Teleconferencia

INTRODUCCIÓN

El interés en la comunicación utilizando video ha crecido con la disponibilidad de la televisión comercial iniciada en 1.940. Los adultos de hoy han crecido utilizando al televisor como un medio de información y de entretenimiento, se han acostumbrado a tener un acceso visual a los eventos mundiales más relevantes en el momento en que estos ocurren. Nos hemos convertido rápidamente en comunicadores visuales. Es así, que desde la invención del teléfono, los usuarios han tenido la idea de que el video podría eventualmente ser incorporado a éste.

AT&T presentó en 1.964 en la feria del comercio mundial de Nueva York un prototipo de videoteléfono el cual requería de líneas de comunicación bastante costosas para transmitir video en movimiento, con costos de cerca de mil dólares por minuto. El dilema fue la cantidad y tipo de información requerida para desplegar las imágenes de video.

Las señales de video incluyen frecuencias mucho más altas que las que la red telefónica podía soportar (particularmente las de los años 60’s). El único método posible para transmitir la señal de video a través de largas distancias fue a través de satélite. La industria del satélite estaba en su infancia entonces, y el costo del equipo terrestre combinado con la renta de tiempo de satélite excedía con mucho los beneficios que podrían obtenerse al tener pequeños grupos de personas comunicados utilizando este medio.

¿QUÉ ES LA TELE CONFERENCIA?

La teleconferencia es una tecnología que permite el intercambio directo de información entre varias personas y máquinas a distancia a través de un sistema de telecomunicaciones. Términos tales como conferencias de audio, conferencia telefónica también se utiliza a veces para referirse a las teleconferencias.

Este sistema permite el intercambio de audio, video y/o servicios de transmisión de datos, como la telefonía, telegrafía, teletipos, radio y televisión.

TIPOS DE TELECONFERENCIAS

Existen cinco servicios distintos de teleconferencias:

Multiconferencia:

Permite establacer una comunicación telefónica entre dos o más usuarios geográficamente alejados entre sí. La información soportada es la voz y la red de soporte de este servicio es la red telefónica básica (RTB), utilizando como terminal el teléfono. Con un único número de teléfono se accede a la unidad de multiconferencia o UMC, que gestiona el intercambio de información entre los usuarios. Esta UMC estará conectada a un cierto número de líneas telefónicas, que será el número máximo de usuarios permitidos a la vez.

Audioconferencia:

Es un servicio que permite la comunicación mediante voz de dos personas alejados geográficamente, además de facsímil o imágenes estáticas, aunque tiene la limitación de no poder transmitirlo a la vez con la voz. Esta comunicación se hace en tiempo real y en los dos sentidos (bidireccional) utilizando la red telefónica básica y el terminal utilizado es una sala integrada. El objetivo fundamental es la comunicación entre dos grupos, por lo que se establece la comunicación entre las dos salas de audioconferencia, que disponen de los medios necesarios para captar las voces del grupo.

Teleconferencia audiográfica:

Presenta mejoras respecto a la audioconferencia. Permite la comunicación de voz con alta calidad y otras facilidades adicional al mismo tiempo. La red que soporta este tipo de servicio es la red digital de servicios integrados (RDSI), usando unos terminales específicos (terminales de teleconferencia audiográica). Un terminal de teleconferencia audiográfica (TTA) es necesario para este servicio. Una TTA es básicamente una sala con un equipo de audio, un equipo para el intercambio de mensajes, otro equipo para el intercambio de imágenes, un fax, etc. La red utilizada para la teleconferencia audiográfica es la RDSI. Para la comunicación de múltiples grupos se necesita también un UMC.

Videoconferencia:

Es el servicio que permite la comunicación bidireccional simultánea (en tiempo real), persona a persona o grupo a grupo, con la diferencia de que no sólo se transmite voz, sino que es posible la transmisión de video y opcionalmente, imágenes fijas, datos, textos y gráficos de grupos. La comunicación se establece mediante RDSI.

Videotelefonía:

Es un servicio audiovisual, bidireccional que permite la comunicación persona a persona mediante voz e imágenes (aunque también puede admitir transmisión de datos) en tiempo real. La diferencia con la videoconferencia es que aquí terminal utilizado es el videoteléfono, que consta básicamente de una pantalla, cámara, teclado, micrófono, altavoz. La red necesaria es también RDSI.

¿CÓMO SE UTILIZA LA TELECONFERENCIA?

De alguna manera, organizar una teleconferencia es similar a organizar una conferencia (vea la sección previa a este capítulo), pero la introducción de la tecnología hace más sencillo el proceso en algunos aspectos y más complicado en otros. Como ya hemos mencionado, la organización también depende si se está realizando desde el nivel del inicio o fuente del proceso o desde la recepción en la sede o sitio anfitrión. A continuación mostraremos el proceso paso por paso para la realización de una teleconferencia, tomando en cuenta las diferencias entre los dos niveles de organización.

Determinar el propósito y los temas de la teleconferencia. Si la conferencia corresponde a una serie regular reuniones de personal, desarrollo profesional, formación continua es importante preguntar a los participantes lo que quieren o necesitan. Antes de una conferencia telefónica para una reunión de personal, el facilitador puede consultar por correo electrónico los puntos del plan de la sesión o hacer circular un borrador de éste para realizarle adiciones o cambios. En el caso de los coordinadores de teleconferencias de sesiones de capacitación, pueden solicitar temas puede ser por correo electrónico también para las sesiones siguientes.

Incluso en situaciones en las que la teleconferencia es promovida y requerida por un financiador o agencia de supervisión, el contenido puede tener resultados óptimos si se pide a los participantes determinar los temas a abordar. Si se presenta el caso cuyo propósito es mejorar la realización de algún trabajo de campo, quienes lo realizan saben qué áreas deben de mejorarse.

En otras circunstancias una conferencia de licitantes o la introducción de nuevas regulaciones , el promotor/iniciador muy probablemente tenga que decidir el plan de la sesión por su cuenta.

Identificar la audiencia. Mientras el primer paso está ligado a los promotores de la conferencia, éste es una función que realizan los coordinadores del montaje del sitio anfitrión.

Los promotores deben decidir las categorías de personas invitadas o a quienes se les requerirá participar en la teleconferencia. Una conferencia de capacitación para enfermeras podría incluir a:

  • Todas las enfermeras de un área geográfica específica (ciudad, departamento, región, etc.)
  • Enfermeras de una determinada especialidad (psiquiatría, cuidado intensivo, emergencias)
  • Enfermeras empleadas por un grupo vinculado a la salud (por ejemplo, una agencia estatal, un grupo de hospitales privados)
  • Enfermeras de las categorías anteriores con menos de cinco años de experiencia
  • Enfermeras trabajando en una comunidad cultural/social/geográfica determinada
  • Enfermeras comprometidas a trabajar con un organismo de ayuda humanitaria

Como se puede percibir, esta lista podría ampliarse indefinidamente. Como sucede generalmente, no son los individuos sino las organizaciones particulares aquellas financiadas por una agencia estatal en algunos casos –el objetivo de las teleconferencias. Es responsabilidad del promotor hacer la elección, dependiendo del propósito y contenido de la conferencia.

Una vez que el promotor ha decidido las principales características de la audiencia, el encargado del montaje de la sede/sitio anfitrión tendrá que clasificar y escoger quiénes reciben la invitación. Especialmente, si el espacio es limitado, se debe poner restricciones sobre la aceptación a la conferencia, por ejemplo, solamente para personas con determinados puestos en su organización, o miembros con ciertas credenciales.

El asunto también se relaciona a situaciones en que personas con cierto trabajo requieren un determinado número de créditos de educación continua cada año para mantener o calificar para obtener una credencial profesional. Si existen limitaciones por el número de personas, el encargado del montaje/recepción en el sitio anfitrión deberá otorgar prioridad a las personas que necesitan estos créditos.

Escoger la tecnología para la teleconferencia. Como promotor, la selección de la tecnología podría estar limitada por lo que se conoce que está disponible en la sede o al equipo de transmisión con que se cuenta. Es más probable que una agencia gubernamental tenga acceso a teleconferencias más sofisticadas que una institución pequeña. Estas últimas pueden encontrarse limitadas a conferencias telefónicas de bajo costo para un pequeño grupo de personas, mientras que la agencia gubernamental puede tener la capacidad de organizar una teleconferencia en el Internet involucrando a cientos de personas a nivel regional o nacional.

¿PARA QUÉ SE UTILIZA LA TELE CONFERENCIA?

La teleconferencia Es un servicio que permite la comunicación mediante voz de dos personas alejados geográficamente, además de facsímil o imágenes estáticas, aunque tiene la limitación de no poder transmitirlo a la vez con la voz. Esta comunicación se hace en tiempo real y en los dos sentidos (bidireccional) utilizando la red telefónica básica y el terminal utilizado es una sala integrada. El objetivo fundamental es la comunicación entre dos grupos, por lo que se establece la comunicación entre las dos salas de audioconferencia, que disponen de los medios necesarios para captar las voces del grupo.

VENTAJAS:

  • Garantiza la transmisión del mensaje adecuado utilizando el mejor recurso humano disponible.
  • Lleva el mensaje a un mayor número de personas en menos tiempo y sin necesidad de movilizarles de su sitio de trabajo.
  • Permite la integración de recursos audiovisuales efectivos y modernos.
  • Agiliza la comunicación efectiva proveyendo un medio para mantener a los usuarios informados sobre lo último que acontece.
  • Provee la infraestructura para la transmisión de videoconferencias generadas en lugares distantes.
  • Ahorran tiempo y esfuerzo en la difusión de los conocimientos más actualizados.
  • Si se utilizan adecuadamente pueden proveer una educación y capacitación adecuadas.

¿CÓMO SE ORGANIZA?

Las opciones son muy variadas.

Las reuniones/conferencias telefónicas excepto las más complicadas, generalmente pueden llevarse a cabo con equipo de costo muy accesible, disponibleen cualquier lugar y fácil de usar, por ejemplo teléfonos convencionales y/o altavoces. Estas llamadas pueden ser arregladas a través de compañías telefónicas y proveedores de teleconferencias y sus costos varían dependiendo de las características deseadas. El proveedor puede realizar la llamada a través de un operador que controla qué líneas están abiertas. Existen límites en cuanto al tamaño de una conferencia, pero puede aumentarse por tarifas más altas. Otras características pueden añadirse, por ejemplo, conferencias específicas, llamadas gratis a números telefónicos, conexiones de audio o mayor seguridad. Pueden también adquirirse y utilizarse algunos equipos para conferencias telefónicas.

El equipo para teleconferencias, como se explicó previamente, puede ser relativamente simple y diseñado para las computadoras personales o bien pueden ser más sofisticados. El costo puede variar desde unos cientos de dólares para una PC personal (y desde varios cientos a unos miles por los programas informáticos que ejecuten todo el sistema) hasta cientos de miles de dólares. Incluso esos altos costos pueden estar justificados si la teleconferencia es una parte integral para el funcionamiento de grandes corporaciones y ahorra mucho más dinero por viajes cada año (sucede más en las empresas que en el trabajo comunitario y de salud, pero hay algunas excepciones en ámbitos como el desarrollo internacional).

El equipo de teleconferencias también puede ser alquilado para una sola ocasión o una cantidad de veces al mes o para plazos más largos. La decisión de comprar o alquilar es un asunto que incluye analizar cuán necesario es el equipo, cuántas veces va a ser utilizado, costos de reparación, si se va a contratar alguien para darle mantenimiento y para operarlo, etc.

Otro aspecto a considerar es el relacionado a las “redes internas”. Muchas organizaciones tienen todas sus computadoras conectadas en una red de área local (LAN por sus siglas en inglés), la cual en algunas circunstancias puede extender su alcance hasta 200 kilómetros. También existen redes de áreas extensas (WAN por sus siglas en inglés) que operan a través de líneas telefónicas o por satélite, y cuyo alcance está limitado solamente por la capacidad del medio de soporte. (Internet es una WAN.) Una teleconferencia puede fácilmente realizarse utilizando una red en una universidad o en un sistema bibliotecario estatal si estuviera disponible a todos los participantes necesarios.

Organizar las sedes/sitios anfitriones.

Dependiendo de la naturaleza de la teleconferencia, pueden necesitarse uno o más sitios anfitriones (serían innecesarias en el caso de una conferencia telefónica en la que las personas pudieran llamar desde cualquier lado o cuando la videoconferencia se realiza entre PCs individuales). Estos sitios podrían no necesitar equipos especiales, solamente teléfonos o altavoces o bien podrían ocupar varias PCs, monitores grandes, proyectores de alta resolución, cámaras y micrófonos o lectores de documentos. Los sitios anfitriones podrían ser acondicionados con sillas confortables y superficies que le permitan escribir a un grupo de personas.

Algunos promotores pueden tener sitios anfitriones disponibles de forma automática. El ministerio de educación puede disponer de escuelas equipadas, el sistema de biblioteca estatal puede utilizar bibliotecas locales, y así en otros casos.

Escoger una fecha y hora para la conferencia.

Como sucede al planear una sesión o reunión, el tiempo es importante – y por lo general complicado – si se desea asegurar que todos los individuos y grupos estén presentes. La teleconferencia no debe coincidir con otros eventos o fechas importantes (días festivos, vacaciones escolares, graduaciones, día de elecciones, fiestas religiosas y culturales) o con otros compromisos profesionales. Generalmente tiene que ser programada para horas de trabajo regulares. Consultar con algunos participantes de antemano es una manera de seleccionar la fecha y hora más conveniente para la mayoría de las personas.

Arreglar la conferencia con el proveedor de servicios adecuado, en caso que sea necesario.

A menos que ya se tenga el equipo y los programas informáticos adecuados y no se requiera de asistencia técnica externa, se tendrá que depender de un proveedor para que realice las conexiones en el lugar, venda o alquile el equipo necesario y contribuya a echarlo a andar. Luego de conocer los detalles de la conferencia – cuándo va a ser, el tipo de transmisión, cuántas personas en cuántos sitios va a involucrar y qué se va a transmitir – debería resultar sencillo determinar la logística y el precio con el proveedor.

Asegurar el nivel de coordinación técnica tanto del lado del promotor o fuente como de la recepción en los sitios anfitriones.

En el caso de una conferencia telefónica, la tecnología en el sitio es simple, y la coordinación técnica será responsabilidad del proveedor. En el caso de la videoconferencia, en la que participan individuos con computadoras en diferentes puntos, la coordinación técnica debe ejecutarse en el nivel del promotor.

En el caso de múltiples lugares utilizando equipos más complejos proyectores, cámaras más grandes, etc. cada sitio debe tener un coordinador técnico. Esta persona no tiene que ser un técnico profesional, pero debe ser alguien que entienda la tecnología y pueda solucionar los problemas que se presenten.

Correr la voz hacerle publicidad a la teleconferencia.

Esto puede consistir en sólo enviar memorandos internos o correos electrónicos para que las personas sepan para cuando está prevista la conferencia, su propósito y a quien está dirigida. Si la teleconferencia es para un taller de capacitación voluntario ofrecido por una entidad gubernamental (Ministerio de Salud o Ministerio de Agricultura) a las personas de diferentes departamentos involucrados en actividades del ramo, deberá ser anunciada ampliamente de tal manera que la mayoría aproveche la oportunidad.

Inscribir– reclutar y apuntar a los participantes. En casos en que sea necesario – sesiones de capacitación y otras presentaciones ofrecidas a grandes grupos –, es responsabilidad de ambos, el promotor y el receptor en los sitios anfitriones, reclutar e inscribir a todos los participantes, así como suspender dicha actividad cuando el sitio ha alcanzado su capacidad máxima (determinado por la capacidad física o la disponibilidad de equipo). Los formularios de inscripción pueden enviarse directamente a los participantes potenciales; pueden ser distribuidos a organizaciones, agencias e instituciones donde trabajan esos participantes o colocados en una página Web. También se puede ofrecer inscripción por teléfono o correo electrónico.

Preparar los sitios. Este paso abarca la parte de preparación técnica y física. En el caso del la primera, es necesario asegurarse de que todo el equipo técnico apropiado ya se encuentra presente y debidamente conectado o arreglar la instalación a tiempo para la teleconferencia. En el caso de la preparación física debe considerarse tanto el número de personas como el tipo de conferencia.

Dar la bienvenida a los participantes y hacer el papeleo. Los sitios anfitriones deben asegurarse de que los participantes sepan dónde y cuándo es la actividad, cómo llegar, dónde parquearse y a qué parte del edificio dirigirse.

Conforme llegan las personas, deben recibir el material necesario (así como etiquetas o gafetes con sus nombres, en caso que se requiera) y ser anotados en una lista de preinscripción o inscritos como asistentes, junto con su afiliación. Todos los que deseen recibir créditos de educación continua deben identificarse en este momento. Si hay formularios de evaluación u otros papeles que los participantes deban llenar, deben recibirlos conforme van ingresando.

Realizar la teleconferencia. En esta parte es donde los coordinadores técnicos desquitan su salario. Pueden haber problemas con el equipo o la transmisión, especialmente en situaciones en que no se tiene mucha experiencia en crear o ser anfitrión de una teleconferencia. Tener a alguien que puede resolver los problemas en esas circunstancias, puede hacer la diferencia entre el éxito y el fracaso. Incluso si se tiene que contratar a un coordinador técnico por el día, vale la pena para tener seguridad. Si se necesita ayuda, a veces el costo es lo de menos.

Durante la teleconferencia:

  • Dependiendo del número de participantes, es buena idea que cada participante se presente.
  • Si se desea un buen nivel de interacción, se puede considerar hacerles preguntas a las personas menos participativas
  • Si se utiliza una plataforma en línea, se les puede pedir a los participantes documentar o compartir sus ideas utilizando la función de “chateo”. Estos “chats” en línea pueden ser grabados para ayudar a documentar las conversaciones.
  • Si se desea colaboración entre los participantes luego de la teleconferencia, sería de gran ayuda proveer un espacio de colaboración en línea, en donde los participantes puedan comunicarse e incluso colaborar con documentos de trabajo.

¿POR QUÉ UTILIZARLA EN LA CARRERA?

Existen muchas razones para utilizar este tipo de tecnología en la carrera de Comunicación Social, quizás la más obvia seria para reunir a un grupo de personas que de otra manera tendrían que viajar grandes distancias y ocupar mucho tiempo para estar presente físicamente.

En el caso especifico de la carrera de comunicación social se puede utilizar para realizar reuniones a distancias con corresponsales en lugares muy distantes, acordar asuntos internos con cadenas de telecomunicación o transmitir la información necesaria desde cualquier lugar de forma online.

Hoy en día se puede observar cada vez mas como los noticieros realizan reuniones con diversos personajes que se encuentran en distintos países para debatir temas de cualquier índole lo que muestra la gran importancia que tiene dicha tecnología hoy en día.

CONCLUSIÓN

Primeramente es necesario concluir que la implantación de un servicio permanente de videoconferencias para el I.S.T.I, más que una simple propuesta es una necesidad, en vista de que constituye uno de los métodos de enseñanza más modernos y tecnológicamente avanzados que caracterizará a las instituciones educativas del siglo XXI, y que desde ya es utilizado en las principales universidades y empresas del mundo, con excelentes resultados.

La implantación de este servicio en el I.S.T.I, aportará innumerables beneficios que ayudarán a mejorar tanto el nivel de educación impartido a los estudiantes, como la imagen del instituto ante los ojos del país y del mundo, así como también contribuirá a la eliminación de los gastos de viajes y estadías que generalmente conlleva el hecho de enviar personas a conferencias fuera de la ciudad o país.

Por otro lado en lo que se refiere a los métodos analizados para la implantación del servicio en nuestro Instituto, descartamos la posibilidad de utilizar permanentemente un enlace satelital directo. Las razones que nos llevaron a formular esta conclusión, son principalmente de tipo económico y de disponibilidad de operación del sistema. Así de acuerdo a los cálculos estimados efectuados en el numeral 8.5 del capítulo 8, una videoconferencia de 2 horas de duración tendría un costo de 6.000 USD, debido principalmente al altísimo costo correspondiente a la hora de transmisión.

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