Importancia de la Auditoria Operativa En El Sector Empresarial

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Mediante ella se pueden conocer los problemas que dificultan el desarrollo operativo y obstaculizan el crecimiento de la empresa. Es importante para esta disciplina valorar la importancia de los problemas, encontrar sus causas y proponer soluciones adecuadas e implantarlas. El análisis y evaluación de factores tanto internos como externos debe hacerse de manera sistemática e integral, abarcando la totalidad de la empresa.

En suma la, Auditoria Operativa sirve para comprobar la capacidad de la administración en todos los niveles. Es una manera de determinar los puntos clave donde hay un peligro potencial y por otro lado, ubicar las oportunidades de mejora, posibilidad de reducir costos, oportunidad de eliminar desperdicios y pérdidas de tiempo innecesarias, con la consiguiente mejora de procesos; así como también evaluar la eficacia de los controles internos.

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Las actuales circunstancias en que funcionan muchas empresas, evidencia la ausencia de un efectivo gobierno corporativo, la concentración de toda la autoridad en el Gerente General y las normas actuales permiten que a éste se le endose toda la responsabilidad, sin tomar en cuenta a los demás subordinados que muchas veces son los que hacen y deshacen en la organización empresarial. Asimismo se ha observado la relación directa entre los gerentes y los encargados de finanzas, prescindiendo del juicio de la Junta de Accionistas, los Directores, la Auditoría interna y externa y otros árganos especializados de la empresa.

Ante este desorden empresarial, emerge la Auditoria Operacional, la cual es una evaluación objetiva, constructiva, sistemática y profesional de las actividades relativas al proceso de gestión de una organización.

La finalidad:

Lograr un alto grado de eficiencia, eficacia, efectividad, economía, equidad, excelencia y valoración dentro la empresa. La Auditoría Operativa descubre la realidad del día a día, determinando como son empleados los recursos; así como la adecuación y efectividad de los sistemas de información y control, de manera que cumpla con las políticas establecidas para alcanzar los objetivos establecidas en la compañía.

Aplicación de la Auditoria Operativa

Para una correcta aplicación de la Auditoría Operativa, debe tenerse en cuenta algunos aspectos importantes, entre ellos:

Evaluación de la planeación de la empresa: Permite precisar las deficiencias administrativas y operativas en la planificación dentro de la empresa a todos los niveles. Incluye el análisis de la visión, misión, objetivos o metas, planes, estrategias, programas, políticas, procedimientos y normas.

Evaluación de contabilidad y finanzas: Los recursos de capital son indispensables para que la gerencia pueda cumplir sus metas y objetivos. Por lo que es necesario evaluar los registros contables, balances financieros periódicos, declaración de ingresos, etc.

Evaluación de la función de mercadotecnia: Mediante cuestionarios, se pueden evaluar la visión general de mercadotecnia, ventas, investigación de mercado, publicidad y distribución física.

Evaluación de Investigación y Desarrollo e Ingeniería: Estas áreas son analizadas también debido a su importancia para el crecimiento de una empresa. Un esfuerzo productivo en investigación y desarrollo es una fuente de nuevos productos. La función de Ingeniería tiene que ver con el establecimiento de las condiciones adecuadas para la fabricación y las pruebas.

Evaluación de la función de producción: Este debe ser planeado, programado, dirigido y controlado para producir la mercancía final deseada, de manera que llegue al cliente en el plazo programado. Comprende la visión general de producción, inventarios y compras.

Evaluación de la función de personal: La dificultad de valorar el factor humano, hace difícil esta evaluación. Se evalúan para esta función: la visión general del personal, la planificación de la mano de obra y las relaciones industriales.

Evaluación del ambiente de trabajo y del elemento humano: Los cambios constantes en el ambiente de trabajo afectan el desempeño de una organización, por lo tanto debe evaluarse lo adecuado de la estructura de trabajo respecto al momento actual.

Evaluación del sistema de información: Debe determinarse el grado de control gerencial sobre el sistema de información. Se evalúan los controles al departamento de computación, las entradas, programas y controles de salida y los controles interactivos y de seguridad.

Ante éstos, la Auditoría Operativa implica el período objeto de examen, verificando la información relativa al desempeño institucional y revisando y elaboración informes sobre la administración de recursos. Este análisis implica también el verificar las actividades y procesos clave, evaluar los sistemas de información y control, verificar la utilización de recursos públicos o privados de conformidad a principios de eficiencia, efectividad, economía, eficacia, equidad y excelencia; así como verificar el cumplimiento de metas y objetivos y en suma evaluar la gestión.

Es importante también fortalecer el sistema de seguridad de todos los recursos de la organización; promover la legalidad, la economía, la eficiencia, la efectividad, la equidad y la excelencia en las organizaciones, estimulando la adhesión del personal al cumplimiento de los objetivos y políticas de la entidad. Esto último tendrá como resultado mejorar los niveles de productividad, competitividad y de calidad de la entidad, consolidando y reforzando las políticas de control de calidad y productividad con una visión a largo plazo

ÁMBITO Y NORMATIVIDAD DE LA AUDITORIA OPERATIVA

Normas de la Auditoria Operativa

En un inicio no había normas para esta auditoría, la operativa pero si se sabía lo que se necesitaba y su marco conceptual, se empezaron a adaptar las normas de la auditoria tradicional. La auditoría operativa necesita para evaluar normas o estándares de comparación para juzgar y medir la función que se está analizando. Por ejemplo para evaluar la función administrativa se necesita, al igual que la Auditoria de Estados Financieros que la contabilidad se realice con respecto a lo establecido por la contabilidad general. Debido a que no existen normas, cualquier persona que audite puede estar confundida ante que decisiones tomar o que juzgar. Por este motivo desde ahora, las normas serán las exigencias que enmarcan el trabajo profesional del auditor y que le plantean en su quehacer requisitos de calidad, respetando en esto el nombre de la auditoria tradicional otorga a estas reglas de conducta personal.

Normas Personales

Estas normas son las más inconmovibles, ya que son propias de las personas. En toda labor de auditoria, el profesional debe tener adiestramiento, pericia, idoneidad, independencia y experiencia.

Las normas que a continuación se mencionaran son adaptadas de la Auditoria de Estados

Financieros:

a) El auditor debe ser una persona que, teniendo título profesional oficialmente reconocido y o la habilitación legal correspondiente, debe tener entrenamiento técnico, experiencia y capacidad profesional para ejercer la auditoria operativa.

La especialización técnica y profesional es imprescindible para el auditor operacional.

b) El auditor debe realizar su trabajo y preparar su informe con cuidado y diligencia profesional.
Cuando el auditor entrega su informe, tiene que avalar todas las conclusiones que en él se encuentran.

c) El auditor debe mantenerse en una posición de independencia a fin de garantizar la imparcialidad y objetividad de sus juicios.

La independencia del auditor debe abarcar los aspectos económicos como el personal (mental), es decir no tener influencias. Esta norma es difícil de implementar si el auditor operacional es interno, por que él conoce a sus compañeros además por la dependencia económica o jerárquica que él tenga.

d) El auditor debe ser responsable de transmitir y difundir sus conocimientos y experiencia, con el objeto de perfeccionar y prestigiar la profesión.

Normas a la Realización del Trabajo:

El trabajo de auditoria debe comprender una adecuada planeación y supervisión de los colaboradores.

Toda auditoria representa la realización de un proceso que debe ser orgánico y coherente, a desarrollarse en un periodo determinado y condicionado a las características de la empresa que se audita y a los objetivos que se persiguen con el examen. Para la realización de estos objetivos el auditor debe tener trabajadores dependientes a él para controlar y planificar las actividades, además si tiene colaboradores también se deben controlar. Para lo anterior se debe preparar un plan general de auditoria que incluirá, como mínimo:

  •  Los objetivos del trabajo
  •  Los aspectos fundamentales del control interno y del control de gestión a evaluar.
  •  El alcance del trabajo que se considera necesario para permitir al auditor emitir responsable y documentadamente su informe.
  •  Los procedimientos de auditoria y el momento que se aplicaran.
  •  Los recursos materiales y humanos necesarios a su distribución.

 El trabajo de auditoria debe comprender un estudio y evaluación adecuados de los sistemas de control internos y de control de gestión vigentes en la entidad examinada, para determinar la naturaleza, extensión y oportunidad de los procedimientos de auditoria a aplicar. Para el auditor operativo, la evaluación del sistema de control interno le ayudara a establecer en principio, las causas de los problemas en la gestión analizada.

Normas Relativas al Informe

El auditor operacional tiene que emitir un informe en cambio el auditor de estados financieros debe emitir un dictamen.

En este informe se exponen la evaluación, sugerencias y recomendaciones para mejorar la gestión administrativa

a) El informe debe contener un pronunciamiento respecto de la eficiencia, eficacia y economía de la gestión administrativa en la materia o área sometida a examen.
La auditoría operativa busca evaluar estos tres componentes y por lo tanto se deben decir cómo están funcionando.

Toda la información que se pone en el informe debe ser justificada ya que esta será leía por los directivos superiores para ocuparlos como retroalimentación.

b. El informe debe contener como mínimo lo siguiente:

  • Objetivo da la auditoria y motivo de su realización.
  •  Metodología utilizada, enfatizando los procedimientos que permitieron reunir la evidencia sustentatoria.
  •  Alcance y limitaciones del examen.
  •  Hechos o circunstancias importantes analizados o diagnóstico.
  •  Sugerencias y recomendaciones necesarias.
  •  Pronostico de la información.
  •  Y todo otro elemento o información que, a juicio del auditor, mejore la comprensión del informe.

ROL DEL AUDITOR DENTRO DE LA EMPRESA

A. Rol del auditor dentro de la empresa

En la actualidad uno de los principales objetivos de las empresas es optimizar la gestión empresarial en forma cualitativa y cuantitativa, de forma de alcanzar las metas fijadas por la dirección superior de las mismas, esto motivó a que los sistemas informáticos constituyan una herramienta muy poderosa, ya que mediante éstos se materializa la gestión del ente. Por lo cual, debido a su importancia en el funcionamiento de la empresa, los sistemas de control adquieren un rol fundamental, dado que a través de sus evaluaciones continuas contribuyen a maximizar resultados en términos de eficiencia, eficacia y economía; indicadores que fortalecen el desarrollo de las empresas. Las evaluaciones de estos sistemas de control se llevan a cabo a través de auditorías, las cuales permiten conocer sus restricciones, problemas y deficiencias, como así también establecer mejoras en dichos sistemas para llegar al cumplimiento de las metas establecidas. Por lo cual la presencia del auditor adquiere un rol fundamental en la evaluación de los sistemas de control, ya que su labor estará orientada a determinar si se llevan a cabo, políticas y procedimientos fijados; si se utilizan los recursos, tanto humanos como materiales, de forma eficaz y económica y si los objetivos de la organización se han alcanzado, de manera de poder maximizar resultados que contribuyen en el desarrollo de la empresa.

B. Perfil del auditor

Es el auditor quien, a través de su opinión, determina si la función, actividad o área bajo examen podría operar de manera más eficiente, económica y efectiva. Para lo cual es de vital importancia que previamente a la formulación de dicha opinión, el auditor tome un acabado conocimiento respecto de:

Cuáles son los objetivos perseguidos.

Cómo harán de lograrse.

Cómo se determinarán los resultados.

Para lo cual realizará un examen detallado de transacciones, las cuales serán seleccionadas en base al criterio del auditor y experiencia del mismo. Asimismo, deberá contar con un adecuado entrenamiento, el cual le permitirá detectar los síntomas que le adviertan la existencia de problemas.

Un Contador tiene que tener un determinado perfil, el cual se detalla a continuación:

 Título profesional en Ciencias Económicas: Contador Público, Licenciado en Administración o Licenciado en Economía. Deben poseer amplios conocimientos en auditoría, operativa o integral.

 Conocimiento de normas legales: es importante que el auditor tome conocimiento de las normas legales en las que deberá encuadrar su labor.

 Conocimiento de normas profesionales: su labor se debe ajustar a las normas que rigen su profesión.

 Experiencia en el manejo de temas operativos y de gestión.

 Capacidad para dirigir equipos interdisciplinarios: debe conocer el alcance de otras especialidades, de forma de poder recurrir al profesional o técnico adecuado.

 Conocimiento del contexto y Amplitud de criterio: debe tratar los temas con una visión global y no sujetarse a reglas muy rígidas.

Capacidad para planear y administrar las tareas de auditoría: de forma tal que pueda cumplir con sus objetivos en tiempo y forma, lo cual ayuda para presentar adecuadamente su informe. Debe tener capacidad de ajustarse a la actual y real necesidad.

 Condiciones personales del auditor: creatividad, espíritu de observación, sentido común, manejo global de cada situación, capacidad de análisis lógico entre otras.

 Lograr la aceptación del auditado: por su capacidad y no por informes o autoridad.

 Capacitarse en forma continua: debe capacitarse permanentemente, de lo contrario se transformará en un profesional desactualizado el cual no será de utilidad para la empresa. Esto es debido a los constantes cambios en las tecnologías, normas a nivel mundial, nuevos elementos que se incorporan en las organizaciones, etc. Esto hace que el profesional debe estar en constante capacitación.

El auditor, además de contar con las características antes mencionadas, debe realizar su trabajo personalmente como la haría un gerente; en caso que el objeto sujeto a auditoría requiera de conocimientos específicos de otras disciplinas puede pedir colaboración a los profesionales o técnicos que crea conveniente. Debe realizar su trabajo pensando que es el verdadero dueño de la empresa a la cual está auditando. De esta forma, el auditor antes de recomendar un cambio o criticar una operación, debe preguntarse qué haría si el negocio fuese realmente suyo. Por lo mencionado anteriormente podemos decir que el rol del auditor interno es cumplir la función de ser un asesor de la Dirección Superior, apoyando a la conducción del ente para el cumplimiento de sus objetivos.

Tareas del auditor

El auditor operativo cumple una función protagónica en el control de la gestión de una organización, ya que:

a) Abarca todas la áreas de la organización; incluyendo la Dirección Superior, ya que en caso contrario podrían existir errores en la información, que no se tomen en cuenta aspectos fundamentales o se produzcan errores en la toma de decisiones.

b) Tiene un conocimiento acabado de los objetivos, metas y políticas del ente. Previamente a su labor debe obtener de la Dirección Superior la información básica para poder evaluar las actividades.

c) La relación con los sectores auditados debe ser continua y fluida. Es indispensable un permanente intercambio de información, por parte de la Auditoría con lo que respecta al asesoramiento en el cumplimiento de normas o requisitos formales y por parte de los sectores auditados procurar enviar a la Auditoría Interna información periódica que contribuya a las actividades de control.

d) Su contacto con las autoridades tendrá que ser permanente. Esto permite mantenerse actualizado en el desarrollo de las acciones necesarias para el cumplimiento de los objetivos y metas de la organización. En caso contrario la auditoría perdería objetividad.

e) Analiza presupuestos, costos, proyectos y resultados esperados contra resultados obtenidos.

f) Recopila la información necesaria para el control. Se refiere a todos los antecedentes sobre el objeto de la organización sujeto a control como, estatutos, metas, presupuestos de acción y económicos, organigramas, manuales de procedimiento, insumos utilizados, sistemas de información que manejan y quienes los utilizan como así también obtener del contexto toda la información vinculada con la actividad del ente, tanto nacional como internacional.
Cabe aclarar que aunque hemos definido ciertas características que hacen hacia un perfil deseable del auditor operativo como así también ciertas funciones de control que contribuyen a lograr buenos resultados en su trabajo, no existe una metodología que aplique el auditor en la realización de su labor, ya que éste utilizará su criterio en base a su experiencia y a ciertas variables que influyen a la hora de planificar la tarea de auditoría como son la estructura del ente, las actividades llevadas a cabo por este, personal con el que cuenta (nivel de capacitación del mismo), sistemas de información implementados en la organización, postura de la alta dirección hacia el control, contexto en el cual opera el ente, entre otras variables.
Existen cuatro características se debe cumplir. Éstas son:

1. FAMILIARIZACIÓN: Los auditores deben conocer cuáles son los objetivos de la actividad, como van a lograrse y cómo van a determinar los resultados.

2. VERIFICACIÓN: Requiere que los auditores examinen en detalle una muestra selecta de transacciones.

3. EVALUACIONES Y RECOMENDACIONES: Estas últimas deben realizarse únicamente cuando el auditor este totalmente seguro del resultado de su labor.

4. INFORMAR DE LOS RESULTADOS A LA DIRECCIÓN: Deben comentar a la Gerencia los hechos que han encontrado. Si el informe muestra que todas las deficiencias encontradas fueron corregidas antes de la emisión del mismo, se encontrará una aceptación amistosa tanto por parte de la dirección general como de la operativa

D. Riesgos para el auditor

El enfoque vigente para abordar un trabajo de auditoría a un sistema de información computarizado es revisar el sistema de control interno: satisfecho el auditor con las medidas de control implementadas, dan por buenos los datos que genera el sistema de información.

Actualmente el auditor fundamenta sus opiniones en base a los datos brindados por el sistema de gestión, éste fue diseñado para optimizar el procesamiento de las operaciones administrativas de la empresa y no para procurar un mejor control y auditabilidad de las transacciones y su registro.

Los auditores conocen que en los ambientes computarizados hay facilidades mayores que en los ambientes convencionales para preparar la información de acuerdo a la conveniencia del usuario (falseada por quienes la preparan). Rol del auditor dentro de la empresa uno de los riesgos asociados con la utilización del computador, desde el punto de vista del auditor que va a emitir su opinión sobre las cifras de un estado financiero, es que la información que le sirve de base puede estar contaminada.

El auditor, entonces, debe estar alerta sobre la fragilidad de la información residente en los medios de almacenamiento digitales y la posibilidad latente de ser alterada sin dejar rastros con la finalidad de ser adecuada a las necesidades del momento. Muchos profesionales han tomado la política de utilizar productos de software para automatizar reportes y listados a partir de los datos administrados por los aplicativos de gestión (grabados en archivos digitalizados) para realizar sus trabajos de auditoría.

No tienen en consideración que el contenido de dichos archivos, considerados fuentes primarias de información, pudo haber sido previamente manipulado o preparado para ser accedido por los auditores.

Como mencionamos anteriormente, los sistemas informáticos utilizados por las empresas en la actualidad, son de suma importancia ya que se han convertido en un verdadero activo para las mismas. Esto implica que el rol del auditor interno debe ser proteger a los sistemas informáticos del ente.

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