ORGANIZACIÓN EFECTIVA DEL ÁREA DE ALIMENTOS Y BEBIDAS DENTRO DE UN RESTAURANTE

ADQUISICIÓN DE MERCADERÍA PARA EL RESTAURANTE.

ASPECTOS GENERALES.

Los integrantes de los diversos equipos de trabajo, tienen asignadas las responsabilidades específicas además de las obligaciones, todo esto siguiendo un orden preestablecido, que además se especifica en los diversos manuales de procedimiento.

Si se toma en cuenta este aspecto como una pieza fundamental el resto de los diversos componentes del equipo, diversos circuitos y procesos en general se conoce por anticipado todas las acciones y claramente se comportará de acuerdo a ellas.

La descripción de las tareas, obligaciones y responsabilidades de los empelados, nos ayudará a generar un ambiente previsible y controlable.

Como lo habíamos descrito en un artículo anterior, los manuales de procedimiento establecen las funciones que se cumplen en cada cargo para que cada miembro del equipo sepa que tiene que hacer para cumplir con su función.

También la estructura de la empresa necesita de conductos que lleven la información de una parte a otra de la misma. Los conductos por los cuales circula la información que permite la operatoria de la empresa se llaman circuitos.

El manual de procedimientos enseña cómo deben llevarse a cabo los procesos dentro de la organización, para que el encadenamiento de las distintas tareas lleve al cumplimiento de los objetivos para los cuales fue creada.

Podemos definir a los circuitos como la descripción de una sucesión de pasos o acciones que forman un procedimiento.

PROCEDIMIENTO PARA LA COMPRA DE MATERIAS PRIMAS.

JEFE DE COCINA.

Semanalmente se debe proceder a completar el formulario Requerimiento de Mercaderías, el mismo deberá ser realizado de acuerdo a la revisión diaria de las materias primas en existencia y los productos semi elaborados (Inventario permanente área elaboración) y las necesidades determinadas en función al Pronóstico de Ventas (Informe estadístico sobre las proyecciones de ventas futuras).

Inventario Permanente: diariamente se procederá a realizar un conteo físico de los insumos. Deberá volcarse en la planilla provista.

El Requerimiento de Mercaderías deberá estar visado por el Encargado de Punto de Venta.

ENCARGADO DE DEPÓSITO CENTRAL (CENTRO DE PRODUCCIÓN).

Se debe proceder a la recepción de la Planilla de Requerimiento de Mercaderías remitida por los Jefes de Cocina.

La existencia de los insumos de acuerdo al Inventario Permanente es algo fundamental, el mismo deberá respetar el Stock de Seguridad establecido (Stock mínimo de existencia que será determinado por el gerente del área).

En función al pedido remitirá a las cocinas lo solicitado.

Deberá confeccionarse un remito interno para cada remisión de mercadería.
Asentará en el sistema la salida de mercaderías.

En el caso que la existencia resultante quedará bajo el stock de seguridad inmediatamente procederá a completar el Pedido de Compra de Mercaderías, el cual será remitido al Encargado de Compras con copia al Gerente.

ENCARGADO DE COMPRAS.

Diariamente recibirá el Pedido de Compra de Mercaderías. Firmando el duplicado para constancia de Depósitos.

De acuerdo al Estudio de Mercado de Proveedores indicado, procederá a realizar los pedidos a los proveedores.

Para realizar los pedidos se debe confeccionar una Planilla de Pedidos, donde constará la comparación de ofertas de por lo menos dos proveedores.

Seleccionado el más conveniente en función de los parámetros fijados se emitirá la correspondiente Orden de Compra. (Se aplicará el procedimiento para emisión indicado en el software). Por duplicado.
Una vez emitida la Orden de Compra, se remitirá al proveedor una copia que deberá adjuntar a su remito o factura en el momento de la entrega de la mercadería.

Un ejemplar de la Orden de Compra se archivará en el legajo correspondiente.

El Encargado de Compras deberá indicar al proveedor el destino de las mercaderías y las condiciones de entrega.

El Encargado de Compras deberá prever que la entrega de mercaderías se realice en el horario estipulado según la normativa vigente.

Deberá exigir a los Encargados de los Depósitos, la entrega de los reportes diarios de recepción, donde consten las novedades producidas (Orden de Compra incompleta, o mercadería no recibida).

ENCARGADO DE DEPÓSITO CENTRAL (CENTRO DE PRODUCCIÓN).

Diariamente se procederá con la recepción de los pedidos de los proveedores.

Para la recepción de la mercadería el Encargado deberán exigir la presentación del remito que acompaña a la mercadería y la correspondiente Orden de Compra.

ACCIONES NO DEBIDAS DENTRO DE ESTE ASPECTO.

No se debe recibir mercaderías si no tienen emitida la correspondiente orden de compra: Si el proveedor no remitiera el total de la mercadería fijada en la Orden de Compra, se procederá a recibir la misma, asentando en la Orden de Compra el faltante y cerrando la misma.

No se permite la permanencia de órdenes de compra abiertas: Para que el proveedor complete el pedido deberá solicitarse al Encargado de Compras la emisión de una nueva Orden de Compras por la diferencia.

No se recibirá mercaderías fuera de los horarios estipulados y que serán fijados por la gerencia de acuerdo a la operación: Si el proveedor no cumpliera con la entrega de la mercadería en la fecha que estaba estipulado, el Encargado de Deposito, deberá informar fehacientemente al Encargado de Compras.

EL ENCARGADO DE DEPÓSITO Y SU FUNCIÓN ESENCIA.

En el momento de la recepción de la mercadería, el Encargado de Deposito deberá realizar los controles administrativos y organolépticos correspondientes:

  • Cantidad recibida.
  • Estado.
  • Temperatura (para los alimentos frescos y congelados).
  • Peso.- Calidad.- Fecha de vencimiento.
  • Inscripciones en los organismos de control.
  • Etc.

En el caso que se produzca una devolución de mercadería debido al no cumplimiento por parte del proveedor de las condiciones exigidas para su recepción, se informará en forma fehaciente al Encargado de Compras, mediante el formulario de Recepción de Mercaderías.

Diariamente enviará al responsable administrativo la factura o remito y la Orden de Compra, completas con su firma y fecha de entrada de la mercadería para su carga en el sistema.

Inmediatamente después de recibida la mercadería y cumplidos los pasos administrativos se realizará el estiramiento de las materias primas y productos recibidos de acuerdo a la normativa interna, preservando en concepto de Primero entrado Primero salido, para el orden de almacenamiento en depósitos secos o refrigerados según corresponda.

Deberá tenerse cuidado en no perder la cadena de frío.
Deberá reportarse cualquier anomalía en el funcionamiento de los equipos de frío.

DESCRIPCIÓN DE TAREAS

1. El responsable deberá controlar diariamente el stock de las mercaderías almacenadas.
2. Deberá realizar el Pedido de Compras en base a los stocks mínimos y máximos previamente estipulados.
3. Los pedidos de reposición deberán realizarse cuando se llegue al punto de pedido. La compra debe ser la necesaria para llegar al stock máximo. (Se proveerá el listado de stocks de seguridad)
4. El Pedido de Compras será confeccionado ante una necesidad de reposición en el depósito, quien deberá indicar stock mínimo y real del producto que solicita.
5. El Pedido de Compras será autorizado por el Encargado de Compras y se remitirá una copia al Gerente.
6. Los proveedores deberán realizar las entregas en los horarios estipulados.
7. Los Encargados de Deposito deberán, al recibir las mercaderías entregadas, controlar que el pedido coincida con la factura, Orden de Compra y productos decepcionados.
8. Deberán verificar que los productos sean almacenados en el depósito correspondiente.
9. En el supuesto de que las mercaderías recibidas no se ajusten al pedido realizado, estén en mal estado o deterioradas deberán ser devueltas. En este caso el Encargado de Depósitos dará aviso al Encargado de Compras y asentará en la Orden de Compra la causal de la devolución.
10. La recepción de la mercadería quedará conformada con la firma del Encargado de Deposito y el sello fechador de entrada de la mercadería.
11. Una vez conformadas serán enviadas al Responsable de Cargas de Facturas para su posterior carga en el sistema Tango Resto y actualización del stock.
12. Para la recepción de productos frescos se solicitará la colaboración del Cocinero.

PERSONAL ENCARGADO DEL MANEJO DE LAS OPERACIONES.

RESPONSABLE DE CARGA DE FACTURAS.

Diariamente se debe encargar de recibir las facturas o remitos de la mercadería recibida junto a su correspondiente orden de compra conformada.

Inmediatamente deberá proceder al ingreso al sistema de la información suministrada por las mismas para la actualización de los inventarios.

Finalizada la carga en el sistema enviará al Responsable de Tesorería, la factura, remito y Orden de Compra conformada para la confección del pago. La frecuencia de traspaso de información será determinada por la gerencia. Deberá asentar en la documentación firma y fecha de la carga realizada.

RESPONSABLE DE TESORERÍA.

Con la periodicidad determinada por la gerencia, recibirá de parte del responsable de carga de facturas, la factura, remito y orden de compra conformada.

Con la documentación recibida procederá a confeccionar el legajo de pago.

Deberá remitir a la gerencia los legajos, previo al pago a los proveedores, para que sean visados.

Una vez autorizados por el gerente y en las fechas determinadas por el se procederá a la confección de los cheques y el correspondiente efectivizacion del pago a los proveedores.

Los pagos no retirados por los proveedores quedaran en poder del Responsable de Tesorería hasta que se produzca el reclamo del pago. Deberá asimismo informar de esta situación al Sub Gerente una vez que se produzca el vencimiento del cheque.

Los cheques deben ser emitidos en todos los casos a la orden y “cruzados”.
Deberá entenderse que quizás algunas instrucciones difieran de acuerdo a la normativa fiscal de cada país.

Este ejemplo es base para la organización del sector de compras, que para una empresa gastronómica reviste una importancia singular. Aplicado ha resultado ser una fuente invalorable de control y seguimiento para las auditorias.

RESERVAS DE LOS ALIMENTOS Y BEBIDAS.

El primer paso es asegurarse de que la congelación sea lo más rápida posible, con objeto de evitar la formación de cristales de hielo de gran tamaño, que perjudican la integridad de los tejidos. Por el contrario, la descongelación, cuanto más lentamente se efectúe, mejor. Es igualmente aconsejable no congelar y descongelar repetidas veces, porque se rompen los tejidos, se pierden nutrientes y se favorece el crecimiento microbiano.

La congelación La carne se ha de cortar en trozos del tamaño más conveniente, que se envuelven con film transparente o con papel de aluminio, por separado cada porción o ración y posteriormente, se empaquetan todos juntos. Para una mejor conservación de la carne, se ha de eliminar la grasa visible antes de congelar, y no es aconsejable conservar los despojos, porque se alteran con mucha facilidad.

CONGELAMIENTO DE LOS ALIMENTOS.

Si se pretende congelar un plato de carne cocinada, se envasa debidamente y puede guardarse congelada con absoluta tranquilidad. Obtendremos de esta manera unos platos ya preparados y listos para consumir en cualquier momento. El guiso se ha de dejar enfriar antes de introducirlo en el congelador. A las 18 horas, el alimento se hallará ya perfectamente congelado, con todas las garantías de higiene y salubridad.

El delicado proceso de la descongelación la carne debe ser descongelada muy lentamente y de una manera natural, porque así, el proceso se lleva a cabo uniformemente. Esta norma debe ser aplicada tanto a las carnes crudas como a las cocinadas. El tiempo medio estimado para lograr la correcta descongelación de una pieza de un kilogramo de carne es de aproximadamente 8 horas.

Esto hay que tenerlo en cuenta para poder hacer las previsiones convenientes en la cocina. Y es enormemente importante no olvidar este consejo: guisar la carne inmediatamente después de que haya concluido su descongelación, porque comienza a deteriorarse seguidamente.

PLANIFICACIÓN PARA LA CONGELACIÓN DE ALIMENTOS.

Hay diversas clasificaciones de la carne, aunque ha predominado aquella que las divide en rojas (res, cerdo, venado, conejo, liebre) y blancas (aves, pescados, cordero, cabrito). Las blancas son las de más fácil digestión. La carne de buena calidad debe tener una consistencia dura y elástica, olor y sabor agradables y no estar ni demasiado húmeda ni seca. Una carne dura proviene generalmente de animales viejos.

La carne en mal estado es peligrosa porque puede ocasionar intoxicaciones e infecciones. Para consumirla sin riesgos es necesario:

  • Adquirir la carne en buen estado de conservación.
  • Procurar no ingerirla cruda.
  • Congelarla o al menos refrigerarla.
  • Si existe la menor sospecha sobre el estado de la carne, no dude en desecharla.

TRATAMIENTO DE LAS VERDURAS.

Las verduras de hoja, se les retira las hojas externas que no tengan buena presencia y siempre deben lavarse y escurrirse, tanto para usarse como para guardarse, esto aumenta hasta un 60% su durabilidad. A las verduras de hoja es conveniente cortarlas a mano o con un cuchillo, de cerámica, no es aconsejable con un cuchillo de acero inoxidable o algún otro metal (excepción hecha de los cuchillos de titanio) porque se oxidan las hojas de la verdura y su sabor se convierte en un sabor amargo desagradable al ser humano.

Deben estar en la despensa, que es un lugar fresco, limpio y con buena iluminación. Debe estar correctamente desinfectado, y el ingreso a el debe ser con cuidado. Deben estar separados por fecha de caducidad y su uso. Deben manipularse de la manera correcta y utilizar los utensilios correspondientes. Deben estar en envases de vidrio, etiquetados con su nombre y fecha de refrigeración.

HIGIENE EN EL ALMACENAMIENTO Y MANIPULACIÓN DE ALIMENTOS.

INSTALACIÓN Y FACILIDADES.

La localización del restaurante y la distribución de sus ambientes (cocina, almacenes, salones, servicios higiénicos, ambiente para basura, servicio de primeros auxilios, con sistemas de seguridad), deben considerar el alejamiento de los focos y posibilidades de contaminación (directa o cruzada). Preferir un único uso en cada ambiente. Contar con abastecimiento propio de agua y red de desagüe.

Los materiales empleados en la construcción deben ser lisos, fáciles de limpiar, de preferencia con colores claros. Las ventanas deben estar protegidas con rejillas o vidrios.

EQUIPOS Y UTENSILIOS.

Los equipos y utensilios deben ser de material lavable, liso, y fáciles de limpiar y desinfectar. No deben alterar el olor y sabor del alimento que contengan. Los materiales porosos no son aconsejables. La localización de los equipos debe ser de fácil acceso para su limpieza. Todos los equipos deben ser fácilmente desarmables para su limpieza.

La cocina (y eventualmente los salones) deben poseer una campana para la extracción de vapores y olores, la cual debe estar en buen estado de conservación y funcionamiento.

Cada área del restaurante debe tener asignado al personal responsable de su limpieza, incluyendo la de los correspondientes equipos y utensilios.

DISTRIBUCIÓN DEL TRABAJO.

Deben utilizarse los recorridos más cortos posibles evitando que los productos limpios estén cerca de los sucios o de las sobras. Una adecuada organización funcional permitirá reducir los desplazamientos inútiles, así como los riesgos de accidentes.

La temperatura del ambiente es importante al escoger el área de trabajo, especialmente para evitar los riesgos de contaminación cruzada. Así, se recomienda que la zona para la preparación de platos calientes esté alejado de donde se preparan los platos fríos.

MANEJO HIGIÉNICO DE LOS ALIMENTOS.

La higiene será respetada en todas las etapas de manipulación de los alimentos.

La recepción de los alimentos será cuidadosa, verificando el olor y apariencia de lo que se recibe, desechando las que presentan condiciones riesgosas. Mejor si es en horas tempranas del día. Cuidar de su disposición, transporte y almacenamiento.
Al comienzo de la preparación, los productos serán adecuadamente lavados (mejor uno por uno). En el caso de la elaboración de alimentos que serán consumidos sin cocción previa, es indispensable su desinfección para reducir la carga microbiana presente. Deben emplearse utensilios exclusivos para el pelado y cortado, evitando usar en los cocidos, aquellos empleados en alimentos crudos.

Los utensilios usados en el cocinado, deben estar debidamente lavados y desinfectados. Las temperaturas y tiempo de cocción deben ser suficientes para cocer por completo los alimentos. La grasa y aceites que se usen para freír deben renovarse ante evidente cambio de color, sabor u olor (no se reutilizará el aceite que haya quedado del día anterior). Para probar el sazón de las preparaciones directamente de la olla o otras fuentes, se deberán emplear utensilios que no se volverán a introducir si previamente no se lavan.

En el servido se emplearán utensilios exclusivos, previo lavado y desinfectado. La persona que sirve a los comensales debe observar rigurosa higiene personal, en especial en las manos. Por ningún motivo la persona que sirve el alimento debe tomar dinero al mismo tiempo.

Las sobras serán retiradas a la mayor brevedad posible, y llevadas a su disposición final alejada de la cocina, depositada y tapada.

SEGURIDAD EN LA COCINA.

Es el área más importante del restaurante, en donde deben privilegiarse las medidas de higiene. Pero también es el área de mayor riesgo a la seguridad de las personas e instalaciones.

Por ello, hay que tomar las mayores precauciones posibles: uso de material a prueba de fuego, cuidados previos al uso del horno, atención al manejo de asas y bordes, orientación hacia abajo en el traslado de cuchillos, al retirarse de la cocina: todos los fuegos y llaves deben estar apagados.

SALUD Y SEGURIDAD DEL PERSONAL.

La administración del restaurante se preocupará por el bienestar de los trabajadores:

  • Serán identificados los sitios y actividades de riesgo, y entrenado el personal a cargo.
  • Son recomendables exámenes médicos periódicos y acreditación de sanidad por la entidad municipal correspondiente.
  • Brindar las facilidades necesarias ante enfermedades que necesiten atención profesional y descanso.
  • Plan de contingencias ante peligros y emergencias.
  • Facilidades de primeros auxilios y contra incendios.

HIGIENE DEL PERSONAL.

El administrador del restaurante tomará las medidas para que:

Todo el personal reciba entrenamiento en manipulación de alimentos e higiene personal. Permanentemente limpios.

El personal masculino con el cabello cortado y sin barba. El personal femenino con el pelo sujetado, y sin pintado de uñas. Sin adornos ni lápices u otros objetos que puedan caerse a la comida.

Los baños del personal así como los casilleros, deben estar permanentemente limpios. Sin residuos de alimentos.

Respecto al uniforme del personal

  • Material no inflamable. Preferible, con pechera de protección. Si es necesario, utilizar mandil.
  • Zapatos cerrados, con suela antideslizante.
  • Si es necesario, utilizar guantes impermeables y desechables.

DETERGENTES Y DESINFECTANTES.

Es recomendable que cada restaurante tenga un plan de limpieza y desinfección que acompañe a un manejo adecuado de los alimentos. Ello comprende:

  • A pisos y techos.
  • A los equipos: antes y después de su uso.
  • A las mesas de trabajo y tablas de picar: antes, durante y después de su empleo.
  • La selección de técnicas de limpieza y desinfección más adecuadas (manual, con calor, con espuma, a máquina)
  • La selección y uso apropiado de detergentes (preferible: rápido, no corrosivo, con acción microbiana, no ser tóxico, de fácil eliminación).

Selección y uso apropiado de técnicas de desinfección (al vapor, con agua caliente, con sustancias químicas). Hay que tomar en cuenta el tipo de desinfectante a utilizar (cloro, yodo, orgánico), así como el tiempo, la disolución y la estabilidad.

CONTROL DE PLAGAS.

Sherezade debe contar con su propio Plan de Control de Plagas, que puede ser entendido y utilizado por terceros y el personal del restaurante.

En principio, son útiles las siguientes definiciones:

  • Plaga: especie que se encuentra en una proporción o densidad que puede llegar a dañar o constituir una amenaza para el hombre.
  • Cebo: comida o preparación presentada en formas y lugares adecuados para su consumo por los animales-plaga.
  • Infestación: se refiere al número de individuos de una especie en un nivel que es considerado nocivo.
  • Plaguicida: cualquier sustancia o mezcla de sustancias destinadas a prevenir o controlar toda especie indeseable.
  • Control de plagas: medidas desarrolladas para prevenir o eliminar las infestaciones de plagas, a partir de las inspecciones de rutina, así como la asesoría técnica de especialistas y proveedores garantizados de plaguicidas.

El plan debe comprender acciones tanto al interior como en los alrededores del local, realizando inspecciones periódicas y entrenamiento del personal. Alcanza a roedores, insectos (cucarachas y moscas en particular), aves.

ORGANIZACIÓN DE ÁREA DE TRABAJO EN LA COCINA.

En las cocinas de los grandes restaurante los trabajos se encuentran divididos por áreas, en restaurantes pequeños no existe división y todas las tareas las realiza uno o varios cocineros con sus ayudantes. La estructura de grandes cocinas está conformada por personas calificadas que tienen que ver con la producción y personal que tiene que ver con la supervisión del trabajo y/o que se entiende con la administración.

FACTORES DE INFLUENCIA.

  • Tipo de restaurante
  • Tamaño del restaurante
  • Área total del terreno

La cocina de un establecimiento grande generalmente se compone de las siguientes áreas: Cocina Caliente, Cocina fría, Legumbrero Repostería Áreas de lavado Cafetería

Existe la necesidad de buscar la relación de departamentos y la dirección del flujo.

Recibo: Área en la que los proveedores puedan acceder fácilmente sin interferir con otras áreas o trabajos. Debe estar provista de báscula, balanzas y sistemas que permitan la verificación. Economato: Almacén donde se guardan todos los productos, debe estar acondicionado para guardar todo en las mejores condiciones de orden y limpieza.

Cava: Lugar donde se guardan bebidas, especialmente los vinos. 4. Cuartos fríos: deben estar separados en compartimientos y aislados para que los olores de los productos no impregnen a los otros.

Cocina Fría o Garde‐Marger: Se efectúan trabajos de limpieza y porcionamiento de carnes, aves y pescado, así como la preparación de Buffets. Debe ubicarse cerca a los cuartos fríos y cocina caliente. 6. Repostería: Lugar que exige especial cuidado en la iluminación y ventilación. La temperatura no debe exceder los 20°C. 7. Legumbrero: Depende del número de comidas que se vayan a preparar y de la forma como se recibe la materia prima. Debe estar lo más cerca posible al sitio de almacenamiento y debe tener sistema apropiados para botar desperdicios.

Cocina caliente o cocina principal: Debe quedar cerca al comedor, debe ser un área amplia, bien iluminada y ventilada, fácil de limpiar. Los equipos de cocina caliente dependen del volumen y tipo de cocina siendo las más utilizadas: estufas, hornos, gratinadoras o salamandras, marmitas y basculantes; fritadoras, parrilla entre otros.

Áreas de lavado: Comprende el lavado de baterías, cristalería, vajillas y cubierto además de platería.

Cafetería o Pantry: Área donde se preparan desayunos, bebidas calientes, refrigerios, etc.

ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO EN LA COCINA.

DISEÑO DE COCINAS.

Cual quiera que sea el tipo de restaurante, se rige por un concepto general y es el de planear la cantidad mínima de espacio para el máximo trabajo. El tamaño y la forma de la cocina así como sus diferentes dependencias no se pueden establecer hasta que no haya sido definido el plano de la cocina.

PROCESO DE ELABORACIÓN DE LOS PLANOS.

En cuanto a la Distribución del Equipo, se puede decir que existen 2 formas estándar de distribuir el equipo:

1. Contra la pared Utiliza establecimientos pequeños y es más fácil de instalarlo dado que se hace más cómoda la ubicación de tubos, aire y desagües.
2. Estantería central, permite una mejor ubicación de la campana extractora de humos y una iluminación y ventilación adecuada para los cocineros.

Cualquiera sea la distribución se debe tener en cuenta:

  • Los equipos se ubican de acuerdo a la secuencia de procesos.
  • Las preparaciones deben fluir hacia la mesa caliente sin cruces.
  • Los equipos de uso común deben situarse de modo que sean accesibles a todas las direcciones si interferencias.
  • Agrupar los equipos según sus características.

NORMAS GENERALES DE DISEÑO.

Ubicación de la cocina:

Debe hacerse todo lo posible para planear la cocina en el mismo nivel del comedor. La cocina debe estar cerca al área de almacenamiento. Lo ideal es que ni las entregas ni las basuras pasen por la cocina.

2. Espacios para el movimiento.

Una cocina es más económica en el área de circulación si el tráfico principal se hace por una sola ruta. Los corredores deben ser lo suficientemente anchos para permitir el paso de carros auxiliares. El corredor principal puede calcularse de 1,60 metros.

La cocina generalmente se divide en 4 secciones: vegetales, carnes, aves y pescados, pastelería y otros generales. Estas secciones de trabajo se pueden organizar en línea, paralelo, en L o en U. (Abiertos o Cerrados).

ASPECTOS ORGANIZACIONALES:

Este aspecto se refiere al conjunto de criterios para alinear las estrategias con la estructura organizacional, la cultura y el liderazgo como base del funcionamiento de la organización.

La distribución del espacio contribuye a que el esfuerzo competitivo y enfoque de negocio de la organización produzcan resultados con un desempeño superior al estándar de su industria.

Para que la implementación de las estrategias fortalezca la correcta disposición del espacio en las unidades de una organización es necesario tomar en cuenta los elementos siguientes:

  • Ser acordes con la misión y objetivos trazados.
  • Incluir sus niveles de aplicación: corporativo, en su definición; funcional, en su relación con las funciones de las unidades administrativas; de negocio, en su conversión en estrategias de negocio y, global, en cuanto a la participación en un mercado global.
  • Utilizar la cadena de mando (mandos superiores, mandos medios y nivel operativo) para fluir en la estructura orgánica.
  • Establecer una clara relación estrategia/desempeño.

LA ORGANIZACIÓN COMO ASPECTO FUNDAMENTAL.

En cuanto a cultura organizacional, la distribución del espacio debe fomentar el respeto a las creencias, actitudes, valores, hábitos, costumbres, supuestos y formas de hacer las cosas de los integrantes de la organización.

Para ese efecto es necesario considerar las acciones siguientes:

  • Fortalecer los valores medulares para la formación de una cultura fuerte.
  • Promover una sana interrelación entre una cultura de alto contexto, en la que la comunicación se use para el mejoramiento de las relaciones personales, y una cultura de bajo contexto, en la que la comunicación se use para intercambiar hechos e información.
  • Crear las condiciones para una adecuada alternancia de culturas adaptable, de logro, de clan y burocrática.

TÉCNICAS AUXILIARES PARA ESTUDIAR LA DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO PRINCIPIOS.

Para orientar las acciones en términos de homogeneidad y congruencias, la disposición del espacio requiere de criterios rectores como los siguientes:

Integración Total

Distribución que integra y coordina personas, equipos, maquinas y materiales para que funcionen como una unidad total.

Mínima Distancia Recorrida

Distribución de objetos, documentos, formas, materiales y piezas para que circulen lo menos posible, reduciendo la distancia que las personas transitan para realizar una actividad, contactar con otras personas o utilizar servicios o equipos.

Circulación.

Distribución de las áreas y unidades en el mismo orden o secuencia que en el proceso de trabajo.

RELACIÓN DE UBICACIÓN ENTRE DESPACHOS GENERALES Y PRIVADOS.

El área o superficie de la organización tiene que analizarse previamente a la distribución o redistribución del espacio, además de hacerse algunas consideraciones acerca de los lugares que ocuparan los despachos generales y los privados; en estos casos es aconsejable:

Asignar el mayor espacio abierto para el despacho general, usando hileras de archiveros o paneles con el fin de dividir secciones de personal o unidades administrativas que desarrollen funciones comunes.

DISPOSICIÓN DE MOBILIARIO Y EQUIPO.

Una vez definida la distribución del espacio, debe planearse la disposición del mobiliario y equipo tomando en cuenta lo siguiente:

  • No deben ordenarse los escritorios con el frente hacías las ventanas, para evitar el resplandor de la luz exterior, ni tampoco frente a una pared solida o traslucida.

Puertas:

  • Debe procurarse que abran hacia dentro de las habitaciones y no hacia los lugares de paso, hacia el centro del local y no hacia las paredes.
  • Las puertas de comunicación entre dos recintos deben situarse, de preferencia, en la pared opuesta a las ventanas.

Modelos:

Se llama así a las reproducciones o “patrones” hechos a escala de equipos, maquinaria o mobiliario. Se les conoce también como “plantillas” o “moldes”.

Escala. Los modelos se reproducen a la misma escala del plano sobre el cual se colocaran (la escala 1:50 es decir, 2 cm = 1 m es la más adecuada). Respecto del tamaño de los modelos, la organización internacional de trabajo recomienda que los modelos deben tener las dimensiones de los muebles en su posición de máxima volumen: cajones y puertas abiertos.

Material. Los modelos pueden hacerse de cartón, papel, plástico o madera.

Colores. Pueden utilizarse materiales de diferentes colores para los diversos tipos de mueble, maquinas y equipos nuevos o viejos, así como para distinguir las unidades administrativas. En el plano definitivo se deben utilizar las llamadas “pantalla” sobre los dibujos de los distintos elementos materiales. Son muy útiles para las áreas de circulación.

Nombres. Con fines de identificación cada modelo debe rotularse para saber a qué unidad administrativa pertenece y en algunos casos para precisar que es.

Modelos magnéticos. También pueden emplearse modelos magnéticos, que se usan sobre una pieza de triplay cubierta de acero que sirve como base. Los modelos magnéticos se adhieren fuertemente a la base de acero-triplay; sin embargo, es posible moverlos para mostrar diferentes arreglos.

Maquetas:

En lugar de modelos o plantillas pueden usarse maquetas tridimensionales de área de trabajo, mobiliario, equipo, etc., con el fin de examinar la distribución existente y proponer otra mejor. Deben ser dimensionalmente exactas y muestran en conjunto el arreglo de las unidades físicas en su área respectiva.

ADIESTRAMIENTO Y CAPACITACIÓN PARA EL DESARROLLO DEL PERSONAL.

La capacitación es un proceso. Cuando hablamos de capacitación no nos estamos refiriendo a un curso, estamos hablando de un proceso continuo. Una acción permanente. Una acción que tiene un principio, pero que no termina nunca. La capacitación del personal está relacionada con la calidad y la productividad. Personas capacitadas ofrecen servicios con mayores niveles de calidad y son más productivos. La capacitación implica un aprendizaje, y un aprendizaje es fundamentalmente un cambio de conducta. Es transformarse, modificar formas de hacer las cosas, incorporar nuevos conocimientos, es enriquecerse y crecer. La capacitación en esta empresa debe tener como consecuencia que el personal se sienta parte de la empresa y comprenda mejor la relación de su propia tarea con el objetivo final de la empresa.

RAZONES DE CAPACITACIÓN DEL PERSONAL.

“En cualquier institución importante, la capacitación y desarrollo de su potencial humano es una tarea a la cual los mejores dirigentes han de dedicar enorme tiempo y atención”.

Hay muchas razones por las cuales una organización debe capacitar a su personal, pero una de las más importantes es el contexto actual. Y con esto nos referimos a que vivimos en un contexto sumamente cambiante.

Ante esta circunstancia, el comportamiento se modifica y nos enfrenta constantemente a situaciones de ajuste, adaptación, transformación y desarrollo y por eso debemos estar siempre actualizados. Por lo tanto las empresas se ven obligadas a encontrar e instrumentar mecanismos que les garanticen resultados exitosos en este dinámico entorno. Ninguna organización puede permanecer tal como está, ni tampoco su recurso más preciado (su personal) debe quedar rezagado y una de las formas más eficientes para que esto no suceda es capacitando permanentemente.

Las personas son esenciales para las organizaciones y ahora más que nunca, su importancia estratégica está en aumento, ya que todas las organizaciones compiten a través de su personal. El éxito de una organización depende cada vez más del conocimiento, habilidades y destrezas de sus trabajadores. Cuando el talento de los empleados es valioso, raro y difícil de imitar y sobre todo organizado, una empresa puede alcanzar ventajas competitivas que se apoyan en las personas.

Por esto la razón fundamental de por qué capacitar a los empleados consiste en darles los conocimientos, actitudes y habilidades que requieren para lograr un desempeño óptimo. Porque las organizaciones en general deben dar las bases para que sus colaboradores tengan la preparación necesaria y especializada que les permitan enfrentarse en las mejores condiciones a sus tareas diarias. Y para esto no existe mejor medio que la capacitación, que también ayuda a alcanzar altos niveles de motivaciones, productividad, integración, compromiso y solidaridad en el personal de la organización. No debemos olvidarnos que otro motivo importante del por qué capacitar al personal, son los retos mencionados anteriormente.

Algunos motivos concretos por los cuales se emprenden programas de capacitación son: incorporación de una tarea, cambio en la forma de realizar una tarea y discrepancia en los resultados esperados de una tarea (esto puede ser atribuido a una falla en los conocimientos o habilidades para ejercer la tarea). Como así también ingreso de nuevos empleados a la empresa.

DETERMINANDO LA EFECTIVIDAD DE LA CAPACITACIÓN.

Una vez que los conceptos aprendidos fueron puestos en práctica y la medición de los avances reflejan resultados positivos, podemos determinar que tan efectiva fue la capacitación impartida. Cuando un curso no tuvo el impacto esperado, puede deberse a que este no fue bien canalizado o no se detectaron adecuadamente las necesidades de capacitación.

Si la capacitación fue efectiva, se podrá observar:

  • Cambio de conducta en el personal
  • Impacto positivo en la productividad de la empresa
  • Mejoría en el desempeño después de la capacitación.

Las actividades de capacitación que se realicen en la compañía tienen que tener de hacer que el empleado se sienta más agradecido y comprometido con la empresa, con lo que se logra una mayor permanencia del empleado y se reduce la rotación de personal.

EFECTIVIDAD DE LA CAPACITACIÓN

BENEFICIOS DE LA CAPACITACIÓN

  • Mejora del conocimiento del puesto a todos los niveles.
  • Eleva la moral de la fuerza de trabajo.
  • Mejora la relación jefes-subordinados.
  • Es un poderoso auxiliar para la conversión y adopción de políticas.
  • Se agiliza la toma de decisiones y la solución de problemas.
  • Contribuye a la formación de líderes y dirigentes.
  • Incrementa la productividad y la calidad del trabajo.
  • Elimina los costos de recurrir a consultas externas.
  • Ayuda al individuo para la toma de decisiones y solución de problemas.
  • Alimenta la confianza, la posición asertiva y el desarrollo.
  • Forja líderes.
  • Sube el nivel de satisfacción con el puesto.
  • Elimina los temores a la incompetencia o la ignorancia individual.
  • Mejora la comunicación entre grupos y entre individuos.
  • Ayuda a la orientación de nuevos empleados.
  • Hace viable las políticas de la organización.
  • Convierte a la empresa en un entorno de mejor calidad para trabajar y vivir en ella.

OBJETIVOS DE LA CAPACITACIÓN

Productividad: Las actividades de capacitación de desarrollo no solo deberían aplicarse a los empleados nuevos sino también a los trabajadores con experiencia. La instrucción puede ayudarle a los empleados a incrementar su rendimiento y desempeño en sus asignaciones laborales actuales.

Calidad: los programas de capacitación y desarrollo apropiadamente diseñados e implantados también contribuyen a elevar la calidad de la producción de la fuerza de trabajo. Cuando los trabajadores están mejor informados acerca de los deberes y responsabilidades de sus trabajos y cuando tienen los conocimientos y habilidades laborales necesarios son menos propensas a cometer errores costosos en el trabajo.

Planeación de los Recursos Humanos: la capacitación y desarrollo del empleado puede ayudar a la compañía y a sus necesidades futuras de personal.

Prestaciones indirectas: Muchos trabajadores, especialmente los gerentes consideran que las oportunidades educativas son parte del paquete total de remuneraciones del empleado. Esperan que la compañía pague los programes que aumenten los conocimientos y habilidades necesarias.

Salud y Seguridad: La salud mental y la seguridad física de un empleado suelen estar directamente relacionados con los esfuerzos de capacitación y desarrollo de una organización. La capacitación adecuada puede ayudar a prevenir accidentes industriales, mientras que en un ambiente laboral seguro puede conducir actividades más estables por parte del empleado.

Prevención de la Obsolescencia: Los esfuerzos continuos de capacitación del empleado son necesarios para mantener actualizados a los trabajadores de los avances actuales en sus campos laborares respectivos.

La Obsolescencia del empleado puede definirse como la discrepancia existente entre la destreza de un trabajador y la exigencia de su trabajo.

La Obsolescencia puede controlarse mediante una atención constante al pronóstico de las necesidades humanas, el control de cambios tecnológicos y la adaptación de los individuos a las oportunidades así como los peligros del cambio tecnológico.

  • Desarrollo Personal: No todos de los beneficios de capacitación se reflejan en esta misma. En el ámbito personal los empleados también se benefician de los programas de desarrollo administrativos, les dan a los participantes una gama más amplia de conocimientos, una mayor sensación de competencia y un sentido de conciencia, un repertorio más grande de habilidades y otras consideraciones, son indicativas del mayor desarrollo personal.

LA INDUCCIÓN Y EL ENTRENAMIENTO EN EL PUESTO.

Una vez que se ha reclutado y seleccionado al colaborador deseado, es necesario orientarlo y capacitarlo; proporcionándole la información y los conocimientos necesarios para que tenga éxito en su nueva posición, aún cuando ya cuenten con experiencia en el puesto.

La inducción. La inducción es el proceso inicial por medio del cual se proporcionará al individuo la información básica que le permita integrarse rápidamente al lugar de trabajo. Es común que la inducción incluya: los valores de la organización, misión, visión y objetivos, políticas, horarios laborales, días de descanso, días de pago, prestaciones, historia de la empresa, servicios al personal, etcétera. Además de estos temas, no está de más ejercer una sensibilización hacia la calidad, al servicio al cliente y el trabajo en equipo, entre otros puntos.

Entrenamiento en el puesto. Una vez terminado el proceso de inducción, el empleado de nuevo ingreso requiere entrenamiento específico sobre el puesto que va a desempeñar. Para preparar esta información es necesario saber cuáles van a ser sus responsabilidades, quien va a ser su jefe directo y el organigrama de la compañía. Con este proceso, le daremos a conocer de una manera muy clara que es exactamente lo que se espera de él. Una herramienta necesaria para proceso antes mencionado es la “descripción del puesto”, la cual debe contener la siguiente información:

  • Título del puesto
  • Departamento al que pertenece
  • Fecha de elaboración
  • Descripción general del trabajo que realizará el ocupante del puesto.
  • Descripción específica detallando punto por punto cada una de las actividades que realizará el ocupante del puesto de manera muy clara y definida.
  • Si la persona va a tener funciones de Jefatura, se debe anunciar los puestos que va a tener a su cargo.
  • Describa la relación directa e indirecta con otras posiciones similares o superiores dentro de la compañía, (organigrama).

ADIESTRAMIENTO:

El adiestramiento nos va a auxiliar para que una persona aprenda a desempeñar sus labores involucrándose de situaciones reales. El adiestramiento se torna esencial cuando el trabajador ha tenido poca experiencia o se le contrata para ejecutar un trabajo que le es totalmente nuevo. Para ello existen varias técnicas, pero una que se aplica con mayor éxito es el método de los cuatro pasos:

  • Preparar al trabajador.
  • Enseñar el trabajo.
  • Poner a prueba.
  • Continuar en la práctica.

EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO.

La evaluación del rendimiento laboral de los colaboradores es un proceso técnico a través del cual, en forma integral, sistemática y continua realizada por parte de los jefes inmediatos; se valora el conjunto de actitudes, rendimientos y comportamiento laboral del colaborador en el desempeño de su cargo y cumplimiento de sus funciones, en términos de oportunidad, cantidad y calidad de los servicios producidos.

La evaluación de los recursos humanos, es un proceso destinado a determinar y comunicar a los colaboradores, la forma en que están desempeñando su trabajo y, en principio, a elaborar planes de mejora.Cuando se realiza adecuadamente la evaluación de personal no solo hacen saber a los colaboradores cual es su nivel de cumplimiento, sino que influyen en su nivel futuro de esfuerzo y en el desempeño correcto de sus tareas. Si el refuerzo del colaborador es suficiente, seguramente mejorara su rendimiento .La percepción de las tareas por el colaborador debe aclararse mediante el establecimiento de un plan de mejora.

Uno de los usos más comunes de las evaluaciones de los colaboradores es la toma de decisiones administrativas sobre promociones, ascensos, despidos y aumentos salariales. La información obtenida de la evaluación de los colaboradores, sirve también para determinar las necesidades de formación y desarrollo, tanto para el uso individual como de la organización.

Otro uso importante de la evaluación del personal, es el fomento de la mejora de resultados. En este aspecto, se utilizan para comunicar a los colaboradores como están desempeñando sus puestos y proponer los cambios necesarios del comportamiento, actitud, habilidades, o conocimientos. En tal sentido les aclaran las expectativas de la empresa en relación con el puesto con frecuencia, la comunicación ha de completarse con el correspondiente entrenamiento y formación para guiar los esfuerzos de mejora.

La evaluación del desempeño de los colaboradores, indicará si la selección y el entrenamiento han sido adecuados mediante las actividades de las personas en sus tareas, para en caso de hacer necesario tomar las medidas respectivas. Sirve de control y se utiliza para conceder ascensos, premios, incentivos, detectar los mejores elementos y recompensarlos, jugando ésta detección un papel vital en el desarrollo y crecimiento de la organización, identificar, personas de poca eficiencia, para entrenarlos mejor o cambiarlos de puesto. Evalúa también eficiencia del área o departamento administrativo, métodos de trabajo para calcular costos.

Su objetivo es utilizar métodos de evaluación, para establecer normas y medir el desempeño de los colaboradores. Además justifica el monto de remuneración establecida por escala salarial, por el gerente o jefe. Busca una oportunidad (de carácter motivacional) para que el jefe inmediato reexamine el desempeño del subordinado y fomente la discusión acerca de la necesidad de supervisión, con este fin el gerente o jefe programa planes y objetivos para mejorar el desempeño del subordinado.

En forma específica los objetivos de la evaluación de los colaboradores sirven para:

  • El mejoramiento del desempeño laboral
  • Reajustar las remuneraciones
  • Ubicar a los colaboradores en puestos o cargos compatibles con sus conocimientos habilidades y destrezas
  • La rotación y promoción de colaboradores
  • Detectar necesidades de capacitación de los colaboradores