DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

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Gerencia de contabilidad

Sistema de contabilidad es una estructura organizada mediante la cual se recogen las informaciones de una empresa como resultado de sus operaciones, valiéndose de recursos como formularios, reportes, libros etc. y que presentados a la gerencia le permitirán a la misma tomar decisiones financieras.

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1-Funciones

La contabilidad de Gerencia comprende el desarrollo e interpretación de la información contable destinada específicamente a ayudar a la gerencia a manejar el negocio. Los gerentes utilizan esta información al fijar las metas generales de la compañía, al evaluar el desempeño de departamentos e individuos, al decidir si introducen una nueva línea de productos y al efectuar prácticamente todo tipo de decisiones gerenciales.

La información debe ser adecuada y oportuna. Adecuada en cuanto que ha de ajustarse a los requerimientos particulares de la empresa, es decir, en función de sus objetivos, su sistema de operaciones y sus necesidades de información, y oportuna en cuanto que la información ha de obtenerse en el tiempo requerido para la toma de decisiones.

Los estados contables de fin de ejercicio, o de períodos intermedios, que son el producto final de la Gerencia de Contabilidad, sirven para la oportuna toma de decisiones.

2-Departamentos Contables

Así como la Gerencia Administrativa de la empresa se subdivide en Departamentos, la Gerencia de Contabilidad también se subdivide en Departamentos. Esta subdivisión se organiza conforme a las necesidades de control de información de la empresa y se justifica cuando el volumen de las operaciones o de los datos a procesar es significativo.

Contabilidad General

Al seccionalizarse la Gerencia de Contabilidad en la forma expuesta precedentemente, surge una sección principal o Contabilidad General. En esta sección, como su nombre lo indica, se centraliza toda la información de las distintas secciones contables auxiliares, ya sea por medio de resúmenes, planillas detalladas, copias de documentación, etc., proveídas por las demás secciones administrativas u operativas de la empresa.
Un buen sistema de control exige que la información contable sea proveída por los Departamentos operativos o administrativos en dos canales: una a contabilidad central, otra a la sección contable auxiliar respectiva.
La contabilidad central procesa información en forma global y las secciones contables auxiliares lo hacen en forma analítica.

Control y Emisión de Reportes

El sistema contable debe proveer información adecuada y oportuna para la toma de decisiones. Cuanto mas abundante sea la información obtenida mayor es la posibilidad de tomar mejores decisiones y tal abundancia depende tanto de los elementos materiales y humanos con que se cuenta como de un sistema bien estructurado.

Los informes se requieren, en términos generales, a intervalos regulares o abarcando períodos definidos de tiempo, y así existen informes diarios, semanales, quincenales, mensuales y anuales, pero también se requiere en forma no regular, o sea en forma esporádica. Lo importante es que el informe tiene que estar disponible en el momento en que sea requerido.

La obtención de información debe proyectarse de acuerdo a los requerimientos de la empresa. Existen sin embargo informaciones básicas comunes a toda empresa, cuya obtención, de la manera más ágil posible, debe ser preocupación permanente del proyectista.

Existen informes estrictamente contables o proveídos directamente por la Contabilidad y otras proveídas extracontablemente, o por el sistema operativo y administrativo de la empresa. Ambos cumplen funciones de orientación para la toma de decisiones.

Secciones Contables

Cada sección procesa un determinado tipo de información, mediante registros analíticos, cuyos resúmenes o totales se vuelcan o se controlan por medio de cuentas madres de la contabilidad central. Así podemos tener una sección de cuentas corrientes, de costos, de inventario, de activo permanente,etc.

Cuentas Corrientes

La sección Cuentas Corrientes, se ocupa de mantener registros analíticos del movimiento con clientes y proveedores. Se alimentan estos registros por medio de copias de los documentos que sustentan las operaciones: facturas, recibos, notas de débito, notas de crédito, etc.

Un resúmen de estas notas o documentos se provee a la contabilidad central, a partir de las secciones operativas que lo emita. Periódicamente se practican conciliaciones del total de la cuenta principal con el listado de saldos de cuentas corrientes.

Puede organizarse también una sección de cuentas corrientes bancarias para registrar el movimiento de débitos y créditos con bancos en cuentas corrientes y depósitos de ahorro, habilitándose registros individuales por bancos. Todos los depósitos, emisiones de cheques y notas de débito y crédito recibidas de los bancos se canalizan a esta sección y a la contabilidad central en donde se lleve la cuenta principal de control.

Costos

La Sección de Costos, en una empresa manufacturera, se ocupa de llevar los registros analíticos de los materiales, mano de obra y carga fabril, sometidas a proceso, de modo que pueda determinarse los costos de los productos manufacturados. Para cada tipo de industria se diseña un particular sistema de registración de costos. Diversas secciones administrativas u operativas, como compras, almacenes, liquidación de salarios, servicios de fábricas, caja, etc., proveen de información a esta sección contable de los cargos aplicables a los costos de manufactura.

La misma información canalizada a la sección de costos, también es proveída a la contabilidad central, generalmente en forma de resúmenes o totales por períodos, de modo que una o más cuentas de control de la contabilidad central acumule las cifras que analíticamente se registran a la sección de costos. Se establecen así un nexo entre la Contabilidad General (contabilidad central) y la Contabilidad de Costos (centro de costos).

Stock

El control de stock de mercaderías, materias primas, productos elaborados, etc., se lleva mediante el sistema de inventario permanente, habilitándose fichas individuales por artículos. Por lo general se instala un sistema de fichero en los almacenes a base de unidades solamente, es decir, sin valuación, y otro similar en la sección control de stock de la Gerencia de Contabilidad a base de unidades y de valores. La documentación que sirve de base para estas registraciones son las notas de entrada, copias de facturas o notas de salida.

La Contabilidad General practica los asientos por totales o resúmenes de entrada y salida de los almacenes, estableciéndose también un nexo entre esta sección y la Contabilidad General, en la que se habilitan las cuentas principales de control.

Activo Permanente

De igual manera puede establecerse una sección contable de Activo Permanente, en donde se registre en forma analítica o en detalle todos los bienes adquiridos y mantenidos con carácter permanente, para uso de la empresa. Se habilitan fichas individuales por bien, o por grupos de bienes cuando son numerosos y de valores poco significativos (como herramientas menores, muebles y útiles comunes, etc.) Se registran las compras, construcciones, bajas, ventas ocasionales, depreciaciones del ejercicio, depreciaciones acumuladas, revalúo, reparaciones mayores, etc., de modo que el registro muestre una historia completa del movimiento y proporcione datos adecuados para la formulación de los estados contables. Como fuente de información para esta sección contable puede establecerse notas internas de movimiento de activo permanente, incluyendo cálculo de depreciaciones, revalúo, bajas, etc.

Otros

Del mismo modo como queda indicado precedentemente pueden establecerse otras secciones contables conforme a las necesidades de la empresa, habilitándose cuentas principales de control en la contabilidad general, con la que debe conciliarse siempre las respectivas cuentas auxiliares establecidas en la sección.

Procedimientos Contables y no Contables

Procedimientos Contables

Dentro del ciclo de operaciones de una empresa, se definen los procedimientos contables, como todos aquellos procesos, secuencia de pasos e instructivos que se utilizan para el registro de las transacciones u operaciones que realiza la empresa en los libros de contabilidad. Desde el punto de vista del análisis, se pueden establecer procedimientos contables, para el manejo de cada uno de los grupos generales de cuentas de los estados financieros.

Algunos ejemplos de procedimientos contables son los siguientes:

  • Recepción de inventarios
  • Ventas de productos
  • Fabricación de productos
  • Registro de estimaciones
  • Destrucción de inventarios

Procedimientos no Contables

En contraposición a los procedimientos anteriormente mencionados, los procedimientos no contables no afecten las cifras de los estados financieros; algunos ejemplos de este tipo de procedimientos son los siguientes:

  • Procedimiento para cambiar datos de una cuenta correntista
  • Procedimiento para contratación de empleados
  • Procedimiento para cambio de horario laborable
  • Procedimiento para tramitar reclamos de clientes

Técnicas para documentar y comunicar decisiones

El proceso de dirigir un departamento contable requiere que se dispongan de las herramientas de tipo gerencial adecuadas para poder entender cómo suceden o se llevan a cabo los procedimientos en el área contable. Una de las fallas mas comunes que se pueden encontrar en las empresas, es la falta de documentación de todas las actividades y tareas que se llevan a cabo, de tal forma que con frecuencia se dan casos en que un empleado se vaya de la empresa y se desconozca la forma en la cual realizaba sus actividades.

Para prevenir estas situaciones, un gerente debe planificar y tomar decisiones acerca de cómo documentar, todo el trabajo realizado por los empleados; es decir, proceder a establecer formalmente los procedimientos que se realizan en la empresa. Normalmente, todo el conocimiento de la empresa es reflejado de distintas formas o maneras. La más común para llevar a cabo esta tarea es a través de la implantación de manuales de procedimientos.

Podemos distinguir las siguientes técnicas para comunicar y documentar decisiones y procedimientos dentro de una empresa:

  • Memorándums
  • Instructivos
  • Circulares
  • Manuales
  • Narrativos

Los memorándums ampliamente utilizados en las empresas son comunicaciones internas que en forma corta deben expresar una pauta, norma o decisión de algún funcionario. En algunos casos se tiene la costumbre equivocada de comunicar un procedimiento en el cuerpo y texto del memorándum, lo cual es una práctica errónea. El texto del memorándum debe expresar en forma corta la pauta o norma a implantar y en todo caso nombrar el anexo en el cual se quiere detallar el asunto al cual se refiere el memorándum.

Los instructivos son documentos que norman en forma detallada, la forma en que se debe llevar a cabo una tarea o procedimiento específico. Aún cuando son mejores que los memorándums para documentar procedimientos, su carácter aislado no los favorece, dado que deben ser puntuales y específicos. Un ejemplo típico de este tipo de instrumentos están representados por los instructivos para las formas físicas de inventarios. En este caso, el objetivo de su elaboración, es establecer los pasos que deberán seguir todos los involucrados en el procedimiento de toma física de inventarios.

Los circulares son instrumentos que comunican a un gran número de personas, situaciones o guías de acción para casos específicos y en forma puntual. Su utilización para comunicar procedimientos debe ser limitado. En el caso de entidades gubernamentales, representan un sinónimo de memorándums. Debido que es utilizada en gran cantidad, los circulares se caracterizan por ser un tanto impersonales.

Los manuales son por excelencia los documentos organizativos y herramientas gerenciales utilizados para comunicar y documentar los procedimientos contables y no contables. Consisten en la organización lógica y ordenada de todos los procedimientos identificados, bajo el esquema de una especie de libro actualizable.

Dentro de los manuales, los procedimientos pueden ser descritos a través de narrativos denominados responsable/acción. Esta forma de describir procedimientos, detallada los pasos de un proceso identificando las personas de la acción que realizan.

Gráficas de procedimientos en el área contable

Por lo general el proceso de aprendizaje del ser humano se facilita cuando éste es realizado en forma gráfica más que escrita.

Un flujograma es una herramienta y técnica para la representación de los procedimientos en forma gráfica.

Podemos distinguir los siguientes tipos de flujogramas:

  • Secuenciales
  • Columnares
  • Analíticos

Flujo de información: Una flecha: representa el flujo de la información desde/hacia. Se usa obligatoriamente para reflejar el orden que debe seguir la lectura del flujograma y muestra igualmente como fluye la información a lo largo del proceso.

Proceso: Rectángulo: representa un proceso, en algunos casos manuales y en otros mecanizados. Su contenido debe comenzar con verbos en infinitivo.

Archivo temporal o permanente: Triángulo invertido: se utiliza para mostrar un archivo, ya sea éste en forma permanente o temporal. Dependiendo de que sea uno u otro, llevará internamente una letra P-permanente o T-temporal.

Conector interno: Circulo: algunas veces un flujograma puede requerir que se efectúen saltos en la secuencia de los pasos, pero dentro de la misma página, por lo que tal acción se representa a través de un conector interno.

Conector de columna y página: se utiliza cuando un flujograma graficado en más de una página o existen diferentes columnas en las cuales la secuencia de pasos es ininterrumpida.

Decisión: Rombo: este símbolo es utilizado cuando dentro del flujo delproceso, existen cursos alternativos de acción.

Documento: Utilizado cuando se requiere diagramar algún documento que es generado o transferido a lo largo del proceso.

Inicio/fin de proceso: como una formalidad, este símbolo se utiliza para iniciar un procedimiento y para indicar su terminación. En algunos casos, se puede omitir el representar el final de un proceso en razón a que este continúe en otro procedimiento.

Flujogramas Secuenciales

Los flujogramas secuenciales se caracterizan porque los mismos no separan las personas y/o departamentos que llevan a cabo las tareas, de tal forma que el flujo de la información es presentado en forma totalmente secuencial de izquierda hacia la derecha.

Flujogramas columnares

Los flujogramas columnares son los más utilizados en las empresas y se diferencian de los secuenciales en la separación que se realiza de cada una de las tareas y responsabilidades de personas y/o departamentos dentro de un procedimiento. La simbología utilizada para este tipo de flujograma es igual que la simbología básica.

Flujogramas analíticos

La última variante que se puede identificar en los flujogramas, son los flujogramas analíticos, los cuales se caracterizan por poseer una columna adicional para comentarios, o sencillamente, con llamadas en el cuerpo del flujograma se realizan observaciones en una hoja adicional respecto a cualquier aspecto que se desee destacar.

Objetivos y clasificación de los principios contables

Existe una amplia y basta literatura sobre los principios contables y su aplicabilidad a los estados financieros, pero ¿Qué son realmente los principios contables?. Podemos dar una primera definición de principios contables, como aquellas normas y reglas de carácter general o específico emitidos por entidades de la profesión contable y que son aplicables para el tratamiento de las transacciones financieras de una entidad.

La aplicación de los principios de los principios de contabilidad generalmente aceptados, surge como una necesidad de informar con mayor claridad la situación financiera y los resultados de una entidad. Suponga que las compras de activo fijo de una empresa, son registradas con base en el precio que tengan los activos en el mercado y no con base en el costo de adquisición.

Esta situación podría llevar a reflejar una sobreestimación en la situación financiera que no corresponde con la situación que realmente tiene la empresa. Pensemos por otro lado, el efecto que tendría el no registrar la depreciación correspondiente a los activos fijos en uso. Esta decisión conllevaría la sobreestimación de la ganancia de un período o la subestimación de la pérdida según sea el caso. Estas situaciones, podrían derivar en la presentación de una situación financiera y de resultados no ajustados a la realidad, por lo que se estarían violando principios aplicables a los estados financieros. A fin de eliminar estas situaciones, la profesión contable se ha remitido a la emisión de los principios de contabilidad generalmente aceptados.

Objetivos de los principios

Los principios de contabilidad se emiten con el objetivo de estandarizar la elaboración de estados financieros.

Cuando se habla de uniformar se debe tener presente que los estados financieros pueden ser utilizados por distintos tipos de usuarios, sean éstos internos o externos a una entidad económica.

  • Uniformar los criterios contables
  • Establecer tratamientos especiales a operaciones específicas
  • Orientar a los usuarios de los estados financieros
  • Sistematizar el conocimiento contable

Clasificación Básica

  • Entidad
  • Realización
  • Partida doble
  • Unidad económica
  • Período
  • Uniformidad
  • Costo histórico
  • Negocio en marcha
  • Revelación suficiente
  • Importancia relativa
  • Consistencia
  • Conservatismo

Aplicables a partidas específicas

  • Efectivo
  • Inversiones
  • Cuentas por cobrar
  • Inventarios
  • Prepagados
  • Activos fijos
  • Activos intangibles
  • Pasivo
  • Patrimonio
  • Ingresos
  • Costos y egresos

Relativos a Estados Financieros

  • Cambios contables
  • Combinaciones de negocio
  • Consolidación de estados financieros
  • Información financiera a fechas intermedia
  • Operaciones en el extranjero y cambio extranjero
  • Cambios en el nivel general de precio

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