AUDITORIA ADMINISTRATIVA

RECOPILACION DE DATOS:

Debe enfocarse en el registro de todo tipo de hallazgo y evidencia que haga posible su examen objetivo, pues de otra manera se puede incurrir en errores de interpretación que causen retrasos u obliguen a recapturar la información, reprogramar la auditoria o, en su caso, suspenderla.

Se debe aplicar un criterio de discriminación, siempre basado en el objetivo de la auditoria, y proceder continuamente a su revisión y evaluación para mantener una línea de acción uniforme.

PLANEACION GENERAL PARA EFECTUAR UNA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN:

Para recabar información de forma ágil y ordenada se puede emplear alguna o una combinación de las siguientes técnicas:

a.- INVESTIGACIÓN DOCUMENTAL.

  • NORMATIVA Acta constitutiva. Ley que ordena la creación de la organización. Reglamento interno. Reglamentación especifica. Tratados y convenios. Decretos y acuerdos. Normas (nacionales e internacionales). Oficios circulares.
  • ADMINISTRATIVA Organigramas. Manuales administrativos. Sistemas de información y certificación. Cuadros de distribución del trabajo. Estadísticas de trabajo. Plantilla de personal. Proyectos estratégicos. Inventarios de mobiliario y equipo. Redes para el análisis lógico de problemas. Socio gramas. Indicadores financieros y de gestión. Estudios de mejoramiento. Auditorias administrativas previas.
  • MERCADO Productos y/o servicios. Áreas. Población. Ingresos. Factores limitantes.
  • UBICACIÓN GEOGRAFICA Localización. Orden espacial interno. Características del terreno. Cercanía con el mercado (clientes y proveedores). Distancias y costo de transporte. Alternativas de conexión con unidades nuevas. Justificación en relación al tamaño y procesos.
  • ESTUDIOS FINANCIEROS Recursos financieros para inversión. Análisis y proyecciones financieras. Programas de financiamiento. Evaluación financiera. Creación de valor.
  • SITUACION ECONOMICA Sistema económico. Naturaleza y ritmo del desarrollo de la economía. Aspectos sociales. Variables demográficas. Relaciones con el exterior.
  • COMPORTAMIENTO DEL CONSUMIDOR Cultura. Estratos sociales o nivel socioeconómico. Grupos de referencia y convivencia (baby boomers, generación XY, generación Y). Familia. Ciclo de vida del consumidor. Factores internos de influencia (percepción, aprendizaje y motivación). Proceso de compra (necesidad sentida, actividad previa, decisión y sentimiento posterior).

B.- OBSERVACION DIRECTA.

Consiste en la revisión del área física donde se desarrolla el trabajo de la organización, para conocer las condiciones laborales y el clima organizacional imperante. Es recomendable que el auditor responsable la encabece, comente y analice su percepción con los otros auditores para asegurar que existe consenso en torno a las condiciones de funcionamiento del área y definir los criterios a los que deberá sujetarse en todo momento la auditoria.

C.- ACCESO A REDES DE INFORMACION.

El acceso a redes, entre otras, intranet, extranet o querry, permite detectar información operativa o normativa de clientes, socios, proveedores, empleados, organizaciones del sector por ramo, lo que, a su vez, facilita en intercambio electrónico de datos y mantener una relación interactiva con el entorno.

D.- ENTREVISTA

Para que una entrevista se desarrolle positivamente, es conveniente observar estos aspectos:

  • Saber lo que se quiere y tener claro el propósito y sentido.
  • Establecer anticipadamente la distribución del trabajo.
  • Concertar previamente la cita.
  • Atender el compromiso. Concentrarse de manera relajada. Seguir un mapa mental para captar la información de manera lógica y consecuente.

E.- CUESTIONARIO.

Estos instrumentos se emplean para obtener la información deseada en forma homogénea, están constituidos por series de preguntas escritas, predefinidas, secuenciadas y separadas por capítulos o temática especifica con el propósito de que muestren la interrelación y conexiones lógicas entre las diferentes áreas y rubros para que en conjunto brinden un perfil completo de la organización.

Todo cuestionario debe expresar el motivo de su preparación, y se debe procurar que las preguntas sean claras y concisas, presentadas en orden lógico, con redacción comprensible y facilidad de respuesta, esto es, es necesario evitar recargarlo con demasiadas preguntas. Si el caso lo amerita, puede incluirse un instructivo de llenado.

F.- CEDULAS.

Están integradas por formularios cuyo diseño incluye casillas, bloques y columnas que facilitan la agrupación y división de su contenido para su revisión y análisis, amen, de que abren la posibilidad de ampliar el rango de respuesta. Su incorporación al proyecto de auditoria permite abrir el rango de captación de información y comparar conceptos en las respuestas, lo que facilita el análisis de resultados. También hacen más fácil asociar los indicadores que orientan el trabajo con el comportamiento organizacional, condición que favorece el proceso de toma de decisiones.
MEDICION.

Las escalas que se empleen para medir, deben cumplir con la función de garantizar la confiabilidad y validez de la información que se registra en los papeles de trabajo, particularmente en los casos en que las preguntas sean abiertas o de código múltiple que puedan propiciar una interpretación muy general o errónea. Así mismo, porque el manejo de enunciados, valores numéricos y matrices definen rangos de respuesta que eliminan la ambivalencia y centrar los criterios para valorar de manera objetiva la información, lo que posteriormente servirá para lograr una mayor veracidad en las observaciones, conclusiones y recomendaciones que se formulen en el informe de auditoria.

EL INFORME DE AUDITORÍA INTERNA.

El Informe constituye la etapa final del proceso de Auditoria, en el mismo se recogen todos los hallazgos detectados y el soporte documental para sustentar el dictamen emitido. Este Informe es escrito siempre para terceros que constituyen los clientes, independientemente del tipo de Auditoria que se realice, de ahí la importancia concedida al mismo y a los requerimientos que debe cumplir.

Esencialmente un Informe es más o menos un documento oficial que presenta los hechos para la información de determinados usuarios interesados. Este resume investigaciones y análisis y los hechos pueden llevar a conclusiones y Recomendaciones que representan una cuidadosa y considerada opinión. Requiere por tal razón de una cuidadosa y exacta presentación, ya que la información que proporciona puede determinar futura acción.

Forma y contenido:

Los auditores internos deben preparar informes por escrito para comunicar los resultados de cada servicio de Auditoría y Consultoría prestado en su organización.

El informe debe incluir:

  • Los objetivos de la Auditoría Interna, su alcance y metodología;
  • Exponer con claridad los hallazgos significativos y sus conclusiones; y declarar que la Auditoría Interna se realizó de acuerdo con estas normas.

Los informes por escrito son necesarios para:

  • Comunicar los resultados de la Auditoría Interna a los dirigentes y funcionarios que correspondan de los niveles de dirección facultados para ello;
  • Reducir el riesgo de que los resultados sean mal interpretados; y
  • Facilitar el seguimiento para determinar si se han adoptado las medidas correctivas apropiadas.

ENCABEZAMIENTO

El informe debe contener en su formato, al menos, los datos siguientes:

  • Nombre de la organización a la que pertenece la:
  • Unidad Central de Auditoría;
  • Unidad de Auditoría Interna;
  • El Grupo de Auditoría Interna; o
  • El Auditor Interno.

El informe debe incluir:

  • Los objetivos de la Auditoría, su alcance y metodología;
  • Exponer con claridad los hallazgos significativos y sus conclusiones; y declarar que la Auditoría se realizó de acuerdo con estas normas.

El Formato general de los informes de Auditoría y criterios generales de contenido, debe ser uniforme, y cumplirse en todas las Auditorías que se realicen.

Por su forma y contenido consta de:

Introducción:

En esta sección del informe se consigna lo siguiente:

  • Una breve caracterización de la organización auditada referida a las principales actividades que desarrolla y otros aspectos que puedan resultar de interés;
  • Los objetivos de la Auditoría, así como las causas de incumplimiento de alguno de los objetivos previstos;
  • El alcance debe expresar la profundidad y cobertura del trabajo que se haya realizado para cumplir los objetivos;
  • La declaración en el informe de que la Auditoría se realizó de conformidad con estas normas; si es necesario modificar esa declaración cuando no se haya cumplido con las normas que sean de aplicación, el auditor interno debe modificar la declaración para manifestar una salvedad, e incluir en el alcance las causas del incumplimiento de forma clara, concisa y comprensible; y
  • Las limitaciones en el alcance pueden estar relacionadas, entre otras, con situaciones

Conclusiones:

En esta sección se deben tener en cuenta los criterios generales siguientes:

  • Las conclusiones son deducciones lógicas basadas en los hallazgos de los auditores; la fuerza de las conclusiones de los auditores depende de lo persuasivo de la evidencia de los hallazgos y lo convincente de la lógica usada para formular dichas conclusiones;
  • No deben constituir la repetición de lo consignado en la sección Resultados del propio informe, sino una síntesis de los hechos y situaciones fundamentales comprobadas; cuidando de incluir un hecho o hallazgo que no haya sido reflejado en otra sección del informe;
  • Debe reflejarse, de forma general, las causas fundamentales que originaron el error, irregularidad o fraude planteado, así como las consecuencias directas e indirectas que pudieran derivarse de estos hallazgos; y
  • Se expone la calificación otorgada de acuerdo con los resultados del servicio de Auditoría ejecutado. Esta calificación debe ser lo más objetiva posible, observándose el procedimiento establecido en la legislación vigente.

Financiera:

Evaluar la razonabilidad de la información contable y financiera expresada en los términos de:

  • Razonable.- Cuando existen algunos errores contables dentro del año fiscal que no determinan en los resultados de la entidad y la contabilidad es un reflejo fiel de los hechos económicos.
  • Razonable con salvedades.- Existen algunos atrasos en el registro de los hechos económicos y errores contables que corresponden o no al año fiscal, pero que no determinan en los resultados de la entidad.
  • No razonable.- Se detectan violaciones de los principios de Contabilidad Generalmente Aceptados y de las normas de valoración y exposición, atrasos en el registro de los hechos económicos y errores contables que determinan en los resultados de la entidad.

Seguimiento o recurrente:

Es necesario tener en cuenta que las deficiencias importantes que afectan el control interno o la calidad de la contabilidad, que se reiteran en una auditoría recurrente, deben destacarse en el informe y pueden dar lugar a una calificación de “Deficiente o Malo”, aún cuando ellas por sí solas se mantengan en el rango permisible para una calificación superior.

En este tipo de auditoría, con independencia de la evaluación obtenida, el auditor debe expresar su opinión acerca de la situación que presenta la entidad, con relación a la auditoría anterior, ello debe expresarse en los siguientes términos:

  •  En avance.
     En estancamiento.
     En retroceso.
  • Resultados:
  • El auditor debe tener en cuenta los criterios generales siguientes en esta sección:
  • A partir de las evidencias suficientes, competentes y relevantes reunidas por el auditor interno para cumplir los objetivos de la Auditoría, el jefe de grupo determina los hallazgos más significativos que deben incluirse en el informe;
  •  Siempre que sea posible, los auditores internos deben incluir información de los antecedentes necesarios de los hallazgos más significativos, que contribuyan a una mejor comprensión del informe;
  •  Los comentarios en el informe deben ser precisos y organizados; reflejando, siempre que sea posible, las disposiciones jurídicas que se incumplen. Los señalamientos se ordenan de acuerdo con los objetivos de la Auditoría, cuidando de agruparlos por temas y, dentro de éstos, por orden de importancia;
  •  No se incluyen señalamientos vinculados con hechos que no estén debidamente comprobados y recogidos en los papeles de trabajo;
  • Deben consignarse todos los casos significativos de incumplimientos de las leyes, demás disposiciones y del control interno que se encontraron durante la ejecución de la Auditoría
  • Se deben cuantificar los hallazgos de Auditoría en todos los casos que sea posible, no sólo aquellas que por su magnitud e importancia sean más significativas. Asimismo, se debe reflejar en cada caso el por ciento que representa la muestra del universo de partidas o artículos que conforman el tema; y
  •  Debe incluirse en el contenido del informe aquellas tablas que por su tamaño lo permitan, de manera de hacer más clara la exposición del informe.
  • En los casos en que éstas sean extensas deben presentarse como anexos al informe; 
  • En los casos de los servicios de Auditoría, debe consignarse el resultado de la reunión de conclusiones con los dirigentes y funcionarios en los distintos niveles en que se hayan efectuado.
  •  También se pueden incluir, entre otros, las siguientes cuestiones: o los logros importantes de la administración, especialmente cuando las medidas adoptadas en un área pueden aplicarse en otras;
  •  Cuando cierta información no pueda ser revelada, debe expresarse la naturaleza de la información omitida y las razones que justifican su omisión; y
  •  Cuando proceda, se comparan los resultados de cada tema, con los obtenidos en el servicio de Auditoría anterior, reconociendo los logros importantes alcanzados o retroceso, de ser éste el caso.

Recomendaciones:

Los criterios a tener en cuenta son:

  • los auditores deben incluir en el informe sus recomendaciones, a partir de los errores, irregularidades o fraudes detectados durante la Auditoría;
  •  las recomendaciones son más constructivas cuando se encaminan a atacar las causas de los problemas observa-dos, se refieren a acciones específicas y van dirigidas a quienes deben emprender esas acciones; y
  •  es necesario que las medidas que se recomiendan sean factibles y que su costo se corresponda con los beneficios esperados.

Despedida:

Se deben tener en cuenta los siguientes criterios:

  • en los servicios de Auditoría debe consignarse el término para presentar las discrepancias con el contenido del informe, de existir éstas. El término que se consigne no debe exceder del período establecido en la legislación vigente;
  •  de igual forma, debe expresar el término para enviar el Plan de Medidas, así como informar al nivel superior la situación que presentan las deficiencias halladas durante la ejecución del servicio. Los términos que se consignen no deben exceder del período establecido en la legislación vigente;
  •  cuando proceda, debe exponerse una nota de agradecimiento a los dirigentes, funcionarios y demás trabajado-res por la colaboración prestada en la realización de la Auditoría; y
  • debe consignarse los nombres y apellidos del Auditor Interno jefe de grupo, cargo, firma y número del Registro de Auditores de la República de Cuba. También debe dejar constancia de su media firma en cada página del informe.

Anexos:

Se deben tener en cuenta los siguientes criterios:

  •  se relacionan los anexos que se acompañan al informe, cuando sea necesario elaborar éstos; y
  •  en los casos en que se hayan determinado incumplimientos de la ley, demás regulaciones, principios y normas establecidas o cualesquiera otras acciones u omisiones que afecten la buena marcha de la organización, el auditor interno debe presentar una Declaración de Responsabilidad Administrativa, de acuerdo con la legislación vigente.