SISTEMAS DE INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA CONTEMPORÁNEOS

En el decenio de 1950, medir el costo de hacer negocios, o bien calcular el costo de producir un producto o de ofrecer un servicio, significaba acumular los costos de materiales y manos de obra, sin considerar con profundidad los gastos indirectos.

En la era de la informática, de los sistemas de manufactura flexibles, en esta era de la robótica y la globalización de los mercados, los gastos indirectos han llegado a representar hasta 70% del costo total de un producto o servicio, Lo cual refleja la importancia que tiene el asignar con mucho profesionalismo los gastos indirectos, si se quiere conocer correctamente los costos de los productos y, de esta forma, tomar decisiones correctas.

Los sistemas de costeo actuales se basan en modelos de prorrateo arbitrario de los gastos indirectos, utilizando tasas de aplicación basadas en las horas máquina u horas hombre, distorsionando el costo de los productos. Puesto que la base usada para prorratear es arbitraria, distorsiona el costo, impidiendo conocer la información relevante de las diferencias líneas o productos, para diseñar estrategias que aseguren la permanencia a largo plazo de la empresa.

La apertura comercial y la competencia global han creado la necesidad en las empresas de adoptar nuevas estrategias para sobrevivir en un mercado cada vez más exigente e informado. La estrategia inminente consiste en satisfacer las necesidades de los clientes, tratando de ofrecer un producto o servicio cuyo precio y calidad esté por encima de sus expectativas y de la competencia.

CAMBIOS EN LAS TENDENCIAS DE LOS NEGOCIOS

Tradicionalmente, los sistemas de costeo tienen la función de acumular los costos incurridos en cada proceso para fines de evaluación de inventarios y determinación de costo de ventas. Olvidándose de que la función de administrar los costos es un mecanismo para buscar mejoras reales en la empresa para hacerla más competitiva.

Los cambios constantes en el ambiente de negocio hacen los métodos de costeo tengan que transformarse para que las empresa puedan hacer frete a la encarnizada competencia que enfrentan.

Tendencias mundiales

Las tendencias mundiales orientan los sistemas de manufactura a la fabricación de productos de calidad, a mantener inventarios al mínimo nivel, a usar líneas de producción flexibles a automatizar los niveles los procesos a organizarse por línea de productos y a utilizar estratégicamente la información.

La intensificación de la competencia global y da las nuevas tecnologías han provocado que la información de costos se convierta en un elemento de competitividad. Por ello es necesario que los sistemas de información administrativa provean información apropiada, oportuna y detallada de acuerdo con los cambios de las tendencias mundiales de los negocios.

Tendencias en el proceso de manufactura

En respuesta a los cambios del mercado, las compañías han invertido en tecnología y revisado las formas de administrar sus negocios. Por un lado, las empresas manufactureras tienden más a sistemas de producción robotizados, en donde el trabajo llevado a cabo por el hombre se orienta a una función de supervisión y mantenimiento. La robotización de los sistemas productivos traen consigo, como una de las ventajas principales, una mayor eficiencia y un incremento considerable de la calidad de los productos, lo cual permite competir más fácilmente y crear mayor valor a los clientes y a la empresa en sin misma, además de permitir un mayor flexibilidad, lo cual hace posible responder mas rápidamente a los cambios en los gustos y preferiblemente de los clientes.

Las tendencias que afectan la manufactura se basan en un grupo de tecnologías nuevas, que constituyen un conjunto organizado de conocimientos y experiencias aplicados a la fabricación de bienes y servicios. Su misión principal es hacer más competitivo un producto al tener un bajo costo de fabricación, al ser entregado en el momento oportuno, al aumentar su confiabilidad en la operación o al dar solución a un problema específico al cliente.

EL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE COSTOS

Para que los administradores decidan cuando cobrar por un producto o servicio, o como hacerle frente a la competencia de otras empresas nacionales o extranjeras, tienen que hacer una estimación razonable de los recursos que se requieren y se consumen para elaborar un producto o servicio en particular.

El SAC (sistema de administración de costos) puede visualizarse como un sistema de información integrado por una estructura y un proceso. El propósito de un sistema de administración de costos es ayudar a la administración a maximizar sus utilidades en la actualidad y en el futuro.

 Plañera una misión clara y sucinta de la empresa, esto es, la razón de ser área o procesos dentro de la empresa.

 Determinar los procesos claves y los principales objetos de lo cual implica conocer cuáles son los procesos que son básicos para cumplir con la misión de la organización, y cuáles serán los objetos que en última instancia habrán de ser costeados.

 Determinar los procesos de apoyo, o sea, las áreas que habrán de brindar soporte a los procesos clave de negocio (administración, recursos humanos, etc.)

 Definir los objetivos estratégicos de cada proceso, determinado las estrategias y metas a largo plazo de cada uno de ellos.

 Establecer los objetivos principales de cada proceso, a fin de establecer como las estrategias y metas a largo plazo habrán de ser llevados a cabo.

Módulos de costos directos o variables

En este módulo es relevante recortar el concepto de costo directo, definido como el costo variable de los productos, este costo incluye los insumos, servicios y gastos variables en función de los productos manufacturados o comprados.

Los beneficios de esta técnica para la administración son:
 Permite conocer el costo directo o variable de la producción de los diferentes productos fabricados.

 Ayuda a identificar las variaciones de los precios y calidad en cada un o de los insumos por cada producto, a fin de conocer los desperdicios y tratar de minimizarlos.

 Facilita la identificación de las variaciones de tarifa y eficiencia de cada categoría de mano de obre por producto, a fin de detectar áreas de oportunidad e implantar acciones de mejora.

 Permite obtener el costo directo integrado de los productos fabricados que maneja la empresa en forma sistemática.

 Propicia una simplificación administrativa en lo que referente al control de consumo de materias primas.

 Genera una información de costos actualizada para que las áreas productivas mantengan tiempos reales las fuentes de información del sistema de costos.

Módulo de costeo basado en actividades

Este módulo , del cual se hablara de una manera más extensa en las secciones siguientes de este capítulo, representa el cambio de paradigma en cuanto al costeo de producto. Esta herramienta de coteo basado en actividades permite tener un costeo más lógico de los productos pies elimina los sesgos que un sistema tradicional basado en el prorrateo de costos fijos de producción en función de volúmenes, al identificar cuales actividades generan cuales costos entre los principales beneficios de este sistema se encuentran:

 Permite tener una visión estratégica y global de la indecencia de las actividades en cada tipo de producto.

 Ayuda a tomar medidas con respecto al precio o rediseño de la cadena de valor de los productos.

 Facilita detectar las mejoras de los métodos de trabajo de las áreas de la empresa, pasando de un análisis de costos (materiales, mano de obra, gastos indirectos) a un análisis de costos basado en a las actividades que agregan o no valor.

 Permite evaluar cuantitativamente cada uno de los departamentos que integran la organización para promover la mejora continua y comparar su competitividad con los bienes y servicios obtenidos externamente.

Módulo de rentabilidad

Este módulo es importante porque facilita la toma de decisiones acerca de las líneas o los productos que deben mantenerse o eliminarse, así como el análisis de cuales clientes deben conservarse o perderse, o que rutas o zonas deben permanecer o desaparecer. Hoy en día en esta serie de decisiones son fundamentales para que una empresa pueda permanecer a largo plazo. Los beneficios que este módulo proporciona a la administración son:

 Permite conocer la rentabilidad real de la UAFIR (utilidad antes de financieros e impuestos sobre la renta y de la UDEFO (utilidad después de financieros de operación) considerando los siguientes aspectos: por productos fabricados y comercializados por la empresa, por presentación, por familia de productos, por marca, por categorías, por grupo, por unidad de negocios, por cliente, por país y centro de distribución y por vendedor.

 Genera un sistema con el que se puede tener un cición estratégica y detallada de rentabilidad de cada producto. Cliente, punto de venta, tipo de canal de distribución, medio de comercialización y otros puntos de vista clave para la empresa.

 Facilita la identificación de causas de alta o baja rentabilidad y permite planear estrategias de negociación o de costos para la mejora.

 Ayuda a promover las líneas de productos y de clientes de mayor rentabilidad y cuestionar a los no rentables.

Módulo de análisis de atractividad

En este módulo es relevante entender el concepto de atractividad, es decir el grado de potencialidad de las contribuciones futuras de efectivo que los productos y clientes pueden aportar a la organización. Tanto los clientes como los productos pueden clasificarse según dicho potencial.

 Los beneficios esperados en este módulo para la administración son incrementar el flujo de efectivo del negocio y maximizar su rentabilidad a través de:

 Definir la mezcla de productos considerado su ciclo de vida

 Definir una cartera optima de clientes
 Identificar las metas y objetivos para elaborar estrategias enfocadas a la racionalización de los recursos destinados a apoyar cada línea de productos.

Módulo de análisis de la cadena de valor

En este módulo los siguientes conceptos son importantes para entender los beneficios que brindan su utilización:

Valor es el motivo que atrae a las personas hacia aquellos productos o servicios que satisfacen sus necesidades.

Cadena de valor es el uso explicito, y formal y consiente de la información de costos y de valor en el desarrollo de estrategias encaminadas a logro de una ventaja competitiva sostenible para la empresa.

Generadores de valor (value drivers) son los disparadores del valor de cada proceso de la organización, es decir, factores de mediación del valor que los clientes dan a cada proceso estratégico de la empresa, independiente del valor que asignan a los productos.

Módulo de costo de calidad

En este módulo el concepto más importante es:

Costo de calidad: es el costo en el que se incurre por no hacer las cosas bien en la primera ocasión.

Los beneficios esperados para la administración en este módulo son:

 Permite tener una visión del costo de no hacer las cosas bien a la primera vez.

 Facilita la identificación de causas y disminuye los costos por fallas en todas las secciones de la empresa.

 Ayuda a analizar tendencias de los costos de prevención evaluación fallas internas y fallas externas en la empresa.

Módulo sistema de indicadores

Este módulo integra un serie de indicadores que cada organización debe seleccionar de tal manera que se propicie el mejoramiento continuo.

Los beneficios esperados para la administración en este módulo son:

 Permite destacar áreas de mejora en los procesos, productos y actividades realizadas en la empresa.

 Ayuda a establecer acciones para aprovechar las áreas de oportunidad detectadas.

 Facilita la determinación de las causas reales de cada área de oportunidad detectada.

 Permite medidor el balance de las acciones inmediatas y estructurales acordadas en cada área de la organización.

VENTAJAS DE UN SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE COSTOS

Entre las principales ventajas que brindan un sistema de administración de costos se pueden mencionar las siguientes:

 Pone en evidencia los costos que no agregan valor
 Identifica los procesos caros o pocos eficientes
 Hace evidente la necesidad de contar con un programa de calidad de entrega a tiempo, de flexibilidad, de automatización, etc.
 Permite auditar inversiones capital
 Identifica los síntomas, problemas y soluciones para desplazarse hacia otros ambientes de manufactura.
 Mejora la actuación en la toma de decisiones
 Permite utilizar un sistema de costos a un nivel estratégico.

Uno de los ocho módulos que integran al SAC es el costeo basado en actividades, que brinda las siguientes ventajas a las empresas.

 Planear, administrar y reducir costos.
 Identificar las actividades que no agregan valor, sin necesidad de esturdíos especiales, y monitorear su posible eliminación para mejorar la liquidez y rentabilidad de la empresa.
 Facilitar el proceso de mejoramiento continuo no solo en programas de reducción de costos, que en muchos de los casos pueden ser temporales.
 Hacer evidente la necesidad de un programa de calidad, de entrega a tiempo, etc.
 Identificar y medir correctamente los costos de calidad como un elemento del costo del proceso productivo y del producto.
 Identificar los costos de los recursos consumidos por las actividades y determinar la eficiencia de estas.
 Identificar oportunidades de inversión y cuantificar los costos de la mala calidad y entrega a destiempo.

Uno de los retos que las empresas tienen para mejorar su rentabilidad y competitividad es abandonar el concepto de solo acumular costos y adoptar la administración de costos sistema que facilita la implantación de estrategias que conducen a la mejora continua e incrementan la rentabilidad y la liquidez de la empresa.

Fundamentos del costeo basado en actividades:

Una de las principales tecnologías que responden a este nuevo sistema de costos para incrementar la competitividad de las empresas es el conteo basado en actividades, herramientas que facilita el proceso de toma de decisiones, así como el diseño de estrategia de las empresas. Al ofrecer información más exacta y confiable acerca de los costos que los otros sistemas de información tradicionales donde el método de asignación de los costos indirectos es totalmente arbitrario.

Hasta hace poco muchas empresas utilizaban las horas de mano de obre directa como variable fundamental para asignar los costos a los productos.

Síntomas de un sistema de costos ineficiente:

Se analiza la naturaleza del sistema de conteo ineficiente que con frecuencia se encuentra en los sistemas tradicionales de costos, por no llevar a cabo un correcto señalamiento de los gastos indirectos de fabricación así como de los gastos de operación que incluyen los gastos de venta y de administración.

A continuación se mencionan los síntomas más comunes de un sistema de costos ineficiente, que demandan el cambio a un sistema de administración de costos.

En relación con el rendimiento:

 Productos difíciles de hacer que se reportan como muy redituables aun cuando nos se les cargue un margen extra.
 Márgenes de utilidad que son difíciles o imposibles de explicar.
 Cuando los gerentes desean eliminar productos que el sistema de costos reportar con productos de buen rendimiento.
 La mezcla de productos tiende a conformase con productos redituables; sin embargo, las utilidades totales aumentan.

En relación con la competencia:

 Poca competencia en productos que reportan grandes márgenes de utilidad.
 La competencia pone precio muy bajos a sus productos de alto volumen
En relación con las decisiones sobre precio del productos:

 Frecuentemente se pierde o se gana con bajo o alto precio.
 Los clientes no disminuyen sus compras cuando se aumenta el precio.

En relación con los inventarios:

 Grandes e inesperados ajustes de inventarios
 Reporte de auditores que describen controles de inventarios no adecuados

En relación con los costos:

 Grandes variaciones de costos
 Demoras y dificultad para obtener respuestas sobre sostos
 El personal contable pasa mucho tiempo desarrollando estudios especiales de costos.
 Tendencias a mayores tasas de fabricación.

En relación con los usuarios:

 Poco interés de los gerentes hacia presupuestos y reportes de costos.
 Los gerentes e ingenieros tienen su sistema privado de costos.

En relación con los cambios:

 Cambios en productos, competencia, estrategia regulación tecnología, compras, producción, mercadotecnia, distribución, actividades de apoyo o diseño organizacional, sin cambios del sistema de costos.

Conceptos básicos del costeo basado en actividades

Peter Drucker, experto reconocido internacionalmente en el aérea del administrador, señala el crecimiento del costeo basado en actividades así como la administración basada en actividades.

El análisis de una empresa en funciones, procesos y actividades.

El objetivo del costeo en actividades es identificar todas las actividades de una organización, para lo cual enfoca su atención en los factores que provocan que los recursos se consuman en las actividades y en la identificación exacta de los costos para facilitar las decisiones administrativas.

Enfoque en los recursos

El costeo basado en actividades y la administración suponer que los administradores deben enfocar su atención en el control de los recursos que se consumen en la empresa a través de las diferentes actividades.

Asignación de procesos

Mientras que los costos variables y a la mano de obra pueden ser asignados directamente a las unidades de productos, los gastos indirectos de fabricación son asignados mediante la utilización de otros métodos. Este proceso básico es el mismo tanto en el sistema tradicional como en el sistema del costeo basado en actividades; la diferencia radica en la forma en que se hacen las asignaciones, ya sea utilizando unidades o algún generador de costos.

Costo variables directos de manufactura

El modelo tradicional que ha utilizado por décadas la administración de costos ha clasificado los materiales y la mano de obra como costos variables y directos.

Otros costos directos de manufactura

Algunos costos directos de manufactura pueden asignarse a un producto pero no varían con el volumen. Estos costos fijos pueden ser asignados sin dificultada a un producto en particular.

Costos del producto vs costo del periodo

Los sistemas tradicionales de contabilidad de costos diferencian los costos del producto y del periodo utilizando las definiciones básicas de la contabilidad financiera.
Costos directos de administración y venta

Además de los costos de fabricación, hay costos que deben asignarse a un producto o líneas de productos, los cuales se efectúan en las áreas de administración y ventas de la compañía.

Exactitud vs presión

Con frecuencia se trata de encontrar respuestas de cuatro cifras decimales, pro se ignora la presión de la información utilizada para hacer dicho calculo.

Atribución vs asignación

El gran reto de las empresa al momento de costear sus productos no es la materia prima o mano de obra directa, pues estos son costos perfectamente identificables a un determinado producto; por el contrario, los gastos indirectos de fabricación han sido desde hace mucho tiempo el centro de una discusión en el momento de incluirlos en el costo del producto.

Para calcular la tasa de asignación de los costos indirectos de un conjunto de actividades, el procedimiento es el siguiente:

1. Se deben identificar las actividades con suma precisión
2. Los costos deben ser asignados a cada una de las actividades.
3. Todas las actividades son agrupadas en conjuntos en función de la relación que guarden entre si.
4. Los cotos de las actividades agrupadas deben consolidarse para determinar el costo de cada conjunto.
5. Se debe calcular la tasa de asignación del conjunto.

Secuencia lógica del costeo con base en actividades

A continuación se expone la secuencia que es el fundamento de este sistema de costo:

 Una empresa trabaja por medio de su estructura organizacional que se definida por localización línea de productos etc.
 En el proceso de diseñar, producir, vender y entregar, se cruza la estructura organizacional.
 Las actividades consumen recursos
 Los productos consumen actividades
 Se costea la actividad
 Se costea el producto

La técnica del costeo basado en actividades

Como antes se mencionó, el sistema de costeo tradicional se basa en el supuesto de que todos los gastos indirectos de fabricación son generados conforme el producto pasa por su proceso de producción. Esta visión resulta incorrecta puesto que:

 Existen gastos indirectos de fabricación que son independientes al número de unidades producidas.