PUESTO DE SUGERENTE DE COMPRAS EN UNA TIENDAN POR DEPARTAMENTO

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MISIÓN DEL PUESTO:

Programar, coordinar, ejecutar y controlar la adquisición de materiales y materia prima que necesita la empresa para su funcionamiento velando por que dichas adquisiciones se redicen en el momento justo, en las cantidades necesarias, con la calidad adecuada y al precio más conveniente.

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FUNCIÓN Y DESCRIPCIÓN:

  • Encargarse de la adquisición, manejo, almacenamiento, stock y seguridad de los insumos.
  • Controlar que las áreas de almacenamiento estén bien ubicadas, limpias y ordenadas.
  • Velar por el abastecimiento de materia prima a los restaurantes.
  • Buscar, seleccionar y mantener proveedores competentes.
  • Realizar el control de garantías.
  • Proponer e implementar procedimientos para la realización de compras.
  • Realizar localización de nuevos producto, materiales y fuentes de suministros.
  • Estudiar la situación en el mercado, precios, flujo y calidad de los productos a adquirir.
  • Velar por que se paguen los precios justos por la materia prima sin que ello desmejore la calidad de los mismos.
  • Realizar indicadores de gestión que reflejen la situación del área de compras.
  • Velar por la adecuada realización de inventarios y control de los mismos.
  • Mantener actualizado el registro de proveedores y las condiciones de venta de cada uno.
  • Generar y controlar el presupuesto designado a su área.
  • Mantener los inventarios en los niveles óptimos de acuerdo a las operaciones de la empresa.
  • Supervisar continuamente al personal a su cargo velando por que cumplan con las normas, procedimientos y reglamentos establecidos por el área.
  • Mantener a gerencia comunicada acerca de las variaciones en los precios de los insumos y productos.
  • Cumplir y hacer cumplir las normas políticas y procedimientos establecidos en los manuales de la empresa.

ORGANIGRAMA

Organigrama Subgerente

Jefe inmediato: Jefe de Administración.

Responsabilidad: Adquirir los bienes, servicios e insumos ó materiales necesarios para garantizar la operación de la Fundación bajo los criterios de economía, transparencia, efectividad y eficacia. Proporcionar de forma oportuna los materiales necesarios que permitan la adecuada operación y funcionamiento de los programas sociales y servicios médicos. Coordinar de forma general las actividades logísticas del Almacén General.
Funciones:

  • Realizar las negociaciones necesarias para adquirir los bienes, equipo en general e insumos necesarios conforme a las políticas establecidas.
  • Comprar y contratar servicios en las mejores condiciones para la Fundación.
  • Controlar la flotilla de automóviles.
  • Administrar la póliza múltiple empresarial.
  • Coordinar las actividades logísticas del área de almacén general.
  • Realizar los inventarios físicos según las políticas establecidas.

Actividades:

  • Colaborar en la elaboración del presupuesto anual y plan de trabajo.
  • Solicitar cotizaciones, analizar y elaborar cuadros comparativos de insumos.
  • Asignar pedidos y asegurar la entrega y gestionar el pago.
  • Proponer políticas y procedimientos relativos a las compras.
  • Mantener actualizados los catálogos de artículos y de los proveedores.
  • Control de órdenes de compra, requisiciones y evaluación de proveedores.
  • Sugerir fuentes alternativas de suministros.
  • Autorizar compras menores.
  • Coordinación y gestión de importaciones junto con agente aduanal.
  • Administrar el parque vehicular de la Institución (seguros, tenencias, mantenimiento y resguardos).
  • Realizar cotizaciones para la adquisición de vehículos nuevos.
  • Realizar cotizaciones para contratar póliza múltiple empresarial.
  • Administrar la póliza múltiple empresarial.
  • Supervisar el correcto registro de máximos y mínimos del Almacén General.
  • Garantizar el abastecimiento de insumos en todas las áreas de la Fundación.
  • Garantizar que se cumpla el equilibrio de compras contra existencias.
  • Supervisar y controlar el abastecimiento de insumos en los C. O.
  • Convocar y supervisar al personal en la toma de inventarios físicos.
  • Consolidar el inventario físico y emitir los reportes correspondientes.

Colaborador directo:

Encargado de almacén General/Asistente de Compras y medicamentos.

Colaborador indirecto:

Auxiliares de almacén.

Relaciones internas:

Gerentes de Oficinas de Apoyo/Directores Locales/Administrador(a)/ Personal de Oficinas de Apoyo.
Relaciones externas:

Personal ejecutivo de: Organismos de la sociedad civil/Instituciones
Gubernamentales/Proveedores/Auditores externos.

PERFIL

Escolaridad:

Licenciatura: Administración, Comercio Internacional, Ing. Industrial, y afines titulado (Deseable). Diplomado en Logística (deseable).

Idioma o Lengua:

Inglés, 100 % Requiere alcanzar 28 puntos del factor idioma (Entablar comunicación oral y escrita. Hablado).

Formación:

Administración de Empresas, Contabilidad ó Comercio Exterior. Planeación de Compras e Inventarios. Salud Sexual y Reproductiva (Deseable).

Experiencia:

  • Mínimo 3 años planeando las compras y negociaciones con proveedores.
  • Un año en contabilidad general básica.
  • Dos años en elaboración, análisis y control de presupuestos.
  • Tres años en administración de inventarios.
  • Un año en control de máximos y mínimos.
  • Supervisión, manejo y evaluación de personal.
  • Desarrollando políticas sobre adquisiciones y procedimientos logísticos.
  • Presentación de estadísticas e informes.
  • Control de almacenes, inventarios y activo fijo (Deseable).

Áreas de conocimiento especifico:

  • Administrar recursos humanos y materiales.
  • Relaciones públicas.
  • Planear, organizar, dirigir y controlar actividades sobre Compras, y Logística.
  • Elaboración de cotizaciones, requisiciones y órdenes de compra.
  • Sistemas de Administración de Almacenes (SAE). Ó sistemas similares.
  • Mobiliario y Equipo de hospitales y clínicas.
  • Realizar inventarios.
  • Atención y seguimiento a proveedores y clientes.
  • Manejo de Office en un 100%.

Habilidades y Competencias:

  • Alto nivel de transparencia y honradez.
  • Establecer y fomentar las relaciones interpersonales positivas del personal.
  • Capacidad de diálogo y concertación de situaciones conflictivas.
  • Disposición para integrar equipos de trabajo y trabajar en equipo.
  • Capacidad para la toma de decisiones.
  • Planear, organizar y dirigir.
  • Supervisión y coordinación de proyectos.
  • Capaz de atender tareas múltiples.
  • Desarrollar la comunicación asertiva.
  • Comunicarse de manera clara y efectiva de forma oral y escrita.

Jornada laboral:

  • • Tiempo completo.
    • Disponibilidad para viajar.

GERENCIA DE COMPRA

Como hemos señalado en diversas ocasiones, el departamento de compras de una empresa tiene en la actualidad, en un entorno de crisis económica, un papel fundamental para mantener el equilibrio económico de la empresa. Dentro de ese departamento de compras, el máximo responsable es el gerente o director de compras.

¿Qué hacen concretamente los gerentes de compras?

Los y las gerentes de compras son los encargados de comprar todos aquellos bienes que la empresa necesita ya sea para la reventa o para el uso de los mismos por parte de la compañía. Ha de conseguir comprar esos bienes al mejor precio pero sin afectar a la calidad. Tiene su parte de responsabilidad en que la empresa sea cada vez más competitiva.

Un gerente de compras ha de hacer, además, que la cadena de suministro de una empresa sea fluida, ágil y eficaz, para ello la comunicación entre departamentos ha de ser constante y transparente.

La presencia del gerente de compras se hace indispensable en compañías de un tamaño mayor, para los pequeños negocios puede ser suficiente un único comprador, que asumiría las funciones de un gerente de compras. Compradores encargados de adquirir la materia prima para la elaboración de sus productos o aquellos insumos necesarios para el funcionamiento de la empresa.

Hasta ahora hemos hablado de que en esta cadena de suministros se adquieren bienes materiales, pero hay que tener en cuenta que también se da la compra de servicios como el transporte o comercialización y no sólo la compra de insumos o materia prima.

De esta forma un gerente de compra se encarga de la compra de productos y servicios más estratégicos o importantes para la compañía y además supervisan las otras compras realizadas por los otros compradores. Es precisamente por este motivo que la diferencia entre un comprador, un agente de compra o un gerente de compra radica de manera específica en la industria (o familia de productos) en la que se trabaja y no en las tareas y responsabilidades que son muy similares. De hecho cualquiera que sea especialista en compras y trabaje para el gobierno es llamado indistintamente director, gerente o comprador. El campo laboral para estos profesionales es muy amplio y abarca cada área de los sectores público y privado.

El nivel de formación de los gerentes de compra varía, sin embargo las empresas más grandes requieren de profesionales con un título universitario en el área de los negocios o ingenieros. Más allá de la preparación académica, los interesados suelen pasar por un período de entrenamiento en sus empresas de acuerdo con cada industria.

CONSIDERACIONES GENERALES

Abastecimiento o aprovisionamiento, como se le conoce es la función logística, mediante el cual se realiza el proceso para proveer a una empresa, de todo el material necesario para su funcionamiento. Su concepto es sinónimo de provisión o suministro.

Incluye las actividades siguientes:

Cálculo de necesidades, es una actividad propia del planeamiento logístico. Las necesidades de abastecimiento, involucran todo aquello que se requiere para el funcionamiento de la empresa, en cantidades específicas para un determinado período de tiempo, para una fecha señalada, o para completar un determinado proyecto.
El cálculo de las necesidades se materializa con los pedidos o requisición.
Las necesidades de abastecimiento para una empresa determinada pueden ser por consumo, reemplazo reserva o seguridad, necesidades iniciales y necesidades para proyecto. Dentro de estas actividad se debe considerar al factor tiempo.

Compra o Adquisición, tiene por objetivo realizar las adquisiciones de materiales en las cantidades necesarias y económicas en la calidad adecuada al uso al que se va a destinar en el momento oportuno y al precio total más conveniente.

Los principales objetivos específicos de esta actividad son:

Mantener la continuidad del abastecimiento.

Pagar precios justos pero razonablemente bajos por los productos de calidad adecuada.

Mantener existencias económicas compatibles con la seguridad y sin prejuicios para la empresa.

Evitar deterioros, duplicidades, desperdicios, etc; buscando calidad adecuada.
Buscar fuentes de suministros, alternativas y localizar nuevos productos y materiales.

Mantener costos bajos en el departamento, sin desmejorar la actuación.

a) Estudiar e investigar nuevos procedimeintos.

b) Preocuparse por la permanente capacitación del personal.
Mantener informado al gerente de logística o gerente general, sobre la marcha del departamento.

c) Obtención, esta actividad se inicia con el pedido y tiene por finalidad contribuir a la continuidad de las actividades, evitando demoras y paralizaciones, verificando la exactitud y calidad de lo que se recibe.

d) Almacenamiento, implica la ubicación o disposición así como la custodia de todos los artículos del almacén, que es la actividad de guardar artículos o materiales desde que se produce o recibe hasta que se necesita o entregan.

Los principales aspectos de esta actividad son:

  1. Control de la exactitud de sus existencias.
  2. Mantenimiento de la seguridad.
  3. Conservación de los materiales.
  4. Reposición oportuna.

e) Despacho o distribución, consiste en atender los requerimientos del usuario, encargándose de la distribución o entrega de la mercadería solicitada.

Para que los requerimientos de los usuarios sean atendidos con prontitud, es necesario contar con el embalaje o empaque para asegurarnos que las cantidades y calidades de los artículos o materiales sean correctas. Es igualmente importante en esta función asegurar el control de la exactitud de los artículos que se despachan así como la rapidez de su ejecución para cumplir con los plazos solicitados.

f) Control de Stocks, como objetivo asegurar una cantidad exacta en abastecimiento en el lugar y tiempo oportuno, sin sobrepasar la capacidad de instalación de abastecimiento. Con un control preciso y exacto se garantiza un control efectivo de todos los artículos de abastecimiento.

g) Utilización de desperdicios u obsoletos, para tomar las medidas más ventajosas para la empresa.

OBJETIVO E IMPORTANCIA DEL TEMA:

La función de aprovisionamiento existe a partir del momento en que un objeto o servicio deben ser buscados fuera de la empresa.

Dentro de los objetivos del aprovisionamiento tenemos los siguientes:

  1. Proporcionar un flujo ininterrumpido de materiales suministros y servicios necesarios para el funcionamiento de la organización.
  2. Mantener las inversiones en existencias y reducir las pérdidas de éstos a un nivel mínimo.
  3. Mantener unas normas de calidad adecuadas.
  4. Buscar y mantener proveedores competentes.
  5. Normalizar los elementos que se adquieren.
  6. Comprar los elementos y los servicios necesarios al precio más bajo posible.
  7. Mantener la posición competitiva de la organización.
  8. Conseguir unas relaciones de trabajo productivas y armoniosas con otros departamentos de la organización.
  9. Conseguir los objetivos del aprovisionamiento procurando que los costos administrativos sean los más bajos posibles.

Organizar las empresas para conseguir estos objetivos es díficil porque no sólo hay que tener en cuenta las necesidades internas sino también las del mundo exterior. Tanto el departamento de aprovisionamiento como el tráfico de materiales tienen un contacto directo en el mercado y han de responder a su solución.

La tarea fundamental del gerente de Abastecimiento consiste en localizar fuentes confiables y progresivas de suministros, asegurar y mantener su cooperación e interés.

El aprovisionamiento considera dos puntos importantes:

  • Las previsiones en un plan general y,
  • Los plazos en los casos particulares; ambos se reducen a un sólo factor el tiempo.

En la mayor parte de las organizaciones, los aprovisionamientos consumen aproximadamente entre el 20% y 50% de los ingresos totales de la compañía en mercadería y servicios. Cuando una organización gasta cantidades tan grande de sus ingresos en una sóla área es importante que se reciba una buena compensación por los fondos compensados. El efecto de apalancamiento de los beneficios que consiguen las compras, actúa como un poderoso estímulo para racionalizar el abastecimiento.

3. Desarrollo del tema

En toda empresa de ciertas proporciones, debe de existir un jefe o gerente de abastecimiento (o compras).

El gerente de abastecimiento debe enfocar su labor hacia el desarrollo de estrategias, dirigidas hacia las compras el desarrollo de los proveedores y de las negociaciones, que concuerden los objetivos y estrategias de la organización, tanto a corto plazo como a largo plazo.

En el área de los aprovisionamientos el gerente debe ser responsable de la planificación y del control de los materiales, así como de la programación de la producción o de la investigación de los materiales y de la programación de las compras, del tráfico de entrada y salida de los almacenes, y de la eliminación de los desperdicios, la chatarra o los residuos sobrantes, de manera que permita el funcionamiento de la empresa, de acuerdo a los objetivos trazados.

También se encarga de orientar, ejecutar y controlar las operaciones o actividades propias de abastecimiento, mediante planes, normas y directivas adecuadas.

La labor del gerente de abastecimiento debe orientarse a buscar la máxima utilización y conservación de los abastecimientos. Se obtiene mediante el entrenamiento y la práctica continuada de una serie de normas hasta la conservación, el mantenimiento, la recuperación y la correcta distribución y empleo de todos los artículos utilizados por la empresa.

En lo que se refiere al cálculo de necesidades el gerente de abastecimiento debe considerar la política de la empresa para definir sobre los siguientes puntos:

Emplear en la producción materiales extranjeros o acionales.

b. Tener o no almacenado la materia prima a emplearse o los artículos que se produzcan.

c. Aplicar un sistema de compra exclusivamente al contado o crédito.

También debe considerar la capacidad económica o financiera de la empresa, para determinar mayor o menor niveles de abastecimiento de consumo o reserva; la capacidad instalada de la empresa y el nivel de utilización de la misma, la mano de obra disponible y el nivel de instalación.

Para determinar el cálculo de las necesidades, el gerente de abastecimiento debe coordinar con diferentes niveles, debido principalmente a que esta necesidad tiene su origen en otras dependencias de la empresa.

Con el Gerente de Producción, a fin de poder determinar:

a) Los productos que se van a requerir para las operaciones de producción en el volumen previsto.
b) Periodicidad con que se requieren estos productos, a fin de poder determinar el momento de colocar los pedidos.

El Gerente de Logística para determinar:

a) Cantidad de artículos que se encuentran con mucho stock.
b) Capacidad de almacenaje total y disponible para cada artículo.
c) Nuevas necesidades o nuevas formas de almacenaje de los productos.
d) Equipo y material necesario para el mantenimiento.
e) Capacidad de equipo y material para el transporte.

Nuevo equipo y material para operar en los almacenes.

Con el Jefe de Compras para definir:

a) Forma de mantener la continuidad de abastecimiento.
b) La calidad adecuada de los artículos a adquirirse.
c) Localización de nuevos productos, materiales y fuentes de suministros.

Con el Gerente de Ventas o Comercialización para:

a) Proporcionar datos sobre planificación de los artículos terminados.
b) Fechas necesarias de cada uno de ellos.

Con Contabilidad con el propósito de conocer:

a) Los registros de inventarios que se realiza, para determinar los activos de la empresa.
b) La conciliación que se efectúa en los inventarios.
c) Las facilidades que necesite cada vez que se realicen inventarios.

El Gerente de Abastecimiento debe de determinar la responsabilidad que le compete al elemento comprador, así como la forma de llevar a cabo las adquisiciones en lo que se refiere

La fabricación durante un determinado período.

El cumplimiento de un determinado programa de adquisición de materiales.
Una orden de compra específica.

La adquisición de determinado material que debe de tenerse en existencia.
Determinado volumen de dinero a gastar en una sola compra.

Al delegar las tareas o funciones, otorga la autoridad necesaria para su cumplimiento, debiendo ser esta autoridad proporcional a la responsabilidad y a la capacidad que para afrontarla tiene el comprador.

El Gerente de Abastecimiento debe ser un coordinador que represente los intereses de su empresa, que respete las responsabilidades, opiniones e ideas de otras funciones.

A menudo tiene que obtener el máximo valor en los bienes comprados al mismo costo y al mismo tiempo, conserva bajo los inventarios a fin de mantener o lograr rotación pero teniendo siempre el material listo para uso de producción.

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