CODIFICACIÓN DE DATOS

Los sistemas de codificación identifican mediante el uso de símbolos como letras y/o números, elementos de un conjunto o subconjunto y los relacionan a otros elementos del mismo conjunto o subconjunto. El funcionamiento efectivo de un sistema contable sería imposible si todas las transacciones contables no fuesen identificadas y codificadas de alguna forma, por ejemplo, para grabar la referencia de una factura, el contador asigna a un documento una cadena de caracteres de la forma FC-XXXXX con el número de la factura correspondiente y este proceso se realiza para cada documento, sean giros, notas de débito, notas de crédito u otros documentos; se asigna una numeración correlativa a los documentos para controlar su uso, evitar su pérdida, facilitar su búsqueda, declarar cualquier pérdida, extravio o mal uso. En todo momento, se debe tener presente que un computador únicamente puede identificar y operar los datos si éstos han sido previamente almacenados bajo un esquema lógico de organización. Los factores a considerar para la selección de un determinado método de codificación son: el sistema elegido debe cumplir con los requerimientos de procesamiento de información y en segundo término, prever si ¡os códigos serán procesados manualmente o a través de un computador.

CARACTERÍSTICAS BÁSICAS DE UN SISTEMA DE CODIFICACIÓN

Todo sistema de codificación debe poseer una serie de características mínimas, a fin de que sea adoptado como método de procesamiento para la información. Dentro de esas características podemos encontrar:

PRECISIÓN DEL CÓDIGO

La precisión del código significa que un sistema de codificación debe aceptar una sola-codificación correcta para cada elemento de un conjunto. Por ejemplo: a cada persona que abra una cuenta corriente en un banco, debe asignársele un sólo código, y éste debe ser único para esta cuenta, por lo que no podrá ser utilizado en otra cuenta que abra el mismo cliente, o para otro cliente.

FLEXIBILIDAD

La flexibilidad significa que la estructura del código debe aceptar más elementos en caso de que se necesite agregarlos. Uno de los problemas más comunes que se presentan en los códigos contables, es la falta de flexibilidad de los códigos asignados, al no tomar en cuenta las operaciones futuras de la empresa. Tomando el ejemplo de un código contable tenemos dos situaciones:

Un código conciso establece que no se deben adicionar códigos que no tengan relevancia al momento de identificar un elemento dado, es decir, cada elemento del código debe ser identificado claramente y que no se preste a confusión.

SIGNIFICATIVO

Para que un código se considere significativo, el mismo debe indicar alguna característica diferencial de los elementos que se están codificando. De esta forma, se podrá distinguir o identificar por el código, la transacción que se está procesando.

OPERABILIDAD

La operabilidad de un sistema de codificación implica que los códigos definidos puedan ser manejados fácilmente por un sistema mecanizado de cómputo. Debe tomarse en cuenta que una computadora entiende principalmente códigos que sean de fácil operabilidad.

SISTEMAS DE CODIFICACIÓN

Hasta ahora se han visto las características que deberían tener los diferentes métodos de codificación y sus correspondientes códigos, veamos ahora cuáles son estos métodos y en qué casos resulta beneficioso su aplicación. Los métodos que se estudiarán son los siguientes:

  • Secuencial
  • Por bloques
  • Por grupo
  • Alfabético numérico
  • Nemotécnico
  • Con dígito de verificación
  • De consonantes
  • Fonético
  • De barras

SECUENCIAL

El método de codificación secuencia! consiste en la asignación consecutiva de un número a una lista de elementos a partir de un número predeterminado.

Ventaja:

Útil en listas cortas

Desventaja:

  •  No se pueden formar grupos para clasificar los elementos

POR BLOQUES

Representa una derivación del secuencia!, ya que bajo este método los códigos se asignan secuencialmente, pero en bloques de dígito S.A consecutivos que identifiquen alguna característica del elemento a codificar, por ejemplo, tipo de articulo, localización geográfica, etc.

Ventaja:

  • Útil en el procesamiento de listas cortas

Desventaja:

  •  Pueden presentarse problemas de flexibilidad

POR GRUPO

El método de codificación por grupo, es otra derivación de la codificación secuencia! y consiste en la asignación de un código subdividido en clasificaciones sucesivas que abarcan cada vez un mayor número de posiciones, y que sirven para identificar un grupo de funciones o características homogéneas.

Ventajas:

  •  Facilidad de expansión
  • Rapidez en el procesamiento de los datos

Desventaja:

Si no es definida adecuadamente la estructura del código, pueden presentarse problemas de expansibilidad y confusión en su uso

ALFABÉTICO NUMÉRICO

Bajo el método de codificación alfabético numérico, se asigna un código alfabético tomando en cuenta el nombre del elemento de la lista y una codificación numérica, que tiene en cuenta las demás características de los elementos de la lista.

Ventaja:

  •  Útil en el procesamiento de listas cortas

Desventaja

  • Pueden presentarse problemas de expandibilidad si la estructura del código n» es adecuadamente definida.

NEMOTÉCNICO

El método de codificación nemotécnico efectúa una combinación de números y letras, para identificar por varias características a cada uno de los elementos. Su aplicación es sumamente útil en aquellas empresas que manejan una gran variedad y cantidad de ítems, tales como las ventas de repuestos para vehículos o los inventarios de una ferretería. Su objetivo es identificar el código con los elementos que representa y facilitar su aprendizaje y memorización.

Ventaja:

  •  Sumamente útil cuando los ítems a manejar son numerosos

Desventaja:

  •  La codificación de los Ítems puede ser engorrosa y compleja

CON DÍGITO DE VERIFICACIÓN

El método con dígito de verificación consiste en agregar un número o letra a una secuencia de caracteres con base en un algoritmo predefinido y calculado, por el computador, ello para asegurar la validez de los datos que ingresan al sistema. Nace a rafz de los errores que pueden producirse en el ingreso de los datos. Antes de dar un ejemplo, expliquemos las errores más comunes que se pueden presentar en el manejo de los datos:

Trascripción

El error consiste en escribir un carácter equivocado al transcribir el código en la posición del carácter correcto. Ejemplo:
colocar 12845 en lugar de 12345

Transposición simple o doble

Consiste en la inversión de dos dígitos adyacentes. Ejemplo;
colocar 12543 en vez de 12345

Error al azar

Es una combinación de los dos errores explicados anteriormente. Ejemplo:

Colocar 73245 en vez de 12345 Estadísticamente la proporción de los errores más comunes es la siguiente: (aproximadamente)
Transpiración 87%
Transportasicion 8%
Al azar 5%

DE CONSONANTES

El método de codificación por medio de consonantes consiste en eliminar todas las vocales posteriores a la primera letra de la palabra. No se debe suprimir la primera letra, sea ésta una consonante o una vocah”

Ventaja.

Facilidad en su aplicación

Desventaja

  • Uso limitado
  • Requiere conocimiento del método para que tenga significado

FONÉTICO I

El método de codificación fonética es un método que codifica los nombres de los elementos de acuerdo con su sonido. También es conocido como “método soundex”. Debe mantenerse la primera letra de la palabra, sea vocal o consonante.

Ventaja:

Útil para una búsqueda alfabética en una lista

Desventaja:

  • Aplicable a situaciones muy especificas

FLEXIBILIDAD

Flexibilidad un código contable debe permitir agregar nuevas clasificaciones o detalles.

ADECUADA CLASIFICACIÓN

Adecuada clasificación un código contable debe estar clasificado de acuerdo con las normas contables.
JERARQUIZADO

Jerarquizacion el código contable debe establecer subdivisiones para cada uno de los grupos y subgrupos que conforman los estados financieros.

CLARIDAD EN LAS DESCRIPCIONES

Claridad en las descripciones un código contable debe explicar claramente el titulo de cada una de las cuentas que lo integren.

DISEÑO DE UN CÓDIGO DE CUENTAS

Para elaborar el código contable de una compañía, el contador debe seguir una serie de pasos mínimos con objeto de confeccionar la estructura da las cuentas. Pasos a seguir para elaborar la estructura da las cuentas que servirá para el registro de las operaciones.

SISTEMA DE CONTABILIDAD POR ÁREA DE RESPONSABILIDAD

La aplicación de los sistemas de contabilidad por área de responsabilidad, define las diferentes unidades de la organización como centros de costos, de utilidad o centros de inversión. El objetivo principal de un sistema de contabilidad por área de responsabilidad, es el evaluar el desempeño de los empleados de la organización. La evaluación del desempeño, es un proceso que requiere la definición inicial de lo que constituyen las metas u objetivos de la organización. Una vez definidas las metas y objetivos, tenemos que controlar y evaluar el cumplimiento de las mismas. El proceso de control nos llevará al establecimiento de comparaciones, que servirán de base para el proceso de toma de decisiones.

PRINCIPALES ÁREAS DE UNA EMPRESA

Hemos explicado que las empresas realizan distintas funciones comunes a todas ellas. Estas funciones se cumplen a través de la separación de todas las actividades en áreas comunes o áreas de responsabilidad.

Las áreas de responsabilidad se definen como un conjunto de actividades que son llevadas a cabo por un grupo de empleados o personas en la empresa. Dentro del área contable, el departamento de costos, por ejemplo, puede verse como un área de responsabilidad. Para aplicar el concepto de área de responsabilidad, los gerentes recurren normalmente al diseño de la organización el cual es plasmado en los organigramas o gráficos de organización. Esencialmente, los organigramas muestran la forma en la cual se dividejia empresa, en la que se observa ciertas áreas que son comunes.

Para establecer un sistema de contabilidad por área de responsabilidad, en la organización deben existir metas y objetivos para medir su desempeño. Las empresas tienen objetivos y propósitos relacionados con su finalidad, es decir, las empresas existen porque persiguen un fin.

Los objetivos y propósitos incluyen el obtener el máximo beneficio para sus accionistas; de esta manera el trabajo de los administradores consiste en lograr un equilibrio entre los diferentes objetivos de la empresa. Para poder cumplir con sus objetivos, las empresas deben realizar diversas operaciones en el curso de sus negocios, estas operaciones principalmente consisten en comprar y vender para el caso de empresas comerciales, incluyen la fabricación para el caso de empresas industriales, y la prestación de servicios para las empresas de servicios.

ÁREA DE PRODUCCIÓN

Producir: significa fabricar, transformar materia prima en productos terminados, prestar servicios. El área de producción para una empresa manufacturera, se especializa en función de la naturaleza del proceso y se distinguen por ello, diferentes áreas de responsabilidad. En la figura V-;2 le muestra el gráfico de organización del área de producción de una empresa manufacturera.

Como se puede observar, las áreas de responsabilidad se encuentran en función del proceso de fabricación de los productos, por lo cual existe un área que se responsabiliza del control de las existencias o materiales. Este diseño organizacional de áreas de responsabilidad para producción, varia sustancialmente en una empresa publicitaria dphido a que en esta su objetivo principal es el prestar un servicio, por eso la organización de los departamentos relacionados con el área de producción, es diferente para cada empresa.

ÁREA DE FINANZAS Y CONTROL

Área de finanzas y control tiene como objetivo administrar y controlar los recursos económicos financieros que soportan las actividades de todas las unidades en la empresa.

Dentro de las actividades del área de finanzas y control podemos encontrar las siguientes:

  •  Administración del efectivo
  • Análisis financiero y presupuestario
  • Fijación de políticas de crédito
  • Control presupuestario
  • Relaciones con inversionistas
  • Fijación de políticas contables

ÁREA COMERCIAL

Área comercial tiene como objetivo principal el fijar políticas para el mercadeo, distribución y venta de los bienes o servicios.

CENTROS DE RESPONSABILIDAD

Centros de responsabilidad agrupación de empleados y sus actividades en forma homogénea, de tal forma que todos actúen hacia una meta u objetivo común.

Se pueden distinguir las siguientes unidades en el área” de contabilidad:

  • Contabilidad de impuestos
  • Contabilidad de nómina
  • Contabilidad general
  • Contabilidad de ingresos
  • Contabilidad de pasivos
  • Contabilidad de costos

 

Cada una de las unidades anteriores pueden ser tomadas como centros de responsabilidad y los empleados asociados a cada una de ellos tendrán como objetivo común la responsabilidad de la unidad a la cual pertenecen; sin embargo, dentro de cada centro de responsabilidad así definido, tendremos por ejemplo que contabilidad general se subdivide en las siguientes funciones:

  • Reportes financieros
  • Activos e inversiones
  • Conciliaciones bancarias

De esta forma, el concepto de área de responsabilidad es flexible en el sentido de poder aplicarlo a un grupo de unidades o sub-unidades de la organización. Veamos seguidamente los tipos de centro de responsabilidad que podemos identificar en una organización.

CENTROS DE COSTOS

Un centro de costos se define como una unidad o un grupo de unidades que se caracterizan por acumular únicamente costos. Los departamentos o unidades que son considerados como centros de costos, normalmente tienen actividades que soportan y ayudan a una X función relacionada con las tres áreas principales explicadas anteriormente. Un departamento de contabilidad es básicamente un centro de costos, de tal forma que las unidades que lo componen, acumulan costos y gastos. En este sentido, los centros de costos tienen la responsabilidad de controlar los costos que generan en forma individual a través de la comparación con presupuestos preestablecidos.

CENTROS DE UTILIDAD

Un centro de utilidad va más allá del concepto de costos, porque aparte de controlar éstos, también son responsables de los ingresos generados por las unidades. Por esta razón, los centros de utilidad tienen una doble responsabilidad en el sentido de controlar dos variables que influyen en la utilidad que reporte cada área. Las empresas o conglomerados empresariales que tienen diversificadas sus actividades en distintos tipos de negocios, necesariamente aplican el concepto de centros de utilidad.

CENTROS DE INVERSIÓN

Un centro de inversión se mide por la utilidad que genera y por la inversión que eáP necesaria efectuar para producir las utilidades. Por esta razón, la medida de actuación de unir centro de inversión se da por la relación entre el capital invertido y la utilidad generada.

DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTABILIDAD POR ÁREA DE RESPONSABILIDAD

Hasta ahora, se han visto los conceptos básicos que rigen para un sistema de contabilidad por área de responsabilidad. El diseño de un sistema de este tipo debe contemplar las siguientes pasos:

  •  Diseño del código contable
  • Establecimiento de medidas de control
  • Evaluación y seguimiento

DISEÑO DEL CÓDIGO CONTABLE

El diseño del código contable consiste en la asignación de una clasificación adecuada a cada una de las cuentas de un código contable para que sea utilizado como una medida de control y evaluación del desempeño. Siguiendo la metodología explicada en el capitulo 9, los pasos a seguir son los siguientes:

Paso 1:
Especificar o asignar en primer lugar números a los grupos generales de partidas, tanto del balance general como del estado de ganancias y pérdidas.

Paso 2:

Definir o especificar el formato del código contable en dígitos y niveles, esta definición estará siempre sujeta a ¡a flexibilidad que tenga el software contable que se esté usando, en la definición de los. parámetros de las cuentas.

Paso 3:

Una vez definidos el paso I y 2, debemos empezar a desarrollar el código contable propiamente dicho, de acuerdo con las clasificaciones dadas por la teoría contable y las necesidades de información de la empresa. Cada clasificación puede variar en el grado de nivel de detalle.

MEDIDAS DE CONTROL

Las medidas de control se establecen para asegurarse de que los objetivos planteados se* están cumpliendo de acuerdo con lo planificado inicialmente. De esta forma, se tendrá que el primer paso debe ser diseñar una estructura adecuada de informes que serán utilizados como puntos de chequeo o de control.

Informe de ejecución análisis comparativos que preparan los gerentes, para mostrar el desenvolvimiento del negocio y evaluar las metas cumplidas.

IMPORTANCIA DE CONTROLAR LOS FORMULARIOS

Existen algunas señales que indican la necesidad del implantar el control de los formularios, éstas son las siguientes:

  • Formularios diseñados a mano y reproducidos por fotocopiadora.
  • Aulorizaciones en el cuerpo del formulario que no se entienden.
  • Omisión de detalles importantes para procesar la información, como por ejemplo: fecha, persona que inicia la transacción o autorizaciones.

 

  • Falta de prenumeración.
  • Formularios con espacios reducidos o inadecuados.
  • Errores en el llenado de los formularios, debido a mala explicación daños campos.
  • Formularios no codificados.
  • Poca estética en el diseño de las formas.
  • Formulario en el cual falta la identificación de la empresa a la cual corresponde.

Todas estas señales hacen que surja la necesidad de implantar un adecuado control sobre las formas. Veamos primero las principales áreas de una empresa y los formularios aplicables para cada una de ellas.

• Área de efectivo
• Área de compras e inventarios
• Área de personal
• Área de distribución y comercialización

AREA DE EFECTIVO

El manejo del efectivo y las transacciones con él realizadas y todo el proceso que se debe llevar a cabo para su disposición, requiere que se implanten controles para evitar fraudes o disposiciones no autorizadas.
Ingresos de efectivo que están constituidos por todos los montos que recibe una empresa por concepto

Egresos de efectivo, constituidos por todos los desembolsos que debe efectuar una empresa por la adquisición de bienes o servicios.
Algunos de los formularios comúnmente usado; para controlar los ingresos y egresos de efectivo son los siguientes:

  •  Vales de caja
  • Recibos de caja chica
  • Reposición de fondo fijo
  • Orden de pago
  • Arqueo de fondos fijos
  • Planillas de depósito
  • Avisos de cheques devueltos
  • Movimiento diario de caja

ÁREA DE COMPRAS E INVENTARIOS

Manejo de comprase inventarios la empresa debe poder determinar las mejores condiciones para efectuar adquisiciones de bienes y servicios.

Los objetivos del sistema de control para los formularios de compras e inventarios, deben ser los siguientes:

  •  Asegurar que las compras se realizan en las cantidades precisas, con la calidad adecuada y en la oportunidad que se requiere.
  • Realizar únicamente las compras que se requieren y no compras en exceso.
  • Tomar en cuenta los descuentos que se deben aprovechar de los proveedores.

Los principales formularios aplicables para las compras y manejo de inventarios, son los siguientes:

  • Requisición de materiales
  • Órdenes de compra
  • Entradas al almacén
  • Salidas del almacén
  • Tarjetas de inventario
  • Notas de entrega de mercancía

El ciclo de una compra se inicia con la emisión de una requisición de materiales. Este documento es la via por, la cual se notifica al departamento de compras, acerca de las necesidades que existen del uso de un bien o recepción de un servicio. Una vez que la requisición de materiales es emitida por la unidad solicitante, ésta debe ser enviada al departamento de compras, previa aprobación de las personas que tienen autorización de acuerdo con las políticas establecidas por la empresa.

El departamento de compras debe elaborar normalmente una orden de compra, debe especificar aspectos tales como: cantidad requerida, calidad y/o descripción detallada del bien o servicio, condiciones de entrega y cualquier otra información que sea relevante para procesar la orden de compra. Es una práctica saludable que toda orden de compra, esté prenumerada y se controle su correlatividad en forma minuciosa. Otra información que debe contener una orden de compra, es la referente a la unidad solicitante.

AREA DE PERSONAL

Area de personal maneja y controla el personal de la empresa, sus datos, su ingreso, egreso, evaluación y todas las actividades relacionadas.

Los objetivos que deben cubrir los formularios del área de recursos humanos o de personal, son los siguientes:

  • Recopilar toda la información referente a los datos del personal.
  • Procesar los ingresos y egresos del personal.
  • Controlar los desembolsos que se originan por los pagos al personal, f
  • Manejar todas las actividades de reclutamiento, selección, evaluación y diseño de carrera del personal.

    En el proceso de manejo y control del personal, se pueden identificarse entre otros los siguientes tipos de ((formularios:

  • Solicitud de empleo
  • Ficha del trabajador
  • Recibo de pago
  • Planificación de vacaciones
  • Contrato de trabajo
  • Evaluación del personal
  • Requisición de personal
  • Liquidación de prestaciones
  • Control de asistencia
  • Tarjeta de tiempo

Cada empresa puede establecer otros formularios en el área y éstos, deben estar sujetos a las necesidades específicas de cada organización.

ÁREA DE DISTRIBUCIÓN Y COMERCIALIZACIÓN

Otra área en la cual podemos identificar formularios aplicables a cada uno de los procesos, está relacionada con todo el proceso de ventas y lo que implica las actividades previas y posteriores a la misma.

Los formularios que se diseñan para el área de deben’ distribución y cumplir con los siguientes objetivos;

  • Controlar las entradas y salidas de los inventarios por operaciones de ventas todo el proceso de venias.
  • Controlar el proceso de facturación
  • Efectuar un seguimiento a los pedidos que realizan los clientes
  • Cumplir con el manejo de las políticas de inventario

Debido a que en este renglón están involucradas cifras importantes por el manejo de los inventarios, los, controles que se plasmen en los formularios deben hacer énfasis en la custodia y protección de tales activos. A continuación nombraremos algunos formularios que deben ser llevados en ésta área:

  •  Nota de entrega de mercancías
  • Factura
  • Orden de pedido
  • Transferencia entre almacenes
  • Cotizaciones
  • Reporte de vendedores
  • Arqueo de facturas

TÉCNICAS PARA EL DISEÑO DE FORMULARIOS

Una de los conceptos que requiere la aplicación de ciertas técnicas es el referente al diseño de formularios. En esta sección, se expondrá una serie de herramientas que ayudan a mejorar el proceso para diseñar estos formularios. Cabe la observación inicial de que cualquier técnica no será mejor que el sentido común que se debe aplicar a la elaboración y confección de tales herramientas.

CARACTERÍSTICAS DE LOS FORMULARIOS

  • Sencillez en su diseño.
  • Cada formulario debe estar diseñado para un procedimiento especifico.El orden en el cual se solicita la información, debe ser realizado en la misma secuencia en la cual se generan los datos.
  • Un mismo empleado no debe validar dos formularios que por razones de control interno, sean incompatibles. Por ejemplo, la persona que conforma un informe

CLASIFICACIÓN DE LOS FORMULARIOS

De acuerdo a su presentación pueden ser:

Los formularios simples son aquellos documentos que están representados por una sola forma y que no poseen copias anexas. En algunos casos, tales como los depósitos a una cuenta de ahorro, requieren de una sola hoja y queda evidencia del depósito en la libretas correspondiente. Las cartas con membrete de una empresa, son otro ejemplo de este tipo de formularios.

Los formularios compuestos poseen más de una hoja y son elaborados con base en un formato predefinido y bajo un esquema de almacenamiento o archivo especial. Dentro de este renglón, podemos distinguir los siguientes tipos:

  • De bloques
  • Talonarios
  • Juego listo o snap out
  • Formas continuas

De acuerdo a su uso pueden ser:

  • Para originar una acción
  • Para registrar una acción
  • Para informar resultados

DISEÑO DE FORMULARIOS

Todo formulario debe seguir una serie de principios básicos para su diseño, estos principios deben tener en cuenta los aspectos de funcionalidad y eficiencia de los procedimientos involucrados. Todo formulario debe cumplir a menos con los siguientes principios:

  •  Facilidad para su relleno
  • Reducción de las posibilidades de error
  • Estética
  • Reducción de costos

De los principios antes nombrados algunos pueden parecer obvios, sin embargo, es común que en la práctica sean pasados por alto al momento de elaborar o diseñar un formato. Antes de analizar cada uno de los principios, primero analicemos las partes que comprende un formulario. El encabezado de un formulario se encuentra siempre en la parte superior y debe contener al menos: el titulo, número y fecha de elaboración del formulario. En algunos casos, otra información puede ser anexada en esta área, tales como observaciones o lugar de emisión. El cuerpo principal contiene la información principal y relevante para procesar el formato. En el caso de una factura, por ejemplo, los campos de: código de producto, unidades, cantidad, precio, total parcial y total general, son absolutamente indispensables. El área de observaciones debe contener cualquier información que se considere necesaria para la elaboración y aclaración de cualquier duda referente a la información contenida en el formulario.

Las autorizaciones son los campos reservados para que las personas involucradas evidencien su aprobación acerca del procesamiento de la información. En la figura 10-4, se muestra un ejemplo de formulario y la identificación de cada una de sus partes.

FACILIDAD PARA SU RELLENO

La primera acción que se lleva a cabo en la confección de un formulario es el diserlo de los campos solicitados. Él espacio de los campos de entrada de un formulario debe ser suficiente para la escritura de los datos solicitados. La falla de espacio hace que la elaboración y calidad del mismo sea deficiente. En este sentido, existen ciertas técnicas básicas para no incurrir en este tipo de errores.

REDUCCIÓN DE LAS POSIBILIDADES DE ERROR

Toda organización debe establecer controles que reduzcan las posibilidades de error. Los errores en muchos casos, se originan por la falta de análisis. En el aspecto relacionado con los formularios, las posibilidades de cometer errores se reducen cuando se establecen sólo aquellos campos que sean necesarios, esto es, que no se recarguen los formularios con campos que no sean utilizados en todo el proceso de su llenado.

Otra de las características que deben tomarse en cuenta al momento de diseñar los formularios es el referente (P la separación entre columnas y líneas utilizadas

ESTÉTICA

Básicamente, este principio establece que un formulario debe tener una buena apariencia física y esto dependerá |de varios factores a considerar, entre los cuales tenemos:

  •  Diseño
  • Reproducción
  • Políticas de imagen empresarial

Reducción de costos

Este principio, tan importante como los anteriores, establece que los formularios deben elaborarse a un mínimo de costos y que al mismo tiempo, cumplan con todas las especificaciones de funcionalidad. Por esta razón, debe tomarse en cuenta el análisis que se desprende de los formularios para tomar decisiones de mejorar, combinar o eliminar los formularios.

DISEÑO DE UN SISTEMA DE FORMULARIOS

Un sistema de formularios comprende todos los formatos, sus prácticas, normas y reglas que rigen todo el manejo de la información escrita, a través de los documentos en la organización. Para diseñar un adecuado sistema de formularios, debemos contemplar las siguientes etapas:

  •  Inventario de formularios
  • Análisis de formularios
  • Clasificación de formularios
  • Codificación de formularios

INVENTARIO DE FORMULARIOS

El primer paso para diseñar un sistema de formularios en una organización, es el elaborar una lista de todos TOS formularios que sean manejados en todos los departamentos. La lista de formularios deberá comprender tanto los que se encuentran diseñados formalmente, como aquellos que sean hechos de manera informal. En este momento, no procederá una evaluación acerca de la continuación de uno a otro formulario, sino únicamente deberán relacionarse. Para realizar este inventario, se pueden considerar los siguientes parámetros de clasificación:

Por áreas o secciones

  •  Para efectuar un inventario bajo este criterio, debe tomarse en cuenta en principio la estructura general del organigrama y empezar a clasificar los formularios con base en la estructura de la organización.
  • Por tamaños.En este caso la clasificación corresponde a una característica física de los documentos, en cuyo caso deberán clasificarse por sus dimensiones.
  • Por cualquier característica física
  • En general, se consideran características físicas el tipo de papel, los colores, o si poseen o no partes desprendibles.
  • Formales e informales
  • Bajo este esquema, los formularios que hayan estado en uso, posean algún tipo de código, y al menos sean preimpresos, se considerarán formales; por el contrario, todos aquellos que fueron hechos en papel y lápiz, deben ‘ ser clasificados como informales.

ANÁLISIS DE FORMULARIOS

Una vez efectuado el levantamiento de todos los formularios que estén utilizándose de una manera formal o informal, debe precederse a evaluar su utilización. Un formulario consta de dos partes desde el punto de vista de la información que posee:

  • Información impresa o fija
  • Información variable o para rellenar

CLASIFICACIÓN DE FORMULARIOS

La clasificación de los formularios, es un proceso por medio del cual se efectúa una agrupación de los formularios con base en un criterio especifico. La clasificación de los formularios puede ser hecha con base en diferentes criterios. Algunos de estos pueden ser:

  • Organigrama de la empresa
  • Grado de intervención de un computador
  • Su tamaño
  • Su propósito
  • El número de copias
  • Combinaciones de los anteriores

CON BASE EN EL ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA

Una de las formas más sencillas de clasificación de los formularios, lo constituye el tomar en cuenta los organigramas de la empresa.

Con base en el grado de intervención de un computador
Bajo este esquema, los formularios pueden clasificarse tomando en cuenta la utilización de un computador para su elaboración, tal como se estudio ya previamente en la primera etapa.

Con base en sus tamaños

Cuando se clasifican los formularios bajo este esquema, las medidas se establecen basadas en las normas emitidas por ISO, organismo internacional para la normalización. También las medidas de un formulario son establecidas con base en pulgadas tanto de ancho, como de alto.

Con base en su propósito

Cuando clasificamos los formularios con base en su propósito, éstos deben ser ubicados tomando en cuenta el objetivo para el cual fueron diseñados.

Con base en el número de copias:

En este caso, los formularios se agrupan como el nombre lo especifica con base en las copias que contiene cada formulario.

CODIFICACIÓN DE FORMULARIOS

Los métodos más utilizados para codificar los formularios son:

  • Método nemotécnico
  • Método de bloques
  • Método alfanumérico

PROCESO PARA EL REGISTRO DE LAS OPERACIONES CONTABLES:

EI registro de las operaciones o transacciones que genera una empresa requiere que los datos sean recolectados, clasificados y codificados para luego, ser registrados. Una de las herramientas principales para el registro de las operaciones, es la cuenta.

La cuenta es el medio de registro para cualquier tipo de operación que pueda afectar los activos, pasivos o el patrimonio de una entidad. Muchas veces se oye a los profesionales de la contaduría, la expresión llevar libros o llevar contabilidades, de esta manera se está expresando que se están efectuando registros en los libros de contabilidad. Los principales libros son el diario, el mayor y el de inventarios y balances. El avance tecnológico ha hecho que no tenga sentido el llevar los registros en forma manual.

IMPORTANCIA DE LOS REGISTROS

Estado de cuenta detalla los movimientos que tuvo una cuenta para un período determinado, y el saldo Final de la misma.

Tipos de cuentas

Cuentas registros detallados que reflejan los cambios en los activos, pasivos y el patrimonio.

TIPOS DE CUENTAS

Cuentas registros detallados que reflejan los cambios en los activos, pasivos y el patrimonio.

CUENTAS REALES

Cuentas reales son aquellas que se utilizan para el registro de todas las transacciones cuentas que afectan | que afectan directamente a un balance general. Ejemplo de estas cuentas son el efectivo, las el balance general. Cuentas por cobrar, los activos fijos, las cuentas por pagar, el capital social y los rubros del superávit.

Por pertenecer al balance general, las cuentas reales pueden ser:

  • Cuentas de activo
  • Cuentas de valuación de activos
  • Cuentas de pasivo
  • Cuentas de patrimonio
  • Cuentas de activo
  • Cuenta de activo bienes y derechos que posee la empresa.
  • Cuentas de valuación de activos:
  • Cuentas de valuación de activos disminuyen el saldo de las cuentas de activo a las cuales valúan.
  • Cuentas de pasivo
  • Cuentas de pasivo representan las obligaciones reales o contingentes pegaderos en una fecha futura.
  • Cuentas de patrimonio
  • Cuentas de patrimonio muestran las cantidades aportadas por los accionistas y las ganancias o perdida ocurrida.

CUENTAS NOMINALES

Cuentas nominales registran las modificaciones al patrimonio de la empresa.

Las cuentas nominales pueden ser clasificadas de la siguiente forma:

  •  Cuentas de ingresos
  • Cuentas de costos
  • Cuentas de egresos

Cuentas de ingresos

Cuentas de ingresos registran los lumentos en el patrimonio o capital contable.

Ingresos operacionales

Ingresos operacionales se originan por operaciones relacionadas con el giro normal de los negocios.

Ingresos no operaciones:

  •  Ingresos no relacionados con el giro normal de los negocios.
  • Cuentas de egresos
  • Cuentas de orden controlan ciertas operaciones o transacciones que no afectan el activo, el pasivo, el patrimonio o las operaciones del periodo.

CUENTAS DE ORDEN

Cuentas de orden controlan ciertas operaciones o transacciones que no afectan el activo, el pasivo, el patrimonio o las operaciones del periodo.

Normalmente, es práctica en algunos casos el no detallar los saldos de las cuentas de orden, y sólo se presenta un total general. Una de las características de las cuentas de orden es que los débitos son iguales a los créditos en las cuentas per-contra. Algunas cuentas de orden de uso común son las siguientes:

  •  Avales y fianzas otorgados
  • Avales y fianzas recibidos
  • Mercancías recibidas en consignación
  • Giros enviados al cobro
  • Cuentas por cobrar condonadas
  • Valores recibidos en garantía
  • Valores entregados en garantía

Todas y cada una con las correspondientes cuentas per-contra.

REGISTRO DE OPERACIONES

Debemos distinguir las siguientes etapas en el proceso de registrar las operaciones:

Por tipo de operación:

  •  Compras de materia prima
  • Facturación
  • Pagos
  • Cobranzas
  • Traspasos de producción
  • Capitalizaciones de activos fijos
  • Acumulaciones
  • Notas de débito y crédito

POR CICLO:

  •  Ciclo de compras y pagos
  • Ciclo de facturación y cuentas por cobrar
  • Ciclo de producción
  • Ciclo de nómina
  • Secuencia
  • Por bloques
  • Por grupos
  • Alfabético-numérico
  • ‘Nemotécnico
  • Con dígito de verificación
  • De consonantes
  • Fonético
  • De barras

ECUACIÓN FUNDAMENTAL

Ecuación fundamental o ecuación contable mide los cambios para cada uno de los elementos de activo, pasivo y patrimonio.

Todas las operaciones que se registran pueden ser medibles en función de la ecuación fundamental o contable. Veamos todos los tipos de movimientos que la pueden afectar.
Aumento en activos

Un aumento en el activo puede generarse por un aumento en el pasivo o en el patrimonio, de esta forma la igualdad se representa de la siguiente forma:

T ACTIVO – T PASIVO = t PATRIMONIO

DISMINUCIÓN DE ACTIVOS

El segundo tipo de operaciones en función de la ecuación fundamental, es el correspondiente a una disminución del activo. Igualmente una disminución de activos puede originar una disminución en pasivos o en patrimonio. La igualdad quedaría asf:

ACTIVO – [ PASIVO = [ PATRIMONIO

AUMENTO DE PASIVOS

El segundo componente de la ecuación fundamental, el pasivo, también puede sufrir aumentos o disminuciones en razón a las distintas operaciones que se llevan a cabo con él. Un aumento de pasivo puede generar un aumento en las partidas de activo, o una disminución del capital contable o patrimonio.

DISMINUCIÓN DE PASIVOS

Otras operaciones susceptibles de registro pueden hacer que el pasivo disminuya, por lo que los otros dos componentes de la ecuación contable también pueden sufrir cambios en su composición. La expresión quedaría asi:

iACTIVO – i PASIVO = T PATRIMONIO

AUMENTO DE PATRIMONIO

Un registro contable de aumento del patrimonio puede generar un aumento del activo, o disminución del pasivo. La ecuación quedarla de la siguiente forma:

T ACTIVO – 1 PASIVO = t PATRIMONIO

DISMINUCIÓN DE PATRIMONIO

El último cambio que podemos identificar entre los elementos correspondientes a la ecuación fundamental, es la disminución del patrimonio; al igual que en las operaciones anteriores, ello tendrá efecto en los otros dos elementos de la ecuación de la siguiente forma:

ACTIVO – f PASIVO = ^ PATRIMONIO

LIBROS CONTABLES

Los libros contables son los instrumentos donde se asientan o registran las operaciones contables. El registro de las operaciones debe ser realizado en forma cronológica, es decir, a medida que van sucediendo las transacciones. Con el grado de avance que actualmente nos brinda la tecnología, prácticamente los registros manuales tienden a desaparecer, para dar paso a nuevos conceptos el manejo de la información. Los libros principales para llevar una contabilidad son:

LIBRO DIARIO

Libro diario libro en el cual se van registrando las operaciones en forma totalmente cronológica

Del libro diario, podemos distinguir los siguientes sistemas manuales:

  • Clásico o continental
  • Diario tabular o americano
  • Diario de hojas sueltas o pólizas

El sistema clásico de diario es un sistema de registros que se basa en un diario a dos columnas, exceptuando la columna de totales parciales. En la figura 13-4, se mostró un ejemplo de este tipo de libro. El otro nombre con el cual se conoce este libro es el de diario continental, y ello se debe a que su origen está ubicado en el continente europeo.

El sistema de diario tabular o americano era un sistema que consistía^6) en disponer de dos columnas para cada una de las cuentas que eran utilizadas, de tal forma que el diario pasaba a ser una gran hoja columnada, en la cual al cierre de un período, se traspasaba el resumen de los cargos y abonos a las cuentas de mayor en una sola operación. Esta forma de simplificar el trabajo, trajo como resultado, la eliminación de la redacción descriptiva que se aplicaba bajo el sistema anterior del diario a dos columnas o continental.

El sistema de diario de hojas sueltas o de pólizas, consiste en la elaboración de asientos de diario que resumen las operaciones en hojas sueltas. Realmente, el término póliza en este caso, se aplica como sinónimo de asiento de diario. Este documento, por lo general, lleva las firmas de quien lo elabora, lo revisa y lo aprueba.

Todos los sistemas explicados anteriormente han dado origen y han contribuido, de alguna manera a perfeccionar lo que hoy conocemos como el sistema de comprobantes o vouchers, el cual recopila las transacciones en grupos homogéneos, bajo la filosofía del sistema de pólizas y lo traslada a un diario continental a dos columnas y no tabular, en este caso. Los libros llevados por el sistema de comprobantes, son procesados por lo general en lotes de transacciones homogéneas a través de los sistemas de cómputo.

En distintos países las disposiciones legales difieren, pero no sustancialmente respecto a los aspectos de forma y de fondo en la presentación de los libros de contabilidad. Para tener una idea de la realidad en varios paises, seguidamente se presentan los libros de carácter obligatorio según lo establecen las leyes de cada país.

MÉXICO

En México, el código de comercio establece en su articulo 33 que:

“El comerciante está obligado a llevar cuenta y razón de todas sus operaciones en tres libros por lo menos:

  • Libro de inventarios y de balances
  • Libro de diario
  • Libro mayor o de cuentas corrientes”

Colombia

En Colombia, el articulo 49 del código de comercio establece que los libros obligatorios para un comerciante son:

  •  Libro de inventarios y balance
  • Libro diario
  • Libro mayor Perú

En Perú, los libros principales y obligatorios, para tener validez, deben ser legalizados, y la legalización debe ser realizada en la primera página de cada libro. Éstos son:

  •  Libro de inventario y balance
  • Libro caja
  • Libro diario
  • Libro mayor
  • Libro planilla de sueldos y salarios
  • Libro de actas
  • Libro de ventas España

De acuerdo con el articulo 25 del código de comercio, todo empresario llevará necesariamente, sin perjuicio de lo establecido en las leyes o disposiciones especiales un libro de Inventarios y Cuentas Anuales y otro Diario.

Según el artículo 26 del código de comercio, reformado por la citada Ley, las sociedades mercantiles llevarán también un Libro de Actas.
A partir del 1° de enero de 1974, dejó de ser obligatorio el Libro de Mayor.

VENEZUELA

En Venezuela, el código de comercio en su artículo 32, establece que: “Todo comerciante debe llevar en idioma castellano su contabilidad, la cual comprenderá obligatoriamente el Libro Diario, el Libro Mayor y el de Inventario. Como muchas legislaciones mercantiles, se establecen ciertos requisitos de forma, bajo los cuales deben ser llevados los libros. Así, tenemos:

  • Que el Libro Diario y el de Inventario sean previamente presentados al Registro Mercantil.
  • Que no se incurra en alteraciones que puedan interesar la fidelidad de las operaciones realizadas, por lo cual no está permitido:

– Alterar la fecha de las operaciones
Dejar blancos en el cuerpo de los asientos o entre asiento y asiento Hacer interlineaciones o asientos marginales
– Arrancar hojas, alterar la foliatura o mutilar los libros. (Articulo 36 del código de comercio).

  • Que los errores que se cometan deben ser salvados o corregidos, por medio de otro asiento, escrito en la fecha en que se encuentra el error. (Artículo 37 del código de comercio).

Como se puede observar, las diferencias son mínimas y en todo caso, éstas, básicamente obedecen a la terminología utilizada en cada país.

MECANIZACIÓN DE LOS REGISTROS

En los sistemas manuales de contabilidad suele llevarse libros para los diferentes registros que se requieren efectuar, algunos de ellos son los siguientes:

  • Libro de asientos diarios o libro diario.
  • Libro mayor.”‘
  • Libro auxiliar (de ventas, de inventario, de compras, de caja, de bancos, de
    clientes, etc.).

MAESTRO DE CUENTAS

En este archivo se guarda la información equivalente al libro mayor.

MAESTRO DE TRANSACCIONES

En este archivo se guarda la información equivalente al libro diario.

MAESTRO DE PRODUCTOS

En este archivo se guarda la información equivalente al libro auxiliar de inventario.

MAESTRO DE CUENTAS POR COBRAR

Los sistemas integrados o sistemas administrativos suelen estar divididos en los siguientes módulos: contabilidad, inventario, cuentas por pagar, cuentas por cobrar, producción, entre otros. El numero de módulos y el nivel de detalle del tratamiento de la información puede variar considerablemente.