CONTENIDO DE LOS CAPITULOS DEL 1 AL 2 DE LIBRO “AUDITORIA PARA LA ADMINISTRACCION” AUTOR: GENARO SORIANO GUZMAN.

EL CONTROL DE LAS ENTIDADES:

Basado en el planteamiento precedente, se entenderá que no es posible referirse a la herramienta sin antes hacer una incursión en el ambiente empresarial que facilite el entendimiento del mismo, en cuanto a que son las empresas, como funcionan y mediante cuales reglas son administradas.

Es cualquier actividad comercial, industrial o de otro tipo, realizada por una entidad legalmente constituida donde hay de por medio un interés que hace posible la actividad, un fin que define dicha actividad, uno o varios objetivos relacionados con el fin, un conjunto de reglas relacionadas con los objetivos y un conjunto de recursos humanos y financieros que se ponen en movimiento para hacer concurrir objetivos y fines, de tal manera que se identifique con el interés.

UNA ENTIDAD

Una entidad o privada, con o sin fines de lucro está integrada por dos grades medios: un medio interno establecido por la administración y un medio externo integrado por el público, así como por ciertos organismos de control externo.

Medio interno: el medio interno de una entidad está integrado por todos aquellos órganos administrativos que de una manera directa o indirecta esta ligados al manejo de los recursos de la entidad. Se incluyen en este componente: los Socios o Accionistas, el Consejo de Administración, la Gerencia y el Personal.

medio externo: el medio externo de una entidad está representado por personas e instituciones que tiene sus intereses dentro de la entidad, pero no está logados a su manejo ni de una forma directa ni de manera indirecta. También, por aquellos organismos de control externo que deben velar por el buen manejo de las empresas y organizaciones no lucrativas.

EXPLICACION DE LOS COMPONENTES

La integración de los accionistas o socios minoritarios y los importantes, constituyen un notable órgano de control. Este es la asamblea de socios o de accionistas, la cual produce instrumentos, acciones y órganos de control como los siguientes: estatus sociales, actas constituidas y de asambleas, elección del cuerpo dirigencias, definición de una misión, la petición de cuenta a la dirección, aprobación de los cambios importantes en la vida de la entidad así como otros asuntos relevantes.

Dirección, alta gerencia o consejo de administración. Es un cuerpo colegiaos en cuya integración generalmente se incluyen accionistas o socios importantes en términos de aporte, conocimientos técnicos o trascendencia social. También pueden incluir a asesores y personalidades que nada tienen que ver con el capital social. Pero que los socios o accionistas consideran que pueden hacer aportes valiosos a la entidad.

La gerencia y el personal. La gerencia y el personal constituyen los órganos ejecutivos, operativos y auxiliares, que actuado por delegación de la dirección llevan a la práctica los planes trazados, dentro de la política prescrita.

La auditoría interna constituye un proceso de examen y evaluación con orientación a los sistemas y controles, contrario a la auditoría externa que tiene su orientación fundamentalmente hacia los registros y balances.

Auditoría Externa grupo de control externo. Examinan los estados financieros que emite la gerencia de la entidad y emiten una opinión sobre ellos en cuantos a si están elaborados y presentados de acuerdo con principios de contabilidad de aceptación general.

El dictamen con la opinión del auditor independiente es una especie de visa a la información financiera para que pueda transitar fuera de la gerencia con cierta credibilidad.

Los auditores externos, conjuntamente con su examen a los estados financieros y su dictamen sobre ellos, evaluación el control de la entidad, principalmente el control interno contable y como producto de ello comunican a la gerencia cualquiera desviación o deficiencia en los controles establecidos.

Contabilidad Como Base: La contabilidad financiera se impone por requerimiento legal como base para cargar y descargar las entradas y calidad de recursos y para en cualquier momento poder informar sobre la situación económica y las cuentas de la entidad. La les ilación comercial prevé la forma en que debe llevarse y conservarse los registros de contabilidad.

La Auditoria Como Base de Confianza en la Administración: La legislaciones mercantiles de la mayoría de los países exigen la práctica de auditoría independiente. Este requerimiento se fundamenta en que si las cuentas que emite y rinde la gerencia no son verificadas se puede decir una cosa diferente a la que realmente en o sucedió.

De modo que a través del sistema contable y de información, la gerencia está preparada para rendir cuenta y a través de la auditorias independientes la personas físicas y morales que están fuera de la administración, pero que tienen determinados intereses dentro de la entidad, están preparadas para tener un nivel debe y confianza en tales cuentas.

Los Practicantes De Auditorias: La legislación de algunos países determina cuales personas pueden practicar las auditorias independientes o externas financieras. Algunos países prevén que únicamente los contadores públicos graduados y con licencia profesional pueden practicar exámenes a los efectos de emitir una opinión sobre los estados financieros.

El Público O Interesados Externos: las personas físicas o morales que tienen interés en una entidad, pero no están ligadas a la administración de tales interese, se pueden reconocer. Los auditores externos y los organismos reglamentadores velan por los intereses de estas personas físicas o morales.

GRUPOS REGLAMENTADORES: El estado de un país está completo por el conjunto de instituciones que integran la administración pública. El estado debe proveer un orden adecuado a través del cual se puedan viabilizar las actividades mercantiles. A tales efectos se prevén mecanismos legales para el establecimiento de las sociedades, pero también para si comportamiento como entes económicos.

El comportamiento de la entidad, dentro del medio, en el cual opera, es vigilado por el estado, a través de diferentes organismos reguladores, los cuales en cualquier momento pueden intervenir para conocer determinadas situaciones relativas al control de las entidades en defensa del interés social, tal es el caso de la comisión de bolsas y valores, las superintendencias de bancos y seguros, la contraloría general de la República y otros.

DONDE COMIENZA Y DONDE TERMINA EL CONTROL

Las entidades de los sectores públicos y privados se constituyen mediante una integración de recursos financieros y luego operan a través de realizar actividades financieras. Todas las actividades que se producen en el medio económico son reguladas por el estado, lo cual indica que las actividades de cualquier entidad se realizan dentro de un ambiente controlado.

El control de las empresas y organizaciones públicas o privadas, con o sin fines de lucro comienzan en la ley y aunque las entidades se establecen para que tengan vida ilimitada, el día en que han de salir del escenario también terminan con la ley.

El control de una entidad incluye también aspectos de carácter administrativo, los cuales están vinculados con sus políticas y normas internas.

En resumen, el concernido de un sistema general de control incluye instrumentos y órganos de control de carácter legal y de orden administrativo. El texto siguiente intenta resumir el contenido del sistema de control en el aspecto legal:

Control De Las Relaciones Mercantiles: Puede incluir un gran código o leyes sueltas que regulan entre otros aspectos: el establecimiento de sociedades, la administración, las reglas sobre contabilidad, las auditorias contables, la rendición de cuentas y otros.

Control Tributario: Este control suele establecer a través de un código tributario o de ciertas leyes que establecen la participación estatal en los beneficios de las entidades y en el salario de los trabajadores.

Control Laboral: A través de este instrumento se regulan las relaciones del patrono y de los trabajadores para que se mantengan lo mas armónicas posible.

Organismos Regulatorios: Están constituidos por los todos los organismos, mayor mente de carácter público, que tienen la obligación de asegurar el funcionamiento ordenado del sistema económico. Estos organismos ejercen el control en relación con reglas que previamente han sido establecidas por los organismos componentes, que generalmente son los que integran el propio estado, como poder legislativo y poder ejecutivo.

CONTROL INTERNO:

Dentro del amplio alcance que hemos establecido para el control de las entidades, hay un concepto que ha sido grandemente difundido. Nos referimos al concepto de “control interno”. Es el concepto de control desde la óptica del contador. El contador es un profesional que trabaja con las empresas y organizaciones en calidad de contador gerencial, auditor interno, contralor, gerente financiero, planificador, entre otras, y todas esas funciones le han obligado a estudiar el control de las entidades como base para poder servir mejor.

El instituto Americano de contadores públicos certificados ha realizado o patrocinado varios estudios tendentes a lograr una definición de control interno y crear un nivel de conciencia en la comunidad empresarial, de negocios y profesional, con quien lo establece y quienes están ligados a su manejo. Nos vamos a referir a tres estudios, en los cuales participo esta organización profesional: el primero se produjo cuando finalizo la segunda Guerra mundial; el Segundo cuando finalizaba la llamada Guerra fría y el tercero cuando se iniciaba la Guerra comercial o de Mercado.

Objetivos del control interno:

  • La protección de los activos.
  • La obtención de información correcta y segura.
  • La promoción de la eficiencia de operaciones.
  • La adhesión del personal a las políticas.

Para alcanzar los objetivos previamente detallados, el control interno requiere de determinados componentes o elementos:

Elementos de control interno:

La organización: la organización es el primer elemento del control interno. Se observa en esta fase: el esquema organizacional, el organigrama de la entidad y se desprenden del los siguientes sub-elementos.

La dirección: Alguien ha de colocarse al frente de la entidad, estableciendo políticas y tomando decisiones para hacerla caminar hacia la meta prefijada. De esto se encarga la dirección.

Coordinación: Es preciso un entendimiento general en el sentido de que en asuntos empresariales no hay funciones independientes. La entidad es una y en torno a ella han de girar todas las fuerzas que la integran.

División de deberes: La división de deberes o separación de funciones constituye un sub-elemento de capital importancia dentro del esquema de organización. Las operaciones básicas de una organización (compra, recepción, venta, facturación, despacho, cobro, y otras), deben separarse de aquellas funciones que se relacionan con la custodia de los activos o con el registro de las operaciones.

Asignación de responsabilidades: Este sub-elemento tiene su base en el principio de control interno, que postula que no se realice transacción alguna sin la aprobación.

Procedimientos:

El Segundo elemento des sistema de control lo constituyen los procedimientos. Ellos actúan sobre la estructura organizativa, asegurando que los principios y normas se aplican adecuadamente. En los procedimientos se observan los siguientes sub-elementos:

Planeación y sistematización: Incluye manuales de organización, manuales de operaciones, cartas de cuentas e instructivos para el uso de las cuentas.

Registros y formas: Incluyen todos los mecanismos necesarios para recoger y anotar información.

Informe: Incluye estados y reportes, los cuales, una vez estudiados y analizados, constituyen elemento base para la corrección y la toma de decisiones.

Personal: El personal es el elemento que actúa en la organización, ocupa los puestos que conforman la organización, dirige, coordina, opera, custodia, registra, y además. Para que el sistema sea adecuado, el elemento humano debe ser idóneo y, por consiguiente, no deban faltar en el los sub-elementos siguientes:

Reclutamiento y selección adecuados.

Entrenamiento.

Supervisión: posiblemente una organización puede operar adecuadamente con la existencia de los tres elementos mencionados anteriormente. pero lo más probable es que se observe un deterioro progresivo en sus aspectos organizativos, en su sistematización y en el desempeño de su personal, si no cuenta con una supervisión bien dirigida. La supervisión o auditoría interna debe actuar en todos los niveles de la organización revisando y evaluando las políticas, normas y procedimientos.

Nuevos elementos del control interno:

En el año 1987, la comisión de auditoría del AICPA se refirió al control interno señalado que este era una estructura sentada en tres elementos: el ambiente de control, el sistema contable y los procedimientos de control. Este estudio agrega varios elementos nuevos al tradicional concepto de control interno; el relativa al ambiente de control y una nueva visión, respecto a la evaluación de la auditoría interna. El estudio antes mencionado está documentado en la norma sobre auditoría independiente No. 55 del AICPA. Esta norma, como se observo, concibe el control interno como una estructura de tres elementos: el ambiente de control, el sistema contable y los procedimientos de control.

Ambiente de control: el ambiente de control, según la norma 55 antes citada, representa el efecto colectivo de varios factores en establecer, realizar o mitigar la efectividad de procedimientos y políticas específicos. Tales factores incluyen:

  1. Filosofía y estilo de operación.
  2. Estructura organizativa.
  3. Métodos de control administrativa para supervisor y dar seguimiento al desempeño, incluyendo auditoría interna.
  4. Funcionamiento del consejo de administración y sus comités, en particular, el comité de auditoría.
  5. Políticas y prácticas de personal.
  6. Diferentes influencias externas que afectan las operaciones y prácticas de una entidad, tales como examines de organismos reguladores y bancarios.

Es importante señalar que resulta novedoso, respecto a enfoques anteriores sobre control interno, el aspecto relativo a filosofía y estilo de gerencias, así como aquellos que se relacionan con las influencias externas.

Las creencias de la gerencia, la manera de ser, hacer o justificar las cosas forman parte del control interno. De manera similar, hay aspectos que están fuera del ambiente interno, pero inciden significativamente sobre las operaciones de la entidad. El sistema de control debe tener la capacidad de accionar, sacando de circulación cualquier aspecto que incida negativamente sobre el o por lo menos neutralizando sus efectos.

El ambiente de control, según la norma No. 55, refleja la actitud, conciencia y acciones general del consejo de administración, la gerencia, los dueños y otros en relación a la importancia del control y su incidencia en la entidad.

Sistema contable: según la norma 55, anteriormente mencionada, el sistema contable incluye los métodos y registros establecidos para identificar, reunir, analizar, clasificar, registrar e informar las transacciones de una entidad, así como mantener la contabilización del activo el pasivo que le son relativa. Los elementos de ese sistema incluyen métodos y registros que:

  1. Identifican, revisan y registran todas las transacciones validas.
  2. Describen, oportunamente, todas las transacciones con suficientes detalle para permitir la clasificación adecuada de las mismas e incluirse en la información financiera.
  3. Cuantifican el valor de las operaciones, de modo que se registre el valor monetario adecuado en los estados financieros.
  4. Determinan el periodo en el que las transacciones ocurren, permitiendo registrarlas en el periodo contable apropiado.
  5. Presentan debidamente las transacciones y revelaciones correspondientes a los estados financieros.

El enfoque de la norma 55 no presenta aspectos significativamente novedosos, respectos a enfoques anteriores sobre el sistema contable.

Marco Integrado de control interno:

El estudio mas reciente sobre control interno se inicio en el año de 1985 y se publica en el año 1992. En este estudio hay una nueva definición, nuevos objetivos y nuevos componentes, y tiene una ventaja fundamental respecto a los estudios anteriores y es que, las comisiones que lo realizaron eran lo suficientemente ampliadas, lo que indica que la definición, objetivo componentes y otros aspectos relativas son reconocidos y aceptados no solo por contadores públicos, sino por todos los profesionales y empresarios que se desenvuelven en el mundo de los negocios y de las organizaciones no lucrativas.

Los diferentes sistemas de control de las entidades operan en diversos niveles de efectividad. De manera similar, un sistema particular puede operar de varias maneras en diferentes tiempos. Cuando un sistema de control interno reúne los siguientes estándares, se le puede denominar efectivo. el ambiente de control tiene una influencia profunda en la manera como se estructuran las actividades del negocio, se establecen los objetivos y se valoran los riesgos. Esto es cierto no solamente en su diseño, sino también en la manera cómo opera en la práctica.

El ambiente de control está influenciando por la historia y por la cultura de la entidad. Influye en la conciencia de control de su gente. Las entidades efectivamente controladas se esfuerzan por tener gente competente, inculcan actividades de integridad y conciencia de control a todo lo ancho de la empresa, y establecen un tono por lo alto positive.

Establecen las políticas y los procedimientos apropiados, incluyen, a menudo, un código de conducta escrito, el cual fomenta la participación de los valores y el trabajo en equipo, en aras de conseguir los objetivos de la entidad. Coso plantea que el ambiente de control establece el tono de la organización para influenciar la conciencia de control de la gente. En el establecimiento de ese tono, la dirección juega un papel preponderante. Es en la dirección donde debe residir la materia prima para el establecimiento de un tono apropiado y tal material prima tiene como componente esencial los conocimientos y los valores de las personas que dirigen el negocio.

El control de una entidad será aceptable en la medida en que sus dirigentes tengan condiciones para saber control y querer control, para conceptualizarlo y valorarlo.