Generalidades sobre los Sistemas Contables

Concepto de sistemas contables.

Sistema de contabilidad es una estructura organizada mediante la cual se recogen las informaciones de una empresa como resultado de sus operaciones, valiéndose de recursos como formularios, reportes, libros etc. y que presentados a la gerencia le permitirán a la misma tomar decisiones financieras.

Un sistema de contabilidad no es más que normas, pautas, procedimientos etc. para controlar las operaciones y suministrar información financiera de una empresa, por medio de la organización, clasificación y cuantificación de las informaciones administrativas y financieras que se nos suministre. Para que un sistema de contabilidad funcione eficientemente es preciso que su estructura-configuración cumpla con los objetivos trazados.

Esta red de procedimientos debe estar tan íntimamente ligada que integre de tal manera el esquema gral de la empresa que pueda ser posible realizar cualquier actividad importante de la misma.

Principales objetivos del sistema contable.

La contabilidad es considerada como un sistema de información, por lo cual la atención se concentra en la información que esta proporciona, los usuarios de la información y el apoyo que brinda la información en las decisiones financieras. Esta información satisface las necesidades de los usuarios de la misma (inversionistas, acreedores, gerentes), y apoya muchas clases de decisiones financieras, evaluación de desempeño y asignación de capital, entre otros. Registran e interpretan los efectos de las transacciones del negocio. Clasifican los efectos de las transacciones con similitudes y presentan los diversos totales de forma tal que resulten útiles a la gerencia.

Transmite la información de manera resumida para su mayor provecho.

Elementos componentes de un sistema contable.

En los negocios pequeños los sistemas contables pueden ser solo una máquina registradora, una chequera y de la asesoría para la preparación de la declaración de impuestos sobre la renta, en los negocios con expansión los sistemas contables incluirían computadoras de alta capacidad, personal debidamente entrenado e informes contables que afecten las operaciones diarias de cada departamento.

Un sistema de contabilidad no es más que normas, pautas, procedimientos etc. para controlar las operaciones y suministrar información financiera de una empresa, por medio de la organización, clasificación y cuantificación de las informaciones administrativas y financieras que se nos suministre.

Principales tipos de sistemas contables

Entre los principales tipos de sistemas contables están los siguientes:

  • Sistema de Diario – Mayor Único
  • Sistema de Diario Tabular
  • Sistema de Diario y Caja
  • Sistema Centralizador
  • Sistema de Pólizas
  • Sistema de Pólizas de Cuentas por Cobrar
  • Sistema de Pólizas de Cuentas por Pagar
  • Sistema de Volantes o Fichas
  • Sistemas Combinados

a) Sistema de Diario – Mayor Único

Se puede considerar que este sistema es el inventor del uso de rayados tabulares múltiples, hoy conocidos como hojas tabulantes, se caracteriza del libro Diario Mayor Único es que, en uno solo, se registran todas las operaciones del diario como si fuera un Libro Continental y en la otra se registran todas las operaciones del mayor utilizando columnas para todas y cada una de las cuentas que conforman la contabilidad.

b) Sistema de Diario Tabular

Se origina con la evolución del rayado Diario Continental por necesidades y conveniencias al aumentarle columnas con la finalidad de clasificar los registros por cuenta, esto generalmente se hace en dos columnas, para el debe y para el haber en cada cuenta en las de mayor movimiento y las que presentan movimiento esporádico se llevan otras dos columnas denominadas como varias cuentas.

c) Sistema Centralizador

Este sistema nace con la necesidad de registrar diariamente un gran número de operaciones muy similares las cuales se canalizan en libros diarios en forma muy específica según el tipo de las mismas son:

  • Diario de Cajas y Bancos
  • Diario de Compras
  • Diario de Ventas
  • Diario de Salidas de Almacén
  • Diario de Documentos por Cobrar
  • Diario de Documentos por Pagar
  • Diario de Operaciones Diversas

d) Sistema de Pólizas

Mejor conocida como sistema de Pólizas de tres Registros

e) Sistemas de Cuentas por Cobrar

Con este sistema se busca registrar los movimientos o acciones en las que tenemos un derecho y queda como devengado que posteriormente se traducirá en ingresos.

f) Sistema de Volantes o Fichas

Generalmente este sistema se utiliza en las instituciones de crédito, utilizando como su nombre lo indica volantes o fichas en donde se anota un cargo o abono.

g) Sistemas Combinados

Estos sistemas se caracterizan por tomar de todos los sistemas lo que necesiten para obtener un buen control de sus operaciones y registros.

Sistemas de contabilidad sobre base regulada en la República Dominicana.

Las prácticas de contabilidad para instituciones financieras difieren en algunos aspectos en forma y contenido de las Normas Internacionales de Información Financiera aplicables para bancos e instituciones financieras. En consecuencia, los estados financieros que se acompañan no pretenden presentar la situación financiera, resultados de operaciones y flujos de efectivo de conformidad con las Normas Internacionales de Información Financiera.

Los estados financieros que se acompañan están preparados en base al costo histórico, excepto por terrenos y edificios, los cuales están presentados a valor revaluado a diciembre de 2004.

Las prácticas contables establecidas por la Superintendencia de Bancos de la República Dominicana, difieren de las Normas Internacionales de Información Financiera en algunos aspectos. Un resumen de las diferencias más importantes, es como sigue:

i) La provisión para la cartera de créditos corresponde al monto determinado en base a una evaluación de riesgos realizada por el Banco y los niveles de provisiones, de conformidad a la clasificación asignada a cada crédito (para los créditos comerciales denominados mayores deudores) y los días de atraso (para los créditos de consumo, hipotecarios y menores deudores comerciales). Esta evaluación (para los mayores deudores comerciales) incluye la documentación de los expedientes de crédito, considerando las cifras de los estados financieros del prestatario, el historial de pago y los niveles de garantía. De conformidad con las Normas Internacionales de Información Financiera, para la evaluación de la cartera de crédito se separan los préstamos en individual y colectivamente evaluados. El análisis de los préstamos individualmente evaluados, se realiza préstamo por préstamo.

En el caso de los créditos colectivamente evaluados para determinar si existe un deterioro, se consideran la estimación de los flujos de efectivo contractuales de los activos en el grupo, análisis de experiencia de pérdida histórica y opiniones de la Gerencia sobre si la situación económica actual y las condiciones de los créditos puedan cambiar el nivel real de las pérdidas inherentes históricas.

La provisión se reconoce, si existe evidencia objetiva de que se ha incurrido en una pérdida por deterioro, la cual resultaría ser el monto de la diferencia entre el valor en libros de los préstamos y el valor presente de los flujos de efectivo futuros estimados de dichos créditos, descontados a la tasa de interés efectiva original.

ii) Las prácticas contables bancarias requieren que las entidades de intermediación financiera reconozcan provisiones por aquellos bienes muebles e inmuebles obtenidos en dación de pago, de acuerdo con los siguientes criterios: los bienes muebles se provisionan en un plazo de dos (2) años contados a partir de 120 días de la fecha de adjudicación, iniciando de forma lineal a los siete (7) meses de que el bien sea adjudicado; los bienes inmuebles se provisionan en un plazo de tres (3) años contados a partir de 120 días de la fecha de adjudicación de forma lineal luego de transcurrido el primer año de su entrada en los libros.

Las Normas Internacionales de Información Financiera requieren que estos activos sean provisionados solamente cuando exista deterioro.

iii) Los intereses por cobrar con una antigüedad menor a 90 días son reservados conforme a la clasificación otorgada al capital correlativo, mientras que los intereses por cobrar con una antigüedad superior a los 90 días son reservados en un 100%, excepto para las operaciones de tarjetas de crédito, los cuales se provisionan en un 100% cuando su antigüedad es mayor a 60 días. Los intereses generados a partir de estas fechas no son reconocidos en los resultados. De conformidad con las Normas Internacionales de Información Financiera, las provisiones para intereses por cobrar se determinan en base a los riesgos existentes en la cartera. Si hubiese deterioro, los préstamos son ajustados y posteriormente, continúa el devengo de intereses sobre la base del saldo ajustado, utilizando la tasa de interés efectiva.

iv) Las entidades financieras traducen todas las partidas en moneda extranjera a la tasa de cambio oficial establecida por el Banco Central de la República Dominicana a la fecha del balance general. Las Normas Internacionales de Información Financiera requieren que todos los saldos en moneda extranjera sean traducidos a la tasa de cambio a la cual el Banco tuvo acceso a la fecha del balance general.

v) La Superintendencia de Bancos de la República Dominicana requiere que las provisiones mantenidas para un préstamo al momento de ejecutarse su garantía, sean transferidas y aplicadas al bien adjudicado.

Las Normas Internacionales de Información Financiera sólo requieren provisión cuando el valor de mercado del bien sea inferior al valor en libros del mismo o exista deterioro.

vi) Existen diferencias entre la presentación y ciertas revelaciones de los estados financieros según las Normas Internacionales de Información Financiera y las requeridas por la Superintendencia de Bancos de la República Dominicana.

vii) De conformidad con las prácticas contables bancarias, los ingresos por renovación de tarjetas de crédito, operaciones de cartas de créditos y aceptaciones en circulación son reconocidos inmediatamente. De acuerdo con las Normas Internacionales de Información Financiera, estos ingresos se difieren y se reconocen durante el período de vigencia de las tarjetas de crédito, cartas de crédito y aceptaciones en circulación.

viii) La Superintendencia de Bancos de la República Dominicana requiere que los programas de computadoras y las mejoras en propiedades arrendadas sean previamente autorizadas por dicha Superintendencia para ser registradas como activos amortizables. Las Normas Internacionales de Información Financiera requieren que estas partidas sean registradas como activos amortizables, siempre y cuando las mismas vayan a generar beneficios económicos futuros y amortizadas en base a su vida útil estimada.

ix) La Superintendencia de Bancos de la República Dominicana estableció que las inversiones a corto plazo de alta liquidez y que son fácilmente convertibles en efectivo, sean clasificadas como inversiones. Las Normas Internacionales de Información Financiera requieren que este tipo de inversiones sean registradas como equivalentes de efectivo.

x) La Superintendencia de Bancos de la República Dominicana requiere que las entidades de intermediación financiera clasifiquen las inversiones en cuatro (4) categorías, las cuales son: Inversiones en valores a negociar, inversiones en valores disponibles para la venta, inversiones en valores mantenidas hasta su vencimiento y otras inversiones en instrumentos de deuda. Asimismo, permite clasificar en una de las tres (3) primeras categorías aquellas que se coticen en un mercado activo. Las Normas Internacionales de Información Financiera no establecen esta distinción y la clasificación dependerá de la intención de la gerencia y no incluye la categoría de otras inversiones.

xi) La Superintendencia de Bancos de la República Dominicana requiere que se clasifiquen como actividades de inversión y de financiamiento, los flujos de efectivo de la cartera de préstamos y depósitos de clientes, respectivamente.

Las Normas Internacionales de Información Financiera requieren que los flujos de efectivo de estas transacciones se presenten como parte de las actividades de operación.

xii) La Superintendencia de Bancos de la República Dominicana requiere que los bancos registren una provisión para operaciones contingentes, las cuales incluyen garantías otorgadas, cartas de créditos emitidas no negociadas y líneas de créditos de utilización automática. Las Normas Internacionales de Información Financiera requieren registrar una provisión cuando tenga una obligación presente que como resultado de un suceso pasado, sea probable que la entidad tenga que desprenderse de recursos que incorporen beneficios económicos para cancelar tal obligación, y pueda hacerse una estimación fiable del importe de la obligación.

Ciclo de vida y desarrollo de sistema

Todo sistema contable nace a raíz de una necesidad (información) o que el mismo ya no responde a las necesidades y requerimientos de la entidad, posteriormente se implanta el mismo y con el transcurso del tiempo dicho sistema hay que ajustar (mantenimiento) en función del crecimiento, desarrollo y cambios que se suscitan en la entidad, hasta que llega un momento en que el sistema ya no se adecúa a las nuevas necesidades de la entidad; entonces hay que rediseñar el sistema contable.

El ciclo de vida de los Sistemas Contables manuales y computarizados tiene las siguientes etapas:

o Diagnóstico
o Requerimientos
o Diseño o rediseño
o Implantación o implementación
o Mantenimiento

Procesos del ciclo contable

El ciclo contable es un conjunto de fases de la contabilidad, que se repiten en cada ejercicio económico, durante la vida de una empresa, y que tienen como finalidad preparar la información acerca de los resultados obtenidos en dicho ejercicio y de la situación económico-financiera y patrimonial al término del mismo.

La información contable del ejercicio se muestra mediante estados financieros –Balance, Cuenta de Pérdidas y Ganancias, Estado de Cambios en el Patrimonio Neto, Estado de Flujos de Efectivo- que resumen la situación económico-financiera y patrimonial de la empresa y que queda agrupada en las Cuentas Anuales. Esta información cuantitativa se completa con la Memoria, estado en el que se recoge información cualitativa de las operaciones realizadas por la empresa.

En el cuadro siguiente se muestra la relación existente entre ejercicios económicos y el ciclo contable.

Fases del ciclo contable

El ciclo contable es un proceso que se estructura en las siguientes fases:

1. Apertura o inicio de la contabilidad

Al comenzar el ejercicio se realiza un Inventario inicial que sirve para iniciar el proceso contable con un asiento de apertura. Este asiento es simétrico al asiento de cierre que se inscribió en el Libro Diario el último día del ejercicio anterior, asegurando de esta manera la continuidad de un ejercicio a otro. El asiento de apertura permite dotar de los saldos correspondientes a los distintos elementos del Activo, Pasivo y Neto, de manera que también se inician las anotaciones en el Libro Mayor.

2. Fase de desarrollo o registro de operaciones del periodo

Esta fase va desde la apertura hasta el cierre del ejercicio, registrando todos los hechos contables que se produzcan en el Libro Diario y en el Libro Mayor.

3. Balance de comprobación

La legislación vigente obliga a realizar, al menos, trimestralmente, un balance de comprobación de sumas y saldos. Con este se puede comprobar si las operaciones se han registrado adecuadamente en los libros contables.

4. Estimaciones y correcciones contables

El objetivo de esta fase es ajustar la contabilidad a la realidad, de manera que la información contable refleje la imagen fiel de la empresa.

5. Cálculo de resultados y cierre de la contabilidad

Esta fase consta de dos pasos:

1. Regularización: Este proceso permite calcular el resultado del ejercicio mediante el cierre de las cuentas de gestión.
2. Asiento de cierre: Con esta operación se cierran todas las cuentas patrimoniales.
6. Formulación de las cuentas anuales

En estos estados contables se sintetiza y resume la información contable que será útil para la toma de decisiones de los usuarios.

III. El ciclo contable en empresas comerciales, industriales y de servicios

Los sistemas contables varían mucho de una empresa a otra, dependiendo de la naturaleza del negocio, el tamaño de la entidad, las operaciones que realiza, el volumen de datos a manejar y la demanda de información de los usuarios.

Las fases del tipo contable son idénticas, independientemente del tipo de empresa que lo esté llevando a cabo. Sin embargo, la gran diferencia se encuentra en el ciclo de explotación de cada una de ellas, lo que conlleva que se produzcan ciertos tratamientos contables específicos para cada tipo de empresa.

Una empresa comercial es aquella que vende existencias que previamente ha adquirido, sin que exista una transformación intermedia de las mismas. Su objeto principal de tráfico es, pues, la compra-venta de mercaderías, siendo una mercadería, según el PGC, “cualquier cosa adquirida por la empresa y destinada a la venta sin transformación”.
Una empresa industrial se dedica a la elaboración del producto que, una vez terminado, se destina a la venta. En estas empresas se produce una transformación de materias primas y otros materiales en un producto apto para la venta, y ello tiene lugar durante el proceso productivo.

Una empresa de servicios se dedica a la prestación de servicios a otras empresas o particulares.

En las empresas comerciales y en las de servicios el ciclo de explotación es extremadamente simple. El ingreso principal estará constituido por la venta de mercaderías, en el primer caso, y por la prestación de servicios en el segundo.

Las empresas industriales presentan, en cambio, un ciclo de explotación más complejo ya que deben adquirir ciertos elementos incorporables al proceso productivo y someterlos a una transformación para obtener los productos que la empresa ha de vender. Su ingreso principal es la venta de productos terminados, pero para ello deben registrarse antes las compras de diversos materiales (materias primas, materiales auxiliares, elementos incorporables, otros aprovisionamientos), su proceso de transformación -con productos en curso, semiterminados, subproductos, residuos y los consiguientes inventarios de las diferentes existencias.

Teniendo en cuenta lo anterior, las demás operaciones que puedan realizarse en el ámbito empresarial, se contabilizan de igual manera, independientemente del tipo de empresa.