GENERALIDADES DE LOS SISTEMA DE INFORMACIÓN

 Conceptualización de los Sistemas de Información

Para Telchroew (1976, Pág. 657), define un Sistema de Información como “una colección de personas, procedimientos y equipos diseñado, construido, operado y mantenido para colecciones, registros, procesar, almacenar, recuperar y mostrar información”.

De acuerdo a Davis (1974, Pág. 51), “Un sistema de información, “Es un sistema que guarda relación entre hombre y maquina integrado entre que provee información para el apoyo de las funciones de operación, gerencia y toma de decisiones en una organización”. A esta definición es conveniente agregar lo siguiente “El concepto de sistema-hombre-máquina envuelve que algunas tareas la realiza mejor el hombre, mientras que otra las hace mejor la maquina, un sistema integrado se basa en el concepto de que haber integración de datos y procesamiento. La integración de datos es elaborada por la base de datos mientras que el procesamiento integrado es ejecutado por un plan general del sistema”.

Según Senn (1978, Págs. 363 y 628), para este “Un sistema de información es basado en el computador, el cual procesa datos, en forma tal que pueden ser utilizado por quien los recibe para fines de la toma de decisiones”. Es concreto como un medio organizado de suministrar información pasada, presente y futura relacionadas con las operaciones internas y conocimiento externo de la organización”.

Para Burch y Strater (1974, Pág. 71), este dice que Un sistema de información se pude define como “Un ensamblaje formal y ordenado de componentes que producen operaciones de procesamiento de datos para: a) compensar los requerimientos, procesamientos de datos legales y transaccionales; b) proporcionar información a la gerencia para el apoyo de las actividades de planificación, control y toma de decisiones; c) proporcionar una variedad de reportes, que sean requeridos por entes externos.

En resumen, el enfoque de estos autores evidencia la importancia que tienen los sistemas de información en las organizaciones, ya que proporcionan información a los administradores en apoyo de las actividades de planeación, control y toma de decisiones, por medio de una gran variedad de informes o reportes de la gestión que se procesa en una organización.

Antecedentes de los Sistemas de Información

Para Leymann & Altenhuber, 1994. Para mediados de los años 50 se iniciaron diagramas para representar el flujo de los procesos de información. Dos sistemas nacieron como contendientes, uno desarrollado por la UNIVAC y el otro por IBM. (Leslie, 1986). En el año 1963, la IBM (“International Business Machine Corporation”) desarrolla una metodología completa conocida como “Plan de Estudio Organizacional”. Este fue desarrollado por tres analistas de IBM: Thomas Glans, Burton Grad y David Holstein. Este plan requería el manejo de un gran número de documentos y no tenía buenas técnicas para construir diagramas. A pesar de esto, el plan sirvió de base para el desarrollo de otras metodologías como lo fueron el “Business Systems Planning” y “Hierarchical Input Process Output (HIPO) charting”. (Leslie, 1986) El plan de estudio organizacional (S.O.P) fue una metodología que recibió muchas críticas por parte de un grupo de teóricos y educadores en el área de administración de negocios durante las décadas de los setenta y los ochenta.

Bansler & Bodker, 1993. Algunos de los objetivos de las técnicas estructuradas eran: descomponer los problemas complejos y simplificar los mismos, lograr la simplificación del diseño de los sistemas, utilizar técnicas de diagramas que fueran lo mas claras posibles, mejorar la calidad y legibilidad de los diagramas utilizados, mejorar la comunicación con los usuarios, emplear métodos que fueran consistentes y fáciles de enseñar, lograr una comunicación precisa entre los grupos que trabajaban en el desarrollo de sistemas, utilizar técnicas que trabajaran bien tanto con sistemas grandes como pequeños, minimizar errores, lograr la máxima automatización en el diseño de los sistemas con técnicas que hicieran posible la generación de código de programas, mejorar la calidad de la programación producida, crear programas que fueran fáciles de modificar, simplificar los programas y el proceso de desarrollo de los mismos, bajar los costos de desarrollo de los sistemas, etc.

Martin & McClure, 1985. Durante este período se desarrollaron varias metodologías que utilizan diferentes métodos o herramientas diagramáticas para crear modelos ya sea delos datos o los procesos. Algunas de estas herramientas son: diagrama de flujo de datos (“Data Flow Diagram”), organigramas, diagramas de descomposición, diagrama HIPO, Diccionario de Datos, tablas decisionales, árboles decisionales, flujogramas de sistemas y programas, etc.

Martin & McClure, 1985. Temprano en la década de los ochenta la baja productividad en el desarrollo de programas alcanzó grandes proporciones. Las computadoras y en particular las microcomputadoras se habían difundido ampliamente debido al bajo costo. Muchos usuarios se habían convertido en literatos en el tema de computadoras y los mismos estaban reclamando nuevas aplicaciones.

Los Centros de Cómputos utilizaban metodologías que contenían los principios de las técnicas estructuradas para construir nuevos sistemas pero las mismas no eran lo suficientemente rápidas y se estaban enfrentando a múltiples problemas en el mantenimiento de dichos sistemas. La búsqueda por mejorar la productividad llevó al desarrollo de nuevos lenguajes, generadores de informes, generadores de aplicaciones, herramientas para desarrollar bancos de datos, programación para apoyo decisional, herramientas para el desarrollo de sistemas y generadores de programas. (Martin & McClure, 1985) Esta urgente necesidad lleva a la búsqueda de nuevas tecnologías para automatizar el desarrollo delos sistemas. Surge la tecnología de CASE (“Computer-aided Software Engineering”) cuyo propósito principal era automatizar las diferentes etapas del ciclo de desarrollo de sistemas.

 Funciones de los Sistema de Información

Los sistemas de información difieren en sus tipos de entradas y salidas, en el tipo de procesamientos y en su estructura. Estos elementos están determinados por el propósito u objetivos del sistema, el cual es establecido a su vez, por la organización, en todos ellos podemos encontrar un conjunto de funciones que, según Senn, son las siguientes:

1. Procesamiento de Transacciones: La cual consiste en capturar o recolectar, clasificar, ordenar, calcular, resumir y almacenar los datos originados por las transacciones, que tienen lugar durante la realización de actividades en la organización.

2. Definición de Archivos: Consiste en almacenar los datos capturados por el procesamiento de transacciones, de acuerdo a una estructura u organización de almacenamiento adecuado (base de datos o archivo) un método que facilite su almacenamiento, actualización y acceso, y un dispositivo apropiado de almacenamiento (disco, cintas, diskettes, y otros).

3. Mantenimiento de Archivos: Los archivos o bases de datos del sistema deben mantener actualizados. Las operaciones básicas de mantenimiento son la inserción, la modificación y la eliminación de datos en los medios de almacenamiento.

Generación de Reportes: La realización de esta función es esencial para el sistema de información, ella se encarga de producir la información requerida y trasmitirla a los puntos o centros de información que la soliciten. Esta transmisión de información se puede efectuar mediante el movimiento físico de los elementos de almacenamiento (papel, cintas magnéticas, diskettes, y otros) o mediante la comunicación de señales eléctricas digitales o analógicas a dispositivos receptores (terminales, convertidores, estaciones remotas u otro computador). Los reportes que genera el sistema de información se clasifican en:

a) Reportes de Errores: Proporcionan información sobre los errores que ocurren y se detectan durante el procesamiento de transacciones.

b) Reportes de Actividades: Suministran información acerca de las actividades y los elementos de la organización. No están orientados a la toma de decisiones. Por ejemplo. Listados de empleados, listados de inventarios de piezas, y otros.

c) Reportes Regulares: Están orientados a la toma de decisiones. Se preparan a intervalos definidos de tiempo y en un formato fijo, por lo que se pueden generar automáticamente.

d) Reporte de Excepción: Útiles para controlar situaciones anormales pues señalar la ocurrencia de condiciones “fuera de limite”.Tienen un formato predefinido y se pueden generar automáticamente bajo solicitud o cuando ocurra la condición anormal.

e) Reportes no Planeados: Requeridos casualmente para la toma de decisiones. Se generan cuando se solicitan y pueden tener un formato predefinido.

f) Reportes Especiales: Requeridos generalmente una sola vez con fines de analizar situaciones o resolver problemas involucran el uso de modelos que respondan a interrogantes del tipo “que ocurre si…” No tienen formato predefinido y pueden o no generarse automáticamente. Los dos primeros reportes son causados por los subsistemas de proceso de transacciones, mientras que los restantes los producen los subsistemas de procesamientos de información.

Procesamientos de Consultas: Parte de la información requerida por los usuarios responde a interrogantes no predefinidas y cuyas respuestas son generalmente cortas por lo que no requiere un formato complejo como el de los reportes. Estos ítems recogen el nombre de consultas participativas y constituyen un medio directo de comunicación hombre-maquina. Esta función es generalmente ejecutada por los subsistemas de administración de datos, que facilita el acceso a los datos y de procesamiento de información. La mayoría de Sistemas de Manejo de Bases de Datos que existen, poseen una herramienta que facilita la realización de esta función, denominada lenguaje de consultas o de interrogación o lenguajes para el diálogo hombre-máquina.

Mantenimiento de la Integridad de los Datos: Los datos mantenidos por el sistema de información deben ser confiables y veraces por lo que una de sus funciones debe garantizar la integridad de tales datos y protegerlos contra accesos indebidos o no autorizados y contra modificaciones mal intencionadas.

 Clasificación de los Sistemas de Información

Una organización ordinariamente posee más de un tipo de sistemas de información, cada uno de ellos tiene sus propias características y cada uno juega un rol fundamental en el logro de la satisfacción de necesidades de información de dicha organización.

La mayoría de estos sistemas están interrelaciones, no necesariamente integrados, bien en forma directa en respuesta a los requerimientos de sus diseños, o en forma indirecta debido a la comunicación formal o informal de información entre ellos.

Varios Autores: Burch & Strater, Davis, Philippakis & Kazmier y Lucas, aceptan la existencia de dos tipos de sistemas de información en cualquier organización:

Sistema de Información Formal: Basados en un conjunto de normas, estándares y procesamientos que permiten que la información se genere y llegue a quien la necesita en el momento deseado. La información formal puede ser producida por el computador.

Sistema de Información Informal: Están basados en la comunicación no formalizada ni predefinida entre las personas de la organización. Este tipo de sistema no tiene estructuras y no sigue normas o procesamientos establecidos porque su información puede ser bastante imprecisa, irregular e incierta, imposibilitándose así el procesamiento automático. Por su parte Alexander, clasifica los sistemas de información de una organización, en base a su naturaleza y objetivos, de la siguiente manera:

Sistemas de Comunicación: Transmiten información entre diferentes subsistemas de una organización. Estos subsistemas pueden ser personas de la organización o equipos electrónicos (computadores, terminales, impresoras, teles, entre otros). La información producida como salida por uno o varios de estos subsistemas puede ser utilizada como datos de entrada por otros de ellos, por lo que la interface entre dos subsistemas es el mensaje que se trasmite. Se establece se este modo toda una red de comunicación de información entre los diferentes subsistemas de la organización. El objetivo de esta red es impartir conocimiento, pensamientos, ideas, percepciones, propiedades, órdenes y datos organizados entre los subsistemas que lo componen.

Sistemas de Información Informal: Es una red no estructurada de comunicación informal entre personas dentro o en el ambiente de la organización. Este tipo de sistemas surge del contacto entre las personas orientadas a satisfacer sus necesidades de información relativas al trabajo o hacia el deseo de todo individuo de conocer lo que ocurre en el ambiente (rumores, chismes, entre otros). No tiene un objetivo definido, aunque puede ser utilizado como medio muy eficiente, pero poco confiable, de transmisión y divulgación de información útil a la organización.

Sistemas de Información Organizacional: Formados por los flujos o canales de información que transmiten mensajes entre los diferentes niveles de planificación, pasando por los de control, hasta los operacionales. El sentido de la comunicación puede ser de arriba hacia abajo o viceversa. Los mensajes emitidos se encuentran relacionados con los objetivos, metas, planes políticas, procedimientos, normas, estándares, directivas e instrucciones u órdenes para ejecutar las tareas de la organización (sentido de arriba hacia abajo). Así como con los resultados, rendimiento, alcance, productividad, entre otros. Originados al ejecutar la tareas (sentido de abajo hacia arriba).

Por consiguiente, el objetivo de este tipo sistema de información es trasmitir las directivas organizacionales desde los niveles gerenciales hacia los operativos y proveer la información de realimentación necesaria para controlar la organización. La comunicación en este tipo de sistemas es de tipo verbal o escrita por lo que la automatización de información organizacional es difícil y quizás necesaria.

Sistemas de Información Operativos: Son definidos como sistemas de información que recogen, mantienen y procesan los datos ocasionados por la realización de operaciones básicas en el de preparar y mantener los registros de datos originados por las operaciones elementales (rutinarias) de la organización. Ejemplo de ello son los sistemas de nóminas de pago, los sistemas de contabilidad, los sistemas de adquisición de datos y los sistemas de reservación de pasajes. El carácter rutinario de las operaciones de una organización hace que este tipo de sistema pueda ser fácilmente automatizado. De hecho una gran mayoría de sistemas de información que existe, en la actualidad, corresponden a este tipo.

Sistemas de Información Gerencial: Es un tipo de sistema que proporciona la información necesaria para que gerentes o directivos puedan ejecutar los procesos de toma de decisiones y solución de problemas en una organización. El objetivo de este tipo de sistemas es proporcionar a los gerentes información confiable a tiempo y completa, relacionada con el rendimiento y estado de la organización.

Muy a menudo, los datos de entrada de este sistema son producidos por el sistema de información operario, el cual, a su vez puede ser subconjunto del sistema de información gerencial.

Las salidas del sistema se encuentran formadas fundamentalmente por 2 tipos de reporte:

Reporte de Actividad, necesarios para determinar el rendimiento de las actividades que toman lugar en la organización durante un cierto periodo de tiempo (Ej. Reporte de Ejecución Presupuestaria, Reporte de Ventas, Estados de Ganancia y Pérdidas, entre otros).

Reporte de Estado, utilizados para determinar las condiciones de los diferentes subsistemas o elementos de la organización en un momento dado de tiempo.

Sistemas de Apoyo para la Toma de Decisiones: Es un tipo muy especial de sistema de información caracterizado por procesar datos para realizar automáticamente parte o el proceso de toma de decisiones e indicar la acción que se debe tomar para mantener a la organización dentro de condiciones normales de funcionamiento. En el área gerencial su objetivo es ayudar al gerente en el proceso de toma de decisiones permitiéndole evaluar, mediante el uso de modelos automatizados de decisión, control, simulación, entre otras diferentes alternativas.

Sistemas de Procesamiento de Datos: El procesamiento de datos es parte fundamental e implicar de la mayoría de sistemas de información discutidos anteriormente. Sin embargo, existe un tipo de sistema de información cuyo objetivo exclusivo es transformar datos en información fácil de entender y utilizar la información producida puede ser utilizada por el usuario, con algún fin especifico, en la realización de sus tareas o actividades. Este tipo de sistemas recibe el nombre de sistema de procesamiento de datos. Algunos de los más conocidos son los sistemas de análisis de datos estadísticos (SAS, SPSS, y otros), y los procesadores de texto o palabras (Wordstar, Run Off, Easywriter, entre otros).

 Estructura de un Sistema de Información

Un sistema de información al igual que los seres vivientes muestra un proceso de nacimiento y muerte bien definido.

Ciclo de Vida de un Sistema de Información

Un sistema de información tiene un origen, generalmente ocasionado por necesidades, a partir del cual se emprende su desarrollo que va desde la definición, del proyecto hasta la puesta en operación seguidamente se inicia su operación u mantenimiento por un período mayor a los demás durante el cual alcanza el máximo rendimiento posible (maduración). Luego, factores tales como la dinámica de la organización, los avances tecnológicos y las presiones externas o internas vuelven obsoleto e ineficaz al sistema, lo cual origina su paralización. En este último período se toma la decisión de renovar el sistema. Lo que origina un nuevo ciclo de vida, o desecharlo por completo, lo cual marca su fin definitivo.

Los periodos relevantes del ciclo de vida de un sistema de información se pueden agrupar en las etapas siguientes:

– Surgimiento de necesidades.
– Desarrollo.
– Operación y Mantenimiento.
– Disposición (Renovación o Extinción).

En etapas, a su vez, se dividen en fases, las fases en actividades y las actividades en tareas, estas dos últimas producen la evaluación del sistema. Nuestro mayor interés en este trabajo la constituye la etapa de desarrollo, aunque no por ello se dejan de lado las demás etapas. La etapa de desarrollo está constituida por las siguientes fases:

– Definición del Proyecto.
– Análisis de Contexto
– Definición de Requerimientos.
– Construcción del Sistema.
– Implantación del Sistema.

Definición de Proyecto: En esta fase se determinan las necesidades básicas que motivan el desarrollo de un nuevo sistema de información, se define el problema en términos generales, se establecen los objetivos básicos del sistema, se elabora el estudio de factibilidad, y se realiza la planificación global del desarrollo del sistema.

Análisis del Contexto: Esta fase consiste en recolectar toda la documentación existente que esté relacionada con el ambiente dentro del cual va a operar el sistema y con el actual sistema de información (si existe). El contexto o sistema ampliado, esto es, el sistema al cual pertenece o va a pertenecer el sistema de información, debe ser analizado en términos de su ambiente, objetivos, estructuras y procesos, de igual modo debe procederse con el actual sistema de información, a fin de determinar sus problemas.

Definición de Requerimientos. Consiste en establecer junto con los usuarios una descripción detallada de los objetivos del nuevo sistema, su ambiente y sus funciones. Se detallan las exigencias del sistema, sus limitaciones y sus propiedades.

Diseño del Sistema: Esta fase lleva a diseñar diferentes alternativas especificando para cada una de ellas la interacción hombre-máquina, el costo de desarrollo y los recursos que requiere. Se valora cada opción mediante un análisis beneficio-costo y se elige una de ellas. Se procede luego al diseño de las entradas, salidas, datos, programas, procedimientos y el plan de pruebas del sistema.

Construcción del Sistema: Una vez diseñado el sistema, se procede a su construcción o realización, esto es la codificación y depuración de los programas diseñados, la creación e inicialización de los (s) bases (s) de datos, y el desarrollo de los procedimientos manuales que utilizará el sistema de información.

Pruebas del Sistema: Esta es la fase que consume mayor tiempo y consiste en probar adecuadamente tanto los programas, como los procedimientos y los archivos o bases de datos. Cada uno de estos componentes, luego se procede a la prueba de integración de estos componentes y finalmente se prueba el sistema de información como un todo, tanto en ambiente simulado como en un real. Este último constituye la prueba de aceptación del sistema.

Implantación del Sistema: Esta fase constituye la última de la etapa e desarrollo del sistema de información. En ella se adiestra a los usuarios del sistema, se realiza la conversión del sistema actual (si existe) al nuevo sistema recientemente desarrollado, se realizan las entonaciones necesarias, es decir, la puesta o punto del sistema y finalmente se evalúa el sistema de información. Al finalizar esta fase el sistema de información inicia una nueva etapa que hemos denominado etapa de operación y mantenimiento.

En conjunto de fases descritas constituye lo que denominaremos Ciclo de Desarrollo. Este ciclo es un proceso secuencial-iterativo, pues se inicia con la definición del proyecto y finaliza con la implantación del sistema, pero puede reiniciarse o devolverse a una fase ya ejecutada, por ejemplo, durante la fase de construcción del sistema es posible que surjan nuevos requerimientos, con las consiguientes modificaciones de diseño y construcción para luego continuar con las fase de pruebas e implantación del sistema.

El ciclo de vida propuesto se caracteriza por estar segmentado o dividido en eventos relevantes que son fáciles de medir revisar y documentar, facilitando en este modo la formulación de una metodología que guiará al Grupo de Desarrollo en el proceso de elaboración de un sistema de información.

Sistemas Transaccionales:

A través de éstos suelen lograrse ahorros significativos de mano de obra, debido a que automatizan tareas operativas de la organización.

Con frecuencia son el primer tipo de Sistemas de Información que se implanta en las organizaciones. Se empieza apoyando las tareas a nivel operativo de la organización.

Son intensivos en entrada y salid de información; sus cálculos y procesos suelen ser simples y poco sofisticados.

Tienen la propiedad de ser recolectores de información, es decir, a través de estos sistemas se cargan las grandes bases de información para su explotación posterior.

Son fáciles de justificar ante la dirección general, ya que sus beneficios son visibles y palpables.

Sistemas de Apoyo de las Decisiones

En los sistemas de apoyo se suele introducir luego de haber establecido los Sistemas Transaccionales más relevantes de la empresa, ya que estos últimos constituyen su plataforma de información.

La información que generan sirve de apoyo a los mandos intermedios y a la alta administración en el proceso de toma de decisiones.

Suelen ser intensivos en cálculos y escasos en entradas y salidas de información. Así, por ejemplo, un modelo de planeación financiera requiere poca información de entrada, genera poca información como resultado, pero puede realizar muchos cálculos durante su proceso.

No suelen ahorrar mano de obra. Debido a ello, la justificación económica para el desarrollo de estos sistemas es difícil, ya que no se conocen los ingresos del proyecto de inversión.

Suelen ser Sistemas de Información interactivos y amigables, con altos estándares de diseño gráfico y visual, ya que están dirigidos al usuario final.

Apoyan la toma de decisiones que, por su misma naturaleza son repetitivos y de decisiones no estructuradas que no suelen repetirse.

Estos sistemas pueden ser desarrollados directamente por el usuario final sin la participación operativa de los analistas y programadores del área de informática.

Este tipo de sistemas puede incluir la programación de la producción, compra de materiales, flujo de fondos, proyecciones financieras, modelos de simulación de negocios, modelos de inventarios, etc.

Sistemas Estratégicos

Su función primordial no es apoyar la automatización de procesos operativos ni proporcionar información para apoyar la toma de decisiones.

Suelen desarrollarse in house, es decir, dentro de la organización, por lo tanto no pueden adaptarse fácilmente a paquetes disponibles en el mercado.

Típicamente su forma de desarrollo es a base de incrementos y a través de su evolución dentro de la organización. Se inicia con un proceso o función en particular y a partir de ahí se van agregando nuevas funciones o procesos.

Su función es lograr ventajas que los competidores no posean, tales como ventajas en costos y servicios diferenciados con clientes y proveedores. En este contexto, los Sistema Estratégicos son creadores de barreras de entrada al negocio. Por ejemplo, el uso de cajeros automáticos en los bancos en un Sistema Estratégico, ya que brinda ventaja sobre un banco que no posee tal servicio. Si un banco nuevo decide abrir sus puertas al público, tendrá que dar este servicio para tener un nivel similar al de sus competidores.

Apoyan el proceso de innovación de productos y proceso dentro de la empresa debido a que buscan ventajas respecto a los competidores y una forma de hacerlo en innovando o creando productos y procesos.