Procesos Contables y Sus Funciones

ANTECEDENTES

Los manuales de procedimientos contables constituyen el medio, mediante el cual se logra, de forma eficiente, documentar el funcionamiento integral de una empresa, queda expuesta la forma de hacer cumplir las políticas, interrelaciones, flujos de operaciones, códigos, procedimientos y rutinas de trabajo, alcance de funciones, sistemas de información y otros elementos que son el soporte de cualquier organización. De ahí la importancia de que estén definidos los procedimientos contables para cada uno de los subsistemas de una entidad.
La contabilidad constituye parte del sistema de información de una entidad , es el conjunto coordinado de procedimientos y técnicas que proporcionan datos válidos, luego de ordenar, clasificar, resumir y registrar hechos y operaciones económicas, que brinda información sobre la composición del patrimonio de esta.

 FUNCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS CONTABLES

A medida que crecen las empresas, estas van estableciendo normas y pautas acerca de cómo se debe llevar a cabo el trabajo de los empleados. Existen básicamente dos tipos de decisiones que llevan a cabo los empleados en una empresa: decisiones no rutinarias y decisiones rutinarias.

Para llevar a cabo la primera, se requiere de un mayor conocimiento tanto del funcionamiento operativo como de criterios sólidamente adquiridos en el desempeño del cargo. Generalmente las decisiones no rutinarias, no son susceptibles de estandarización. El segundo tipo de decisiones, las rutinarias, son totalmente factibles de que sean estandarizadas, con el objetivo de que la compañía no vea improvisada su acción ante hechos de la misma naturaleza.

Los procedimientos son establecidos por una empresa a fin de regular la actuación de los empleados.

Los mismos son aceptables por lo general a las decisiones de tipo rutinario; los procedimientos contables son todas las actividades que realizan los empleados del departamento de contabilidad y que están soportadas por diferentes conocimientos y teorías de la profesión contable los procedimientos se estandarizan básicamente por las siguientes razones
 Consistencia en la actuación ante situaciones similares
 Reglamentación de la actuación de los empleados
 Seguridad de la eficiencia de todos los procedimientos

El objetivo final siempre será funcionar con el mayor nivel de eficiencia y al menor costo posible.

Procedimientos Contables Y No Contables
Dentro del ciclo contable de una empresa, se definen los procedimientos contables, como todos aquellos procesos, secuencia de pasos e instructivos que se utilizan para el registro de las transacciones u operaciones que realiza la empresa en los libros de contabilidad.

Desde el punto de vista del análisis, se pueden establecer procedimientos contables, para el manejo de cada uno de los grupos generales de cuentas de los estados financieros. Algunos ejemplos de procedimientos contables, son los siguientes:

  • Recepción de inventarios
  •  Ventas de productos
  •  Fabricación de productos
  •  Registro de estimaciones
  •  Destrucción de inventarios

Realizar y llevar a cabo un inventario de todos aquellos procedimientos que pueden asimilarse como procedimientos contables de adecuado con la definición dada al principio, permite conocer en profundidad todas las posibles operaciones que pueden afectar los estados financieros.

Cuando se está realizando el análisis de todos los procesos llevados a cabo por la empresa, es sumamente importante determinar e identificar todos aquellos clasificables como procedimientos contables. Este primer paso del análisis ayudará a determinar e identificar en cuáles de ellos de un error pudiera tener mayor impacto sobre los estados financieros que otro.

La amortización de una plusvalía por lo general, representa montos importantes. En una empresa manufacturera, se considera altamente crítico, el manejo de todos los inventarios, sean éstos de productos terminados, productos en proceso, materias primas o materiales y suministros.
Es probable que para una empresa de servicios el manejo de los inventarios involucren cifras de poca importancia en comparación a lo que representan éstos para una empresa manufacturera.

Procedimientos No Contables

Los procedimientos no contables son aquellos que no afectan las cifras de los estados financieros. En contraposición a los procedimientos anteriormente mencionados, los procedimientos no contables no afectan las cifras de los estados financieros. Algunos ejemplos de procedimientos son:

  •  Procedimiento para cambiar datos de una cuenta corriente
  •  Procedimiento para la contratación de empleados
  •  Procedimiento para cambio de horario laboral
  •  Procedimiento para tramitar reclamos de los clientes

Diferencia de los Procedimientos contables y no contables

El manejo de registros constituye una fase o procedimiento de la contabilidad. El mantenimiento de los registros conforma un proceso en extremo importante, toda vez que el desarrollo eficiente de las otras actividades contables depende en alto grado, de la exactitud e integridad de los registros de la contabilidad.

 Técnicas Para Documentar Y Comunicar Decisiones

El proceso de dirigir un departamento contable requiere que se dispongan de las herramientas de tipo gerencial adecuadas para poder entender cómo suceden o se llevan a cabo los procedimientos en el área contable. Una de las fallas más comunes que se pueden encontrar en una institución, es la falta de documentación de todas las actividades y tareas que se llevan a cabo, de tal forma que con frecuencia se dan casos en que un empleado se vaya de la entidad y se desconozca la forma en la cual realizaba sus actividades. Para prevenir estas situaciones, la gerencia de la institución debe planificar y tomar decisiones acerca de cómo documentar, todo el trabajo realizado por los empleados; es decir, proceder a establecer formalmente los procedimientos que se realizan en la entidad. Normalmente, todo el conocimiento de una entidad es reflejado de distintas formas o maneras. La más común para llevar a cabo esta tarea es a través de la implantación de los manuales de procedimientos. Podemos distinguir las siguientes técnicas para comunicar y documentar decisiones y procedimientos dentro de la Empresa:

  •  Memorándums
  •  Instructivos
  •  Circulares
  •  Manuales
  •  Narrativos

Memorándums:

Los memorándums ampliamente utilizados son comunicaciones internas que en forma corta deben expresar una pauta, norma o decisión de algún funcionario. En algunos casos se tiene la costumbre equivocada de comunicar un procedimiento en el cuerpo y texto del memorándum, lo cual es una práctica errónea. El texto del memorándum debe expresar en forma corta la pauta o norma a implantar y en todo caso nombrar el anexo en el cual se quiere detallar el asunto al cual se refiere el memorándum.

Instructivos:

Los instructivos son documentos que norman en forma detallada, la forma en que se debe llevar a cabo una tarea o procedimiento específico. Aún cuando son mejores que los memorándums para documentar procedimientos, su carácter aislado no le favorece, dado a que los mismos deben ser puntuales y específicos. Un ejemplo típico de este tipo de instrumento está representado por los instructivos para establecer los pasos que deberán seguir todos los involucrados en el procedimiento de toma física de inventarios.

Circulares:

Las circulares son instrumentos que comunican a un gran número de personas, situaciones o guías de acción para casos específicos y en forma puntual, Su utilización para comunicar procedimientos debe ser limitado. En el caso de entidades gubernamentales, representan un sinónimo de memorándums, debido a que es utilizada en gran cantidad, las circulares se caracterizan por ser un tanto impersonales.

Manuales:

Los manuales son por excelencia los documentos organizativos y herramientas gerenciales utilizados para comunicar y documentar los procedimientos contables y no contables. Consisten en la organización lógica y ordenada de todos los procedimientos identificados bajo el esquema de una especie de libro actualizable.

Dentro de los manuales, los procedimientos pueden ser descritos a través de narrativo, responsables/acción. Esta forma de describir procedimientos, detalla los pasos de un proceso identificando las personas de la acción que realizan.

Narrativos:

La última técnica para documentar procedimientos, son los narrativos, éstos consisten en la descripción detallada y descriptiva de un procedimiento y todos los pasos que lo componen. La técnica de responsable/acción explicada anteriormente, puede clasificarse como un documento narrativo que se encuentra inserto dentro de un manual de procedimientos. Los narrativos pueden ser utilizados para documentar información que es levantada para un sistema del cual se está realizando algún análisis.

Cómo Graficar Los Procedimientos

Una gráfica expresa más que las palabras, ya que el aprendizaje visual es más rápido que la lectura de un extenso texto pues la misma requiere de mayor inversión de tiempo. Una técnica para representar gráficamente los procedimientos son los flujogramas los cuales pueden ser secuenciales, columnares y analíticos.

Para todo tipo de flujogramas se identifica la siguiente simbología básica de representación:

  •  Flujo de información: una flecha, representa el flujo de información desde/hacia. Se usa para reflejar el orden que debe seguir la lectura del Flujo grama y muestra como fluye la información a lo largo del proceso.
  •  Proceso: Rectángulo. Representa un proceso, en algunos casos manuales y en otros mecanizados. Su contenido debe empezar con verbos en infinitivos.
  •  Archivo temporal o permanente: Triangulo invertido. Se utiliza para mostrar un archivo, ya sea temporal o permanente, llevara internamente una letra “P” o “T”, según sea el caso.
  •  Conector interno: Círculo: algunas veces un flujograma puede requerir que se efectúen saltos en la secuencia de los pasos, pero dentro de la misma página, por lo que tal acción se representa a través de un conector interno.

PROCEDIMIENTOS CONTABLES Y PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD

Disciplina contable ha sufrido cambios sustanciales desde que Fray Lucas Paciolo creó la teoría contable del cargo y del abono, la cual ha permanecido sin mayores cambios. La contabilidad como disciplina del saber humano, ha evolucionado en las técnicas y procedimientos usados para el registro y control de las operaciones comerciales. A medida que el proceso productivo aumentó en complejidad y se pasó de una economía mercantil a una economía de producción, en donde los bienes de capital tenían cada vez mayor importancia,. El proceso contable se fue enriqueciendo con mayores procedimientos, técnicas y reglas para el manejo de transacciones. De esta forma, en principios a un comerciante le interesaba responder a la pregunta de : Cuánto había ganado?. A medida que éste se dio cuenta que para generar ganancias tenía que poseer bienes de capital, empezó a cobrar importancia la información referente a la posición financiera. De esta forma surgieron los tres estados financieros básicos, el balance general y el estado de resultados y el estado de flujo de efectivo.

Objetivos y Clasificación de Los Principios Contables:

Existe una amplia y vasta literatura sobre los principios contables y su aplicabilidad a los estados financieros, pero Qué son realmente los principios contables? Podemos dar una primera definición de principios contables, como aquellas normas y reglas de carácter general o específico emitidos por entidades de la profesión contable y que son aplicables para el tratamiento de las transacciones financieras de una entidad.

La aplicación de las Normas Internacionales de Contabilidad, surge como una necesidad de informar con mayor claridad la situación financiera y los resultados de una entidad. Suponga que las compras de activos fijos de la Empresa, son registradas con base en el precio que tengan los activos en el mercado y no con base en el costo de adquisición. Esta situación podría llevar a reflejar una sobreestimación en la situación financiera que no se corresponde con la situación que realmente tiene la Farmacia. Pensemos que por otro lado, el efecto que tendría el no registrar la depreciación correspondiente a los activos fijos en uso. Esta decisión conllevaría a la sobreestimación de la ganancia de un período o la subestimación de la pérdida según sea el caso. Estas situaciones, podrían derivar en la presentación de una situación financiera y de resultados no ajustados a la realidad, por lo que se estarían violando las normas aplicables a los estados financieros. A fin de eliminar estas situaciones, la profesión contable se ha remitido a la emisión de las Normas Internacionales de Contabilidad.

Objetivos de las Normas:

Las Normas de contabilidad se emiten con el objetivo de estandarizar la elaboración de los estados financieros que pueden ser utilizados por distintos tipos de usuarios, sean éstos internos o externos a una entidad económica. Los objetivos básicos de las Normas contables son:

• Uniformar los criterios contables.
• Establecer tratamientos especiales a operaciones específicas.
• Orientar a los usuarios de los estados financieros.
• Sistematizar el conocimiento contable.

Cada uno de los objetivos nombrados, se materializan mediante la aplicación de Normas de contabilidad.

Clasificación de las Normas Contables:

Una clasificación aplicable a los estados financieros se muestra a continuación:

Costo histórico:

La cuantificación monetaria y registro de las operaciones deben efectuarse al valor de adquisición o producción correspondiente. Este principio del costo histórico, es uno de los más importantes y trascendentales para el registro de las operaciones y transacciones que afectan a la Empresa.
Negocio en marcha: Este principio establece que a menos que se exprese lo contrario, se asume que una entidad que emita estados financieros, está en la capacidad de continuar sus operaciones por un período razonable de tiempo.

Revelación suficiente: Todo estado financiero debe tener la información necesaria y presentada en forma comprensible de tal forma que se pueda conocer claramente la situación financiera y los resultados de sus operaciones.

Importancia relativa: Sólo se deben analizar aquellas partidas que puedan tener un efecto importante en los estados financieros. No hay un parámetro que establezca a partir de que monto o cifra se puede considerar una partida como de importancia relativa, en todo caso, se debe recurrir a juicio lógico y razonado.

Consistencia: Las Normas de contabilidad deben ser aplicadas en forma uniforme de un período a otro, en caso que no sea así se debe explicar la razón y el efecto de los cambios.

Conservatismo:

A veces conocido como conservadurismo o prudencia, establece que las pérdidas deberán ser registradas cuando se conozca o se estime cuando se van a producir, en tanto que las ganancias únicamente cuando éstas se realicen.

Estos son sólo algunos fundamentos y normas de contabilidad clasificados como básicos y que toda unidad económica debe cumplir con el objetivo de presentar las cifras financieras y de resultados de acuerdo con lo establecido por las normas de la profesión contable.
 

Relación entre Principios y Procedimientos Contables:

Los principios de contabilidad establecen las pautas de cómo debe tratarse el registro de las operaciones y el análisis y presentación de la información en los estados financieros. De esta forma existirán ciertos y determinados registros contables que diferencien los tratamientos entre dos tipos de negocio.

Los Estados Financieros

Los estados financieros, también denominados estados contables, informes financieros o cuentas anuales, son informes que utilizan las instituciones para dar a conocer la situación económica y financiera y los cambios que experimenta la misma a una fecha o periodo determinado. Esta información resulta útiles para la Administración, gestores, reguladores y otros tipos de interesados como los accionistas, acreedores o propietarios.

La mayoría de estos informes constituyen el producto final de la contabilidad y son elaborados de acuerdo a principios de contabilidad generalmente aceptados, normas contables o normas de información financiera. La contabilidad es llevada adelante por contadores públicos que, en la mayoría de los países del mundo, deben registrarse en organismos de control públicos o privados para poder ejercer la profesión.

PROCEDIMIENTOS CONTABLES Y MANUALES

Las empresas desarrollan distintos manuales, de funciones, mapas de procesos, manuales de procedimientos operativos. Sin embargo, no es común encontrar manuales contables, es decir, tener documentadas las políticas contables (Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingresos, Gastos, Estados Financieros, Consolidación) y cómo se realiza el proceso de registro y acumulación de información para la obtención de los requerimientos de presentación de Estados Financieros.

La unificación de procesos contables permite que las transacciones sean homogéneas, lo que implica que estas deban tener el mismo tratamiento contable, independientemente de la persona que realice o supervise la labor.

Los procedimientos contables deben establecerse claramente y quedar por escrito en un manual que incluya al sistema informático (ERP), y que todos los ejecutores puedan aplicarlos en forma homogénea, debiendo ir acompañados de los modelos contables basados tanto en criterios internacionales (NIIF-IFRS) como en el cumplimiento de los requerimientos tributarios (Estatuto Tributario).

El momento clave de registro de las transacciones es el del “devengo o causación” y no la manipulación de fechas, posponiendo la emisión o recepción de facturas o documentos equivalentes.

 Ventajas De Establecer Procedimientos

Aunque se podrían mencionar muchas dependiendo del grado de organización de una entidad, consideramos que esta lista no exhaustiva nos puede aportar una visión general del objetivo pretendido:

  •  Permite medir la productividad del trabajo.
  •  Nos facilita la contratación de la persona adecuada para el cargo.
  •  Ahorra tiempo en capacitación por cambio de personal.
  •  Las actividades se desarrollan en tiempos medibles y se ahorran recursos materiales y humanos.
  •  Permite que los departamentos sepan cual es la tarea de cada cual, de esta forma el trabajo en conjunto fluye de una manera adecuada.
  •  Se convierte en una empresa ordenada.

Se convierte en una herramienta administrativa pues le permite a la Gerencia conocer la metodología para la obtención de la información contenida en los Estados Financieros. Por esta razón, su aprobación debe realizarse conjuntamente con la administración y cualquier cambio debe contar con ésta aprobación para evitar alteraciones de la información suministrada por los preparadores.

Actualización del Manual

El continúo cambio de requerimientos de información para entidades de control y vigilancia y entidades tributarias hacen que debamos mantener actualizado el manual de operación. Las obligaciones fiscales formales que nos impone el estado como administradores y responsables de la aplicación de impuestos vuelven dinámico un manual de operación contable.

De igual manera debe ocurrir cuando un proceso cambia en busca de mejorar el flujo de trabajo.

Esta situación puede ser muy cambiante al inicio del levantamiento de la información pero se estabiliza con el tiempo.

Finalmente, la dedicación que implica el desarrollo de un manual se ve compensada con la integración y responsabilidad de cada área pues permite conocer claramente qué se debe hacer, cómo, cuándo y dónde debe hacerlo, conociendo también los recursos y requisitos necesarios para llevar a cabo una determinada tarea.

Importancia de la Documentación

El Manual de Procedimientos le da a los procedimientos realizados (que no necesariamente establecidos), un carácter formal u oficial para una determinada tarea o conjunto de tareas, convirtiéndose en una guía orientadora en la consecución de un resultado eficaz y eficiente.

Por lo anterior, la elaboración de Manuales de Procedimientos dentro de la institución o empresa es una función de los directores, gerentes y demás personas con autoridad para la toma de decisiones, conducentes a mantener bien informados a los colaboradores sobre la forma de realizar las tareas de su competencia y evitar así, confusiones a la hora de llevar a cabo sus funciones, pero sirven, a la vez, como un instrumento de rendición de cuenta acerca de qué, cómo, cuándo y dónde se ejecutan las labores que son responsabilidad de cada funcionario.

Sin perjuicio de la descripción específica de los pasos a seguir para cumplir con tareas específicas, los Manuales de Procedimientos deben cumplir con otros objetivos no menos importantes para el buen desarrollo de la gestión administrativa, entre los cuáles podemos mencionar:

1.- Dar a conocer a todo el personal involucrado los objetivos, relaciones de dependencia, responsabilidades y políticas institucionales.
2.- Propiciar la uniformidad del trabajo, permitiendo que diferentes colaboradores puedan realizar diferentes tareas sin ningún inconveniente.
3.- Evitar duplicidad de funciones y, a la vez, servir como indicador para detectar omisiones.
4.- Propiciar mejoras en los procedimientos vigentes en procura de una mayor eficiencia administrativa.
5.- Facilitan la inducción de los nuevos colaboradores de la institución.
6.- Permite la integración de todos los colaboradores así como la funcionalidad integral del personal.
7.- Propicia el ahorro de esfuerzos y recursos
8.- Es un instrumento útil para los evaluadores y auditores del Control Interno.

 Tipos de Manuales

a. Manuales de Bienvenida

Se encarga con la brevedad posible de hacer una introducción a lo que es la institución, desde sus inicios hasta su presente. Este tipo de manuales contiene también los objetivos de la empresa, su misión y visión, sus valores, etc..Por lo general contiene un manual adjunto dando referencia a los lineamientos de dicha empresa, así como también las reglas internas para dar una introducción al ámbito laboral.