EL EFECTIVO

El efectivo está integrado por aquellas cosas que comúnmente se aceptan como medios de cambio. Para que sea considerada como efectivo, una cosa tiene que ser convertible inmediatamente a dinero, a su valor nominal.

El efectivo disponible incluye:

1. Billetes.
2. Monedas.
3. Instrumentos negociables como:

a-) Cheques personales, de caja y certificados, no depositados.
b-) Giros bancarios no depositados.
c-) Ordenes de pago no depositadas, como giros postales y de express.

El efectivo en banco incluye:

  • Depósitos a la vista en cuentas de cheques.
  • Cuentas de ahorros, generalmente en efectivo, a pesar de que a veces se requiere de previo aviso al banco para poder disponer de ellas.
  • Certificados de depósito a la vista.

Además se considera como cualquier medio de cambio generalmente aceptado para el pago de bienes y servicios y la amortización de deudas. El efectivo también sirve como medida del valor para tasar el precio económico relativo de los distintos bienes y servicios. El número de unidades monetarias requeridas para comprar un bien se denomina precio del bien. Sin embargo, la unidad monetaria utilizada como medida del valor no tiene por qué ser utilizada como medio de cambio. Durante el periodo en que América del Norte era una colonia, por ejemplo, la moneda española era un importante medio de cambio mientras que la libra esterlina británica era el patrón de medida del valor.

El crédito, o la utilización de una promesa de pago futuro, es un complemento valiosísimo del dinero en la actualidad. La mayor parte de las transacciones económicas se hacen mediante instrumentos crediticios más que con monedas. Los depósitos bancarios se introducen generalmente en la estructura monetaria de un país; el término ‘oferta monetaria’ refleja el dinero en circulación más los depósitos bancarios.

El valor real del dinero queda determinado por su poder adquisitivo, que a su vez depende del nivel general de precios. Según la teoría cuantitativa del dinero, los precios se determinan, en gran parte o en su totalidad, por el volumen de dinero en circulación. Sin embargo, la evidencia empírica demuestra que a la hora de determinar el nivel general de precios es igualmente importante la velocidad de circulación del dinero y el volumen de producción de bienes y servicios. El volumen y la velocidad de circulación de los depósitos bancarios también son relevantes.

LA ADMINISTRACIÓN DEL EFECTIVO

La administración del efectivo es de principal importancia en cualquier negocio, porque es el medio para obtener mercancías y servicios. Se requiere una cuidadosa contabilización de las operaciones con efectivo debido a que este rubro puede ser rápidamente invertido. La administración del efectivo generalmente se centra alrededor de dos áreas: el presupuesto de efectivo y el control interno de contabilidad.

El control de contabilidad es necesario para dar una base a la función de planeación y además con el fin de asegurarse que el efectivo se utiliza para propósitos propios de la empresa y no desperdiciados, mal invertidos o hurtados.

La administración es responsable del control interno es decir de la y protección de todos los activos de la empresa.

El efectivo es el activo más líquido de un negocio. Se necesita un sistema de control interno adecuado para prevenir robos y evitar que los empleados utilicen el dinero de la compañía para uso personal.

Los propósitos de los mecanismos de control interno en las empresas son los siguientes:

– Salvaguardar los recursos contra desperdicio, fraudes e insuficiencias.
– Promover la contabilización adecuada de los datos.
– Alentar y medir el cumplimiento de las políticas de la empresa.
– Juzgar la eficiencia de las operaciones en todas las divisiones de la empresa.

El control interno no se diseña para detectar errores, sino para reducir la oportunidad que ocurran errores o fraudes. Algunas medidas del control interno del efectivo son tomar todas las precauciones necesarias para prevenir los fraudes y establecer un método adecuado para presentar el efectivo en los registros de contabilidad. Un buen sistema de contabilidad separa el manejo del efectivo de la función de registrarlo, hacer pagos o depositarlo en el banco. Todas las recepciones de efectivo deben ser registradas y depositadas en forma diaria y todos los pagos de efectivo se deben realizar mediante cheques.

La administración del efectivo es una de las áreas más importantes de la administración del capital de trabajo. Ya que son los activos mas liquido de la empresa, pueden constituir a la larga la capacidad de pagar las cuentas en el momento de su vencimiento. En forma colateral, estos activos líquidos pueden funcionar también como una reserva de fondos para cubrir los desembolsos inesperados, reduciendo así el riesgo de una “crisis de solvencia”. Dado que los otros activos circulantes (cuentas por cobrar e inventarios) se convertirán finalmente en efectivo mediante la cobranza y las ventas, el dinero efectivo es el común denominador al que pueden reducirse todos los activos líquidos.

La administración eficiente del efectivo es de gran importancia para el éxito de cualquier compañía. Se debe tener cuidado de garantizar que se disponga de efectivo suficiente para pagar el pasivo circulante y al mismo tiempo evitar que haya saldos excesivos en las cuentas de cheques.

El efectivo se define a menudo como “un activo que no genera utilidades”. Es necesario para pagar la mano de obra y la materia prima, para comprar activos fijos, para pagar los impuestos, los dividendos,etc.

Las empresas mantienen efectivo por las siguientes razones fundamentales:

  • Transacciones.
  • Compensación a los bancos por el suministro de préstamos y servicios.

ADMINISTRACIÓN EFICIENTE DEL EFECTIVO

Los saldos de efectivo y las reservas de efectivo dependen en forma significativa de la producción y las técnicas de venta de la empresa y de los procedimientos que la misma efectúa para los cobros de ingresos por ventas y pagar las compras. Estas influencias se comprenden mejor por medio del análisis del ciclo operativo y del ciclo de conversión del efectivo de la empresa. Por medio de la administración eficiente de estos ciclos, el gerente de finanzas mantiene un nivel bajo de inversión en efectivo y así ayuda a maximizar el valor de las acciones.

CICLO DE CONVERSION DEL EFECTIVO: Por lo general una empresa tiene la posibilidad de comprar muchos de sus insumos de producción (por ejemplo, materias primas y mano de obra) a crédito. El tiempo que requiere la empresa para pagar estos insumos se denomina periodo promedio de pago (PPP); por tanto, estos insumos de producción generan fuentes de financiamiento espontánea a corto plazo. La capacidad de las empresas de adquirir insumos al crédito, compensa en parte o totalmente el tiempo que los recursos permanecen inmovilizados en el ciclo operativo.

CCE = CO-PPP = EPI + PPC – PPP

CONTROL DEL CICLO DE CONVERSIÓN DEL EFECTIVO: Un ciclo de conversión del efectivo positivo, significa que la empresa debe usar formas negociadas de financiamiento, como los préstamos a corto plazo sin garantía o sin fuentes garantizadas de financiamiento, para apoyar el ciclo de conversión del efectivo. Para una empresa sería ideal tener ciclos de conversión del efectivo negativos, ya que esto significaría que el periodo promedio de pago supera al ciclo operativo. Las empresas de manufactura no tendrán ciclos de conversión del efectivo negativos a menos que prolonguen sus periodos promedios de pagos por periodos muy largos o por un tiempo bastante considerable. Las empresas que no se dedican a la manufactura, tienen más oportunidad de presentar ciclos de conversión del efectivo negativos, porque generalmente mantienen inventarios más pequeños, que se mueven con mayor rapidez, y porque a menudo se venden sus productos y servicios en efectivo. Como consecuencia estas empresas tienen ciclos operativos más cortos, cuya duración puede ser superada por los periodos promedios de pagos de la empresa, lo que genera ciclos de conversión negativos.

En el caso más frecuente de un ciclo de conversión del efectivo positivo, la empresa necesita aplicar estrategias que minimicen el ciclo de conversión del efectivo sin perder ventas o perjudicar la valuación de créditos.

Las estrategias bases para administrar el ciclo de conversión del efectivo son las siguientes:

1. Acelerar la rotación de inventarios lo más posible, evitando el agotamiento de las mercancías, el cual pudiera ocasionar una pérdida de ventas. Ej. Acelerar la rotación de materia prima, acortar el ciclo de producción o aumentar la rotación de productos terminados.

2. Recuperar las cuentas por Cobrar tan pronto como sea posible, sin perder ventas futuras a causa de técnicas de cobro que ejerzan una presión excesiva. Los descuentos por pronto pago, si se justifican económicamente, se usan para lograr este objetivo.

3. Liquidar la Cuentas por Pagar tan Tarde como sea posible, sin perjudicar la evaluación de crédito de la empresa, pero aprovechando cualquier descuento por pronto pago (a menudo constituye u estímulo para pagar más pronto las deudas).

LOS CUATRO PRINCIPIOS BÁSICOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE EFECTIVO

Existen cuatro principios básicos cuya aplicación en la práctica conducen a una administración correcta del flujo de efectivo en una empresa determinada, Estos principios están orientados a lograr un equilibrio entre los flujos positivos ( entradas de dinero) y los flujos negativos (salidas de dinero) de tal manera que la empresa pueda, conscientemente, influir sobre ellos para lograr el máximo provecho.

Los dos primeros principios se refieren a las entradas de dinero y los otros dos a las erogaciones de dinero.

PRIMER PRINCIPIO:”Siempre que sea posible se deben incrementar las entradas de efectivo”

Ejemplo:

– Incrementar el volumen de ventas.
– Incrementar el precio de ventas.
– Mejorar la mezcla de ventas (impulsando las de mayor margen de contribución).
– Eliminar descuentos.

SEGUNDO PRINCIPIO: “Siempre que sea posible se deben acelerar las entradas de efectivo”

Ejemplo:

– Incrementar las ventas al contado
– Pedir anticipos a clientes
– Reducir plazos de crédito.

TERCER PRINCIPIO: “Siempre que sea posible se deben disminuir las salidas de dinero”

Ejemplo:
– Negociar mejores condiciones (reducción de precios) con los proveedores)
– Reduri desperdicios en la producción y demás actividades de la empresa.
– Hacer bien las cosas desde la primera vez (Disminuir los costos de no Tener Calidad)

CUATRO PRINCIPIO: “Siempre que sea posible se deben demorar las salidas de dinero”

Ejemplo:
– Negociar con los proveedores los mayores plazos posibles.
– Adquirir los inventarios y otros activos en el momento más próximo a cuando se van a necesitar

Hay que hacer notar que la aplicación de un principio puede contradecir a otro, por ejemplo: Si se vende sólo al contado (cancelando ventas a crédito) se logra acelerar las entradas de dinero, pero se corre el riesgo de que disminuya el volumen de venta. Como se puede ver, existe un conflicto entre la aplicación del segundo principio con el primero.

En estos casos y otros semejantes, hay que evaluar no sólo el efecto directo de la aplicación de un principio, sino también las consecuencias adicionales que pueden incidir sobre el flujo del efectivo.

FUNCIONAMIENTO EN LA PRÁCTICA DE LA ADMINISTRACIÓN EFECTIVA DEL EFECTIVO.

Algunas empresas han obtenido logros muy importantes en su administración del efectivo, aplicando los cuatro principios mencionados, siguiendo un procedimiento más o menos parecidos al que se describe a continuación.

1.-) Bautizar el proyecto con un nombre lo suficientemente descriptivo y sugestivo.

Por ejemplo:

1-) “Programa de Administración Efectiva del Efectivo” (PADEE)
• – “Plan para el Manejo Eficiente del Efectivo (PEMEDE)

2.-) Divulgar en toda la empresa la existencia de este plan o programa, enseñando el objetivo general que se persigue con el mismo.

3.-) Celebrar reuniones con grupos relativamente pequeños (no más de 15 personas) para facilitar su funcionamiento y alentar la participación de cada uno de los asistentes. El grupo debe de estar integrado por personas que representan cada una de las distintas áreas que constituyen la empresa: Compras, producción, ventas, crédito y cobranza, recursos humanos, contabilidad, tesorería, etc.

El objetivo de esta reunión, cuya duración puede fluctuar desde 8 horas hasta 16 horas, es detectar áreas de oportunidad de mejorar la forma en que la empresa está administrando actualmente su flujo de efectivo. Para lograr este objetivo, es necesario primero explicar a los participantes en la reunión como se genera y aplica el efectivo en una empresa. En seguida se debe lograr que detecten que el flujo de efectivo es responsabilidad de todos, así como otros aspectos relevantes a la administración de efectivo. En seguida de esta etapa de inducción, es recomendable que cada participante, en forma individual y estructurada, reflexione cómo cada una de las principales actividades que efectúa en su trabajo afectan y se ven afectadas por el flujo de efectivo de la empresa.

Esta reflexión tiene el propósito de que cada individuo “aterrice” a su propia realidad, su participación directa o indirecta, en el flujo de dinero de la empresa.

Una vez logrado esto, se divide a los participantes en pequeños grupos (tres o cuatro personas en cada uno de ellos), para que en equipo identifiquen síntomas, definan problemas y ofrezcan soluciones a situaciones reales a su trabajo. Después de que cada subgrupo hizo su tarea, se reúne todo el grupo y se comparten y discuten los problemas afectados.

Tanto la reflexión individual como la búsqueda y discusión en grupos, deben estar referidos a la aplicación de los cuatro principios de la administración de efectivo. Esto implica que se responsabiliza a cada no de los participantes, ¿Qué puedo hacer (o dejar de hacer) para:

– Incrementar las entradas de efectivo?
– Acelerar las entradas de efectivo?
– Disminuir las salidas de efectivo?
– Demorar las salidas de efectivo?

Cómo producto final de la reunión, se genera un listado con los problemas detectados, así como las posibles soluciones propuestas.

4.-) Integre un comité responsable de:

– Seleccionar en base a su importancia (monto, urgencia, etc) los problemas detectados en la reunión.

– Nombrar a los responsables de llevar a la práctica la propuesta.

– Establecer calendarios para las acciones que se van a tomar (u omitir).

– Dar seguimiento a cada uno de los proyectos.

TECNICAS DE ADMINISTRACION DEL EFECTIVO

El objetivo que persiguen estas técnicas es el de disminuir o minimizar las necesidades de financiamiento negociado de la empresa, aprovechando ciertos defectos de los sistemas de cobro y pago.

FLOTACION: Fondos enviados por un pagador, pero que aún están en una forma en que el beneficiario pueda gastar. Es decir cuando una empresa emite un cheque y lo envía por correo a la empresa beneficiaria.

ADMINISTRACIÓN DEL EFECTIVO INTERNACIONAL.

Aunque las motivaciones para mantener efectivo y los conceptos básicos subyacentes de la administración del efectivo son los mismos en todo el mundo, existen diferencias drásticas en las técnicas prácticas de administración de los negocios internacionales y los estrictamente nacionales.

PRÁCTICAS DE ADMINISTRACION DEL EFECTIVO

Las prácticas de administración del efectivo de empresas multinacionales con muy complejas, debido a la necesidad de mantener saldos de depósito en moneda local, en los bancos de cada país donde opera la empresa y mantener el control centralizado sobre los saldos y los flujos de efectivo que, en total, pueden ser importantes.

La generación de efectivo es uno de los principales objetivos de los negocios. La mayoría de sus actividades van encaminadas a provocar de una manera directa o indirecta, un flujo adecuado de dinero que permita, entre otras cosas, financiar la operación, invertir para sostener el crecimiento de la empresa, pagar, en su caso, los pasivos a su vencimiento, y en general, a retribuir a los dueños un rendimiento satisfactorio.

En pocas palabras, un negocio es negocio sólo cuando genera una cantidad relativamente suficiente de dinero.

Las empresas necesitan contar con efectivo suficiente para mantener la solvencia, pero no tanto como para que pertenezca “ocioso” en el banco, ganando poco. Una forma atractiva para guardar el efectivo ocioso es la inversión en valores negociables.

Este trabajo tiene como objetivo presentar algunas ideas y prácticas que actualmente están manejando algunas empresas para lograr una administración efectiva de su efectivo.