CAJA Y BANCOS

La definición del rubro Caja y Bancos:

El dinero en efectivo en Caja y Bancos del país y del exterior y otros valores de poder cancelatorio y liquidez similar

Los componentes del rubro son:

a) Efectivo en moneda nacional
b) Efectivo en moneda extranjera
c) Saldos en bancos en cuentas corrientes
d) Cheques corrientes

Se incluyen conceptos líquidos como dinero en caja, saldos en bancos en cuenta corriente, cheques corrientes; pero no se incluyen los depósitos en caja de ahorro y los depósitos a plazo fijo por no tener la característica de medio pago.

CONTROL INTERNO. 

PRINCIPIOS Y PROCEDIMIENTOS INHERENTES.

SUBSISTEMA DE BANCO.
Efectivo en Banco

a. Es preciso que exista control de los cheques emitidos, cargados por el Banco, caducados y cancelados.

b. Al menos una persona de los que firman los cheques, tiene que revisar los documentos que dan origen a la emisión de éstos, antes de firmarlos.

c. Las operaciones de las cuentas bancarias deben conciliarse periódicamente y dejarse evidencia de las conciliaciones de todas las cuentas de Efectivo en Banco, mensualmente.

d. En el caso de las operaciones en moneda extranjera, los pagos efectuados deben corresponderse con los conceptos y los montantes aprobados en los presupuestos correspondientes.

e. En las unidades presupuestadas, es imprescindible la actualización del Control de Recursos Presupuestarios de Salarios, Otros Gastos e Inversiones Materiales.

f. Por los aportes operacionales realizados en divisas debe recibirse el contravalor de la moneda nacional correspondiente y por los cheques e importes recibidos para adquisición de bienes debe aportarse dicho contravalor.

g. Los funcionarios autorizados para firmar cheques no pueden contabilizar estas operaciones.

h. En las unidades presupuestadas deben compatibilizarse las informaciones de la Contabilidad Presupuestaria y de la Patrimonial.

LA ADMINISTRACIÓN DEL EFECTIVO

La administración del efectivo es de principal importancia en cualquier negocio, porque es el medio para obtener mercancías y servicios. Se requiere una cuidadosa contabilización de las operaciones con efectivo debido a que este rubro puede ser rápidamente invertido. La administración del efectivo generalmente se centra alrededor de dos áreas: el presupuesto de efectivo y el control interno de contabilidad.

El control de contabilidad es necesario para dar una base a la función de planeación y además con el fin de asegurarse que el efectivo se utiliza para propósitos propios de la empresa y no desperdiciados, mal invertidos o hurtados.

La administración es responsable del control interno es decir de la y protección de todos los activos de la empresa.

El efectivo es el activo más líquido de un negocio. Se necesita un sistema de control interno adecuado para prevenir robos y evitar que los empleados utilicen el dinero de la compañía para uso personal.

Los propósitos de los mecanismos de control interno en las empresas son los siguientes:

 Salvaguardar los recursos contra desperdicio, fraudes e insuficiencias.

 Promover la contabilización adecuada de los datos.

 Alentar y medir el cumplimiento de las políticas de la empresa.

 Juzgar la eficiencia de las operaciones en todas las divisiones de la empresa.

El control interno no se diseña para detectar errores, sino para reducir la oportunidad que ocurran errores o fraudes. Algunas medidas del control interno del efectivo son tomar todas las precauciones necesarias para prevenir los fraudes y establecer un método adecuado para presentar el efectivo en los registros de contabilidad. Un buen sistema de contabilidad separa el manejo del efectivo de la función de registrarlo, hacer pagos o depositarlo en el banco. Todas las recepciones de efectivo deben ser registradas y depositadas en forma diaria y todos los pagos de efectivo se deben realizar mediante cheques.

La administración del efectivo es una de las áreas más importantes de la administración del capital de trabajo. Ya que son los activos mas liquido de la empresa, pueden constituir a la larga la capacidad de pagar las cuentas en el momento de su vencimiento. En forma colateral, estos activos líquidos pueden funcionar también como una reserva de fondos para cubrir los desembolsos inesperados, reduciendo así los riesgos de una “crisis de solvencia”. Dado que los otros activos circulantes (cuentas por cobrar e inventarios) se convertirán finalmente en efectivo mediante la cobranza y las ventas, el dinero efectivo es el común denominador al que pueden reducirse todos los activos líquidos.

La administración eficiente del efectivo es de gran importancia para el éxito de cualquier compañía. Se debe tener cuidado de garantizar que se disponga de efectivo suficiente para pagar el pasivo circulante y al mismo tiempo evitar que haya saldos excesivos en las cuentas de cheques.

El efectivo se define a menudo como “un activo que no genera utilidades”. Es necesario para pagar la mano de obra y la materia prima, para comprar activos fijos, para pagar los impuestos, los dividendos, etc.

FLUJOS DE EFECTIVO EN MONEDA EXTRANJERA

Los flujos de efectivo procedentes de transacciones en moneda extranjera se convertirán a la moneda funcional de la entidad aplicando al importe en moneda extranjera la tasa de cambio entre ambas monedas en la fecha en que se produjo cada flujo en cuestión.

Los flujos de efectivo de una subsidiaria extranjera se convertirán utilizando la tasa de cambio entre la moneda funcional y la moneda extranjera, en la fecha en que se produjo cada flujo en cuestión.

Las pérdidas o ganancias no realizadas, por diferencias de cambio en moneda extranjera, no producen flujos de efectivo. Sin embargo, el efecto que la variación en las tasas de cambio tiene sobre el efectivo y los equivalentes al efectivo, mantenidos o debidos en moneda extranjera, será objeto de presentación en el estado de flujo de efectivo para permitir la conciliación entre las existencias de efectivo al principio y al final del periodo.

El efectivo en moneda extranjera no se usa generalmente, excepto para los hoteles que descuentan el impuesto al valor agregado (IVA) al extranjero que paga en efectivo con dólares americanos.
SALDOS EN CUENTAS CORRIENTES

Estos son depósitos corrientes que pueden ser utilizados en cualquier momento a voluntad y requerimiento del titular de la cuenta. Es una forma de capacitación de depósitos que constituyen un servicio que ofrece el banco y al cual acuden y se acogen los clientes debido a la confianza, comodidad, seguridad y el control que se le da a los fondos que ponen bajo la custodia del banco. Los saldos en este tipo no ganan intereses y prácticamente el banco no cobra por este servicio.

1) Los cheques corrientes o también llamados normales: son los emitidos por los titulares de cuentas bancarias, a los efectos de ser abonados a otro individuo, de los depósitos ahorrados por éste en las cuentas bancarias del banco.

CHEQUES CORRIENTES Y ESPECIALES

Cheques Corrientes:

Menciones Obligatorias: El cheque no es valido si no contiene las siguientes menciones:
La denominación de “cheque”; debe estar incluida en el texto mismo del título.

El mandato puro y simple de pagar una suma determinada: el mandato dado al librado por el librador se expresa con el término “Páguese” insertado en el título, seguido de la indicación del monto de la suma de que es acreedor el beneficiario del cheque. La suma se indica en letras en el cuerpo del título y en cifras a la derecha del encabezamiento.

El nombre del librado que debe pagar, es decir, el nombre comercial del banco o del establecimiento asimilado donde el librador del cheque tiene una cuenta abierta a su crédito.

La indicación del lugar en que habrá de efectuarse el pago. Si el librado es un establecimiento bancario importante, con múltiples sucursales, la indicación del lugar del pago corresponderá a la dirección de la agencia donde el librador tiene la cuenta abierta crédito.

La indicación de la fecha y el lugar en que ha sido creado el cheque. Esta indicación está expresada con la fecha actual. El cheque no tiene fecha de vencimiento porque es pagadero a la vista de su emisión.

La firma de quien emite el cheque (librador). Expresa el compromiso del librador respecto del librado que ha recibido mandato de pagar una suma determinada a favor del beneficiario del cheque. La firma del librador ha de ser puesta, obligatoriamente, a mano.

La designación del beneficiario. Se determina por el objeto del mandato dado al librado