Contabilidad Computarizada y Programa Daceasy

1. ¿Qué es Contabilidad Computarizada?

La contabilidad computarizada es una herramienta que consiste en la aplicación de los procedimientos tecnológicos de la computación y los diferentes paquetes contables, para realizar las actividades contables, desde el punto de vista del registro de una forma sistemática y automatizada, de las operaciones y demás hechos contables que se suceden dentro de la organización.

2. Cite ventajas y desventajas de Contabilidad Computarizada.

VENTAJAS:

  •  Velocidad
  •  Volumen de producción
  •  Reducción de errores
  •  Pases automáticos al mayor
  •  Obtención de información contable oportuna
  •  Menores costos
  •  Impresión automática de documentos

DESVENTAJAS:

* Disminución en la confiabilidad de la información contable
* Complicado Proceso de Auditoria
* Costos Elevados de Software y Hardware
* Recurso Humano indispensable para el análisis de la información

3. ¿Qué es Daceasy?

DacEasy es un programa fácil de usar para llevar la completa contabilidad de una empresa desde el manejo de cuentas, los cambios con las transacciones que estas requieren, control de inventario, reportes de balances, pagos, compras, etc. Aparte de que DacEasy puede controlar nóminas, para facilitar el cálculo de los descuentos de seguro familiar, impuesto sobre la renta, para tener un control mayor de los pagos de nómina.

Otras de las funciones del DacEasy es la función de controlar las ordenes de los clientes, y ver cuantas o cuales actividades este cliente o todos han realizado en los últimos tiempos o años.
4. Hacer mención de la opción de menú en Daceasy y definir cada una.

Archivo: Accese esta opción desde el menú cuando quiera hacer backup o ejecutar otras operaciones de mantenimiento.

Edición: Accese los comandos de este menú cuando quiera configurar o modificar registros individuales dentro de un módulo.

Transacción: Accese a este menú cuando quiera entrar transacciones relativas a cualquiera de las siguientes: libro mayor, cuentas por pagar, cuentas por cobrar, efectivo, compras, facturación, etc.

Diarios: Accese este menú cuando quiera imprimir sus diarios. El diario muestra todas las transacciones de cada mayor.

Asentar: Accese a este menú cuando esté listo para postear las transacciones.

Reportes: Accese a este menú cuando quiera correr reportes.

DacAccess: Accese a este menú cuando quiera crear sus propios reportes.

Períodos: Accese a este menú cuando quiera que DacEasy ejecute operaciones necesitadas periódicamente.

Módulos: Accese este menú cuando quiera accesar a otros módulos de DacEasy que estén interfaceados con DacEasy Contabilidad™.

5. ¿Qué son teclas de funciones en Daceasy?
Las teclas de funciones son usadas para rápidamente accesar a las actividades específicas.

6. Diga cuáles son las teclas de funciones en Daceasy y definir su función.

F1– Presione en cualquier campo para desplegar una pantalla de ayuda describiendo el campo en detalle.

Shift+F1– Esta combinación desplegará el Índice de Ayuda.

F2– Utilice esta tecla de función para visualizar la lista de otras teclas de función activadas. Algunas pantallas ofrecen únicas funciones que no son visualizadas en la barra de función.

Shift+F2– Presione para desplegar en la pantalla la calculadora.

F4– Use para desplegar y cambiar la fecha del sistema.

 

F5– Presione para desplegar el campo de la búsqueda.

F6– Presione la tecla universal para borrar en DacEasy.

Shift+F6– Use esta combinación de teclas para borrar líneas individuales en la transacción.

F7– Presione cuando esté mirando un reporte en pantalla y desee imprimirlo. También puede usar esta función para archivar y recuperar los datos desde la pantalla de posteo.

F8– Utilice para adherir datos desde los campos a lo largo de DacEasy.

F9– Presione para cualquier pantalla posteada para dar un backup a los datos antes del posteo. También la puede usar para editar datos desde la búsqueda.

Shift+F9– Use esta combinación de teclas o presione para desviar el orden de la lista en la búsqueda

F10– Es la tecla universal de procesos, o salvar a lo largo del programa.

Shift+F10– Presione para desplegar por pantalla la versión del DacEasy.

Esc– Presione para cancelar una acción desde cualquier pantalla.
7. Hacer mención de las opciones de la caja de dialogo abrir compañía, definir cada uno.

NOMBRE. El nombre de la compañía que introdujo es creado y se despliega. Ese nombre puede ser diferente que el introducido en la caja de dialogo de Información Compañía.

DIRECTORIO. La ruta entrada cuando la compañía fue creada se desplegará en ese campo. Esa es la ubicación física donde se encuentran los datos en el disco duro.

FECHA. La fecha en que la compañía fue agregada a Daceasy.

 

POR OMISION. Daceasy abre automáticamente la compañía predeterminada cuando el sistema inicia. La compañía predeterminada es la primera que se encuentra listada y se despliega con una Y en esa columna.

8. Mencione las Opciones en la Caja de Dialogo Agregar Compañía y defina cada una de ellas.

IDENTIFICACION. Introduzca una descripción breve de su compañía en el campo de identificación del sistema. El identificador de nombre es solamente usado para identificar la compañía en la caja de dialogo Abrir Compañía.

DIRECTORIO. Introduzca la ruta donde quiera que residan sus datos en el disco duro o presione Buscar y seleccionar la carpeta de datos. Cada compañía en Daceasy debe tener una ruta única.

USE LA CONFIGURACION FACIL DE DACEASY. La configuración fácil de Daceasy le da una lista de pasos que puede correr en minutos. Este proceso automático le asiste en la entrada de montos mínimos de información requerida antes de entrar las actividades diarias.

CATALOGO TIPOS DE CUENTAS. Seleccione el catálogo de cuenta que más se adapte a las necesidades de su compañía. Daceasy le provee 10 catálogos de cuentas ejemplos. Si lo prefiere, puede seleccionar la opción que le permita crear su propio catálogo de cuentas con la estructura de sus propias cuentas.

TIPO DE CAPITAL. Seleccione el tipo de capital apropiado para su negocio.

METODO DE DEPARTAMENTALIZACION. Si escoge departamentalización, puede crear más cuentas detalladas en el Estado de Ingreso. Eso permitirá saber cuál segmento dentro de os ingresos es más rentable para su negocio.

9. ¿Qué es departamentalización?

La departamentalización es un medio para organizar las actividades de la empresa, con el fin de facilitar la consecución de sus objetivos, consiste en la coordinación en la combinación y/o agrupación adecuada de las actividades necesarias para la organización en departamentos específicos.

10. Diga que nos permite el método de departamentalización en Daceasy.
Separa cuentas de ingresos y gastos en grupos significativos para producir un mayor detalle en la Entrada al Diario. Usted puede departamentalizar sus ventas, devoluciones de ventas y costos de ventas por Inventario o Cliente.

11. Diga los paso para:

  •  Copiar una compañía existente.
  •  Seleccione Copiar desde el menú Archivo. La caja de dialogo Copiar Archivo aparecerá.
  •  Haga doble-clic sobre la compañía que quiere copiar. La caja de dialogo Copiar Compañía aparecerá.
  • Entre en los campos apropiados el nombre de la compañía y la ubicación en el disco duro.
  • Seleccione el tipo de información a copiar en el campo ¿Archivos con saldo cero?
  • Verifique que el espacio requerido es menor que el espacio disponible en el disco.
  • Haga clic en Aceptar para agregar una nueva compañía.

b. Para hacer un respaldo de datos.

  •  Seleccione Respaldar/Restaurar datos del menú Archivo.
  • La caja de dialogo Respaldo/Restaurando Archivos aparecerá.
  •  Seleccione Respaldo en el campo operación.
  • Seleccione el tipo de archivos para el respaldo: Accounting o Payroll.
  • Introduzca la fuente y el destino de los datos de los archivos.
  •  Haga clic en Aceptar. Se desplegara un mensaje de confirmación.
  •  Escoja Si para hacer un respaldo. Inicie insertando el disco como lo requiere.

c. Para restaurar sus datos.

  •  Seleccione Respaldar/Restaurar datos desde el menú Archivo.
  •  Seleccione Restaurar en el campo operación.
  •  Seleccione el tipo de archivo a restaurar: Accounting o Payroll.
  •  Introduzca la fuente de los datos y el destino.
  •  Haga clic en Aceptar. Un mensaje de confirmación aparecerá.
  •  Elija Si para restaurar el respaldo. Puede proceder a insertar los discos como requiera.

d. Para importar datos.

  •  Seleccione Importar desde el menú Archivo. La caja de dialogo Importar Archivo aparecerá.
  •  Seleccione el tipo de archivo a importar.
  •  La Disposición del archivo por omisión aparecerá. Acepte el archivo por omisión o introduzca el nombre de un archivo diferente.
  •  Si la disposición no existe o necesita ser editado, haga clici en Campos y un mensaje de confirmación aparecerá.
  •  Si no necesita agregar o editar la disposición del archivo, continúe con el paso 8.
  •  Seleccione Si para crear la disposición del archivo. La caja de dialogo Formato de Archivo aparecerá.
  •  Seleccione un campo en la ventana de campos disponibles y haga clic en Insertar para mover el campo a la ventana de campos selectos.
  •  Haga clic en Proceso para guardar la disposición de archivos y regresar a la caja de dialogo Importar Archivo.
  •  Introduzca la ruta y el nombre de archivo del archivo ASCII que va a ser importado.
  •  Acepte el campo delimitado por omisión y las marcas de caracteres o edite estos campos si es necesario.
  •  Haga clic en Aceptar para importar este archivo.

12. Diga los pasos para agregar o editar.

a. Una cuenta.

  •  Seleccione Cuentas dentro del menú de Edición. La caja de dialogo Editar Cuentas se mostrará.
     Complete cada campo en el área de estructura de cuenta.
  •  Complete el área de Información de Transacción.
  •  Si planea imprimir el Estado de Flujos de Efectivo, asigne la cuenta al Grupo de Flujo de Efectivo apropiado.
  •  Seleccione Aceptar para guardar la información en la cuenta.

b. Un proveedor.

  • Seleccione Proveedores dentro del menú Editar. Se muestra la caja de dialogo Editar Proveedor.
  •  Si usted está agregando un nuevo proveedor, teclee un código para identificar el proveedor. Si usted está editando un proveedor existente, teclee el código en Buscar y seleccione el proveedor de la lista que se muestra.
  •  Digite el nombre del proveedor en el área de encabezado y complete todos los campos aplicables en la ficha de Dirección.
  •  Clic en la ficha Cuenta y complete todos los campos aplicables.
  •  Clic en la ficha Personalizado y complete todos los campos aplicables.
  •  Clic OK para grabar el registro del proveedor.

c. Un servicio.

  •  Seleccione Servicios desde el menú de Edición. La caja de dialogo Editar Servicio aparecerá.
  •  Introduzca un código para identificar el servicio que usted esta agregando. Si usted está editando un servicio existente, introduzca el código o haga clic en Buscar y seleccione el código desde la lista que aparecerá.
  •  Complete los campos apropiados.
  •  Haga clic en la ficha Personalizado y complete todos los campos aplicables.
  •  Haga clic en Aceptar para guardar el archivo de servicio.

d. NCF.

Pasos para agregar NCF:

  •  Menú Edición/Tablas/Numero de Comprobantes, se despliega el cuadro de dialogo de la pantalla de NCF.
  •  Entrar primeros 11 dígitos del NCF asignado por DGII.
  •  Entrar la descripción.
  •  Entrar el número inicial de la secuencia.
  •  Entrar el número final de la secuencia.