Protocolo Familiar y Empresariar

src="//pagead2.googlesyndication.com/pagead/js/adsbygoogle.js">

Es un compromiso redactado por los miembros de la Familia Empresaria, con el fin de poder alcanzar y asegurar a través de la actual y futuras generaciones el parámetro de éxito de la Familia Empresaria: Rentabilidad + Armonía Familiar.

Son las reglas del juego consensuadas que aseguran que todos sepan como “jugar” en el compromiso asumido de cuidar y acrecentar ese Patrimonio Familiar para poder legarlo a la próxima generación.

src="//pagead2.googlesyndication.com/pagead/js/adsbygoogle.js">

Es el instrumento que ayudará a la Familia a transformarse en una Familia Empresaria, unida por un futuro en común.

¿Para que sirve?

Para regular las relaciones entre la Familia Empresaria y la Empresa Familiar, a fin de que una no interfiera en la otra.

Deja en claro, anticipadamente, que lugar van a ocupar, dentro del sistema Familia – Empresa – Propiedad, cada uno de los miembros de la Familia Empresaria de las futuras generaciones.

¿Cómo se redacta?

Es un ejercicio de reflexión y discusión que llevan a cabo los accionistas y futuros accionistas de la Empresa Familiar.

Es esencial la participación de las próximas generaciones en la construcción de este documento, ya que todos van a firmarlo y comprometerse a cumplir con lo reglado.

Se debe consensuar cada cláusula a redactar. En la redacción del Protocolo Familiar no se debe votar por mayoría, no puede haber perdedores y ganadores, como todos los acuerdos Familiares se debe llegar al consenso, todos de acuerdo, y hablar, discutir y reflexionar todo el tiempo que sea necesario para llegar a este.

¿Tiene valor legal?

El Protocolo Familiar tiene tres niveles de legalidad.

Cláusulas que deben respetar el código de comercio y la Ley de sociedades.

Cláusulas que se constituyen como contrato entre privados, es decir de cumplimiento obligatorio.

Y también muchos “pactos de caballeros”, cláusulas que su incumplimiento solo es punible moralmente, y esto generalmente es llevado a cabo por la misma Familia Empresaria.

¿Cómo se construye?

Cada Protocolo Familiar es redactado a la medida de cada Familia Empresaria.

Existen dos límites en la posición que puede adoptar la Familia, el estrictamente Profesional, donde la Familia se adapta a las necesidades de la Empresa y el estrictamente Familiar en el que la Empresa se adapta a las necesidades de la Familia. Y una u otra tendrán más poder de decisión de acuerdo a donde se ubique la Familia Empresaria. Algunas ponen las decisiones más importantes en el Consejo de Familia y en otras estas las toma el Directorio. No hay una posición correcta y una incorrecta, las dos son viables, la correcta es aquella donde cada familia se siente mas a gusto.

En medio de estos dos límites cada Familia Empresaria se ubica donde se siente más cómoda.

El documento se construye, generalmente, con un Prólogo, donde se define el alcance, quien participa, el objetivo, la visión de la Empresa y de la Familia, los valores que tienen y los que se comprometen a desarrollar.

Cada familia se planteará sus propias preguntas, decidirá qué puntos regular y cuáles no, cuales quedarán en firme en esta generación y cuales se pondrán en marcha en la próxima generación.

Una vez redactado el documento que regulará las relaciones entre la Empresa Familiar y la Familia Empresaria el proceso no culmina, comienza.

La experiencia nos dice que los más difícil es la implantación de este reglamento, hay que generar nuevos hábitos de comportamiento, hay que respetar reglas nuevas, que nos hacen democratizar la información, por lo tanto el poder, esto genera algunas resistencias.

Deben obligarse a cumplirlo y ayudarse a respetarlo, es la única manera de gestionar a la Familia Empresaria para que disfrute de ese tesoro escondido en su estructura y lo vayan legando de generación en generación.

Claves y fases del protocolo familiar

Una vez abordado el concepto y la utilidad del protocolo familiar hay que establecer las claves que en él intervienen y las fases que lo componen.

Un consenso inicial absoluto de todos los familiares (propietarios, gestores, trabajadores…) que debe extenderse a todas las fases de su implantación y a la vida global de la empresa con una colaboración total.

Una flexibilidad suficiente para adaptarlo a los momentos y necesidades de la empresa, siempre cambiantes en un mundo actual muy rápido y versátil. La vocación de permanencia en el tiempo debe ser garantizada con una revisión periódica para mejorar su eficacia.

Debe contar con un pacto social o estatutario en el que queden fijados el régimen jurídico de las acciones, las mayorías necesarias para tomar decisiones en los órganos asamblearios y directivos y los criterios para establecer el consejo de administración. Ahora bien, en función de la forma en la que los miembros de la familia hayan decidido consolidar el acuerdo protocolario, el alcance y eficacia del mismo variará. Por ese motivo, debemos distinguir entre:

Pacto entre caballeros: El cual no tiene repercusiones legales y cuyo incumplimiento sólo puede acarrear un reproche desde el punto de vista ético.

Pacto contractual: Se trata del más habitual y el que estamos analizando en este artículo. Dada su naturaleza contractual, podrá ser esgrimido ante los tribunales en caso de incumplimiento.

Pacto inscrito en el Registro Mercantil: Mediante su inclusión en los estatutos societarios de la empresa familiar, el protocolo familiar quedará inscrito en el Registro Mercantil, en cuyo caso, también podrá ser esgrimido frente a terceros, si tuviera lugar su incumplimiento. No obstante, debe tenerse en cuenta que no todos los acuerdos o cláusulas son susceptibles de incluirse en los estatutos.

En el protocolo también se añadirán una serie de pactos extraestatutarios, necesarios para fijar los límites y características de la relación entre la familia, por un lado, y la empresa familiar por otro. En estos acuerdos se incluirán cuestiones como las reglas que regulen la incorporación de nuevos familiares a la empresa, las funciones que cada uno desarrollará en el negocio y su labor profesional.

Deben desarrollarse de forma precisa y especialmente clara los órganos familiares. Podrán constituirse una serie de instrumentos (junta de familia, consejo familiar y comités de seguimiento del protocolo familiar), cada uno con unas características y funciones diferentes, que deben quedar claramente delimitadas para evitar problemas de doble mandato por un lado, o de falta de toma de decisiones por otro.

Igualmente, aunque parezca una cuestión demasiado solemne, debe incluirse una cláusula de cierre en la que de forma protocolaria se transmite la gratitud de la familia a los fundadores de la empresa y a todos los que, siendo familiares o no, han ido haciendo posible el éxito de la sociedad y su eficacia laboral y mercantil.

¿Cómo se hace un protocolo familiar?

En primer lugar, será necesario hacer un ejercicio de reflexión acerca de lo que límites que separan los intereses puramente familiares y aquellos que afectan a la sociedad pues, al fin y al cabo, la falta de discernimiento entre ambos es lo que genera habitualmente las crisis en el seno de las empresas familiares.

En lo que se refiere al contenido, el protocolo familiar es un contrato atípico, o lo que es lo mismo, no está sometido a criterios formales, y es susceptible de regular cualquier aspecto que afecte a la relación de la familia con la empresa. Además de las habituales introducciones y cláusulas de cierre, los apartados y temas más habituales suelen ser:

Derechos y obligaciones de los miembros de la familia en relación con la empresa: Entre los que destacan los derechos económicos -tales como la titularidad de las participaciones y el reparto de dividendos-, el régimen de sucesión de los miembros de la familia y las condiciones para disponer de las participaciones o acciones de la empresa.

Política de contratación y retribución de los miembros de la familia en la empresa.

Creación y funcionamiento de los órganos sociales de carácter familiar: La Asamblea Familiar y Consejo de Familia no son órganos de gobierno de la empresa, pero sirven de enlace con ésta y permiten canalizar la voluntad de la familia de una forma organizada. Existen además otros órganos complementarios, como el Comité de Seguimiento del Protocolo.

Régimen de contratación de un asesor externo: Esta figura tiene el propósito de ayudar a resolver conflictos entre los miembros de la familia.

Mecanismos de resolución de conflictos y régimen sancionador: Con el propósito de evitar acudir a los tribunales, la inclusión del sometimiento al arbitraje en caso de conflicto ayudará a aportar una resolución mucho más rápida. Además, es posible que se contemplen cláusulas penales, las cuales sancionen el incumplimiento del protocolo.

En tercer lugar, y dado que se trata de un contrato, es necesario que el protocolo familiar cuente con el consenso de todos y cada uno de los miembros de la familia, dado que todos ellos quedarán vinculados. Esto quiere decir que una mayoría no podrá, en ningún caso, imponer su criterio sobre aquellos que no estén de acuerdo con lo que se proponga. En ese sentido, es de vital importancia redactar el Protocolo Familiar en un contexto pacífico y estable, tanto en lo que se refiere a la familia, como a la empresa.

Finalmente, y como ya hemos señalado, el protocolo comenzará a tener eficacia en el momento en que todos los miembros de la familia lo hayan firmado. Sin embargo, es recomendable, proceder a su revisión de forma periódica, de manera que el paso de las generaciones y la coyuntura económica y social no lo dejen obsoleto.

Dado que apenas un reducido porcentaje de las empresas familiares sobreviven a la tercera generación, es fácil intuir la importancia de la firma de un protocolo familiar que contribuya a resolver las desavenencias que puedan surgir entre los miembros de la familia con el paso del tiempo y garantizar la continuidad del legado empresarial.

El testamento

Asimismo, en el Protocolo Familiar todos los firmantes se comprometen a otorgar aquellas disposiciones testamentarias que sean congruentes con los compromisos adquiridos de manera libre y voluntaria en el Protocolo y con pleno respeto de la voluntad individual en cuanto al patrimonio personal o resto de bienes.

El éxito de una planificación sucesoria reside en conjugar el difícil equilibrio entre la sucesión en la gestión y en la propiedad de la Empresa Familiar, con el pleno respeto a los derechos legitimarios y del cónyuge viudo; y en la mayoría de los casos, asegurar una correcta fiscalidad.

Por ello, es habitual distinguir y organizar los bienes clasificándolos entre patrimonio empresarial (normalmente bajo una estructura societaria que, además de otras ventajas financieras y fiscales, favorece el control y simplifica la transmisión) y patrimonio personal (compuesto en su mayor parte por bienes muebles e inmuebles de uso personal y activos financieros).

En la práctica jurídica se ha constatado que algunas pautas jurídicas favorecen la consecución de los mencionados objetivos, siempre en coordinación con los Estatutos Corporativos. De entre ellas, y con carácter enunciativo, cabe mencionar las siguientes:

1. Utilización de la sustitución fideicomisaria como alternativa al derecho de usufructo o en caso de concurrir situaciones de incapacidad en algún sucesor.

2. Limitación en la administración y disposición de bienes heredados por menores e incapaces y nombramiento de administradores patrimoniales (art. 150 C.F.) con facultades de administración extraordinaria (artículo 153.1 C.F).

3. Nombramiento de albacea universal con funciones de interpretación de la voluntad testamentaria y de arbitraje en caso de conflicto.

4. Inclusión de la Cautela Socini (art. 360.2 CS).

src="//pagead2.googlesyndication.com/pagead/js/adsbygoogle.js">