Capítulo 1 del libro “Contraloría, Estructura y Funciones” de Frank Carvajal.

Origen y evolución de la contraloría

La contraloría surgió de la necesidad de coordinar y dirigir las labores de los distintos departamentos del Área Financiera. El termino CONTRALOR se deriva de la palabra inglesa CONTROLLER y comenzó a generalizarse en los Estados Unidos en la década de 1900 1910. El cargo de CONTROLLER es una evolución del Jefe de Oficina. El Jefe de Oficina era el funcionario que tenía a su cargo la dirección de todas las labores de apoyo administrativo. Incluía las labores que se segregan en departamentos tan difíciles como Ventas, Compras, Gerencia Administrativa, Contraloría, Gerencia Financiera, Tesorería, etc.

Con el desarrollo de las empresas y la distribución y especialización del trabajo, se fueron ampliando sus estructuras organizativas, y al jefe de oficina se le fueron segregando aquellas funciones que requerían de personal especializado y que revestían importancia para la empresa.

En este sentido se segregaron inicialmente las funciones de ventas y de servicios administrativos, creándose la Gerencia o Departamento de Ventas y el Departamento Administrativo con sus respectivas dependencias.

En esta fase del desarrollo de la especialización del trabajo, todas las labores de carácter financiero quedan en manos del jefe de oficina, al que comienza a llamarse CONTRALOR, posteriormente al CONTRALOR se le segregaron otras funciones administrativas y las operacionales del Área Financiera, así se desagregan las funciones de Compras, Cobros, Pago, creándose los departamentos de Compras, Tesorería y Gerencia Financiera.

Además de las funciones antes señaladas, al Contralor se le asignaban las siguientes:

  • Secretario y Subsecretario del Consejo de Administración
  • Como Vicepresidente
  • Como Tesorero y Subtesorero
  • Como miembro del Consejo de Administración
  • Como miembro del Comité Financiero
  • Como miembro del Comité Ejecutivo

Estas funciones adicionales que se les asignaban para la década de 1930 en los Estados Unidos a los Contralores, correspondían a compañías cuyo capital excedía los US$10 millones.

Períodos de evaluación de la Contraloría

Aunque no están claramente diferenciadas, podemos afirmar que la Contraloría ha pasado por varias etapas o fases de desarrollo como exponemos a continuación:

Primera etapa: Corresponde a los orígenes de la Contraloría, cuando este funcionario primero con la denominación de Box Office y posteriormente de Controller, concentra todas las funciones que debían realizarse en la oficina. En esta etapa existía el administrador o propietario y separadamente funcionaban el taller o fabrica y la oficina.

Esta etapa, aunque es la más larga porque abarca el periodo que va desde el desarrollo del mercantilismo y la artesanía en Europa hasta la introducción de la división y especialización del trabajo, es la menos definida, puesto que la evolución hacia formas definidas de cargo y funciones como la de Tesorero, Jefe de Personal, Auditor, etc.

Esta primera etapa de desarrollo de la contraloría se caracteriza porque concentra funciones operativas, administrativas y financieras.

Segunda etapa: Como consecuencia de la división y especialización del trabajo, en esta etapa se segregan las funciones operativas generales: ventas, compras, y las administrativas: personal, mayordomía, correspondencia, etc.

Es importante señalar que la evolución no ha sido uniforme y que la segregación que hacemos referencia s en términos generales. Aun en la actualidad se pueden encontrar casos de empresas en las cuales la oficina de Contraloría tenga funciones operativas y administrativas, como son los casos de compras generales y compras y suministro de oficinas.

En esta etapa, aunque existe el cargo de Tesorero, el mismo no está bien definido y la Contraloría conserva funciones operativas del área financiera. Esta etapa corresponde a la postrimería del siglo pasado e inicio del presente.

Tercera etapa: en esta tercera etapa, que es la que predomina hoy día, la Contraloría define su función como órgano esencialmente de control y se le segregan las funciones operativas del área financiera, las cuales se le asignan a la Tesorería o Gerencia Financiera.

En esta fase de la evolución de la Contraloría ésta concentra lo que son órganos de control e información y cobran mayor difusión los criterios relativos a la Contraloría asesora y a la Contraloría de línea.

Se plantea que la Contraloría sea exclusivamente para asesorar a nivel del Consejo Directivo del órgano deliberativo encargado de trazar las normas y políticas operativas.

Otros plantean que funciones como pre intervención y programación financiera deben estar bajo la Gerencia Financiera y que la Contraloría conserve el control de la ejecución presupuestaria y la fiscalización de las operaciones.

Conceptos de contraloría

La Contraloría como órgano con funciones específicas dentro de la empresa aún se encuentra en evolución, por lo que no se puede dar una definición totalmente acabada o precisa; no obstante, a la altura de su evolución y conforme a los deberes que se le asignan en la actualidad, se pueden dar las siguientes definiciones:

La Contraloría es el órgano que se encarga de coordinar y dirigir las labores de los distintos departamentos de control del Área Financiera.

También es la rama de la contabilidad que se encarga de la programación y sistematización para el control de las operaciones.

La Contraloría es la actividad de programar, procesar, controlar, analizar y evaluar las operaciones financieras.

La Contraloría es el órgano que se encarga de la protección de las propiedades y control de las operaciones financieras.

Funciones de la Contraloría

A continuación presentamos una relación de las funciones de la Contraloría extraída del libro Contraloría Practica de Anderson y Smith.

Deberes del Contralor, conforme han sido definidos por el Instituto de Contralores de Norteamérica:

1. La puesta en práctica y la supervisión de todos los registros en la contabilidad de la empresa.

2. Preparación e interpretación de los estados y los informes financieros de la empresa.

3. Auditoria continúa de todas las cuentas y todos los registros de la empresa dondequiera que tengan lugar.

4. Compilar los costos de producción.

5. Compilar los costos de distribución.

6. Preparar y calcular los costos de todos los inventarios físicos.

7. Preparar y archivar las declaraciones fiscales y supervisar todas las cuestiones relacionadas con los impuestos.

8. Preparar e interpretar todos los requisitos e informes estadísticos de la empresa.

9. Como director de presupuestos, preparar una reunión de otros funcionarios y jefes de departamentos, presupuesto anua que abarque todas las actividades de la empresa para presentarlo al Consejo de Administración antes del comienzo del año fiscal. Las facultades del Contralor en lo que respecta al veto de los compromisos o los gastos no autorizados del presupuesto, los fijara, de tiempo en tiempo, el Consejo de Administración.

10. Iniciar, preparar y publicar normas relacionadas con todas las materias y todos los procedimientos de contabilidad, y la coordinación de los sistemas de todas las empresas, incluidos los métodos administrativos y de oficina, registros, informes y procedimientos.

11. Mantener registros adecuados de las asignaciones autorizadas y comprobar que todas las sumas gastadas se contabilizan correctamente.

12. Comprobar corrientemente que los bienes de la empresa están asegurados en forma debida y adecuada.

13. Comprobar corrientemente que las transacciones financieras incluidas en las actas del Consejo de Administración y/o del Comité Ejecutivo son ejecutadas y registradas con exactitud.

14. Mantener registros adecuados de todos los contratos de arredramiento.

15. Dar la aprobación para su pago (o el refrendo) de todos los cheques, pagares y otros documentos negociables de la empresa que hayan sido firmados por el Tesorero o por los funcionarios autorizados para ello por los reglamentos de la empresa, o que hayan sido designados de tiempo en tiempo por el Consejo de Administración.

16. Examen de todos los justificantes para retirar valores de las cajas de la empresa y la comprobación de que esas extracciones se hacen de acuerdo con los reglamentos o las regulaciones establecidas de cuando en cuando por el Consejo de Administración.

17. Preparación o aprobación de las disposiciones o las prácticas normales, necesarias para garantizar el cumplimiento de las órdenes o las disposiciones dictadas por los organismos oficiales debidamente constituidos.

Tipos de Contralor

  • Contralor Administrativo o Lineal
  • Contralor Asesor o de Staff

El Contralor Lineal es aquel que está unido a la administración por línea de mando o de jerarquía; está inserto dentro del organigrama con varios departamentos a su cargo, a los cuales les da órdenes y de los cuales recibe informaciones.

Las funciones básicas del Contralor Administrativo son de Control e Información. Sus responsabilidades le exigen una labor de vigilancia y revisión continua.

El Contralor Asesor está unido a la administración por línea de asesoría; no tiene autoridad lineal ni poder de decisión dentro de la empresa.

Sus funciones son de programación financiera y asesoría a la administración en problemas relacionados con el Área Financiera. No tiene departamentos bajo su dependencia. Sus recomendaciones las hace a través de la administración y por esta misma vía recibe los informes.

Características en el Contralor

Las características son innatas y deben desarrollarse con la práctica, educación y perfeccionamiento de las mismas. Entre las que requiere el Contralor señalaremos las siguientes:

1. Iniciativa
2. Previsión
3. Intuición
4. Relaciones humanas
5. Don de mando
6. Don de gente
7. Habilidad para interpretar datos financieros, económicos y estadísticos
8. Habilidad para expresar ideas orales y escritas
9. Visión de los negocios