referencia a su fecha, numero e importe.
  • Las cuentas por pagar deben controlarse por sub-mayores, habilitados por suministradores, y en cada uno, por cada recepción, y cada pago efectuado.
  • Las cuentas por pagar deben analizarse por rangos de edades, a fin de tener conocimiento actualizado de las envejecidas y proceder a activar su pago.

Inventario

Los inventarios constituyen las partidas del activo corriente que están listas para la venta. Mercancía que posee una empresa en el almacén valorada al costo de adquisición, para la venta o actividades productivas.

El control interno de los inventarios se inicia con el establecimiento de un departamento de compras, que deberá gestionar las compras de los inventarios siguiendo el proceso de compras.

Entre las medidas de control interno tenemos:

  • Hacer conteos físicos periódicamente.
  • Confrontar los inventarios físicos con los registros contables.
  • Proteger los inventarios en un almacén techado y con puertas de manera que se eviten los robos.
  • Realizar entrega de mercancías únicamente con requisiciones autorizadas.
  • Proteger los inventarios con una póliza de seguro.
  • Hacer verificaciones al azar para comparar con los libros contables.

Gastos pagados

  • Segregación adecuada entre las funciones de adquisición, enajenación, custodia y registro.
  • Control adecuado sobre la autorización para adquirir, enajenar, retirar o destruir los activos.
  • Control adecuado de los procedimientos para comprobar que se hayan recibido y registrado adecuadamente los bienes adquiridos.
  • Existencia de registros individuales que permitan la identificación y localización de los bienes existentes. Realización de comprobaciones periódicas de: (a) la existencia física y las condiciones de los bienes registrados; (b) sumas de los auxiliares contra la cuenta de Mayor.
  • Protección adecuada de los bienes mediante seguros, y de los documentos y escrituras originales mediante una caja fuerte.
  • Control adecuado y automático sobre altas y bajas, bienes cedidos y arrendados, amortizados, etc.

Inversiones

  • Las compras y ventas de valores o inversiones deben ser aprobadas por un funcionario específicamente designado.
  • Se deben mantener registros detallados de las inversiones que muestren, los números de serie de los documentos, los nombres en la que aparece registrada, los importes y la garantía colateral si existe.
  • Producir una conciliación de los registros detallados de las inversiones con los valores que se muestran en el valor periódicamente. Esa conciliación debe realizarse por un empleado responsable.
  • Obtener periódicamente confirmaciones de los emisores en cuanto al monto de la inversión, de los custodios independientes e instituciones de préstamo en cuanto a los importes que se mantienen en cuenta, a los prestatarios en relación con la garantía.
  • La aprobación de las inversiones debe realizarlas un funcionario responsable.
  • Las inversiones que han sido extinguidas deben estar bajo el control del contador y los administradores.
  • El responsable de las inversiones debe recibir información de los valores en cuanto a reducciones parciales en el valor nominal de los valores, del endoso que reduzca el valor de las inversiones y la anotación de los valores depositados o extraídos.
  • Se debe realizar hace una valoración de las inversiones y garantías colaterales a los tipos de mercado para comparar con los valores según libros.

Activos fijos

A continuación damos las premisas para la elaboración del cuestionario de evaluación de control interno:

Adquisiciones

  • Verificar autorizaciones de la compra
  • Justificación de la compra
  • Existencia de cotizaciones para buscar el mejor precio
  • Verificación de haber recibido el activo y la responsabilidad de custodia
  • Verificar que los activos construidos por la propia empresa no excedan del valor de mercado.
  • Verificación selectiva de manera periódica de la existencia de los bienes adquiridos.

Bajas

  • Autorización para vender
  • Identificación de las partidas que van a ser reemplazadas
  • Verificar la entrega o destrucción de los activos dados de baja
  • Verificar selectivamente de manera periódica la existencia de los bienes dados de baja.

Contabilización

  • Verificación del registro de sus activos
  • Verificación documentaria relacionada con altas y bajas

Cuentas por  pagar

  • Deben segregarse las funciones de recepción de productos o mercancías, de las de autorización de pagos y emisión de cheques.
  • Deben archivarse, en expedientes de pago por cada proveedor, los documentos relativos a cada operación: el original de la factura (que debe cancelarse, con el cuño de pagado, al efectuarse su liquidación), una copia del informe de recepción y el cheque pagado o la referencia a su fecha, numero e importe.
  • Las cuentas por pagar deben controlarse por sub-mayores, habilitados por suministradores, y en cada uno, por cada recepción, y cada pago efectuado.
  • Las cuentas por pagar deben analizarse por rangos de edades, a fin de tener conocimiento actualizado de las envejecidas y proceder a activar su pago.

Venta

Sobre el departamento de ventas podemos decir que este ocupa un papel importante en la instalación de un sistema de contabilidad.

El control interno de las ventas comprende procedimientos y métodos con fines de lograr las políticas establecidas por la empresa.

Cuando se realiza una venta, al cliente debe elaborársele una factura. Al realizarse el pago el cajero deberá elaborar un recibo de ingreso a caja. Sin embargo para del almacenes despachar la mercancía estos deben hacerlo mediante un conduce.

Los formularios que podemos utilizar para un buen control de las ventas son:

Facturas (las cuales entre otras cosas deben especificar los términos de pago – al contado o crédito).

Nota de despacho o conduce

Recibo de ingreso a caja.

Cada uno de estos formularios debe tener copias suficientes para ser distribuidas en los diferentes departamentos/clientes.

La factura pro-forma es utilizada en gestiones bancarias, sirviendo de base para la solicitud de divisas ( por ej.) por medio de la carta de crédito, crédito de suplidor, cobranzas, etc. consta de precios y condiciones de venta de los productos.

Carta de crédito: es un documento expedido por un banco comercial a solicitud de un cliente autorizando a una firma extranjera para que envié mercancías, según términos, y que será pagada por el banco de acuerdo al crédito otorgado por el vendedor. El valor de la misma debe ser igual al de la factura comercial.

Compra

  • Solo el personal autorizado podrá iniciar las solicitudes de compra.
  • Cada solicitud será firmada por un supervisor quien tiene responsabilidad presupuestaria para el tipo de erogación.
  • El departamento de compras tiene la autoridad de expedir órdenes de compra.
  • El departamento de compras se cerciorará de cuál es la mejor fuente de abastecimiento y en relación a los artículos importantes será necesario pedir diversas cotizaciones.
  • Los documentos clave al ordenar bienes y servicios lo serán la requisición y orden de compra.
  • La requisición especificará los artículos deseados y es autorizada por el supervisor del departamento de origen.
  • Las requisiciones podrán ser prenumeradas.
  • Las órdenes de compras son formuladas en el departamento de compras.
  • Las órdenes de compra deberán contener una descripción precisa de los artículos y servicios y deseados, cantidades, precios y nombre y domicilio del proveedor.