Conceptos de Contabilidad

CONCEPTO DE CONTABILIDAD:

Es el arte de registrar, clasificar y resumir de manera significativa y en termino de dinero las operaciones y hechos que son, cuando menos en partes, de carácter financieros y de interpretar sus resultados.

Activos:

Estos constituyen bienes que poseen valores, tales como: Dinero, Cuentas y Documentos por Cobrar, Mercancías, Enseres de Oficina, Maquinarias y Equipos, Terrenos, Edificios, Patentes, entre otros valores.

Pasivos:

Constituyen obligaciones contra idas con terceros a corto y largo plazo, tales como: Hipotecas, Prestamos Bancarios, Documentos y Cuentas acumuladas por Pagar, entre otros.

Capital o Patrimonio:

A diferencia del Activo y el Pasivo, representa la inversión o el aporte de socios y empresarios sobre los cuales pueden tener derecho.

Estados Financieros

Los Estados financieros son documentos esencialmente numéricos que a una fecha o por un periodo determinado presentan la situación financiera de una empresa, los resultados obtenidos en un periodo determinado y el comportamiento del efectivo. La importancia de los Estados Financieros viene dada por la necesidad de las empresas conocer y dar a conocer su situación determinada generalmente en un periodo contable de 1 año o menos.

Los Estados Financieros deben cumplir con los requisitos de: universalidad, al expresar la información clara y accesible; continuidad, en periodos iguales; periodicidad, que se lleven a cabo en forma periódica; oportunidad, que la información que consiguen sea rendida oportunamente.

Los Estados Financieros son:

  • Estado de Situación o Balance General
  • Estado de Resultado o de Ganancias y Perdidas
  • Estado de Flujo de Efectivo

Son periódicos porque se preparan tras finalizar cada periodo contable, que generalmente es de 12 meses. Todos los Estados Financieros deben contener nombre del negocio, nombre del Estado y periodo que abarca.

Estado de Situación o Balance General

Muestra la naturaleza y cantidad del pasivo, tipo y cantidad de inversión residual de los propietarios de un negocio. Tiene por objeto rendir un claro y preciso informe a las partes interesadas en la empresa sobre la situación de la misma al final de un año comercial. Se prepara con las cuentas reales de la Balanza de Comprobación y con el Estado de Utilidades no Distribuidas.

En sus muestras más complejas, revela la fuente de los fondos utilizados en el negocio y define área a donde fueron aplicados estos fondos.

Los rubros del Balance General se clasifican en:

  • Activos: estos constituyen bienes que poseen valores, tales como: Dinero, Cuentas y Documentos por Cobrar, Mercancías, Enseres de Oficina, Maquinarias y Equipos,
  • Terrenos, Edificios, Patentes, entre otros valores.
  • Pasivos: constituyen obligaciones contra idas con terceros a corto y largo plazo, tales como: Hipotecas, Prestamos Bancarios, Documentos y Cuentas acumuladas por Pagar, entre otros.
  • Capital o Patrimonio: a diferencia del Activo y el Pasivo, representa la inversión o el aporte de socios y empresarios sobre los cuales pueden tener derecho.

Estado de Resultado o de Ganancia y Pérdidas:

Es aquel que muestra los resultados de operaciones de una entidad comercial por un periodo de tiempo determinado. Al termino del periodo comercial las cuentas nominales, o sea, las de ingresos y gastos debe ser cerradas con una cuenta llamada Resumen de Ganancias y Perdidas.

Este Estado puede incluir los informes a los accionistas para que estos se formen una opinión sobre el progreso de la compañía y la eficiencia de los administradores. Puede presentarse a los bancos apoyando las solicitudes de préstamos para que aquellos puedan juzgar sobre las perspectivas de ganancias de la compañía solicitante.

Los inversionistas pueden valerse de dicho Estado para decidir la conveniencia de adquirir, conservar o disponer de los valores emitidos por la sociedad (sus acciones).

Estado de Flujo de Efectivo:

Este Estado se realiza analizando todo el movimiento concerniente a las entradas y salidas de efectivos específicos.

Puede definirse como un documento que presenta el impacto que tienen las actividades operativas de inversión y de financiamiento de una empresa sobre sus flujos de efectivo a lo largo de un periodo contable o fiscal.

La finalidad de este Estado es: evaluar la habilidad de la empresa para generar futuros flujos de efectivo; evaluar la habilidad de la empresa para cumplir con sus necesidades de financiamiento; evaluar las razones de la diferencia entre las utilidades netas y los cobros y pagos de efectivo asociado.

Utilidades no Distribuidas:

Las utilidades no distribuidas de una empresa representan las partes del patrimonio social que ha tenido su origen en las ganancias del negocio. Constituyen al exceso de las utilidades totales de la compañía, desde su organización, sobre el total de dividendos que se han distribuido a los accionistas.

Es importante distinguir el capital de las utilidades no distribuidas y mantener esta distinción en los Estados y las cuentas, en virtud de que el monto de las utilidades no distribuidas generalmente tiene alguna influencia sobre el importe de los dividendos.

DIARIOS COLUMNARES:

Diario:

Libro de entrada original en que se registran las transacciones que no se llevan a diarios especializados, en este se anotan las operaciones de las empresas al momento de realizar una transacción. Este es conocido también como el libro de primera anotación.

Entre las características de un libro podemos mencionar que posee una primera columna indicando la fecha, luego otra donde se anota el detalle, una tercera que se llama referencia que es donde se anota el numero o código que corresponde a la cuenta que se carga; tienes tres columnas seguidas donde aparecerá un auxiliar, el debito y el crédito; en el auxiliar se anota el importe de una cuenta que se haya cargado o acreditado y que la misma tenga su cuenta auxiliar; en el debito se anotara el importe que se carga , y en el crédito el importe que se acredita.

Asiento de Diario:

Sabiendo que un asiento o entrada es el registro de una transacción en un diario, decimos que el asiento de diario que tiene tres o más elementos y que frecuentemente representa varias transacciones; contrasta un asiento simple de diario, que contiene elementos aislados de cargo y de crédito. Los asientos compuestos de diario se utilizan frecuentemente con objeto de indicar en forma compacta el efecto contable de una serie de transacciones relacionada.

Diario General:

Es un libro obligatorio, exigido por el código de comercio vigente en la Republica Dominicana, donde deben registrarse de manera resumida todas las transacciones que realiza una empresa, describiéndose a su vez, debajo de cada registro, el detalle del mismo.

Este libro debe poseer las siguientes características:

  1. Foliado: cada página debe estar numerada.
  2. Rubricado: la primera y la última página deben estar selladas por un juzgado de paz, indicando la cantidad de páginas que contiene el libro, de tal manera que en el mismo no se produzcan alteraciones.
  3. Sellado: cada pagina de contener encima del folio (numero) el sello del juzgado de paz donde fue legalizado.

Diarios Especializados:

Son registros contables o mecanismos diseñados para registrar un tipo específico de transacción en forma muy eficiente. Son diarios especiales con columnas para aquellas cuentas que reducen el esfuerzo y el costo de registrar la transacciones de rutina, en razón de que los pases al mayor se realizan por totales; pueden ser manejados por empleados diferente al personal de contabilidad, pero no permiten la división del trabajo, ya que en un mismo libro pueden trabajar dos empleados a la vez.

Diario de Cuentas por Pagar:

Es un diario especializado en el que se anotan específicamente las cuentas individuales de cada proveedor especifico, el modo adecuado, el numero de la factura que avala dicha deuda, se hace con los auxiliares de Cuentas por Pagar.

Diarios de Ventas:

Libro de entrada original en el que se contabilizan las ventas individualmente o en grupo; puede contener también columnas para clasificar las ventas por departamento, por productos y así sucesivamente.

Diario de Ingreso de Caja:

Diario en el cual se asientan cronológicamente las entradas de efectivo. Algunas formas de libro están preparadas para hacer una sola entrada por día para las ventas en efectivo y para otro tipo de entradas de las cuales se llevan otros controles por separado.

Diario de Egresos de Caja:

Diario en el cual se asientan los desembolsos individuales o agrupados en la medida en que ocurren. Existen de dos numerosas formas: unos tienen una sola columna de valores, haciéndose los asientos a mano; otros tienen columnas de distribución y se operan a maquina.

MAYOR:

El mayor es un libro de segunda anotación, el cual recibe la información del diario indicando los debitos y créditos que se realizaron en el diario. Los pases al mayor deben empezar con el pase al asiento debito, se registran los datos en el lado izquierdo de la cuenta debito; en la columna de la fecha, la fecha, en la columna de referencia, el número de la página donde se tomo el asiento, en la columna de valores el importe del debito.

Mayor General:

Es el libro donde se registran de manera resumida todas las transacciones registradas en el diario general. La función principal del mayor general es resumir los movimientos de las cuentas generales (controles) a través de los debitos y de los créditos para la elaboración de los Estados Financieros.

Mayor Auxiliar:

Este proporciona un registro detallado de los renglones individuales que conforman el saldo de una cuenta control del mayor general, un mayor auxiliar contiene una cuenta separada para cada uno de los renglones incluidos en el saldo de una cuenta de mayor general. Son aquellos que contienen cuentas detalladas, cuyos totales aparecen resumidos en cuentas controles, tales como cuentas por cobrar, cuentas por pagar, etc.

Mayor de Cuentas ¨T¨:

Se llama así por su parecido con la letra T, ese tipo de mayor se usa para simplificar el trabajo y las soluciones de los problemas.

Comprobación de los Mayores:

Terminado el proceso de registrar en los libros mayores, se procede a determinar el balance de cada cuenta y a su vez, conciliar los mayores sub.-auxiliares con los auxiliares y estos con las cuentas controles del mayor general. Este proceso debe seguirse con cada una de las cuentas que tengan la estructura de sub.-auxiliares, auxiliares y cuenta control.

Objetivos de las Cuentas Controles:

El objetivo de las cuentas control es agrupar y/o resumir los totales de uno o mas tipos de transacciones, que cuyo detalles aparecen en un mayor auxiliar y su equivalente. Estas cuentas se utilizan para preparar los Estados Financieros y otros informes de contabilidad que resuman la posición financiera de un negocio y los resultados de sus operaciones. Auque estas cuentas proporcionan una visión general útil de las actividades financieras de una compañía, no proporcionan gran parte de la información detallada requerida por los gerentes y otros empleados de la compañía en la operaciones de negocio diarias.

Cuentas con cada Cliente:

Son cuentas de mayores auxiliares que se utilizan para llevar un control de los montos por cobrar a clientes individuales, las cantidades debidas a proveedores específicos.

Balanza de Comprobación:

Es una lista de todos los saldos deudores y acreedores de todas las cuentas del mayor para comprobar la igualdad, sumándolos en columnas separadas; esto así a consecuencia de que la contabilidad a base de partida doble deriva su nombre del hecho de que el registro de toda operación requiere el asiento de debitos y créditos de una operación que suman igual importe, resulta obvio que el total de debitos de todas las cuentas debe ser igual al total de los créditos.

La balanza de comprobación sirve para localizar errores dentro de un periodo identificado de tiempo y facilita el encontrarlos en detalles y corregirlos. Es una lista muy conveniente de los saldos de las cuentas que serán empleados en la preparación de los Estados Financieros.

Es útil para comprobar la exactitud matemática del mayor y proporcionar al contador información para preparar los Estados Financieros periódicos, ya que le es mucho más sencillo utilizar los datos de la Balanza que tomamos directamente del mayor.