Sistema Organizacional

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El ser humano en si es un sistema, y como tal, vive rodeado de sistemas que varían en función de su complejidad y actuación para con el medio, la premisa básica para entender y analizar una organización es tener una visión de sistema, por lo cual el enfoque sistémico en su aplicación y análisis de una organización, sostiene la aplicación del pensamiento deductivo (ir de lo general a lo particular), es decir analizar primero la organización como sistema para luego descender a los detalles de los subsistemas. Con relación a esto muchos autores señalan que al analizar una organización se debe analizar el sistema organizacional como un todo y después los detalles de los sistemas de información.

“Un sistema es un todo organizacional y unitario, compuesto de dos o más partes interdependientes, componentes o subsistemas y delineados por limites identificables que lo separan de su supra sistema ambiental”. (Andrews, 2002 Pag.25).

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Se considera la organización como un sistema socio técnico abierto integrado de varios subsistemas, con estas perspectivas, una organización no es simplemente un sistema técnico o social. Más bien, es la integración y estructuración de actividades humanas entorno de varias tecnologías.

“La organización es un sistema dinámico constantemente en cambio y en adaptación a las presiones internas y externas, y está en un proceso continuo de evolución”. (Stoner, 2004 Pag. 69).

Se señala que las organizaciones son un sistema de actividades, que están coordinadas y tienen la finalidad de lograr un objetivo en común: así mismo, afirma que existe organización a partir de la interacción de 2 o más personas. Los principales requisitos para la existencia de un sistema que sea efectivo son los siguientes:

  • Hay personas capaces de comunicarse
  • Están dispuestas a actuar conjuntamente
  • Desean obtener un objetivo en común
  • Sistema Organizacional

“Es un sistema compuesto de seres humanos, dinero, materiales, equipo, etc; relacionado con el logro de algún objetivo u objetivos”. (Mondy, 2000 Pag.37).

Los componentes básicos del sistema organizacional son:

  1. Estructura Organizacional.
  2. Especialización del Trabajo.
  3. Cadena de mando.
  4. Tramo de control o tramo administrativo.
  5. Departamentalización.
  6. Centralización o Descentralización en la toma de decisiones.

Estos componentes definen la forma que tendrá la organización. La forma es sumamente importante por lo que influye sobre el trabajo de los individuos. Por ejemplo, una estructura muy vertical, con una larga cadena de mandos y tramos de control corto no va a favorecer el trabajo en equipo por el contrario si queremos incentivar el trabajo en equipo necesitamos una estructura más horizontal. ¿Por qué? Pues pregúntese lo siguiente
¿Dónde se sentirá más libre de dar sus opiniones en una reunión de trabajo: Con compañeros de jerarquía similar a las suya, o con su jefe o con el jefe de su jefe?

La Estructura Organizacional:

Representa la percepción que tienen los miembros de la organización acerca de la cantidad de reglas, procedimientos, trámites y otras limitaciones a que se ven enfrentados en el desarrollo de su trabajo. La medida en que la organización pone el énfasis en la burocracia, versus el énfasis puesto en un ambiente de trabajo libre, informal e inestructurado.

Define como se dividen, agrupan y coordinan formalmente las tareas de trabajo. Existen 6 elementos claves a los que necesitan enfocarse los gerentes cuando diseñan la estructura de su organización estos son:

“Especialización del trabajo, departamentalización, cadena de mando, tramo de control, centralización y descentralización y formación”. (David, 2002 Pag.48).

Características de los Sistemas Organizacionales.

Es la disposición de las personas que lo forman de contribuir en acción: es decir disposición de sacrificar el control de su propio comportamiento para beneficiar la coordinación para alcanzar el objetivo que los une. Esta razón es la que fundamenta la existencia de roles y funciones dentro de las organizaciones: Diferenciadas pero interrelacionadas.

La complejidad de las organizaciones, tema que se vincula con las estructuras organizacionales; cabe mencionar que las organizaciones deben mantener un equilibrio de actividad con respecto al medio. Por lo general las iniciativas empresariales en sus inicios mantienen estructuras simples, sin mayores complejidades para los procesos productivos o humanos. Al crecer la demanda de lo ofrecido por la organización es natural que la organización crezca, en términos de estructura, para poder satisfacer la demanda existente. Este caso no es solo para las “salidas del sistema”, el crecimiento afecta también las “entradas del sistema”.

Las principales características de la complejidad de un sistema son las siguientes:

  • Complejidad: Referente a la estructura, diferenciación vertical y horizontal existente entre las organizaciones.
  • Anonimato: Referido al énfasis que se hace en las tareas u operaciones mas no en las personas.
  • Rutinas Estandarizadas: Procedimientos y canales de comunicación.
  • Estructuras personalizadas no oficiales: Propios de la estructura informal.
  • Tendencias a la especialización y la proliferación de funciones: el objetivo es separar las líneas de autoridad formal de la competencia profesional o técnica
  • Tamaño: Numero de personas y dependencias que conforma la organización.

Comparación entre el Modelo de Sistemas Integrados y las Funciones Administrativas.

Las labores administrativas pueden ser descritas en términos de funciones básicas que son realizadas a fin de que la organización alcance sus fines. Tomar decisiones que mantienen un equilibrio dinámico a tiempo que alcanza los objetivos que significan éxito, es decir el desempeño organizacional. Los administradores podrían no seguir consecuentemente un proceso formal de fijación de metas planeación integración de recursos, organización, implementación y control.

“El sistema administrativo funciona con el contexto de un medio externo subsistemas internos metas y valores, técnicos, estructurales y sociales. La toma de decisión es central”. (Carlos, 2001 Pag. 47).

Los administradores toman decisiones en una gran variedad de asuntos algunos son rutinarios y otros son más complejos en general la labor administrativa incluye lo siguiente:

“Decidir qué hacer a pesar de la incertidumbre gran diversidad y una cantidad de información potencialmente relevante. Lograr que estas cosas rehagan a través de un conjunto grande y diverso de personas a pesar de de tener poco control de ellos sobre la mayoría de ellos”. (George, 2000 Pag. 112).

Algunos planes, estrategias, prioridades son explícitos y son escritos. Los administradores tienen que preocuparse también por una amplia gama de asuntos menos explícitos que requieren decisiones cotidianas. Pocas decisiones administrativas son finales, más bien la labor administrativa incluye una corriente continua de opciones y acciones que deben ser vigiladas para ver si el sistema está marchando bien.

Los administradores están literalmente en medio de mucho procesos interactivos que requieren un flujo continuo de decisiones a fin de mantener un equilibrio dinámico, los buenos administradores participan continuamente en la detención de problemas y oportunidades, también son capaces de desarrollar prioridades con base en criterios como importancia, urgencia y factibilidad, concentran su atención en los problemas de mayor prioridad, asuntos que marcan una gran diferencia en términos de desempeño en la organización.

“Al tiempo que reconocen la importancia de la adaptación y la innovación, los administradores son responsables de que un trabajo se haga, de mantener suficientemente estabilidad y continuidad para alcanzar los objetivos trazados”. (Werther, 2000 Pag. 96).

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