Sistema

Conceptos:

Un sistema es “una red de procedimientos relacionados entre si y desarrollados de acuerdo con un esquema integrado para lograr una mayor actividad de las empresas.

Un sistema es “un ensamble de partes unidas por inferencia y que se lleva a cabo por las empresas para lograr así los objetivos de las misma”.

Un sistema es “una serie de objetos con una determinada relación entre ellos mismo y entre sus atributos.

Un sistema es “un arreglo ordenado de elementos o rutinas de un toda”.

Sistema es un conjunto de componentes destinados a lograr un objeto particular, de acuerdo con un plan.

Sistema es una serie de funciones, actividades u operaciones ligadas entre si, ejecutadas por un conjunto de empleados para obtener el resultado deseado.

Un sistema es una serie de elementos que forman una actividad, un procedimiento o un plan de procedimientos que buscan una meta o mentas comunes, mediante la manipulación de datos, energía o materia.

Como puede observarse, las definiciones varían: son congruentes en cuanto a su contenido, sin embargo, la utilización de términos como método, procedimiento y sistema, han dificultado la conceptualizacion de esos elementos para precisar un modelo de definición.

Con todos los elementos expuestos, es posible afirmar que sistema es el resultado de un conjunto de procedimientos previamente coordinados, destinados a un objetivo común.

En todas las definiciones se implican elementos característicos de los sistemas como:

  • Conjunto o combinación de cosas o partes;
  • Integradas e interdependiente;
  • Cuyas relaciones entre si y con sus atributos, las hacen formar un todo unitarios y organizado;
  • Que cumple con un propósito o realiza determinada función.

Lo anterior lleva a inferir que el funcionamiento del sistema es un conjunto complejo de interacciones entre las partes, componentes y procesos que lo integran que abarcan relaciones de interdependencia entre dicho complejo y su ambiente.

Para establecer claramente que es un sistema puede ser útil identificar lo que no es un sistema.

Un sistema no es un objetivo o un fin.

Todos los grupos sociales persiguen valores, salud, riqueza, justicia, etc. Los cuales toman expresión en los fines; conservar la salud del pueblo; de los fines se desprenden una serie de propósitos concretos como: dar atención médica gratuita. Como puede observarse, los fines y los objetivos se encuentran un mismo continuo hacia lo que queremos alcanzar; el medio y el como obtener los resultados últimos se configuran en los elementos que forman una actividad, un procedimiento o un plan de procedimiento que busca una meta o metas comunes mediante la manipulación de datos, energía o materia. Un sistema no es una función.

CLASIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS

Sistema deterministico. Aquel en que las partes interactúan en forma completamente predecible. Ejemplo: los eclipses se pueden predecir con mucha anticipación.

Sistema simple determinista. Aquel que tiene algunos componentes e interrelaciones que revelan un comportamiento dinámico completamente predecible. Ejemplo: el cerrojo de una ventana o puerta.

Sistema complejo determinista: Para efectos prácticos podemos señalar la computadora electrónica, que esta formada por un sistema sumamente complejo o complicado y determinista, porque la computadora hará únicamente lo que se le indique.

Sistema determinista: Excesivamente complejo; es cualquier sistema del todo determinista como el sistema astronómico, puede ser descrito en cierta forma o en detalle, si importar que tan complejo sea; en principio será posible especificarlo por completo, por tanto, no existe la clase “excesivamente complejo” en al categoría determinista.

Sistema probabilística: En éste existe incertidumbre; no se puede dar una predicción exacta y detallada, sino que sólo se puede decir su probabilidad en determinadas circunstancias; en ocasiones un sistema tiene que ser descrito en forma y tiempo diferentes, dependiendo de lo que se quiera decir.

Sistema simple probabilista: Un ejemplo muy claro es el de arrojar una moneda al aire. Como es posible deducir corresponde aun sistema simple, pero impredecible.

Sistema complejo probabilista: Puede encontrarse en el reflejo condicionado de un animal que responde a un estímulo con un mecanismo neutro para el placer y el dolor, y otro mecanismo de placer o dolor para condicionarlo, este ejemplo tiene resultados en general (pero no en detalle). Es posible predecirlo por medios estadísticos.

Encontramos otro tipo de sistemas como son los físicos y los abstractos; los primeros son los que tratan con herramientas, maquinarias, equipos y en general con objetos o artefactos reales. Los segundos son el contraste de los primeros; en estos sistemas, los símbolos representan atributos de objetos que no existen, excepto en la mente (del investigador); por ejemplo: conceptos como planes, hipótesis e ideas sujetas a investigación pueden ser descritos como sistemas abstractos.

Sistema abstracto: Es uno en el que todos los elementos son conceptos, lenguajes, sistemas de números y otros. Los números son conceptos, pero los símbolos que los representan (los numerales o guarismos) son elementos físicos. En un sistema abstracto Los elementos se crean por medio de definiciones, mientras que las; relaciones entre estos elementos se formulan mediante presupuestos, sean éstos axiomas o postulados. Estos sistemas constituyen el núcleo de estudio de las así llamadas ciencias formales.

Sistema concreto: Es uno donde por los menos dos de sus elementos son objetos. Por lo general, al hablar de un sistema se hace referencia a un sistema concreto.

De acuerdo con su origen, los sistemas pueden ser naturales y elaborados.
Los sistemas naturales pueden ser definidos como aquellos qué se desarrollan de un proceso natural, como la fotosíntesis. Los sistemas elaborados son aquellos en los cuales el hombre ha dado contribución al proceso en marcha, mediante objetos, atributos o relaciones. Como ejemplo del primero se pueden considerar las teorías y los axiomas; en el segundo caso, las presas o motores. Estos sistemas también pueden ser físicos y abstractos. Algunos sistemas naturales también son llamados adaptables, en los cuales hay un reajuste constante a nuevos insumes ambientales; por ejemplo, los injertos en plantas o frutas.

Dentro de la categoría de los sistemas naturales encontramos los sistemas cerrados y abiertos, esta clasificación se hace con base en la extensión de los sistemas.

Los sistemas cerrados operan con poco intercambio; muchos piensan que estos sistemas son ficticios, ya que no existen en realidad; para efectos prácticos se mencionará que el proceso de respiración es cerrado, en cuanto que no sentimos cada paso que se efectúa para respirar, sin embargo, el sistema se realiza. Sistemas abiertos: cada sistema se encuentra inmerso en un sistema circundante, que viene a-formar el suprasistema; así como existe relación entre los elementos del sistema, también la existe entre los sistemas y suprasistemas que vienen siendo los elementos o subsistemas del sistema total. Entonces se dice que el sistema es abierto, ya que recibe influencias del suprasistema.

Subsistemas y suprasistemas:

Para dar una idea más clara de la extensión del sistema, es prudente dar los conceptos de subsistemas y suprasistemas. Cada elemento del sistema puede tener como subsistema y los suprasistemas como subsistemas del sistema.

Otro grupo de mayor importancia para nosotros son los sistemas administrativos, propios de la organización y administración de una empresa y necesarios para su buen funcionamiento. Dentro de éstos se encuentran los siguientes.

CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS

La característica inicial de un sistema consiste en estar compuesto por partes que ejercen interacción, cada una de las cuales reviste intereses propios, sin esas interacciones el estudio de sistemas sería relativamente poco interesante, pues son ellos los que enriquecen mucho el comportamiento de un sistema y hacen de su análisis una tarea muy compleja.

Los componentes de un sistema están integrados por subpartes y, a su vez, éstas están ligadas mediante diversas interfases.

La descripción completa del comportamiento del sistema exige la descripción del comportamiento de cada componente, así como las interrelaciones de esos componentes.

Los límites de un sistema son necesariamente arbitrarios, o sea, cualquier rama de la jerarquía de un sistema puede ser considerada como un sistema en sí mismo.

En general, existen interacciones entre un sistema y su ambiente, pero las variables exógenos se tratan como si fueran incontrolables, se considera que sólo las variables endógenas, que se emplean para describir un sistema, son susceptibles de cierto grado de control significativo.

En resumen, todo sistema, cualquiera que sea su naturaleza, tiene tres características básicas:

  1. Todo sistema contiene otros sistemas (subsistemas) y a la vez está contenido en otros sistemas de “carácter superior. Esto da como resultado, haciendo hincapié en la idea, una auténtica categorización de suprasistemas, sistemas y subsistemas.
  2. Todos los componentes de un sistema, así como sus interrelaciones, actúan y operan orientados en función de los objetivos del sistema. Se puede deducir que los objetivos constituyen el factor o elemento que dicecciona todas las partes del conjunto.
  3. La alteración o variación de una dé las partes o de sus relaciones incide en las demás y en el conjunto. Sin dejar de reconocer la importancia de las otras características, ésta constituye uno de los soportes básicos para la construcción del modelo o matriz de análisis administrativo.

PRINCIPIOS DE LOS SISTEMAS

Los principios de integración según Johnson, Kast y Rosenzwing son los siguientes:

  1. El todo es primero y las partes son secundarias.
  2. La integración es la condición de la interrelacionalidad de las muchas partes dentro de una.
  3. Las partes así constituidas forman un todo indisoluble en el cual ninguna parte puede ser afectada sin afectar todas las otras partes.
  4. El papel que juegan las partes depende del propósito para el cual existe el todo.
  5. La naturaleza de la parte y su función se derivan de su posición dentro del todo y su conducta es regulada para relación del todo a la parte.
  6. El todo es cualquier sistema o complejo o configuración de energía y se conduce como una pieza única, no importando qué tan compleja sea.
  7. La totalidad debe empezar como una premisa y las partes, así como sus relaciones, deberán evolucionar a partir del todo.

El todo se renueva a sí mismo constantemente mediante un proceso de transposición; la identidad del todo y su unidad se preservan, pero las partes cambian. Este proceso continúa indefinidamente, algunas veces es planeado y observado, en tanto que otras ocurren sin notarlo, a menudo es alentado, pero otras veces se le resiste.

COMPONENTES DE LOS SISTEMAS

Las partes componentes de cualquier sistema son las siguientes:

a) Insumos:
Constituyen los componentes que ingresan (entradas) en el sistema dentro del cual se van transformando hasta convertirse en producto (salidas).

b) Procesador:
Es el componente que transforma el estado original de los insumos o entradas, en productos o salidas. Factor básico del procesador será la tecnología utilizada, dependiendo del tipo o clase de sistema. Además de la tecnología, el procesador estará constituido por normas, procedimientos, estructuras administrativas, etc. Su forma, composición y funcionamiento, estará en relación del diseño que se elabore.

c) Productos:
Son las salidas o la expresión material de los objetivos de los sistemas; son los fines y las metas del sistema. En la administración los productos serán los bienes, los servicios, etcétera.

d) Regulador:
Es el componente que gobierna todo el sistema, al igual que el cerebro en el organismo humano. En la administración el regulador estará constituido por los niveles directivos y gerenciales que establecen las “reglas del juego”, por medio de políticas que se instrumentan en planes, estrategias, tácticas, etcétera.

é) Retroalimentación:
Los productos de un sistema pueden constituir insumos del contexto o sistema superior. Mediante la retroalimentación los productos inciden en el sistema superior, el cual genera energía a través de los insumos que vuelven a entrar en el sistema para transformarse nuevamente en productos o salidas.

TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS

Entre los adelantos recientes que han llevado a formular una teoría general de sistemas pueden ser sintetizadas en el siguiente esquema.

  1. La cibernética, que se basa en el principio de la retroalimentación o de cadenas circulares causales, y que provee los mecanismos de búsqueda de metas y del comportamiento autocontrolado.
  2. La teoría de la información, que introduce el concepto de información como una cantidad mesurable, mediante la fórmula insomórfica de la entropía negativa en la física, y que desarrolla los principios de su transmisión.
  3. La teoría de juegos, que analiza, mediante un esquema matemático novedoso, la competencia racional entre dos o más antagonistas para lograr el máximo de ganancias y el mínimo de pérdidas.
  4. La teoría de la toma de decisiones, que analiza tanto las elecciones racionales, basadas en el estudio de una situación dada, como sus posibles consecuencias.
  5. La topología o la matemática relacional, incluyendo las áreas no matemáticas, como la teoría de redes y la teoría de los gráficos.
  6. El análisis factorial, esto es, el aislamiento de factores mediante el análisis matemático, en fenómenos de múltiples variables en la psicología y otras áreas.
  7. La teoría general de sistemas, en sentido más estricto (TGS.), trata de deducir de una definición general de “sistemas” un complejo de componentes conceptos característicos de totalidades organizadas como interacción, mecanización, centralización, competencia, finalidad, etc., y aplicar estos conceptos a fenómenos concretos.

En términos generales se pueden distinguir las siguientes áreas:

Ingeniería de sistemas, que implica la planificación científica, el diseño, la evaluación y la construcción de sistemas hombre maquina.

Investigación de operaciones, control científico “de los sistemas existentes, constituidos por hombres, máquinas, materias primas, capital, etcétera.

Ingeniería humana, adaptación científica de sistemas, en especial de máquinas, para lograr la máxima eficiencia con el mínimo costo de dinero y otros gastos.

MÉTODOS PARA LA INVESTIGACIÓN DE SISTEMAS GENERALES

Se comprenderá con facilidad que todos los estudios de sistemas siguen uno u otro de estos métodos o una combinación de ambos. Cada uno de ellos tiene sus ventajas y sus desventajas.

A. El primer método es empírico-intuitivo. Tiene la ventaja de que permanece cerca de la realidad y puede, por tanto, ser fácilmente ilustrado y hasta comprobado con ejemplos tomados de áreas individuales de la ciencia. En cambio, en cuanto enfoque carece de elegancia matemática y de fuerza deductiva y, ante una mentalidad matemática, éste se presentará como ingenuo y no sistemático.

B. La corriente de la teoría deductiva de sistemas fue seguida por Sabih. (1958). Una presentación mas informal que resume el razonamiento de Sabih (1962), servirá para explicar muy bien este método.

LA TEORÍA DE LOS SISTEMAS APLICADA A LAS ORGANIZACIONES

La fuerza de esta teoría descansa en el hecho de que los fenómenos complejos, como las organizaciones sociales, pueden ser considerados como grupos de componentes; es decir, como sistemas interrelacionados que se interaccionan y adoptan e influyen en el ambiente.

La teoría de los sistemas aplicada al estudio de las organizaciones y a la administración en general define un sistema como “una organización compuesta de hombres y máquinas empeñadas en una actividad coordinada dirigida hacia una meta, enlazados mediante sistemas de información e influidos por el ambiente externo”. La muestra de actividad de tal sistema es cíclica y cada componente en el proceso está ínter relacionado dependiendo e influyendo a su vez en el resto de los componentes. Cabe aclarar, cuando hablamos de organizaciones, que nos referimos a cualquier grupo organizacional sin importar su tamaño, denominación o jerarquía. Por tanto, puede tratarse de un departamento, una oficina, una sección, un taller, una escuela, una iglesia o una institución oficial.

Eficiencia:

De lo dicho se desprende que una organización se puede concebir de dos maneras: como un sistema cerrado, es decir, vista la organización hacia adentro con ninguna o escasa conexión con el ambiente que lo rodea y, por tanto, actuando en forma más o menos aislada e independiente del contexto social, pero absorbiendo de él cierta cantidad de energía necesaria (recursos) para su funcionamiento interno.

Efectividad:

La teoría de los sistemas con énfasis en un enfoque exógeno y en los programas, ambiente y cambio, presupone una concepción opuesta a la de los sistemas cerrados.

Esta concepción considera los sistemas organizacionales como dependientes del ambiente externo, que suministra los insumes y absorbe los productos, por lo que el criterio respecto al éxito de la organización toma en cuenta no sólo el enfoque interno de eficiencia, sino más importan te. aún, el enfoque externo de efectividad, que demanda una constante comunicación e información con el medio respecto a los insumos disponibles y los productos deseables, así como sobre los cambios que origina la dinámica del ambiente a modo de actuar de acuerdo con ellos. Una organización útil desde el punto de vista de la teoría de los sistemas, es aquella que responde en forma efectiva a las demandas de su ambiente.

Adaptación y cambio:

Si los ambientes que rodean a las organizaciones se encuentran en constante flujo, un sistema organizacional rígido no podrá sobrevivir a estos cambios si actúa en forma constante. En la medida que surjan alteraciones en los insumos o fluctúe la absorción de productos, debe hacerse reajuste en los componentes internos. Entonces, si los ambientes no son constantes, el criterio de efectividad la respuesta de la organización a su ambiente tampoco puede ser constante, pues los requerimientos de efectividad demandan que las organizaciones anticipen, sientan y respondan a los cambios.

Dicho de otra manera, si un sistema social complejo ha de sobrevivir a los cambios en el ambiente, sólo puede hacerlo cambiando su estructura y/o su comportamiento; por tanto, debe desempeñarse en un proceso dinámico de adaptación para conservar normas efectivas de relación con el ambiente por medio de ajustes internos constantes.

Esman, Blaise y otros teóricos han estudiado a fondo el problema. Aunque sus esfuerzos están dirigidos más al desarrollo de la teoría conocida como de la “institucionalización”, sus conclusiones son válidas para el tema que nos ocupa como podrá verse más adelante. Según estos autores, los variables o factores institucionales más importantes son el liderazgo, la doctrina, los programas, los recursos y la estructura interna.

Métodos de implantación:

Existen varias formas para implantar mejoras en un sistema o ciclo integral, y cada una responde al problema del que se trata o al grado de complejidad del sistema puesto en marcha, los métodos más comunes son:

  • El método instantáneo.
  • El proyecto piloto.
  • La implantación en paralelo.
  • El método parcial o por aproximaciones sucesivas.