Controles Internos De Contabilidad

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EFECTIVO CAJA Y BANCA:

El tener reglas de control interno para manejar el efectivo de la empresa es fundamental. Los principales aspectos del control interno relativos al manejo de los efectivos, cuyo cumplimiento deben vigilarse, son:

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  • Separación de labores. Deben ser personas diferentes las que manejen efectivo, expidan cheques, operen auxiliares y registros y efectúen conciliaciones.
  • Fianzas. El personal que maneja los fondos y las cuentas bancarias deben estar afianzados para garantizar posibles desfalcos por malos manejos.
  • Fondos Fijos. Debe estar establecido -dependiendo del tamaño de la empresa- por lo menos un fondo fijo (caja chica) donde se realizaran todos los pagos menores a una cantidad previamente definida.
  • Firmas mancomunadas. Para el caso de las cuentas bancarias los cheques deberán expedirse siempre con dos firmas, definiendo -así se sugiere- una que invariablemente deberá ir.
  • Firmas autorizadas. Se deberá contar con un registro de firmas autorizadas para firmar cheques, así como la forma en que podrán ir mancomunadamente.
  • Limites de pago. Debe existir límite de pago para cada una de las firmas autorizadas.
  • Depósitos diarios. Las cobranzas y otros ingresos deberán depositarse al día siguiente o a más tardar al siguiente día hábil.
  • Arqueos periódicos. Una forma de mantener el control del fondo fijo es practicando periódicamente -y por sorpresa- arqueo de los mismos.
  • Conciliaciones bancarias. Las cuentas bancarias deberán conciliarse -invariablemente- cada mes y mantener debidamente depuradas las partidas en conciliación.

Cuentas por cobrar

La mala administración de las cuentas por cobrar en una empresa puede provocar una falta de liquidez y, por consiguiente, que se tenga que acudir a financiamiento externo, asumiendo los costos que esto implica.

Es por ello que a continuación te compartimos algunas sugerencias de control interno que te pueden ayudar a llevar una correcta administración de la cartera y a disponer de los recursos propios para cubrir las necesidades o compromisos adquiridos por la empresa frente a terceros.

  • Efectuar la revisión documental soporte de las cuentas por cobrar.
  • Establecer políticas adecuadas para el otorgamiento de crédito.
  • Se deberán enviar periódicamente estados de cuenta a los clientes a fin de cerciorarse de que los saldos sean reconocidos por éstos. Este procedimiento deberá realizarlo una persona independiente al encargado de administrar las cuentas por cobrar.
  • Cualquier cancelación de venta deberá estar debidamente soportado por la documentación que demuestre el reingreso de la mercancía al almacén de la empresa, así como de la factura original con sello de cancelación.
  • Llevar en cuentas de orden el control de las cuentas incobrables ya canceladas.
  • Revisar que los cortes de caja y de venta sean congruentes con los saldos de cuentas por cobrar.
  • Registrar y depurar las cuentas de anticipo de clientes periódicamente.
  • Las notas de crédito deberán estar debidamente documentadas y autorizadas por funcionarios acreditados.

Inventarios

El control interno es aquel que hace referencia al conjunto de procedimientos de verificación automática que se producen por la coincidencia de los datos reportados por diversos departamentos o centros operativos.

El renglón de inventarios es generalmente el de mayor significación dentro del activo corriente, no solo en su cuantía, sino porque de su manejo proceden las utilidades de la empresa; de ahí la importancia que tiene la implantación de un adecuado sistema de control interno para este renglón, el cual tiene las siguientes ventajas:

  • Reduce altos costos financieros ocasionados por mantener cantidades excesivas de inventarios
  • Reduce el riesgo de fraudes, robos o daños físicos
  • Evita que dejen de realizarse ventas por falta de mercancías
  • Evita o reduce perdidas resultantes de baja de precios
  • Reduce el costo de la toma del inventario físico anual.

Los elementos de un buen control interno sobre los inventarios incluyen:

  1. Conteo físico de los inventarios por lo menos una vez al año, no importando cual sistema se utilice.
  2. Hacer conteos periódicos o permanentes para verificar las pérdidas de material.
  3. Procure que el control de inventarios se realice por medio de sistemas computarizados, especialmente si se mueven una gran variedad de artículos. El sistema debe proveer control permanente de inventarios, de manera de tener actualizadas las existencias, tanto en cantidad como en precios.
  4. Establezca un control claro y preciso de las entradas de mercancías al almacén, informes de recepción para las mercancías compradas e informes de producción para las fabricadas por la empresa. Las mercancías saldrán del almacén únicamente si están respaldadas por notas de despacho o requisiciones las cuales han de estar debidamente autorizadas para garantizar que tendrán el destino deseado.
  5. Los inventarios deben encontrarse en instalaciones que los protejan de deterioros físicos o de robos y procurar que solo tengan acceso a las mismas el personal de almacén debidamente autorizado.
  6. Trate de responsabilizar al Jefe de Almacén de informar sobre la existencia de mercancías deterioradas. También deberá responsabilizarle de no mezclar los inventarios de propiedad de la compañía con las mercancías recibidas en consignación o en depósito.
  7. Mantenimiento eficiente de compras, recepción y procedimientos de embarque.

GASTOS PAGADOS

GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO

Esta cuenta se utiliza para registrar aquellas erogaciones que la Institución efectúe por anticipado, por concepto de gastos que se devengarán posteriormente originados por bienes y servicios.

Un gasto anticipado es una partida que se pagó y registró antes de ser usado consumida, una parte de la cual representa propiamente un gasto del período actual y otra parte representa un derecho que se traslada para consumirse en períodos futuros.

Si al principio del presente año se pagan por anticipado las primas correspondientes a un seguro por tres años, un tercio de esa cantidad representa un gasto del presente año y los otros dos tercios un activo al finalizarle año, cantidad que se diferirá y cargara a gastos de años futuros.

Los gastos pagados por anticipado que se incluyen en el activo corriente son gastos ya hechos cuyos beneficios (generalmente servicios) se recibirán durante un ejercicio o un ciclo de operaciones, el que se mas largo. Estas partidas no son activo corriente porque vayan a convertirse en efectivo, sino porque de no haber sido yapagadas, harían necesario el uso de efectivo durante el próximo ejercicio o ciclo de operaciones. Los gastos pagados por anticipado se manifiestan con el importe del costo aun no vencido o consumido.

Clasificación:

Los gastos pagados por anticipado se clasifican como:

1) Gastos pagados por anticipado consumibles en el periodo: son aquellos gastos pagados por anticipado que se esperan utilizar en el ejercicio y por lo tanto se presentan en el activo corriente.

2) Gastos pagados por anticipado consumibles en más de un periodo : Son aquellos gastos pagados por anticipado que se esperan utilizar en más de un ejercicio y por lo tanto parte de su saldo se presenta en el activo corriente y parte en el activo no corriente.

Características:

Los gastos pagados por anticipado tienen como característica que su valor va disminuyendo conforme se van consumiendo o conforme transcurre el tiempo.

Control Interno Aplicable:

El control interno adecuado requiere una revisión periódica de los elementos para determinar que están en uso y que la cantidad declarada es la correcta, que las cantidades no amortizadas permanecen como gastos diferidos.

Objetivos del CONTROL INTERNO para GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO.

  1. Que los gastos pagados por anticipado representan beneficios o servicios a ser recibidos o utilizados en los próximos ejercicios periodos, por los cuales se ha contraído una obligación o desembolsado fondos
  2. Todas las transacciones o saldos de los gastos pagados por anticipados están adecuada e íntegramente contabilizados en los registros correspondientes.
  3. Todas las transacciones correspondientes a la cuenta de gastos pagados por anticipados están registradas o atribuidas al periodo adecuado.
  4. Los montos de esta cuenta están debidamente calculados de acuerdo con la naturaleza y los términos de la transacción y las normas contables
  5. Que reflejan todos los hechos y circunstancias que afectan su valuación de acuerdo a las normas contables.

Control interno de cuentas por cobrar

  • Deben segregarse las funciones de recepción de productos o mercancías, de las de autorización de pagos y emisión de cheques.
  • Deben archivarse, en expedientes de pago por cada proveedor, los documentos relativos a cada operación: el original de la factura (que debe cancelarse, con el cuño de pagado, al efectuarse su liquidación), una copia del informe de recepción y el cheque pagado o la referencia a su fecha, numero e importe.
  • Las cuentas por pagar deben controlarse por sub-mayores, habilitados por suministradores, y en cada uno, por cada recepción, y cada pago efectuado.
  • Las cuentas por pagar deben analizarse por rangos de edades, a fin de tener conocimiento actualizado de las envejecidas y proceder a activar su pago.

Deben segregarse las funciones de recepción de productos o mercancías, de las de autorización de pagos y emisión de cheques.

Deben archivarse, en expedientes de pago por cada proveedor, los documentos relativos a cada operación: el original de la factura (que debe cancelarse, con el cuño de pagado, al efectuarse su liquidación), una copia del informe de recepción y el cheque pagado o la referencia a su fecha, numero e importe.

Las cuentas por pagar deben controlarse por sub-mayores, habilitados por suministradores, y en cada uno, por cada recepción, y cada pago efectuado.

Las cuentas por pagar deben analizarse por rangos de edades, a fin de tener conocimiento actualizado de las envejecidas y proceder a activar su pago.

Inversiones

  1. Los certificados de acciones deben ser guardados por una persona independiente o el banco.
  2. El registro debe estar al día, cotejado periódicamente con los certificados de acciones.
  3. Llevar cuenta y razón de los ingresos provenientes de este concepto.
  4. Las transacciones de valores deben se autorizadas por el Consejo Administrativo
  5. Las transacciones efectuadas por el custodio requieren la autorización de cuando menos dos funcionarios.

Activos fijos

  • Uso de un archivo maestro para los activos fijos individuales.
  • Controles físicos adecuados sobre activos que puedan moverse con facilidad.
  • Asignación de números de identificación a cada activo de planta.
  • Conteo periódico de los activos fijos y su conciliación con el departamento de contabilidad.
  • Verificar si los equipos de recientes adquisición sustituyen activos existentes.

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